Organisatie | Zoetermeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent de Nota Reserves en voorzieningen |
Citeertitel | Nota Reserves en voorzieningen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-10-2020 | nieuwe regeling | 21-09-2020 | 0637582115 |
Deze nota bevat de kaders voor de reserves en voorzieningen en is een actualisatie van de Nota reserves uit 2005. Aanleidingen voor deze actualisatie zijn gewijzigde regelgeving (Besluit Begroting en Verantwoording, Financiële verordening) en verouderde terminologie. De kaders zijn ingesteld om de raad zoveel mogelijk transparantie en grip te geven. Door inzicht in de reserves en voorzieningen wordt de beleidsruimte beter zichtbaar.
Deze nota presenteert (naast de wettelijke regelgeving) scherper dan voorheen de specifieke Zoetermeerse beleidsuitgangspunten.
De belangrijkste wijzigingen zijn:
Nadruk op een generiek kaderstellend beleid op raadsniveau. De inhoud van de nota is gezuiverd van financiële overzichten met standen van reserves en voorzieningen, omdat deze informatie minimaal jaarlijks wijzigt en dus snel is verouderd. Bovendien wordt dit soort informatie in de jaarrekening en begroting opgenomen (wettelijke verplichting).
Na de inleiding geeft hoofdstuk 2 een omschrijving van de meest voorkomende begrippen in deze nota. Hoofdstuk 3 bevat de wettelijke – en gemeentelijke (beleids)kaders. Tot slot presenteert hoofdstuk 4 de beleidsuitgangspunten voor reserves en voorzieningen.
Bijlage 1 bevat de wettelijke voorschriften voor reserves en voorzieningen opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) met voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening.
Reserves zijn vermogensbestanddelen die onderdeel zijn van het eigen vermogen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen algemene reserves en bestemmingsreserves.
Een algemene reserve is dat deel van het eigen vermogen waaraan in principe geen bestemming is gegeven en dat vrij besteedbaar is. De belangrijkste functie is het vormen van een buffer voor onvoorziene financiële tegenvallers (risico’s). Daarmee zijn algemene reserves ook de belangrijkste onderdelen van de weerstandscapaciteit.
Bestemmingsreserves zijn dat deel van het eigen vermogen dat door de raad is ingesteld met een specifiek doel.
Voorzieningen zijn vermogensbestanddelen die onderdeel zijn van het vreemd vermogen, waaraan een verplichting is gekoppeld en zijn derhalve niet vrij besteedbaar.
Een kans op het optreden van een onvoorspelbare gebeurtenis met een bepaald negatief gevolg. Vaak is sprake van financiële gevolgen die niet specifiek zijn af te dekken.
Weerstandscapaciteit is het geheel aan beschikbare en vrij aanwendbare financiële middelen om onverwachte, niet begrote kosten te kunnen dekken. Het gaat om de ruimte om onverwachte eenmalige of tijdelijke financiële tegenvallers op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van gemeentelijke taken.
Het vermogen om financiële tegenvallers op te kunnen vangen zonder afbreuk te doen aan beleidsdoelstellingen. Het bestaat uit de verhouding tussen de financiële weerstandscapaciteit en de berekende ongedekte financiële risico’s. Het weerstandsvermogen is groter naarmate risico’s beter kunnen worden afgedekt en opgevangen.
3. Wettelijk en gemeentelijk kader
Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Bijlage 1 bevat de relevante artikelen uit het BBV specifiek voor reserves en voorzieningen.
De Financiële verordening 2017 bevat de volgende bepalingen over (beleidsnota) reserves en voorzieningen:
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Aanpassing van beleid met financiële gevolgen (na vaststelling van de programmabegroting) voor exploitatie, investeringen en voorzieningen1 wordt vooraf aan de raad ter vaststelling voorgelegd.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid en financiële positie
Artikel 12. Waardering & afschrijving vaste activa
Indien investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, worden hierop bijdragen van derden die in een directe relatie hiertoe staan en bestemmingsreserves2 in mindering gebracht. Afschrijving hiervan vindt in een zo kort mogelijke termijn plaats, waarbij resultaatafhankelijke extra afschrijving is toegestaan3.
Artikel 14. Reserves en voorzieningen
Het college geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van de reserves en voorzieningen. Dit overzicht bevat:
de toerekening en verwerking van rente over de reserves4.
Het Reserve Investeringsfonds 2030 (= Rif) wordt in ieder geval op de volgende wijze financieel gevoed5:
Artikel 15. Grondslag voor kostprijsberekening, tarieven en heffingen
De spelregels begrotingsbeleid6 melden over de inzet reserves:
“Voor een beoordeling van de financiële positie van de gemeente zijn allereerst de vrij besteedbare reserves van belang. De stand van de algemene reserves geeft aan welk bedrag dat is (wederom in meerjarenperspectief). Deze middelen kan de gemeente vrij inzetten.
De algemene reserves dienen ook als buffer tegen onverwachte tegenvallers. De gemeente staat bloot aan veel risico’s, waarvan een aantal mogelijk ook tot werkelijke (financiële) schade kunnen leiden. Ter afdekking van het (financiële) risicoprofiel op enig moment wordt de reservepositie in zijn totaliteit afgezet tegen de verwachte uitkomst van de risico’s (zie paragrafen weerstandsvermogen in begroting, tussenberichten en rekening). Het weerstandsvermogen dat aldus wordt berekend moet minimaal op de factor 1,0 uitkomen (dan is er voldoende buffer om de verwachte werkelijke schade te kunnen dekken). Voor die berekening worden als reserves meegeteld:
Ter info wordt het totaalbedrag van de bestemmingsreserves weergegeven. Dit bedrag kan door beleidsbijstelling c.q. reallocatie worden ingezet ter dekking van financiële tegenvallers in geval van calamiteiten.”
4. Beleidsuitgangspunten reserves en voorzieningen
Dit hoofdstuk zoomt allereerst in paragraaf 4.1 in op de algemene Zoetermeerse beleidsuitgangspunten die zowel voor reserves als voor voorzieningen gelden. Vervolgens presenteert paragraaf 4.2 uitgangspunten specifiek gericht op algemene - en bestemmingsreserves. Paragraaf 4.3 richt zich op voorzieningen.
Tot slot is een tabel met een samenvatting van het onderscheid tussen reserves en voorzieningen opgenomen.
4.1 Algemene beleidsuitgangspunten voor reserves en voorzieningen
Reserves en voorzieningen kunnen waardevast worden gehouden door een bijschrijving gekoppeld aan de inflatie ten laste van het begrotingssaldo. 7
Om in aanmerking te komen voor de inflatiebijschrijving moet een reserve/voorziening voldoen aan de volgende criteria:
Bij uitzondering kan desgewenst een andere methode dan inflatiebijschrijving worden toegepast om een reserve of voorziening waardevast te houden.
In de jaarrekening vindt geen nacalculatie van het inflatiepercentage plaats. Een verschil tussen het geraamde en werkelijke inflatiepercentage wordt bij de eerstvolgende begroting gecorrigeerd. In de jaarrekening wordt wel rekening gehouden met de werkelijke stand van de reserves en voorzieningen per 1-1 van het betreffende jaar. Bij een hogere stand dan begroot, leidt dit tot een hogere waardeaanpassing dan geraamd.
4.2 Algemene - en bestemmingsreserves
Vier verschillende beheersfuncties.
Het BBV kent geen nader onderscheid tussen (bestemmings)reserves. De besteding is naar tijd en omvang onzeker en er staat (nog) geen verplichting tegenover. Zoetermeer onderscheidt vier verschillende functies voor (bestemmings)reserves:
Bestedingsfunctie met als oogmerk om gereserveerde middelen in de toekomst voor een specifiek bestedingsdoel uit te geven. Jaarlijks bij de begroting worden de toevoegingen en onttrekkingen voor het komende jaar begroot. De inzet van (bestemmings)reserves met een bestedingsfunctie wordt integraal bij de begroting geraamd (integrale afweging tijdens begrotingsdebat). Voorbeelden: Reserve investeringsfonds/Rif.
Risicoafdekking van eventuele risico’s/claims met een kans van < 70% die een substantiële impact hebben op de resultaten van de gemeente (= algemene reserve als buffer voor het weerstandsvermogen). Er worden pas middelen uit de reserve onttrokken als het risico zich voordoet (realisatiebasis) dan wel als de reserve boven een maximum uitkomt. Voorbeelden: vrij inzetbare reserve en reserve risico’s grondbedrijf.
Financieringsfunctie waarbij investeringen worden gefinancierd met eigen middelen. Hierdoor wordt de noodzaak beperkt om te financieren met leningen van de bank waaraan rentelasten zijn verbonden. Bij financiering met eigen vermogen zijn de rentelasten lager. Er is dus sprake van bespaarde rente. Voorbeeld: Reserve algemeen dekkingsmiddel. Deze reserve is niet vrij besteedbaar, maar is beklemd.
Een (bestemmings)reserve wordt ingesteld, gewijzigd en opgeheven door de raad.
De raad kan besluiten het doel of de bestemming van een reserve te wijzigen. Indien de raad besluit tot opheffing van een (bestemmings)reserve vallen de resterende middelen vrij ten gunste van het begrotingssaldo. Majeure beleidswijzigingen van besteding leiden tot formeel opheffen van de oorspronkelijke (bestemmings)reserve en vervolgens instellen van een nieuwe (bestemmings)reserve (uit oogpunt van rechtmatigheid).
Bij een beroep op specifiek voor het doel in het leven geroepen bestemmingsreserve is het bedrag van de feitelijke onttrekking gelijk aan de gemaakte kosten tot maximaal de raming van de kosten8.
Deze beleidslijn maakt het mogelijk om bij lagere kosten dan geraamd ook een lagere aanwending van de reserve te kunnen verantwoorden. Deze mogelijkheid is niet standaard voorzien in het BBV.
Toevoegingen van het positieve resultaat van een grondexploitatie aan de Reserve investeringsfonds 2030 en de Reserve financiële positie grondbedrijf worden geboekt, ongeacht de hiervoor begrote bedragen9.
Deze beleidslijn maakt het mogelijk om bij een gunstiger dan geraamd resultaat grondexploitaties ook een hogere toevoeging aan deze reserves te kunnen verantwoorden. Deze mogelijkheid is niet standaard voorzien in het BBV.
De Brede bestemmingsreserve is ingesteld om het aantal specifieke bestemmingsreserves te beperken.
Deze reserve bevat middelen ter dekking van exploitatielasten, die altijd concrete onderwerpen betreffen die specifiek door de raad zijn benoemd, waarvan de omvang van het betrokken bedrag relatief concreet is te duiden en waarvan de fasering in de tijd van besteding van de middelen in de tijd beperkt is.
De hiervoor benodigde middelen worden per onderwerp aan deze reserve toegevoegd. De onttrekkingen aan de reserve vinden per onderwerp gedurende een beperkt aantal jaren plaats.
Bedragen die bij afronding van het onderwerp zijn overgebleven, vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.
Voorbeelden van onderwerpen in Brede bestemmingsreserve: nazorg van afgesloten grondexploitaties en aardgasvrije wijken.
Voor toekomstige uitgaven en/of lasten verbonden aan de toekomstige Schaalsprong-investeringen moet de beschikbare ruimte in de Rif (inclusief de nog te verwachten winstafdrachten uit de grondexploitaties aan de Rif) beschikbaar worden gehouden.
Deze ruimte wordt aangevuld met maximaal de helft van de stijging van de algemene middelen uit de OZB en de Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds. Het gaat hierbij om stijging die voortkomt uit de extra (netto = bruto – sloop) woningen in stad. De inzet van deze dekkingsmiddelen dient jaarlijks te worden afgewogen in de perspectiefnota. Zie het raadsvoorstel ‘06 37 29 12 15 Kosten Schaalsprong 2018 en 2019, beslispunt 8’. Bij de volgende aanpassing van de Financiële verordening wordt artikel 14, lid 2 hierop als technische wijziging verwerkt.
Een voorziening wordt ingesteld, gewijzigd en opgeheven door het college van B&W.
Voorzieningen hebben een verplicht karakter (BBV-wetgeving) en kennen daardoor vrijwel geen beleidsvrijheid bij het instellen hiervan. Bij de jaarrekening worden de mutaties in voorzieningen inzichtelijk gemaakt en legt het college verantwoording af aan de raad. Als een verplichting of risico waarvoor de voorziening is ingesteld wegvalt, wordt de voorziening opgeheven.
Een voorziening mag niet groter of kleiner zijn dan de verplichting of het risico waarvoor ze is gevormd. Deze analyse vindt plaats bij de jaarrekening.
Dit houdt in dat iedere voorziening moet zijn onderbouwd met een berekening.
Bepaling van de noodzakelijke omvang van een voorziening is van belang voor een juiste weergave van de vermogenspositie van de gemeente. Als een voorziening niet toereikend is, kan er een tekort op de exploitatie ontstaan. Maar een te hoge voorziening legt onnodig beslag op de toch al schaarse dekkingsmiddelen. Daarom is het van belang dat er goed onderbouwde (beheer)plannen beschikbaar zijn.
Voor risico’s met een kans van < 70% worden geen voorzieningen gevormd. Dit soort risico’s worden gekwantificeerd en opgenomen in de verplicht voorgeschreven paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in begroting en jaarrekening. De algemene reserve dient als financiële buffer.
Toevoegingen aan een voorziening zijn een last in de exploitatie; aanwendingen vinden rechtstreeks plaats (zogenaamde balansmutatie).
Een voorziening wordt gevormd door het doen van een toevoeging aan de betreffende voorziening. Deze toevoeging beïnvloedt het resultaat van de exploitatie en wordt direct in de jaarrekening verwerkt.
Jaarlijks bij de begroting worden ramingen opgenomen van de bedragen, die in het begrotingsjaar moeten worden toegevoegd aan de voorziening, zodat de bestaande voorzieningen voldoende omvang houden om aan de onderliggende verplichtingen te kunnen blijven voldoen c.q. het bestedingsplan kan worden uitgevoerd. Aanwending van de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening verantwoord.
Tot slot: onderstaande tabel toont het onderscheid tussen reserves en voorzieningen
Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 21 september 2020.
de griffier,
drs. R. Blokland MCM
de voorzitter,
J.P.J Lokker
Bijlage 1: Relevante artikelen uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)
Titel 4.5. De balans en de toelichting
Paragraaf 4.5.5. Vaste passiva
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.
Paragraaf 4.5.7. Toelichting op de balans
Zie ook 4.2 Algemene – en bestemmingsreserves, punt 7. Voor toekomstige uitgaven en/of lasten verbonden aan de toekomstige Schaalsprong-investeringen moet de beschikbare ruimte in de Rif (inclusief de nog te verwachten winstafdrachten uit de grondexploitaties aan de Rif) beschikbaar worden gehouden (raadsvoorstel 06 37 29 12 15). Bij de volgende aanpassing van de Financiële verordening wordt dit als een technische wijziging verwerkt.