Besluit van Provinciale Staten van de provincie Flevoland houdende regels omtrent digitaal vergaderen

Artikel 1 Digitaal vergaderen

• 1.

  De volgende vergaderingen kunnen digitaal plaatsvinden: de vergaderingen van de procedure-commissie, seniorenconvent, de Statencommissies RND en EMS, Provinciale Staten;

• 2.

  Statencommissies en Provinciale Staten vergaderen digitaal op voorstel van de voorzitter en met instemming van de vergadering.

• 3.

  Indien nodig kunnen ook andere vergaderingen digitaal plaatsvinden, indien de voorzitters van de Statencommissies dan wel provinciale Staten hiertoe besluiten.

• 4.

  De bepalingen uit het ‘Reglement van Orde Provinciale Staten Provincie Flevoland’ blijven van toepassing, voor zover dit reglement niet anders bepaalt.

• 5.

  In een digitale vergadering kan niet worden beraadslaagd over informatie waarop geheimhouding is gelegd.

• 6.

  Alle deelnemers aan een digitale vergadering stemmen ermee in deel te nemen aan een openbare vergadering die via een livestream voor eenieder toegankelijk is (met in achtneming van artikel 4 lid 3)

Artikel 2 Onderwerp van de vergadering: Lange Termijn Planning

• 1.

  Toepassing groeimodel

  Indien, na evaluatie, ten aanzien van agendavorming het groeimodel toepassing krijgt, wordt in de agendavorming zoals deze in de bestaande afspraken wordt vormgegeven door de procedurecommissie, een extra stap ingevoegd. Deze stap houdt in dat over de Lange Termijn Planning overleg wordt gevoerd met het seniorenconvent om ten aanzien van de onderwerpen op deze planning te bepalen of sprake kan zijn van:

  • a)

    schriftelijke voorbereiding;

  • b)

    hamerstuk in commissie en/of PS;

  • c)

    hamerstuk met stemming;

  • d)

    bespreekstuk.

  De bestaande afspraken m.b.t. de vaststelling van de agenda door de commissies en PS gelden onverkort.

Artikel 3 Deelnemen aan de vergadering

• 1.

  Staten- en burgerleden alsmede collegeleden krijgen door tussenkomst van de Statengriffie een account, een link om deel te nemen aan de digitale vergadering en een toegangscode.

• 2.

  Overige deelnemers kunnen, conform de bestaande afspraken over ‘deelnemen aan de beraadslaging’ deelnemen als gast. Zij ontvangen hiertoe, door tussenkomst van de Statengriffie, een link om deel te nemen aan de vergadering.

  De voorzitter kan aanvullende maatregelen nemen om de vergadering te beveiligen.

• 3.

  Toepassing groeimodel: insprekers

  Indien ten aanzien van het inspreken door burgers toepassing wordt gegeven aan het groeimodel, kan aan insprekers, in aanvulling op de bestaande afspraken over ‘inspreken in de vergadering’ toegang worden gegeven tot de vergadering. Zij ontvangen hiertoe, door tussenkomst van de Statengriffie, een link om deel te nemen aan de vergadering. De voorzitter kan aanvullende maatregelen nemen om de vergadering te beveiligen.

Artikel 4 Live uitzending (livestream) en openbaarheid

• 1.

  De digitale vergadering kan via een livestream worden gevolgd op een voor eenieder toegankelijke wijze.

• 2.

  In de uitnodiging voor de vergadering en op de website van de Staten wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen.

• 3.

  De vergadering kan, conform de bestaande afspraken over ‘vergaderen in beslotenheid’ besluiten de vergadering niet in openbaarheid voort te zetten. Hierop wordt de live-uitzending beëindigd en de vergadering voortgezet zonder live uitzending.

Artikel 5 Schriftelijke voorbereiding

• 1.

  Iedere fractie geeft door tussenkomst van de fractievoorzitter uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering per agendapunt schriftelijk bij de griffie door:

  • a)

    wie de woordvoerder is bij een agendapunt en welke andere Staten-/burgerleden er deelnemen aan de vergadering;

  • b)

    of spreektijd in eerste termijn gewenst is.

• 2.

  Indien geen enkele fractie spreektijd wenst, wordt het stuk zonder bespreking in de commissie direct geagendeerd als hamerstuk voor PS. Deze stukken worden op de concept agenda van de commissie apart vermeld als zijnde ‘direct geagendeerd voor PS’.

• 3.

  Staten- en burgerleden kunnen schriftelijk vragen indienen. Indien deze binnen 5 dagen na verzending van de vergader- bundel (tot dinsdag 13:00 uur) zijn ingediend, dan worden de schriftelijke antwoorden van het college zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk de dinsdag voorafgaand aan de vergadering om 16:00 uur, toegevoegd aan de vergaderbundel van de commissie. Vragen die tot 13:00 uur op de dag voorafgaand in de vergadering worden ingediend, worden door het college (uiterlijk) beantwoord in de vergadering zelf.

• 4.

  Indien na het debat in de commissie het statenvoorstel een bespreekstuk is, concludeert de commissievoorzitter actief af wat de bespreekpunten zijn voor de Statenvergadering. Dit wordt door de griffier vastgelegd in een zogenaamd commissieadvies. Deze bespreekpunten worden opgenomen in de concept-agenda van PS, na instemming van de procedurecommissie.

• 5.

  In de Statenvergadering opent de Voorzitter het debat op grond van het in lid 4 genoemde commissieadvies.

• 6.

  Moties en amendementen worden zoveel als mogelijk uiterlijk de vrijdag 12:00 uur vóór de commissievergadering aangeleverd bij de griffie. Het Statenlid geeft hierbij aan of de motie/het amendement moet worden gepubliceerd in:

  • a)

    de besloten omgeving en/of

  • b)

    de openbare omgeving bij de vergaderbundel.

• 7.

  Voor moties en amendementen, inclusief moties vreemd aan de orde van de dag, die worden aangekondigd in dan wel na de commissievergadering, kan de voorzitter een uitzondering maken op lid 6.

Artikel 6 Openingsquorum Statenvergadering

• 1.

  Om vast te kunnen stellen of het benodigde openingsquorum aanwezig is, roept de griffier de namen van alle Statenleden af. Het betreffende Statenlid geeft aan dat hij aanwezig is door de volgende zin uit te spreken: 'Voorzitter: Statenlid (achternaam) is present’. Het Statenlid dient zodanig zichtbaar en hoorbaar te zijn dat diens identiteit met zekerheid kan worden vastgesteld. De griffier maakt van de aanwezigheid aantekening op de presentielijst.

Artikel 7 Stemmen

• 1.

  De voorzitter vraagt of iemand een stemming verlangt. Indien dit niet het geval is het voorstel met algemene stemmen aangenomen (hamerstuk).

• 2.

  Voordat tot stemming wordt overgegaan, kunnen fracties aangeven dat zij een stemverklaring willen afgeven. Zij geven hiertoe een signaal in de daartoe door de griffie aangemaakte whatsappgroep. De voorzitter geeft hierop gelegenheid tot het afgeven van stemverklaringen.

• 3.

  Toepassing ‘groeimodel’:

  Indien ten aanzien van het stemmen het groeimodel toepassing krijgt: De voorzitter vraagt of het hamerstuk hoofdelijk in stemming wordt gebracht.

• 4.

  In alle andere gevallen stemmen de Staten hoofdelijk, tenzij de wet anders bepaalt. Hierbij wordt de stemapplicatie toegepast dan wel op af roep gestemd, waarbij het Statenlid in woord en/of gebaar aangeeft of hij voor of tegen stemt.

• 5.

  Briefstemmen:

  Naast de gevallen waarin de provinciewet dit bepaalt, wordt indien de Voorzitter dit nodig oordeelt overgegaan op briefstemmen. Hiertoe ontvangt elk Statenlid gewaarmerkte stembriefjes op het thuisadres, inclusief een instructie.

  De voorzitter, griffier en een medewerker van de griffie vormen het stembureau en komen na het verstrijken van de redelijke termijn bijeen. De voorzitter publiceert direct aansluitend na het bepalen van de stemming(en) de genomen besluiten. Provinciale staten worden daarnaast zo spoedig mogelijk per email geïnformeerd.

Artikel 8 Beraadslagen

• 1.

  De voorzitter geeft in eerste termijn het woord aan de fracties die hierom voorafgaand hebben verzocht op grond van artikel 5.

• 2.

  Een staten-of burgerlid kan een interruptie aanvragen in de daartoe door de griffie aangemaakte whatsapp groep.

• 3.

  De voorzitter kan bij een onderwerp/vergadering bepalen dat geen interrupties zijn toegestaan.

• 4.

  Een Staten- of burgerlid dan wel een andere deelnemer die niet het woord heeft gekregen van de voorzitter, zet de microfoon uit. De voorzitter kan, in aanvulling op bestaande afspraken over de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers aan de digitale vergadering uitschakelen.

• 4.

  Een Staten- of burgerlid die buiten de gemaakte woordvoeringsafspraken zoals weergegeven in artikel 5 het woord wenst, geeft dit aan in de daartoe door de griffie aangemaakte whatsapp-groep.

Artikel 9 Storingen

• 1.

  Indien sprake is van een storing in het systeem wordt de vergadering geschorst en indien mogelijk na herstel van de storing heropend. Indien dit niet mogelijk is wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven.

• 2.

  Indien sprake is van een storing bij het Staten- of burgerlid thuis kan de vergadering doorgaan.

• 3.

  Indien door een storing in het systeem niet kan worden gestemd, wordt de vergadering geschorst en indien mogelijk na herstel van de storing heropend. Indien niet mogelijk is wordt de stemming verdaagd naar een nieuwe vergadering.

• 4.

  Indien een Statenlid die wel aan de vergadering heeft deelgenomen, ten gevolge van een situatie als bedoeld in lid 2 geen stem heeft kunnen uitbrengen, controleert de Voorzitter nadat de overige Statenleden hun stem hebben uitgebracht of in deze situatie inmiddels een wijziging is gekomen. Indien de situatie is verholpen, brengt het Statenlid alsnog een stem uit. Indien dit niet het geval is, wordt de stemming gesloten.

• 5.

  Indien een Staten-of burgerlid niet kan beschikken over een stabiele internetverbinding, geeft diegene dit tijdig door aan de griffie. De griffie faciliteert voorzieningen op het provinciehuis.

Artikel 10 Uitleg Reglement en inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement is een aanvulling op het Reglement van Orde Provinciale Staten Provincie Flevoland

• 2.

  In gevallen waar dit Reglement niet voorziet, besluiten de Staten op voorstel van de Voorzitter

• 3.

  Dit reglement treedt in werking op 22 april 2020 en heeft werking voor de duur van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de open bare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba.