Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen.
- 1.
Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie
- 2.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissie: de auditcommissie;
- b.
de raad: de gemeenteraad;
- c.
burgerraadsleden: de personen, niet zijnde raadsleden, die namens de fractie kunnen deelnemen aan beeld- en oordeelsvormende sessies en die tevens kunnen worden benoemd tot lid van de auditcommissie;
- d.
het college: het college van burgemeester en wethouders
- e.
de accountant: de in de Verordening op de accountantscontrole gemeente Breda bedoelde accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- f.
de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;
- g.
de secretaris: de secretaris van de commissie.
Artikel 2: Doel
- 1.
De commissie heeft als doel: “een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar politiek neutraal te adviseren over de in artikel 3 van deze verordening genoemde taken”;
- 2.
De commissie treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college;
Artikel 3: Taken
De commissie is belast met de volgende taken:
- 1.
Relatie met de accountant.
- a.
Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant;
- b.
Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant;
- c.
Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant;
- d.
Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning;
- e.
Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant;
- f.
In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.
- 2.
Relatie met de rekenkamer
- a.
Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer;
- b.
Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen
- c.
- d.
Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken;
- e.
Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.
- 3.
Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportage, jaarrekening)
- a.
Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten;
- b.
Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten;
- c.
Opstellen pré-advies bij jaarrekening;
- d.
Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.
- 4.
(Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat.
- a.
Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen;
- b.
Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen en risicomanagement;
- c.
Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles;
- d.
Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen;
- e.
Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid:
- f.
Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.
- 5.
Monitoring.
- a.
Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole
- b.
- c.
Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten;
- d.
Zich laten informeren over de rapportage ombudsman;
- e.
Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.
Artikel 4. Bevoegdheden
- 1.
De commissie is bevoegd gevraagd of (indien nodig geacht) ongevraagd over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen en/of adviezen voor te bereiden ten behoeve van politieke oordeelsvorming en besluitvorming door de raad.
- 2.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is de commissie bevoegd nadere informatie in te winnen bij en te overleggen met
- 3.
De commissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.
Artikel 5: Samenstelling.
- 1.
De minimale bezetting van de auditcommissie is 5 en de maximale bezetting is gelijk aan het aantal raadsfracties. (exclusief de voorzitter)
- 2.
De commissie bepaalt eenzelfde aantal plaatsvervangend leden als dat er leden zijn.
- 3.
De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter;
- 4.
De leden mogen raadslid dan wel burgerraadslid zijn. De voorzitter dient raadslid te zijn;
- 5.
Voor alle vergaderingen worden de in artikel 5 lid 6 genoemde interne en externe adviseurs uitgenodigd alsmede de wethouder middelen. (artikel 5 lid 8) De adviseurs worden geacht om gevraagd en ongevraagd hun adviezen in te brengen:
- 6.
Als interne en externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt de concerncontroller, de directeur Bedrijfsvoering, het hoofd Financiën de accountant, de voorzitter van de rekenkamer en een raadsadviseur
- 7.
Het secretariaat van de commissie wordt verzorgd door de raadsadviseur.
- 8.
De wethouder middelen wordt standaard uitgenodigd voor de vergadering van de commissie.
Artikel 6: Voorzitter.
- 1.
De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.
- 2.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel van de commissie. De voorzitter word daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 7: Vergadering en verslaglegging.
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie/raad anders bepaalt.
- 3.
De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie/raad anders bepaalt.
- 4.
Van iedere vergadering wordt een samenvattend verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt ter bespreking voorgelegd aan de commissie en ter vaststelling voorgelegd aan de raad.
- 5.
Niet openbare verslagen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad.
Artikel 8: Informeren raad.
- 1.
De commissie informeert de raad over afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting aan de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 9: Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de auditcommissie gemeente Breda 2020 ”.
Artikel 10: Inwerkingtreding.
Deze verordening treedt in werking op 16 oktober.