| Organisatie | Hoeksche Waard |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders houdende regels omtrent evenementen (Evenementenbeleid 2020) |
| Citeertitel | Evenementenbeleid 2020 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-11-2020 | nieuwe regeling | 15-09-2020 |
In de vijf voormalige gemeenten, te weten de gemeente Binnenmaas, gemeente Korendijk, gemeente Oud-Beijerland, gemeente Cromstrijen en gemeente Strijen, werden elk jaar evenementen georganiseerd. Om deze evenementen veilig te kunnen laten plaatsvinden, is in de loop der jaren regelgeving ontwikkeld per oude gemeente. Sinds de fusie van de vijf voormalige gemeenten naar één gemeente Hoeksche Waard vinden nog steeds veel evenementen plaats. Het is daarom van belang dat deze regelgeving van de voormalige gemeenten geharmoniseerd wordt, om meer helderheid en eenduidigheid te verkrijgen voor organisatoren en inwoners. Deze regels worden gestructureerd in dit beleidsstuk opgenomen.
Het organiseren van een evenement moet schoon en veilig gebeuren, waarbij de leefbaarheid moet worden gewaarborgd. Er zijn duidelijke regels wanneer een vergunning is vereist voor een evenement en wanneer kan worden volstaan met een melding. In de Algemene plaatselijke verordening Hoeksche Waard (hierna APV) is geregeld wanneer voor een evenement een melding of vergunning is vereist. Ook zijn in de APV weigeringsgronden opgenomen vanuit het oogpunt van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en bescherming van het milieu. Op grond van deze motieven kan de burgemeester of het college ook voorschriften en beperkingen aan een vergunning of ontheffing verbinden.
Om veilige evenementen te waarborgen en de gemeente leefbaar te houden, wordt voor het reguleren van evenementen ook gebruik gemaakt van verschillende toetsingskaders. Dit evenementenbeleid biedt inzicht in deze kaders en legt een noodzakelijke basis onder het verstrekken van evenementenvergunningen. Het beleid biedt eenduidige criteria om af te wegen in welke gevallen de gemeente een evenement aanvaardt. Zodoende kunnen vergunningsaanvragen op eenzelfde en gelijke manier beoordeeld en behandeld worden.
In hoofdstuk 1 vindt u de definities van begrippen die gebruikt worden in dit beleidsstuk. De kaders waaraan een vergunningaanvraag wordt getoetst, worden uitgelegd in hoofdstuk 2. De instrumenten die bijdragen aan de vergunningverlening zijn te vinden in hoofdstuk 3. De uitwerking van de vergunningverlenings-procedure vindt u in bijlage 1. De wijze waarop toezicht wordt gehouden op een evenement en hoe wordt gehandhaafd leest u tot slot in bijlage 2.
In deze beleidsnota worden verschillende begrippen gehanteerd. Bij het definiëren van deze begrippen dient de APV als basis. In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
Onder een evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak:
Een markt vindt plaats in een voor het publiek toegankelijk gebouw waar hoofdzakelijk tweedehands en incourante goederen worden verhandeld of diensten worden aangeboden vanaf standplaatsen.
Een snuffelmarkt en braderie worden gezien als evenement.
Degene die binnen de organisatie van een evenement fungeert als aanspreekpunt voor de gemeente.
De natuurlijke of rechtspersoon aan wie door de burgemeester een vergunning voor het houden van een evenement is verleend.
De gemeente toetst inhoudelijk de aanvraag voor een evenementenvergunning op verschillende wet- en regelgeving. Niet alle regelgeving is op elke vergunning van toepassing en daarom wordt in de vergunning zelf aangegeven waaraan is getoetst en welke voorschriften of beperkingen aan de vergunning worden verbonden. Hieronder wordt op hoofdlijnen de diverse wettelijke kaders toegelicht.
Algemene plaatselijke verordening Hoeksche Waard
De APV is het wettelijke kader waarin wordt bepaald dat het verboden is om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te houden. De vergunningsplicht is vastgelegd in artikel 2:25A van de APV. In artikel 2:24 van de APV wordt omschreven wat onder een evenement wordt verstaan en in artikel 2:25 en 2:25A staat wanneer een vergunning is vereist.
Om te kunnen beoordelen of een vergunning kan worden verleend, geeft de APV aan dat dit wordt beoordeeld op grond van de (wettelijke) kaders die worden gesteld onder andere vanuit de oogpunten:
Wanneer een evenement in een gebouw of bouwwerk plaatsvindt, waarbij meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig zijn, moet op basis van het Bouwbesluit een gebruiksmelding worden gedaan. Als de lokaliteit wordt gebruikt waarvoor deze bestemd is, is er geen gebruiksmelding nodig. Als een pand of ruimte eenmalig anders gebruikt wordt dan waarvoor deze bestemd is, dan moet mogelijk een gebruiksmelding worden gedaan of een gebruiksvergunning worden aangevraagd. Afhankelijk van elke activiteit die wordt georganiseerd, kans ook een melding vereist zijn of een evenementenvergunning. Voorbeelden hiervan zijn een personeelsfeest in een fabriekshal of een open dag in een bedrijf. Deze melding of vergunning is noodzakelijk om de openbare orde en (brand)veiligheid te kunnen waarborgen.
Brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen
Op 1 januari 2018 is ‘Besluit Brandveilig Gebruik en basishulpverlening Overige Plaatsen’ in werking getreden. Met de komst van dit besluit gelden er voor het hele land dezelfde regels met betrekking tot de brandveiligheid bij evenementen. In dit besluit wordt onder andere beschreven waaraan een verblijfruimte, zoals een tent bij een evenement, moet voldoen. Ook zijn indieningsvereisten opgenomen om een verblijfsruimte aan deze voorwaarden te kunnen toetsen.
De Wegenverkeerswet 1994 schrijft de wegbeheerders in Nederland voor om bij het uitvoeren van bepaalde verkeersmaatregelen verkeersbesluiten te nemen. Voor evenementen betekent dit dat een verkeersbesluit nodig kan zijn als wegen worden afgesloten en/of omleidingsroutes moeten worden geregeld. Indien de gemeente een verkeersbesluit neemt inzake wegafsluitingen en omleidingsroutes kan dit tot gevolg hebben dat er verkeersmaatregelen moeten worden getroffen. Indien dit van toepassing is wordt dit in de evenementenvergunning opgenomen.
Regionale Handreiking Evenementenveiligheid
Op 15 mei 2013 heeft het Veiligheidsbestuur Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid de ‘Regionale Handreiking Evenementenveiligheid’ vastgesteld. Het doel hiervan is om betere afstemming tussen de verschillende evenementen in de regio te krijgen en om de risico’s en passende belasting van de hulpverleningsdiensten in te schatten. Via een regionale evenementenkalender wordt hiervan het overzicht geboden.
Het ruimtelijke kader wat gebruikt wordt voor locaties waar evenementen worden gehouden is het bestemmingsplan. Aan het bestemmingsplan wordt getoetst of een evenementenlocatie voldoet aan de regels gesteld in het bestemmingsplan. Met de komst van de Omgevingswet worden deze regels van het bestemmingsplan overgenomen in het Omgevingsplan. Het Omgevingsplan staat gepland voor 2022 en maakt onderdeel uit van de Omgevingswet. De Omgevingswet geeft straks de ruimte aan nieuwe initiatieven op bestaande locaties.
Tijdens het evalueren en herzien van het huidige evenementenbeleid in 2021 zal onderzocht worden of locatieprofielen een mogelijkheid zijn in het nieuwe evenementenbeleid. In deze locatieprofielen kunnen voorwaarden opgenomen worden met betrekking tot het organiseren van evenementen, bijvoorbeeld bezoekersaantallen, geluidsnormen en eindtijden, zodat in de toekomst voor alle belanghebbenden duidelijk is wat mogelijk is op een evenementenlocatie. Deze locatieprofielen dienen als onderlegger voor het omgevingsplan.
De burgemeester kan ontheffing verlenen van het verbod in artikel 4 van de Zondagswet. Dit artikel geeft aan dat het verboden is op zondag voor 13.00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen. Bepalend hierbij is met name de waarborging van de rust bij religieuze instellingen, bijvoorbeeld bij kerkdiensten.
In het kader van de Drank- en Horecawet moet een tijdelijke ontheffing als bedoeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet worden aangevraagd wanneer verstrekking van alcoholische dranken buiten een horecabedrijf plaatsvindt gedurende een evenement. Het betreft hier de bedrijfsmatige verstrekking van zwak-alcoholische dranken waarbij het schenken van de dranken moet plaatsvinden in het bijzijn en onder leiding van een leidinggevende. Deze leidinggevende moet in het bezit zijn van een Sociale Hygiëne diploma (SVH).
de schadelijke effecten die alcohol kan hebben op hun gezondheid en veiligheid. Vanuit de gemeente Hoeksche Waard is een Preventie en handhavingsplan Alcohol opgesteld. Dit plan bevat integraal beleid ten aanzien van de preventie van alcoholgebruik, met name onder jongeren, en de handhaving van de Drank- en Horecawet in dit kader. Het evenementenbeleid sluit aan op dit preventie- en handhavingsplan.
De bevoegdheid om voorschriften in de evenementenvergunning op te nemen en om handhavend op te treden is gebaseerd op de Drank- en Horecawet. Daarnaast kunnen de volgende voorschriften in de vergunning worden opgenomen:
Naast het gebruik van alcohol komt in toenemende mate het gebruik van drugs voor bij evenementen. Drugsgebruik of een combinatie met alcohol- en drugsgebruik kan problemen op het gebied van gezondheid en veiligheid met zich meebrengen. In de vergunning kunnen onder andere de volgende voorschriften worden opgenomen:
Hygiënerichtlijnen publieksevenementen
De volksgezondheid van deelnemers en bezoekers moet tijdens het evenement zijn gewaarborgd. De organisator neemt hiervoor maatregelen die aansluiten bij de te verwachten risico’s en het aantal te verwachten bezoekers. Dit kan variëren van inzet van EHBO-ers tot meer professionele hulpverlening bij evenementen met een verhoogd risico op alcohol- en drugsgebruik. De GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio Rotterdam-Rijnmond) adviseert de gemeente bij risicovolle evenementen over te nemen maatregelen. Bij de beoordeling van de vergunningaanvraag toetst de GHOR deze aan de door het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) opgestelde ‘Hygiënerichtlijnen evenementen’.
Onderstaande maatregelen worden in de te verlenen vergunning opgenomen:
Voor het laten ophalen van afval kan de organisator contact opnemen met de Regionale Afvaldienst Hoeksche Waard (RAD) in Westmaas.
Onderstaande maatregelen worden in de te verlenen vergunning opgenomen:
Aggregaten zijn van een dusdanige kwaliteit dat de productie van geluid en stank minimaal is. Ook wordt er zuinig met energie omgesprongen en olielekkages worden voorkomen. Het gebruik van aggregaten is toegestaan mits gebruik gemaakt wordt van de best beschikbare techniek (minimale hinder van geluid en geur, energiezuinig).
Tijdelijke lozing van afvalwater tijdens evenementen
Voor het tijdelijk lozen van afvalwater is toestemming nodig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afvoer van tijdelijke toiletten, smeltwater bij viskramen en condens- en spoelwater bij bierinstallaties. Voor het lozen van afvalwater dient de organisator zelf te zorgen voor een afvoer van het afvalwater naar een aansluiting op het gemeentelijke vuilwaterriool. Voor de aansluiting op het riool moet voorafgaand aan het evenement contact opgenomen worden met de gemeente.
2.2 Rechtszekerheid: uitwerking van de wettelijke kaders
Vanuit het oogpunt van rechtszekerheid van zowel de organisator als vanuit de omwonenden, worden aan de hand van onderstaande onderwerpen de wettelijke kaders nader uitgelegd. Hierdoor weet de organisator, maar ook omwonenden, wat van hen wordt verwacht of wat zij kunnen verwachting.
Wanneer is een vergunning vereist
Artikel 2:25 A van de APV geeft aan dat het verboden is om onder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een A-, B- of C-evenement te organiseren, toe te laten, feitelijk te leiden of daaraan deel te nemen. Het voorgaande geldt niet als met een melding kan worden volstaan. Artikel 2:24 van de APV geeft een omschrijving voor een evenement.
Een evenementenvergunning is in ieder geval vereist bij alles wat aan festiviteiten plaatsvindt in de openlucht en/of in het openbaar gebied of plaatsen en gebouwen met een openbaar karakter die in principe niet voor deze festiviteiten bedoeld zijn. Besloten feesten vallen normaal gesproken niet onder de reikwijdte van de evenementenbepaling. Besloten feesten zijn feesten op eigen terrein, bijvoorbeeld een bruiloftsfeest of een bedrijfsfeest, waar aan de hand van uitnodigingenlijsten publiek aanwezig is en geen sprake is van voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Er moet dus sprake zijn van duurzaam onderling verband tussen het gezelschap onderling. Wanneer een feest een ‘besloten’ karakter heeft, maar er is vrije verkoop van toegangskaarten en/of reclame wordt gemaakt, is er wel sprake van een evenement.
Evenementen in een horeca-inrichting of sociaal-cultureel centrum
Voor evenementen, activiteiten en festiviteiten in een horeca-inrichting of sociaal-cultureel centrum is geen evenementenvergunning vereist, mits het gebruik past binnen het gebruik van de betreffende inrichting. Een andere meer incidenteel plaatsvindende activiteit dan het gelegenheid geven tot dansen (bijvoorbeeld het optreden van een band of bekende dj) kan wel als een evenement worden aangemerkt. Dit is ook het geval als er in een inrichting activiteiten plaatsvinden die een zodanige uitstraling op de omgeving hebben, dat voorschriften of beperkingen gesteld moeten worden in het kader van de openbare orde en veiligheid. Denk hierbij aan het aanstellen van extra beveiligers of verkeersregelaars om een en ander in goede banen te leiden of het creëren van extra parkeerplaatsen vanwege de grote toeloop.
De invloed van geluid op de omgeving van een evenement wordt op verschillende momenten en situaties anders ervaren. Daarom wordt geluid per verschillende situatie ook verschillend beoordeeld. Indicatoren daarbij zijn tijdstip, tijdsduur, locatie en samenloop met andere evenementen. Voor ieder evenement waarbij geluidsversterkende apparatuur wordt gebruikt is een ontheffing nodig op grond van artikel 4:6 van de APV. De aard van het evenement is voornamelijk bepalend voor de te ervaren hinder; een sportevenement waarbij via een geluidinstallatie slechts aankondigingen worden gedaan, of een kleinschalig optreden kennen ieder een andere impact op de omgeving en zijn daarmee lastig te vergelijken met bijvoorbeeld een muziekfestival of een dance-event waarbij de bastonen nog ver hoorbaar zijn.
Het maximaal toelaatbare geluidsniveau per evenement bedraagt LAeq² 70 dB(A) op de gevel van de dichtstbijzijnde woning. Het betreft overwegend kleinschalige activiteiten. De normering betreft het equivalente geluidniveau (LAeq): het gemiddelde geluidsniveau buiten gemeten over een bepaalde periode en ter hoogte van de gevel van de meest nabijgelegen woningen of andere geluidgevoelige bestemmingen.
Organisatoren van grootschalige evenementen kunnen verzoeken om af te wijken van de standaard geluidsnormering. Voor deze afwijking is een geluidsrapport noodzakelijk wat door onze externe geluidsadviseurs beoordeeld wordt.
Geluidsnormering in een inrichting
De landelijke toelaatbare geluidsniveaus per evenement in een inrichting staan weergegeven in onderstaand tabel.
Tabel 1. Toelaatbare geluidsniveaus in een inrichting tijdens een evenement
De GHOR adviseert bij evenementen, waarbij (harde) muziek ten gehorde wordt gebracht, over de te nemen maatregelen ter preventie van gehoorschade. Deze maatregelen kunnen als voorschrift of beperking in de vergunning worden opgenomen.
Collectieve festiviteiten zijn activiteiten die niet specifiek aan één of een klein aantal inrichtingen is verbonden. Op grond van artikel 4:2 van de APV wijst het college per kalenderjaar collectieve festiviteiten aan, waardoor ondernemers, die vallen onder het Activiteitenbesluit milieubeheer, op die dagen meer geluid, dB(A), mogen produceren dan gebruikelijk het geval is. Dagen of dagdelen die in aanmerking komen voor aanwijzing zijn algemeen erkende feestdagen, zoals bijvoorbeeld Oud- en Nieuw en Koningsdag of –nacht.
Jaarlijks kan de gemeente via een aanwijzingsbesluit de collectieve festiviteiten en eindtijden vaststellen. Ten tijde van collectieve festiviteiten worden ook evenementen gehouden die onder het evenementenbeleid vallen. Voor de handhaafbaarheid en consistentie in de regelgeving gelden onder meer voor activiteiten tijdens collectieve festiviteiten de standaard normering van 70 dB(A), gemeten op de gevel van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige gebouwen.
Ter bescherming van het woon- en leefklimaat en in het bijzonder het woongenot moet worden gezorgd dat de nachtrust niet onevenredig wordt verstoord. Om het geleidelijk uitstromen van bezoekers van een evenement te reguleren, heeft het de voorkeur dat de muziek een half uur voor de eindtijd van het evenement stop of zachter wordt gezet. In tabel 2 zijn de eindtijden van een evenement vermeld, in tabel 3 staan de eindtijden van de muziek en drankverstrekking tijdens een evenement.1
Tabel 3. Eindtijden muziek en drankverstrekking
Het maximaal gelijktijdig aantal bezoekers is met name afhankelijk van de inrichting van het evenement in relatie tot het terrein. Mede bepalend zijn omvang en ligging van de locatie, ligging van de woningen, de uitstraling en het karakter van de locatie, de ondergrond, de bereikbaarheid, de vluchtroutes/-wegen en de mogelijkheden voor aan- en afvoer van materialen. Voor de bepaling van het maximaal gelijktijdig aantal bezoekers geldt in Hoeksche Waard voor ieder evenement de capaciteit van het beschikbare netto ruimtebeslag van de locatie Bepalend is daarbij de ruimte die nodig is voor de inrichting van het evenement, de benodigde facilitaire voorzieningen en de vrij te houden incident- en calamiteitenvoorzieningen. De gemeente Hoeksche Waard hanteert voor het bepalen van de maximale gelijktijdige publiekscapaciteit de gangbare veiligheidsmarge van 2,4 persoon per m² netto ruimtebeslag. In voorkomende gevallen zal extra aandacht gegeven moeten worden aan de begeleiding en routering van publieksstromen.
Het beheersen van de verkeersstromen is niet alleen van groot belang voor de veiligheid en het slagen van het evenement, het is minstens zo belangrijk ter beperking van verkeershinder en parkeeroverlast voor bewoners. Een goede beheersing van de verkeersstromen bij evenementen moet worden gerealiseerd, zodat hulpdiensten overal en altijd ter plaatse kunnen zijn/komen. Daarnaast moeten verkeersopstoppingen en verkeershinder worden beperkt en het reguliere gebruik van het wegenstelsel en de parkeervoorzieningen voor omwonenden en ondernemers zoveel mogelijk worden gewaarborgd. Ook moet er voldoende parkeergelegenheid zijn ten behoeve van bezoekers om parkeerexcessen te voorkomen.
Het afsluiten van een weg ten behoeve van een evenement kan in de regel enkel plaatsvinden als er een redelijk alternatief is voor het doorgaand- en bestemmingsverkeer, de hulpdiensten en/of het openbaar vervoer. Bij een beslissing of een weg al dan niet afgesloten kan worden ten behoeve van een evenement, vindt een zorgvuldige belangenafweging plaats. Ook de belangen van omwonenden, ondernemers en/of andere instanties in de betreffende straat of het gebied.
Bij grote evenementen ligt de verkeersregie bij de organisatie van het evenement. Dit wordt ook zo beschreven in de standaard verkeersplannen, waarna het plan een onderdeel uitmaakt van de vergunning.
In de APV is opgenomen dat een aanvraag voor een vergunning voor het organiseren van een evenement kan worden geweigerd als de organisator c.q. vergunningsaanvrager in enig opzicht van slecht levensgedrag is. De eis van het niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn is verder niet in de APV omschreven. Dat betekent dat voor de betekenis en reikwijdte van dit begrip gekeken wordt naar de jurisprudentie en het specifieke geval rond de betreffende persoon. Concrete feiten en omstandigheden zijn daarbij doorslaggevend. Ook de activiteiten die de organisator c.q. vergunningsaanvrager buiten het evenement (bijvoorbeeld thuis) uitvoert, mag in de beoordeling worden meegewogen. De burgemeester heeft een grote mate van beleidsvrijheid ten aanzien van wat slecht levensgedrag is.
Van slecht levensgedrag is in ieder geval sprake als:
In dit hoofdstuk wordt beschreven welke instrumenten worden ingezet om tot een zorgvuldig afgewogen vergunning te komen, waarmee de veiligheid en leefbaarheid kunnen worden gewaarborgd.
De jaarkalender evenementen wordt gehanteerd als informerend instrument voor de betrokken partijen.
De evenementenkalender zorgt voor:
De indieningstermijnen ten behoeve van een evenementenvergunning staan in artikel 2:25B van de APV. Een melding voor een klein evenement moet uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan dit evenement worden ingediend. Voor alle A-evenementen geldt dat de aanvraag vergunning uiterlijk 8 weken voor het evenement bij de gemeente moet worden aangeleverd. De indieningstermijn voor B-evenementen is 12 weken en C-evenementen is 20 weken. Deze tijd is nodig om de aanvraag en bijbehorende plannen en advisering naar de hulpverleningsdiensten gestuurd worden.
Om te kunnen beoordelen hoe de organisator van een evenement invulling geeft aan de uitgangspunten van regelgeving, beleid en de risico’s ten aanzien van openbare orde en veiligheid beperkt tot een aanvaardbaar minimum, kan worden gevraagd naar:
In het veiligheidsplan stelt de organisator zichzelf ten doel de veiligheid van publiek medewerkers, omstanders en publiek eigendom te waarborgen. Het veiligheidsplan bevat de afspraken die zijn gemaakt tussen de organisatie, gemeente, de hulpverleningsdiensten en eventuele derden met betrekking tot veiligheid. Vaak is het draaiboek een onderdeel van het veiligheidsplan.
De gemeente gebruikt voor iedere melding en vergunningaanvraag een risicoanalyse. Dit is een eerste inhoudelijke risico-inschatting, uitgevoerd door de vergunningverlener APV. Aan de hand van karakteristieke eigenschappen van evenement, zoals het publieks-, activiteiten en locatie-profiel en enkele algemene uitgangspunten, worden punten toebedeeld aan evenementen. Op basis van de behaalde puntenscore wordt vervolgens beoordeeld in welke classificatie het evenement valt en welke risico’s aan het evenement zijn verbonden. De classificatie is alleen een hulpmiddel.
Op basis van deze risicoanalyse worden evenementen in vier categorieën onderverdeeld:
De uiteindelijke classificatie; 0, A, B of C, op basis van de risicoanalyse, is bepalend voor de behandelaanpak, het behandeltermijn en de benodigde inbreng van te betrekken adviespartners. Het is mogelijk dat gedurende de behandeling van de aanvraag en het adviestraject de behandelaanpak wordt gewijzigd vanwege nieuwe feiten en omstandigheden. De adviespartners worden, afhankelijk van de classificatie, gevraagd om advies uit te brengen over de door de organisator te treffen maatregelen.
3.5 Evaluatie evenementenbeleid
De ambitie is om begin 2021 dit evenementenbeleid te evalueren, waarna vervolgens een start zal worden gemaakt met een integrale herziening van dit evenementenbeleid. Wanneer het evenementenbeleid op integrale wijze wordt herzien, worden alle betrokkenen ingezet, zoals de interne en externe adviseurs, alsmede de toekomstige organisatoren van evenementen. Gezien de tijdsdruk door de wet Algemene regels herindeling (Arhi), waarin wordt gesteld dat binnen 2 jaar na de fusie van de 5 gemeenten alle beleidsstukken herzien moeten zijn, is een integrale aanpak op dit moment onmogelijk. Daarbij vindt momenteel een separaat proces plaats, waarbij gekeken wordt naar de herziening van het vergunningverleningsproces en optimalisatie van het werkproces in het geheel. Hierbij worden zogeheten klantenarena’s ingezet, om de behoeften van organisatoren en inwoners op te halen. Aangezien de uitkomsten van dit proces van invloed kunnen zijn op het evenementenbeleid en het proces nog niet is afgerond, is wederom een integrale aanpak van het herzien van het evenementenbeleid op dit moment niet mogelijk.
Het integrale proces van vergunningverlening voor evenementen bij de gemeente beslaat twee samenhangende componenten:
In deze bijlage wordt de procedure behandeld als een aanvraag tot evenementenvergunning binnen is gekomen.
De APV onderscheidt vanuit juridisch perspectief twee soorten ‘voor publiek toegankelijke verrichtingen van vermaak’:
Veiligheidsaspecten en risico’s spelen een cruciale rol bij elk evenement, dus ook bij de kleine evenementen waarvoor een melding wordt gedaan.
Niet alle publieksactiviteiten in de openbare ruimte van de gemeente Hoeksche Waard zijn een vergunning plichtig evenement. Kleinschalige activiteiten, zoals een niet commercieel straatfeest of een buurtbarbecue, zijn op grond van artikel 2:25 APV-melding plichtig. Als algemene richtlijn geldt dat het bij meldingen overwegend gaat om kleinschalige activiteiten met lage bezoekersaantallen, niet versterkt geluid en waarbij geen sprake is van aanvullende (verkeers- of veiligheids-)maatregelen of benodigde inzet door de gemeente of de hulpdiensten.
Als een evenement niet melding plichtig is, dan moet een vergunning aangevraagd worden. Afhankelijk van de risicobepaling of het een A, B of C evenement betreft, wordt de procedure bepaald.
De uiteindelijke classificatie (A, B of C) op basis van de risicoanalyse is een hulpmiddel voor de behandelaanpak, de behandeltermijn en de benodigde inbreng van de te betrekken adviespartners. Mogelijk wordt gedurende de behandeling van de aanvraag en het adviestraject de behandelaanpak gewijzigd vanwege nieuwe feiten. Het uitvoeren van een nieuwe risicoanalyse brengt dan duidelijkheid over de classificatie. De hulpverleningsdiensten worden, afhankelijk van de classificatie, gevraagd om advies uit te brengen over door de organisator te treffen maatregelen.
De stappen die nodig zijn bij de behandeling van een aanvraag tot vergunning voor een A, B of C evenement zijn hieronder opgenomen. De classificatie van het evenement en de daarbij behorende behandeltermijn is gebaseerd op de aanvraag, de risicoanalyse en artikel 2:25 van de APV. De geschetste gemeentelijke procedure is qua aangegeven termijn gebaseerd op de tijdige indiening van een complete aanvraag voor een vergunning.
Ad 1. Intake en completeren aanvraag
De intake is gericht op ondersteuning en completeren van de aanvraag door de organisator van het evenement. Hierdoor is de organisator in staat een complete aanvraag in te dienen, inclusief de daarbij behorende aanvragen voor eventuele overige benodigde vergunningen of ontheffingen (zoals ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet of een klein kansspelvergunning). De organisator krijgt de mogelijkheid om de aanvraag aan te vullen indien nodig. Wanneer de gevraagde gegevens niet worden verstrekt, kan de gemeente besluiten in samenwerking met artikel 4:5 Algemene wet bestuursrecht, de aanvraag ver buiten behandeling te laten.
Ad 2. Ontvangst aanvraag door gemeente
De aanvraag wordt door de gemeente ingeboekt op datum ontvangst en formeel gecontroleerd op tijdigheid en volledigheid. Als de aanvraag niet tijdig is ingediend, kan de gemeente besluiten de aanvraag buiten behandeling te laten. Als de aanvraag niet compleet is, of meer aanvullende informatie nodig is, wordt de organisator gevraagd de ontbrekende gegevens binnen een redelijk termijn (gemiddeld twee weken) aan te leveren. De beslistermijn wordt opgeschort tijdens de termijn voor het aanleveren van de aanvullende gegevens. Worden de gevraagde gegevens niet (op tijd) aangeleverd, kan de gemeente besluiten de aanvraag verder buiten behandeling te laten.
Ad 3. Behandeling aanvraag door gemeente
De gemeente toetst iedere complete aanvraag aan de hand van de risicoanalyse op alle onderdelen van de aanvraag. Dit geldt dus ook voor aanvragen ten behoeve van terugkerende evenementen. De scan wordt door een vergunningverlener APV uitgevoerd.
Iedere aanvraag tot vergunning wordt ter advisering voorgelegd aan de in- en externe adviespartners met het verzoek binnen twee weken advies uit te brengen.
Ad 4. Besluit aanvraag door gemeente
Bij positieve advisering van de in- en externe partners bij A- en B-evenementen, verleent de gemeente de gevraagde vergunning met de bijbehorende voorschriften op beperkingen. Voor de vergunning van A-evenementen geldt vaak enkel de zogenaamde standaardvoorschriften of –beperkingen op het gebied van openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en ter bescherming van het milieu waar de aanvrager aan moet voldoen. Deze standaardvoorschriften of –beperkingen staan in de vergunning. In een enkel geval kan er sprake zijn van aanvullende maatwerkvoorschriften of –beperkingen, deze worden dan ook expliciet in de vergunning opgenomen.
Over het algemeen worden B- en C-evenementen op de altijd geldende standaard maatwerkvoorschriften of –beperkingen gesteld. Bij complexe B- en C-evenementen is sprake van multidisciplinaire advisering onder coördinatie van de Veiligheidsregio. De gemeente vertaalt dit integrale advies naar voorschriften of beperkingen in de vergunningen.
Bij negatieve advisering wordt de aanvraag besproken met de burgemeester. Deze kan besluiten de vergunning toch te verlenen, tenzij dit uit het oogpunt van openbare orde en veiligheid onverantwoord is.
1.2 Adviezen van adviesinstanties/hulpverleningsdiensten
Om een goede afweging te kunnen maken of een evenement georganiseerd kan worden en onder welke voorwaarden, zijn de adviezen van de adviesinstanties noodzakelijk. Zij adviseren vanuit een eigen expertise en van deze adviezen wordt slecht in uitzonderlijke gevallen geweken. Onder andere kan advies gevraagd worden aan:
De staat van een terrein van tijdens een voor- en achteraf te houden schouw worden vastgelegd. Aan de hand daarvan kan beoordeeld worden of aan de voorschriften of beperkingen in de vergunning is voldaan.
Multidisciplinaire schouw risicovolle evenementen
Na vergunningverlening en voor aanvang van B- en C-evenementen is het uitgangspunt een multidisciplinaire schouw plaats te laten vinden. De schouw is gericht op het constateren van veiligheidsrisico’s en is bedoeld om veiligheidsrisico’s te voorkomen. De diensten met toezichthoudende taken schouwen het terrein aan de hand van de gestelde vergunningsvoorschriften of –beperkingen. De gemeente is integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de schouw samen met de betrokken diensten. De organisator wordt onmiddellijk geïnformeerd over knelpunten die tijdens de schouw aan het licht komen. De geconstateerde gebreken moeten voor aanvang van het evenement door de organisator worden opgelost. Lukt dit niet of zijn de gebreken dusdanig ernstig dat niet mogelijk is, dan kan het evenement alsnog niet plaatsvinden en wordt de vergunning ingetrokken. Na afloop van het evenement kan een schouw plaatsvinden of het terrein in goede staat is achtergelaten.
Alle B- en C-evenementen, en indien nodig de A-evenementen, worden zo spoedig mogelijk na afloop van het evenement onder verantwoordelijkheid van evenementencoördinator van de gemeente geëvalueerd. De uitkomsten daarvan worden meegenomen in de voorbereiding voor het komende jaar of eventuele handhavingstrajecten.
Bij de evaluatie wordt de effectiviteit van de getroffen maatregelen ten aanzien van de risico’s en gestelde doelen beoordeeld en worden conclusies getrokken die in het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog betere opzet. Ook het verloop van het evenement wordt in dit licht besproken. Bij het overleg zijn in ieder geval een vergunningverlener, een handhaver en adviseurs betrokken.
De insteek van het evaluatieoverleg is dat de uitkomsten leiden tot concrete verbeteringen op alle fronten. Bij geconstateerde ernstige overtredingen kunnen eventuele consequenties voor volgende jaren of andere evenementen worden aangegeven. De burgemeester en het college worden geïnformeerd over de uit de evaluatie voortvloeiende bevindingen. Ook eventuele op- en aanmerkingen c.q. klachten van belanghebbenden uit de buurt worden meegenomen in de evaluatie. Op onderdelen kan er naar aanleiding van specifieke omgevingsgerichte hinderaspecten aanleiding zijn een activiteit te wijzigen.
Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt ook aan de organisator uitgereikt. De evaluatie is medebepalend voor de afspraken die gemaakt worden bij een volgende editie van het evenement. De organisator van het betreffende evenement kan eventuele aanpassingen doorvoeren in de planvorming en de voorbereiding van de aanvraag tot vergunning bij een opvolgende editie van het evenement.
Organisatoren betalen voor de kosten die de gemeente maakt om een vergunning te toetsen en te verlenen. Dit zijn de leges. De hoogte van de leges staan in de legesverordening.
Wekelijks worden in Het Kompas alle meldingen en het besluit op vergunningen gepubliceerd. Daarnaast worden de meldingen en vergunningen digitaal bekend gemaakt via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties). Belanghebbenden kunnen hiertegen bezwaar indienen. Hierbij wordt opgemerkt dat het indienen van een bezwaar geen schorsende werking heeft.
Bijlage 2. Toezicht en handhaving
Naast vergunningen is ook toezicht nodig op evenementen en zo nodig wordt er gehandhaafd. Enerzijds wil Hoeksche Waard een gemeente zijn met mooie initiatieven en evenementen. Anderzijds moeten organisatoren van evenementen de veiligheid en leefbaarheid kunnen waarborgen. Het is aan de gemeente om in het spanningsveld tussen beide belangen de balans aan te brengen. De focus ligt daarbij op het waarborgen van de veiligheid, leefbaarheid en gezondheid.
Zowel in de begeleiding van organisatoren in het vergunningentraject, als bij toezicht en handhaving, wil Hoeksche Waard de balans tussen ambities, veiligheid en leefbaarheid in stand houden. De gemeente wil daarbij binnen de gestelde kaders organisatoren van evenementen voldoende ruimte geven om initiatieven te kunnen ontplooien en evenementen te kunnen organiseren.
2.1 Uitgangspunt: vertrouwen in de organisatie
Voor het toezicht- en handhavingsbeleid bij evenementen betekent dit dat de gemeente het vertrouwen in organisatoren heeft dat zij de vergunningvoorschriften of –beperkingen en de andere op het evenement van toepassing zijnde regels maximaal naleven. De organisator krijgt de ruimte om zijn verantwoordelijkheid te nemen en te houden.
De organisator is verantwoordelijk voor een veilig, ordelijk en rustig verloop van een evenement. Via private diensten zoals beveiliging, verkeersregelaars, EHBO en dergelijke kan een organisator ervoor zorgen dat voor, tijdens en na het evenement de veiligheid en orde gewaarborgd wordt. Dit houdt dus ook in dat de organisator bewust is dat gedragingen tijdens het evenement zijn weerslag kunnen hebben voor tijdens en na het evenement. Dit doet niks af aan de verplichting van de gemeente en partners om toezicht te houden en indien nodig te handhaven.
2.2 De vergunning als leidraad voor toezicht en handhaving
Zoals eerder aangegeven ligt de wettelijke toebedeelde taak van de gemeente bij evenementen op het gebied van openbare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een transparant proces rondom vergunningen en toezicht en handhaving. In het vergunningenproces worden de plannen van organisatoren zorgvuldig getoetst en afgestemd met de betrokken hulpverleningsdiensten. Daarnaast vindt een zorgvuldige belangenafweging plaats.
Daar waar nodig worden op basis van de risicoanalyse en de adviezen van de hulpverleningsdiensten (aanvullende) vergunningvoorschriften of –beperkingen vastgesteld. De organisator is verantwoordelijk voor de naleving van de gestelde vergunningsvoorschriften of –beperkingen om zo het evenement beheersbaar, veilig en ordelijk te laten verlopen. De gestelde voorschriften of beperkingen gelden voor het terrein waar het evenement wordt georganiseerd en waar eventuele neveneffecten optreden. Het evenemententerrein wordt daarmee tijdelijk aan de openbaarheid onttrokken: dit betekent dat er geen andere activiteiten plaatsvinden dan die welke in de vergunning onder de daartoe gestelde voorschriften zijn toegestaan. De gemeente heeft daarbij de verantwoordelijkheid om toe te zien of de vergunningvoorschriften of –beperkingen nageleefd worden en daar waar nodig handhavend op te treden. Een goed evenementenbeleid en veilige evenementen staan of vallen met adequaat toezicht en handhaving, waarbij de medewerking van alle betrokkenen essentieel is.
Op basis van het Vergunningen, Toezicht en Handhavingsbeleid (VTH-beleid) wordt de aard van het toezicht bepaald. Daarnaast wordt aan de hand van eerdere ervaringen met de organisator en het evenement bepaald of en hoe de controle op de naleving van de vergunningvoorschriften en –beperkingen wordt vormgegeven.
Specifieke risico’s kunnen om een verhoogde alertheid en controle vragen. Het uitgangspunt is dat de organisator op de hoogte is van de voorschriften of beperkingen die gesteld zijn aan het evenement en de geldende wet- en regelgeving. Diverse partijen kunnen niettemin toezicht houden om er zeker van te zijn dat de organisator zich aan de voorschriften of beperkingen en houdt en daarmee dat het evenement op een veilige manier plaatsvindt.
Een organisator die eerder of vaker de bepalingen in de APV en de vergunningvoorschriften of –beperkingen heeft overtreden, kan het vertrouwen kwijtraken. De burgemeester kan, afhankelijk van de omstandigheden, besluiten dat een laatste waarschuwing gegeven wordt of dat een eerstvolgende aanvraag van die organisator wordt geweigerd. Zowel bij een waarschuwing als een weigering zal expliciet gemotiveerd worden waarom het vertrouwen in de organisator is opgezegd.
Als blijkt dat de organisator zich niet aan de voorschriften of beperkingen heeft gehouden, kunnen hieraan consequenties verbonden worden. Een maatregel kan variëren van een bestuurlijke waarschuwing tot onmiddellijke stillegging van een evenement. In eerste instantie wordt na constatering van een overtreding eerst gewaarschuwd met het doel de situatie te herstellen. Daarnaast heeft de bijzondere opsporings- ambtenaar. BOA of een medewerker van de politie de mogelijkheid om een strafrechtelijke sanctie (boete) op te leggen. Afhankelijk van de aard en ernst van de geconstateerde overtreding of het niet nakomen van afspraken, beslist de gemeente welke bestuurlijke maatregel passend is. De burgemeester, dan wel het college, beschikt over divers bestuurlijke instrumenten om de openbare orde en veiligheid te beschermen.