Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2020

De raad van de gemeente Tilburg;

- gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit

1. Trekt de 'Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2018' in.

2. Stelt de 'Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2020' vast.

3. Verwerkt de financiële consequenties van de aanpassing van de afschrijvingstermijnen bij de Tussenrapportage 2020 in de budgetten.

Financiële Beheersverordening Gemeente Tilburg 2020

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het

beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tilburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverstrekking ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

c. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft;

d. doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en doelen/effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

e. doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of effecten te bereiken.

f. inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;

g. financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tilburg, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1. de financieel-economische positie;

• 2. het beheren van vermogenswaarden;

• 3. de uitvoering van de programmabegroting;

• 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5. het afleggen van rekening en verantwoording.

   

h. financieel beheer: het geheel van maatregelen en regels voor het opstellen, verwerken, vastleggen en controleren van de uitgaven, ontvangsten, baten en lasten.

i. planning en control(P&C): ontwikkelen, invoeren en beheren van beleids- en beheersingsinstrumentarium met betrekking tot het (strategisch) beleid alsmede het middelenbeleid.

j. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

k. weerstandsvermogen: mate waarin de risico's worden afgedekt binnen de weerstandscapaciteit

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de programmabegroting aangeboden aan de gemeenteraad. De raad stelt de programmabegroting vast. De programmabegroting is het contract tussen raad en college. De jaarstukken jaar t-1, de tussenrapportage jaar t, de najaarsbijstelling jaar t en de perspectiefnota gemaakt in jaar t (over de periode t +1 tot en met t + 4) vormen de basis voor de programmabegroting jaar t +1. Daarbij worden ook de wensen en verlangens betrokken die de raad uit bij de behandeling/vaststelling van deze Jaarstukken en de perspectiefnota. Dan wordt namelijk op integrale wijze verantwoording afgelegd aan de raad over de bereikte resultaten van het afgelopen jaar en de bijstelling naar de toekomst. De programmabegroting gaat vergezeld van de meerjarenraming.

   

• 2.

  De raad stelt tenminste bij de aanvang van elke nieuwe raadsperiode een indeling naar programma voor de eerstvolgende raadsperiode vast.

   

• 3.

  De raad stelt tenminste bij aanvang van elke nieuwe raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

   

• 4.

  Het budgetrecht van de raad is gekoppeld aan de velden gekoppeld aan de programma's; een overzicht met programma's, velden en bijbehorende budgetten wordt in de programmabegroting opgenomen.

   

• 5.

  De raad stelt per programma vast:

   

  • -

    De te bereiken effecten en doelen (outcome)

     

  • -

    de te leveren goederen en diensten (output)

     

  • -

    de beschikbare middelen (input)

     

De raad stelt, op voorstel van het college, de indicatoren vast over de hierboven bedoelde informatie zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 6.

  Voorafgaand aan de programmabegroting wordt de perspectiefnota samengesteld. Hierin worden inhoudelijke en financiële kaders voor de programmabegroting uitgewerkt. In het jaar waarin een nieuwe coalitie is gevormd start het nieuwe college met een coalitie/bestuursakkoord en stelt een eerste perspectiefnota op. Als het coalitieakkoord zelf al in een debat met de raad besproken is of indien de vorming van een coalitie meer tijd in beslag heeft genomen dan kan er voor gekozen worden om de vertaling van het akkoord op te nemen in de eerste programmabegroting en wordt er geen perspectiefnota gemaakt.

   

Artikel 3. Programma´s

• 1.

  Bij iedere programmabegroting wordt een overzicht gegeven van de programma´s.

   

• 2.

  De onderverdeling van de programma´s in velden staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen tot wijzigen zijn; dit wordt dan bij de programmabegroting expliciet besloten.

   

Artikel 4. Uitvoering programmabegroting

• 1.

  Het college draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

   

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat:

   

  • a.

    de budgetten uit de programmaramingen en voor investeringen eenduidig worden toegewezen aan de programma´s en de bijbehorende onderverdeling in velden;

     

  • b.

    de lasten per veld niet worden overschreden;

     

  • c.

    Jaarlijks de budgetten worden geïndexeerd. Hierbij onderscheiden wij nominale en (semi) autonome ontwikkelingen.

     

Artikel 5. Interne controle

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

   

• 2.

  Om de kans op onrechtmatigheden zoveel mogelijk te beperken (en om de accountant en het college te ondersteunen bij het komen tot een oordeel) wordt een adequaat systeem van interne controle ingericht. Bij de interne controle wordt getoetst of de opzet van de administratieve organisatie naar behoren werkt.

   

Artikel 6. Tussenrapportage/najaarsbijstelling

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van een tussenrapportage en een najaarsbijstelling over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

   

• 2.

  De tussenrapportage bevat een uiteenzetting van de afwijkingen in de uitvoering en de bijstelling van het beleid, de bestuurlijke doelen en de daarmee samenhangende baten en lasten per veld.

   

• 3.

  De najaarsbijstelling bevat uitsluitend de bijstellingen van de baten en lasten als gevolg van afwijkingen in de uitvoering en bijstelling van beleid.

   

• 4.

  Bij de behandeling en vaststelling van de tussenrapportage en de najaarsbijstelling in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

   

Artikel 7. De jaarstukken

• 1.

  Jaarlijks worden door het college de jaarstukken aangeboden aan de gemeenteraad.

   

• 2.

  De gemeenteraad stelt de jaarstukken vast.

   

• 3.

  De jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag, Dit is de integrale verantwoording van het college van de realisatie van de doelen en activiteiten en de middelen die daarvoor zijn ingezet ten opzichte van de voornemens uit de programmabegroting.

   

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de programmabegroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de programmabegroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 9. Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen in de P&C producties is opgenomen.

   

• 2.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

   

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

1. Het college geeft jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van de reserves en voorzieningen en bijbehorende bestedingsplannen.

2. Het college neemt daarbij de volgende richtlijnen in acht:

• a. Een reserve wordt ingesteld of opgeheven door een raadbesluit;

   

• b. Een voorziening wordt alleen ingesteld of opgeheven door een raadsbesluit, indien sprake is van een keuzemogelijkheid voor de raad. De meeste voorzieningen worden namelijk van rechtswege gevormd;

   

• c. In het raadsbesluit bij het instellen van een reserve of voorziening worden spelregels vastgelegd over:

   

  • i. de voeding en onttrekking van/aan de reserve of voorziening;

     

  • ii. de normering en bandbreedte;

     

  • iii. de looptijd.

     

3. In de programmabegroting en de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico's; de definiëring van het weerstandscapaciteit is het totaal van:

a. De reservecapaciteit bestaande uit de vrije ruimte1 in:

• i. De Algemene Reserve;

   

• ii. De Reserve Incidentele Opgaven;

   

• iii. Bedrijfsreserves van gesloten exploitaties (Grondexploitatie, Parkeren);

   

• iv. Egalisatiereserves Rioolheffing, Afvalstoffenheffing en Transformatiebuffer 3D.

   

b. De onbenutte belasting capaciteit;

c. Een eventueel begrotingsoverschot (alleen bij begroting).

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa met een meerjarig nut en waarvan de aanschafwaarde minus bijdragen van derden € 25.000 of meer is, worden onder aftrek van die bijdragen van derden geactiveerd.

   

• 2.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

   

• 3.

  Afwijkingen van deze richtlijnen (termijnen en methode van afschrijving) moeten vooraf separaat of via de P&C producties aan de raad worden voorgelegd. Wanneer er geen keuzemogelijkheid bestaat dan wordt de afwijking in de eerstvolgende P&C productie gemeld.

   

• 4.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

   

• 5.

  Een toename van het kapitaallastenbudget als gevolg van nieuwe investeringen wordt behandeld als nieuw beleid. Een toename of afname van het kapitaallastenbudget als gevolg van vervangingsinvesteringen wordt gemeld als herijking, m.u.v. vervangingsinvesteringen die oorspronkelijk met incidentele middelen zijn afgedekt. Deze worden ook behandeld als nieuw beleid.

   

• 6.

  De kapitaallasten (die samenhangen met investeringskredieten) moeten volledig in de begrotingsramingen zijn opgenomen.

   

• 7.

  Als bijlage bij de jaarrekening wordt een lijst opgenomen waarin per veld is opgenomen: totaalbedrag van het beschikbare investeringskrediet, de uitgaven over het afgelopen boekjaar, het restantkrediet aan het einde van het boekjaar, de vrijval van investeringskredieten en de over te hevelen investeringskredieten.

   

• 8.

  Het toerekenen van rente tijdens de realisatieperiode vindt alleen plaats bij materiële vaste activa met economisch nut, waarbij sprake is van (voorgenomen) verhuur van het actief. In deze situatie zijn rentekosten namelijk onderdeel van de kostprijs, die de basis vormt voor de berekening van de kostendekkende huur. Dit is voornamelijk het geval bij nieuwbouw of grootschalige renovatie van gebouwen.

   

Artikel 12. Grondslagen kostentoerekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

   

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijn de activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

   

• 3.

  De toerekening van de overheadkosten aan de activiteiten vindt plaats op basis van urenbegrotingen.

   

• 4.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

   

Artikel 13: Financieringsfunctie

1. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

   

• b. Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

   

2. Het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal is een bevoegdheid van het college en is alleen mogelijk op grond van de uitvoering van de publieke taak. De raad bepaalt wat tot de publieke taak behoort en kan kaders stellen; dit betekent dat het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal een expliciet raadsbesluit vergt omdat alleen de raad de uitspraak kan doen wat tot de publieke taak van de gemeente hoort.

3. Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal wordt een terughoudend beleid gevoerd.

4. Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Dit betekent dat er bijvoorbeeld recht van hypotheek wordt gevestigd op een onroerend goed of een pandrecht op een roerend goed. In het raadsbesluit wordt toegelicht op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven.

5. Garanties aan instellingen worden alleen verstrekt als deze garantie noodzakelijk is om een geldlening te kunnen afsluiten.

6. Leningen worden alleen verstrekt aan instellingen als die ook met een gemeentegarantie geen geldlening kunnen afsluiten op de kapitaalmarkt. Bij het bepalen van de leningsvoorwaarden moeten de regels rondom staatssteun in acht worden genomen.

7. Voor de door de gemeente verrichte diensten en ter dekking van het risico dat de gemeente loopt, wordt voor garanties aan de aanvrager een provisie in rekening gebracht.

Artikel 14: Verbonden Partijen

Voor het deelnemen in een verbonden partij dienen de volgende kaderstellende regels in acht te worden genomen:

• 1.

  de gemeente gaat niet over tot de oprichting van of de deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon, tenzij op deze wijze een publiek belang wordt behartigd dat niet op een andere wijze tot stand kan worden gebracht;

• 2.

  de beslissing tot oprichting van of deelname aan een verbonden partij, en ook de aansturing, ligt primair bij het college. De raad bepaalt wat tot de publieke taak behoort en kan kaders stellen; dit betekent dat de oprichting van of deelname in een verbonden partij een expliciet raadsbesluit vergt omdat alleen de raad de uitspraak kan doen wat tot de publieke taak van de gemeente hoort;

   

• 3.

  binnen de gemeente worden de rol van bestuurder/eigenaar en de rol van klant/opdrachtgever indien mogelijk bij verschillende collegeleden belegd. Dit wordt per individuele verbonden partij beoordeeld waarbij de gemaakte keuze deugdelijk onderbouwd wordt;

   

• 4.

  vooraf worden concreet afspraken gemaakt over de doelen, prestaties, kosten en risico´s en beheersinstrumenten;

   

• 5.

  raadsleden en ambtenaren nemen niet als vertegenwoordiger van de gemeente plaats in het bestuur van een verbonden partij.

   

Artikel 15: Voorziening verliesgevende grondexploitaties

De waardering van de voorziening voor verliesgevende grondexploitaties wordt gewaardeerd tegen nominale waarde.

Hoofdstuk 4. Paragrafen in begroting en jaarstukken

Artikel 16. Lokale heffingen

Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen ten minste verslag van de opbrengsten per lokale heffing, het kwijtscheldingsbeleid en de ontwikkeling van de lokale lastendruk. Daarnaast wordt in deze paragraaf uiteengezet met welke beleidsuitgangspunten en op welke manier de berekening van de tarieven tot stand is gekomen.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

• 1.

  Het college geeft bij de programmabegroting en jaarstukken inzicht in de belangrijkste risico´s van materieel belang en een weergave van alle risico´s in een risicomatrix; de risicomatrix geeft inzicht in de omvang van het risico en de kans dat een bepaald risico zich daadwerkelijk voordoet; Bij de tussenrapportage en de najaarsbijstelling worden alleen nieuwe en substantieel gewijzigde risico's opgenomen.

   

• 2.

  De risicomatrix wordt gekoppeld aan het aanwezige weerstandscapaciteit zoals dat door de raad is gedefinieerd, zie artikel 10 lid 3.

   

Artikel 18. Onderhoud Kapitaalgoederen

Bij de programmabegroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbaar groen, wegen, speelvoorzieningen, civiele kunstwerken, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties, wegmeubilair, riolering en waterhuishouding, gebouwen, sportaccomodaties en terreinen etc.

Artikel 19. Financiering

• 1.

  Het college geeft in de paragraaf Financiering de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille, evenals actuele informatie over het dagelijks beheer van de financieringsfunctie;

   

• 2.

  Bij de programmabegroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van:

   

• - de kasgeldlimiet;

   

• - de renterisiconorm;

• - het renteomslag-percentrage;

   

• - de omvang en samenstelling van de opgenomen en uitgezette langlopende leningen;

   

• - de huidige liquiditeitspositie;

   

• - de toekomstige financieringsbehoefte;

   

• - de rentevisie;

   

• - de rentekosten en de renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;

   

• - Schatkistbankieren en EMU-saldo.

   

Artikel 20. Bedrijfsvoering

In het onderdeel bedrijfsvoering van de programmabegroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in het onderdeel bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de programmabegroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 21. Verbonden Partijen

In de programmabegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt bij de programmabegroting en jaarstukken een opgave verstrekt van:

• - het openbaar belang;

   

• - het eigen en vreemd vermogen en het resultaat, voor zover bekend;

   

• - het financieel belang en de wijze waarop Tilburg vertegenwoordigd is in de verbonden partijen.

   

Artikel 22. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid wordt aandacht geschonken aan de geraamde meerjarige resultaten van de grondexploitatie en belangrijke beleidsmatige ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke grondverwervingen, de grondprijzen, de manier van samenwerking met marktpartijen e.d. Tevens worden de belangrijkste wettelijke ontwikkelingen op het terrein van de grondexploitatie geschetst.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 23. De financiële administratie

Het college zorgt er voor dat:

• 1.

  De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wetgeving;

   

• 2.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

   

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en binnen de afzonderlijke afdelingen;

   

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van vorderingen, schulden, voorraden etc;

   

• c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

   

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en de geldende wet- en regelgeving.

   

Artikel 24. De financiële organisatie

Het college zorgt er voor dat er:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen is zoals vastgelegd in het Organisatiebesluit;

   

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden, verantwoordelijkheden is, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd, en legt dit in besluiten vast;

   

• 3.

  uitvoeringsregels en richtlijnen worden vastgelegd voor:

   

  • -

    de totstandkoming van de begrotings- en de verantwoordingsdocumenten;

     

  • -

    het binnen de door de raad vastgestelde kaders, voor zover noodzakelijk uitwerken van het financiële beleid, zoals in de nota financieel beleid en de uitvoeringsregels treasury, reserves en voorzieningen, verbonden partijen en activa.

     

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 25. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

1. De Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 3 februari 2020. De afschrijvingspercentages gelden voor het hele boekjaar 2020.

   

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2020.

   

   

  Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 9 maart 2020.

   

De voorzitter,

De griffier,

Bijlage bij artikel 11: afschrijvingsbeleid immateriële en materiële vaste activa