Organisatie | Maastricht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maastricht houdende regels omtrent het controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies gemeente Maastricht 2020 |
Citeertitel | Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies gemeente Maastricht 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-10-2020 | nieuwe regeling | 13-10-2020 |
Burgemeester en wethouders van Maastricht,
overwegende dat in de Algemene subsidieverordening 2020 Maastricht is bepaald dat verleende subsidies vanaf € 75.000 ter vaststelling beoordeeld dienen te worden op grond van een controleverklaring,
gelet op de Awb artikel 4:79 en Algemene subsidieverordening 2020 artikel 15,
vast te stellen het volgende “Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies gemeente Maastricht 2020”
Het doel van dit controleprotocol is dat de accountant van de subsidieontvanger de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoert dat de gemeente Maastricht een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over:
De accountant geeft de uitkomsten van zijn controle weer in een controleverklaring omtrent de getrouwheid van de financiële verantwoording en de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen en subsidievoorwaarden.
Artikel 2. Eisen aan de accountant
De verklaring kan worden verstrekt door een onafhankelijke registeraccountant (RA) zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid Boek 2 van het BW of een externe accountantadministratieconsulent (AA) ten aanzien van wie bij de inschrijving in het in artikel 36, van de Wet op het accountantsberoep bedoelde register een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep. De accountant laat zich bij zijn werkzaamheden leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGBA (Verordening gedrags- en beroepsregels accountants) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS), die door de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) zijn vastgesteld.
Artikel 3. Wet- en regelgeving
Op de subsidies zijn de volgende wet- en regelgeving (inclusief eventuele wijzigingen) en overige voorwaarden van toepassing:
Artikel 4 lid 2. Het subsidiebedrag > € 75.000 kan één subsidie betreffen en het kan op jaarbasis de som vormen meer meerdere kleinere subsidies die door het college zijn verleend. In beide gevallen moet een controleverklaring overlegd worden.
Artikel 4 lid 2a. Indien de subsidieontvanger ingevolge art 4:75 lid 2 Awb verplicht is een jaarrekening op te maken, dan is een financiële verantwoording bij een aanvraag tot subsidievaststelling verplicht. Dit kan in de vorm van een jaarrekening met een controleverklaring als bedoeld in artikel 4:78 en 4:79 Awb zijn. Als in de verleningsbeschikking specifieke aanvullende verantwoordingsinstructies zijn opgenomen, kan de verantwoording een andere vorm hebben.
Artikel 5.1. De subsidieontvanger geeft opdracht tot controle van de financiële verantwoording of het financiële verslag (conform artikel 15 lid2b ASV2020) en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen, aan de accountant. De subsidieontvanger zorgt dat deze accountant over het accountantsprotocol beschikt.
Artikel 5.3. In de verleningsbeschikking is opgenomen dat de subsidieontvanger te allen tijde inzage in haar boeken en administratie geeft aan het college of aan door hen aangewezen personen. Hieronder valt ook dossierinzage door een accountant namens de gemeente Maastricht van de accountantswerkzaamheden betreffende de afgegeven controleverklaring. De subsidieontvanger neemt dit mee bij de opdrachtverlening aan zijn accountant.
Artikel 6. Aandachtspunten bij de controle van de verantwoording
Artikel 6.1 Algemene aandachtspunten.
Artikel 6.1.1. Vastgesteld dient te worden dat voor het betreffende project of de betreffende activiteiten een aparte c.q. binnen de algemene administratie te identificeren projectadministratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, betrouwbaar en volledig zijn vastgelegd en te verifiëren met bewijsstukken. De administratie dient daarbij zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportage(s), alsmede voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden en/of -verplichtingen.
Artikel 6.5. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
Artikel 6.5.2. Naast getrouwheidsfouten kan sprake zijn fouten in een (gedeelte van een) post die niet voldoet aan één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de subsidievoorwaarden betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan.
Artikel 6.5.3. Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bij fouten in de financiële verantwoording kan onderscheid gemaakt worden tussen incidentele en structurele fouten:
Artikel 6.6. Aandachtspunten bij het onderzoek naar de gerealiseerde activiteiten. Indien artikel 5.2. van dit protocol van toepassing is en de subsidieontvanger vanuit de verplichting opgenomen in de verleningsbeschikking de gerealiseerde activiteiten dient te verantwoorden, zal de subsidieontvanger haar accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de geldende accountantsrichtlijnen (NV COS 4400). De accountant onderzoekt onder meer of de niet-financiële informatie voldoet aan de onderstaande eisen:
Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures, functionerend in overeenstemming daarmee en deugdelijk in opzet en werking. Controleerbaar wil zeggen: de beschikbare informatie stelt de accountant van een organisatie in staat om de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen.
Artikel 7. Rapportages accountantsonderzoek.
Artikel 7.1. De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. Voor deze verklaring dient de accountant aan te sluiten bij de standaarden van de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) en dient hij deze na te leven. Bovendien dient door de accountant in de controleverklaring expliciet te worden verklaard dat het Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Gemeente Maastricht 2020 is toegepast.
Artikel 7.2. Accountantsverslag. Het accountantsverslag is een uitzonderingsrapportage die alleen wordt verstrekt als er sprake is van een niet-goedkeurende controleverklaring. In het verslag geeft de accountant een nadere toelichting op zijn overwegingen welke hebben geleid tot een niet-goedkeurende controleverklaring.
Artikel 7.3. Rapport van feitelijke bevindingen. In het Rapport van feitelijke bevindingen rapporteert de accountant over de uitkomsten van zijn onderzoek ten aanzien van de deugdelijke totstandkoming van de in het activiteitenverslag verantwoorde gerealiseerde activiteiten (= niet-financiële informatie). Hiervoor is geen specifiek format voorgeschreven. In ieder geval moet duidelijk zijn vermeld welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en tot welke bevindingen deze hebben geleid.