Organisatie | Wageningen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wageningen houdende regels omtrent de budgethouders (Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2020) |
Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Bijlage 2: Producthouders |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2018.
titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-11-2020 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 22-09-2020 | 20.0200809 |
Het college van burgemeester en wethouders,
overwegende dat het noodzakelijk is aanvullende beleidsregels vast te stellen op het
gebied van budgetbeheer en gelet op de Financiële verordening gemeente Wageningen;
mede gelet op titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;
mede gelet op de Kadernotitie mandaten 2017;
besluit vast te stellen de volgende Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2020
II. Aanwijzing van budgethouders
Artikel 2 Programmahouders, producthouders en deelproducthouders
De managers zijn verantwoordelijk voor één of meerdere producten, deelproducten en teamkostenplaatsen, zoals in de bijlage ‘producthouders’ is opgenomen. In voorkomende gevallen kan ook de gemeentesecretaris als producthouder worden aangewezen, waarbij het bepaalde in lid 3 tot en met 5 van dit artikel op hem van overeenkomstige toepassing is.
De aanwijzing als bedoeld in het derde lid treedt eerst in werking als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
De manager meldt de aanwijzing per e-mail aan de aangewezen medewerker en aan zijn financiële consulent. Hij vermeldt in de mail de naam van de medewerker en de producten en/of deelproducten waarvoor die medewerker budgethouder wordt. De financiële consulent zorgt voor verwerking in de financiële administratie.
Artikel 5 Aanwijzingen en instructies
De concerncontroller kan per geval of in het algemeen nadere regels of aanwijzingen geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording en over het rapporteren in de P&C-cyclus. De concerncontroller wint hierover ten minste vooraf advies in bij de managers bedrijfsvoering en facilitair.
De gemeentesecretaris kan voor een programma of een product een andere manager als programma- of producthouder aanwijzen dan vermeld is in de bijlagen 1 en 2, maar alleen na afstemming vooraf met de betrokken managers en de betrokken financiële consulent(en). De financiële consulent(en) zorgt daarna voor verwerking in de financiële administratie.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden Griffie en rekenkamer
De griffier en de secretaris van de rekenkamer zijn, vanwege hun onafhankelijke positie binnen de gemeentelijke organisatie, eveneens verantwoordelijk voor één of meerdere producten en kostenplaatsen zoals in de bijlage ‘producthouders’ is opgenomen. Voor deze functies gelden dezelfde verantwoordelijkheden als voor andere budgethouders, met uitzondering van de verantwoording aan het college van B&W. In plaats hiervan leggen zij rechtstreeks verantwoording af aan de gemeenteraad. Bij afwezigheid van de griffier c.q. secretaris van de rekenkamer wordt hij vervangen door degene die door de raad als zijn plaatsvervanger is aangewezen. Het bepaalde in artikel 2 lid 3 tot en met 5 is voor hen van overeenkomstige toepassing.
IV. Bevoegdheden en verplichtingen
Artikel 9 Budgetverschuivingen en bepaling (deel)producten
Mits het budgettair-neutraal blijft en met inachtneming van lid 5, kan een producthouder binnen zijn product nieuwe deelproducten instellen en deelproducten samenvoegen of splitsen. Echter, het instellen van een nieuw product, het samenvoegen van producten, en het verschuiven van budget tussen producten is voorbehouden aan het college.
Artikel 10 Afhandeling facturen
Voordat een factuur betaald kan worden, draagt de deelproducthouder er zorg voor dat de werken, diensten en producten conform opdrachtverstrekking zijn uitgevoerd. Zijn de verplichtingen niet conform opdrachtverstrekking uitgevoerd, dan kan de desbetreffende factuur niet betaald worden en dient met de opdrachtnemer overlegd te worden om tot een oplossing te komen.
Vanwege het 4-ogenprincipe, moet een factuur die betaald kan worden altijd van twee (elektronische) parafen zijn voorzien:
De deelproducthouder wijst een medewerker aan om te tekenen voor akkoord ten aanzien van levering. Kan alleen de deelproducthouder zelf oordelen over de levering, dan geeft hij zelf in de financiële administratie akkoord voor de levering en zet de producthouder de tweede paraaf. Zijn de producthouder en deelproducthouder een en dezelfde persoon, dan zet echter de manager de tweede paraaf;
V. Planning, rapportage en verantwoording
Artikel 11 Signalering afwijkingen
In overleg met elkaar wordt bepaald welke actie moet worden ondernomen ter oplossing van een budget- of beleidsafwijking. Daarbij moet ook altijd worden ingeschat of de afwijking politiek-bestuurlijk van belang kan zijn, en zo ja, hoe de portefeuillehouder dan zo snel en goed mogelijk geïnformeerd kan worden.
Artikel 12 Rapportage afwijkingen
Als een verwachte of geconstateerde budget- of beleidsafwijking niet binnen het product kan worden opgelost, dient de producthouder de afwijking te rapporteren aan het college. Na afstemming met de betrokken financiële consulent, vermeldt hij daarbij tevens waar de afwijking door veroorzaakt wordt en hoe het opgelost zou kunnen worden.
Artikel 13 Verantwoordelijkheid en verantwoording begrotingsrealisatie
Tijdens en na afloop van het begrotingsjaar legt de ambtelijke organisatie verantwoording af over de realisatie aan het college, door middel van de planning- en control¬instrumenten. De ambtelijke organisatie draagt er bovendien zorg voor dat het college tijdens en na afloop van het begrotingsjaar adequaat verantwoording kan afleggen aan de raad, door middel van de planning- en control-instrumenten.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 22 september 2020.
Het college van burgemeester en wethouders van Wageningen,
De secretaris
R. van der Grijp
de burgemeester,
G.J.M. van Rumund
Omwille van de leesbaarheid is in deze regeling volstaan met het gebruik van de taalkundig mannelijke vorm voor functies en verwijzingen naar die functies. Hiervoor moet echter uiteraard ook altijd de vrouwelijke vorm gelezen worden.
In dit artikel worden de definities gegeven van de belangrijkste begrippen in deze regeling.
Deze artikelen bevatten de aanwijzing van de budgethouders en de programmahouders. Artikel 2 wijst de budgethouders binnen de hiërarchische structuur aan en artikel 3 biedt het college en de gemeentesecretaris de mogelijkheid in afwijking van deze structuur voor projecten afzonderlijke budgethouders aan te wijzen.
In de regeling is via de bijlagen geregeld voor welke onderdelen van de begroting de managers verantwoordelijk zijn. De managers hebben daarnaast de mogelijkheid voor delen van hun verantwoordelijkheid medewerkers als budgethouder aan te wijzen. Anders dan de managers zijn medewerkers echter niet automatisch op grond van hun functie budgethouder, dit is een keuze van de manager die ook altijd eindverantwoordelijk blijft voor zijn (deel)producten. In de gevallen waarin de gemeentesecretaris als producthouder is aangewezen, gelden voor hem dezelfde mogelijkheden omtrent het aanwijzen van medewerkers als budgethouder voor delen van zijn verantwoordelijkheid.
Ook voor de bedrijfsvoeringskostenplaatsen kunnen medewerkers als budgethouder worden aangewezen, maar in artikel 2 lid 3 zijn de teamkostenplaatsen hiervan uitgezonderd, daarvoor kunnen geen medewerkers als budgethouder worden aangewezen. Bij de teamkostenplaatsen gaat het om de personele kosten, zoals salaris- en opleidings- en reiskosten.
Dit artikel regelt voor deze regeling de vervangingen.
In dit artikel wordt de bevoegdheid aan de concerncontroller en de gemeentesecretaris gegeven om bepaalde aanwijzingen en instructies te geven.
Lid 2 regelt dat indien het bijvoorbeeld door ontwikkelingen logischer is een programma of product bij een andere manager onder te brengen, de gemeentesecretaris deze bevoegdheid heeft, maar wel na goede afstemming vooraf met de relevante betrokkenen.
Dit artikel regelt de verantwoordelijkheden van de budgethouder.
In de gemeentelijke organisatie zijn er twee functies die niet passen binnen de bestaande organisatiestructuur, die van griffier en van secretaris van de rekenkamer. De griffier is door de gemeenteraad aangewezen als budgethouder voor de budgetten van de griffie. Hiervoor gelden dezelfde taken en verantwoordelijkheden als voor de andere budget-houders, met uitzondering van de verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders. In plaats hiervan legt de griffier rechtstreeks verantwoording af aan de gemeenteraad. Vanwege de onafhankelijke positie binnen de gemeentelijke organisatie is ook de ambtelijk secretaris van de rekenkamer door de raad aangewezen als budgethouder voor het budget van de rekenkamer. In de praktijk zal de griffier de factuurafhandeling voor de rekenkamer verzorgen in die zin dat de griffier de facturen voor de rekenkamer goedkeurt. Voor hen gelden dezelfde mogelijkheden omtrent het aanwijzen van deelbudgethouders als voor de managers.
Dit artikel regelt de bevoegdheid van de budgethouder met betrekking tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. Het artikel geeft ook aan wat de grens aan deze bevoegdheid is: er kunnen alleen verplichtingen worden aangegaan en uitgaven worden gedaan voor zover hiervoor in de begroting budget beschikbaar is en voor zover het past in het vastgestelde beleid.
Tevens is in dit artikel de bevoegdheid van de budgethouder met betrekking tot invordering geregeld.
Het kan soms wenselijk zijn een overschot op een activiteit in te zetten om een tekort op te vangen op een andere activiteit. Onder strikte voorwaarden kan een budget verschoven worden. Wie het budget mag verschuiven is afhankelijk van de soort budgetverschuiving.
Via de Programmabegroting autoriseert de raad de budgetten op programmaniveau. Dat wil zeggen dat alleen de raad budgetten tussen programma’s kan verschuiven. Als op product A van programma 1 geld wordt overgehouden dan kan dus alleen de raad besluiten om dat geld in te zetten voor product B van programma 2.
Voor verschuivingen bínnen een programma hoeft echter niet altijd toestemming van de raad te worden gevraagd. Hier gaat het dus om een verschuiving tussen producten van een en hetzelfde programma. Artikel 9, tweede lid geeft aan in welke gevallen het niet mag. In alle overige gevallen, dus wanneer een budgetverschuiving wel is toegestaan, regelt artikel 9 lid 3 wie dat mag doen.
Uit de bevoegdheden voor verschuivingen tussen budgetten vloeit al voort wat de bevoegdheden zijn voor de bepaling van producten en deelproducten. In lid 4 is geregeld wie nieuwe deelproducten kan instellen en bestaande deelproducten kan samenvoegen of splitsen. Waarbij wel geldt dat dit altijd alleen kan als het budgettair-neutraal gebeurt.
In het vijfde lid is geregeld dat voorafgaand aan gewenste budgetverschuivingen en het instellen of wijzigen van deelproducten wel afstemming moet plaatsvinden met de betrokken financiële consulent en indien van toepassing met de betrokken deelproduct-houders. Niet iedere gewenste verschuiving of wijziging is mogelijk, of is alleen mogelijk als er meer zaken gewijzigd worden. Je kan ook niet zomaar een budget bij iemand weghalen of toevoegen zonder afstemming vooraf.
Ten slotte is bepaald dat de betrokken financiële consulent zorgdraagt voor de benodigde begrotingswijziging en de correcte verwerking in de financiële administratie.
Dit artikel regelt de voorwaarden en handelingen voor afhandeling van facturen voor werken, diensten en producten. Let op: het gaat niet om het doen van uitgaven in het algemeen, maar alleen om het afhandelen van facturen. Artikel 10 gaat dus niet over de betaling van subsidies. De mandaten ten aanzien van subsidieverlening zijn in afzonderlijke regelingen opgenomen. De administratieve afhandeling van deze subsidies (incl. verwerking betaalopdrachten) gaat conform de geldende richtlijnen en voorschriften zoals gehanteerd op de financiële administratie.
De eerste stap is de controle of de gefactureerde zaken wel (en naar voldoening) zijn uitgevoerd. Indien dat het geval is, kunnen de vervolgstappen gezet worden die nodig zijn om tot betaling te kunnen overgaan. Om de kans op fouten en misbruik zo klein mogelijk te houden, dient een factuur altijd voorzien te zijn van twee parafen, conform het tweede lid. De deelproducthouder dient altijd een paraaf te zetten. Maar daarnaast is een tweede paraaf nodig voor de levering. Het kan zijn dat een deelproducthouder geen medewerker kan vinden voor de paraaf voor levering, bijvoorbeeld omdat hij zelf de enige is die voor levering kan tekenen. In die gevallen moet de producthouder of teammanager de tweede paraaf zetten.
In het derde lid is bepaald dat de deelproducthouder ervoor zorgt dat afdoende behandelde facturen in het elektronische factuursysteem worden afgehandeld. De gemeente hanteert een betalingstermijn van een maand, zodat tijdige afhandeling zonder probleem kan plaatsvinden.
Voor een aantal soorten uitgaven ontvangt de gemeente centraal een factuur, die betrekking kan hebben op budgetten van verschillende deelproducten. Het gaat hierbij om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen en verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende teams. Vanuit efficiencyoogpunt kunnen deze facturen en doorbelastingen centraal worden verwerkt. In afwijking van de bepalingen in deze regeling worden deze kosten door de financiële administratie verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De deelproducthouder die de factuur goedkeurt is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders blijven uiteraard wel verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget inclusief deze posten.
Voor facturen met een factuurwaarde < € 50 geldt dat deze, als de factuur is voorzien van een juist codering (ecl/fcl), rechtstreeks door de financiële administratie wordt afgehandeld ten laste van het budget van de betreffende budgethouder.
Alle in het artikel vermelde bedragen zijn exclusief BTW.
In de Gemeentewet is bepaald dat het budgetrecht bij de raad berust en dat het college en de burgemeester de raad actief en passief informeren (respectievelijk de artikelen 189, 169 en 180 Gemeentewet). Om hier invulling aan te kunnen geven, dienen de budgethouders het college dus tijdig te informeren over relevante ontwikkelingen met betrekking tot de door hen beheerde budgetten.
In artikel 11 is bepaald dat een deelproducthouder zijn producthouder informeert wanneer hij een budget- of beleidsafwijking verwacht of constateert en dat vervolgens de producthouder zijn teammanager informeert. Als de producthouder tevens de deelproducthouder is kan de eerste stap uiteraard worden overgeslagen. In overleg met elkaar wordt bepaald welke actie moet worden ondernomen. Primair is dit een overleg van producthouder en teammanager maar indien nodig of gewenst, neemt de deelproducthouder hier ook aan deel. In de rest van artikel 11 is aangegeven hoe bepaald wordt of een afwijking politiek-bestuurlijk van belang is.
In artikel 12 is bepaald hoe gehandeld moet worden als een afwijking politiek-bestuurlijk van belang is. Omdat we bestuurlijk rapporteren en verantwoorden op productniveau is het de producthouder die verantwoordelijk is voor deze rapportage.
De bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de begroting berust uiteraard bij het college, maar de ambtelijke organisatie draagt op grond van de budgethoudersregeling zorg voor de realisatie.
In het artikel is vervolgens bepaald dat de ambtelijke organisatie tijdens en na afloop van het begrotingsjaar verantwoording aflegt via de P&C-instrumenten en dat de ambtelijke organisatie ervoor zorgdraagt dat het college tijdens en na afloop van het begrotingsjaar adequaat verantwoording kan afleggen aan de raad.
Dit artikel regelt de inwerkingtreding.
Hierin wordt de benaming gegeven, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze regeling moet worden verwezen.