Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Albrandswaard

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard houdende regels omtrent de organisatie (Organisatieregeling Albrandswaard 2018)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Albrandswaard
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard houdende regels omtrent de organisatie (Organisatieregeling Albrandswaard 2018)
Citeertitel	Organisatieregeling Albrandswaard 2018
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Regeling Organisatie gemeenteraad Albrandswaard 2016.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
06-05-2018			nieuwe regeling	29-03-2018 De Schakel, 05-05-2018

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard houdende regels omtrent de organisatie (Organisatieregeling Albrandswaard 2018)

De raad van de gemeente Albrandswaard;

Gelet op de artikelen 16, 82, 83, 84, en 156 lid 1 van de Gemeentewet;

Gelet op de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en rechtspositieregelingen BAR-Organisatie;

BESLUIT:

vast te stellen de

Regeling organisatie gemeenteraad Albrandswaard 2018

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.
Ambtelijke organisatie: de ambtelijke ondersteuning van het college bestaande uit de gemeentesecretaris met de hem ten dienste staande organisatorische eenheden;
b.
Beheer: de zorg voor het dagelijks functioneren en de instandhouding van de griffie, of een onderdeel daarvan;
c.
Bestuur: de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover zijn bevoegdheid strekt;
d.
Bestuurlijke organisatie van de raad: de raad en de door hem ingestelde commissies;
e.
Bestuurscommissie: een door de raad ingestelde commissie, zoals bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet, in casu de werkgeverscommissie;
f.
College: het college van burgemeester en wethouders;
g.
Griffie: de griffier en de ambtelijke ondersteuning van de bestuurlijke organisatie van de raad;
h.
Griffier: de ambtenaar zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;
i.
Overige commissie: een door de raad ingestelde commissie, als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, waarvan onder meer de openbaarheid een keuze is
j.
Raadscommissie: een door de raad ingestelde commissie, als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet, die de besluitvorming van de raad kan voorbereiden en met het college of met de burgemeester kan overleggen.

Hoofdstuk 2 BESTUURLIJKE ORGANISATIE VAN DE RAAD

Artikel 2.1 Organisatie van de vergaderingen van de raad

Het Reglement van Orde regelt de werkwijze van de raadsvergadering en Beraad & Advies.

Artikel 2.2 Het presidium

1.
Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters van de in de raad aanwezige fracties, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de raad. De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig, tenzij het presidium anders beslist.
2.
De fractievoorzitters wijzen elk een raadslid van de eigen fractie aan als plaatsvervanger. De voorzitter van het presidium kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van het presidium.
3.
De plaatsvervangend voorzitter van de raad is voorzitter van het presidium.
4.
Het presidium vergadert in beslotenheid. Fractievoorzitters koppelen indien nodig terug naar de fracties, de burgemeester doet dit richting het college.

Artikel 2.2.1 Taakveld presidium

Het taakveld van het presidium omvat twee hoofdtaken:

a.
het doen van inhoudelijke voorstellen, over zaken waartoe de raad zelf het initiatief neemt;
b.
aanbevelingen doen aan de raad over de organisatie van de werkzaamheden van de raad en zijn commissies en werkgroepen.

Artikel 2.3 Begeleidingscommissie burgemeester

De raad benoemt de leden van de begeleidingscommissie burgemeester, bestaande uit de plv. raadsvoorzitter als voorzitter en drie fractievoorzitters. De griffier is de secretaris van de commissie. De begeleidingscommissie burgemeester fungeert als sparringpartner van de burgemeester in zijn verschillende rollen en houdt jaarlijks minimaal één functioneringsgesprek. Hiervoor wordt verwezen naar de ‘Regeling functioneringsgesprekken burgemeester en raad' (kenmerk 129639). De begeleidingscommissie vergadert in beslotenheid.

Artikel 2.4 Werkgeverscommissie griffie

1.
De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie griffie. Deze commissie bestaat uit de plv. voorzitter van de raad (voorzitter) en twee andere raadsleden. Hun taak is: het uitvoeren van de wettelijke werkgeverstaken ten opzichte van de griffier.
2.
Aan de onder 1 genoemde commissie zijn de bevoegdheden gedelegeerd die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet, met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107, 107a, tweede lid, 107d, eerste lid en 107 e, eerste lid van de Gemeentewet.
3.
De werkgeverscommissie is onder andere belast met:
- a.
  het vaststellen van instructies en het geven van dienstopdrachten ten aanzien van de griffier;
- b.
  het verlenen van vakantie en verlof aan de griffier;
- c.
  het voorbereiden van besluiten met betrekking tot de aanstelling, overplaatsing, schorsing of het ontslag van de griffier;
- d.
  het voorbereiden van nemen van besluiten met betrekking tot de ontwikkeling, beoordeling en beloning van de griffier;
- e.
  het voorbereiden van nemen van besluiten met betrekking tot het nemen van disciplinaire maatregelen ten aanzien van de griffier.
4.
De griffier krijgt mandaat ten aanzien van de benoeming en besluiten over de toepassing en uitvoering van de lokale arbeidsvoorwaarden met betrekking tot de griffiemedewerkers.
5.
Besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in lid 1.
6.
Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
7.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een verslag van elke vergadering. Dit verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.
8.
De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e en f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden.

Hoofdstuk 3 DE VOORBEREIDING VOOR DE RAAD

Artikel 3.1 Agendacommissie

1.
De raad benoemt de leden van de agendacommissie.
2.
De leden van de agendacommissie zijn de commissievoorzitters van de voorbereidende vergaderingen. De voorzitter is adviseur en de plv. voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie. De griffier is in elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.
3.
De agendacommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda’s van de voorbereidende raadsvergaderingen.
4.
De voorzitter van de agendacommissie kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie.
5.
De plaatsvervangende voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de agendacommissie en het plaatsvervangend voorzitterschap van de agendacommissie wordt door de voorzitter van de raad vervuld.
6.
De agendacommissie vergadert niet in het openbaar. Gelet op het feit dat raadsvoorstellen gedeeld worden met de agendacommissie die nog niet door het college zijn geweest en/of aan de raad gezonden zijn, staan de stukken voor de vergadering van de agendacommissie alleen voor de leden van de agendacommissie op het raadsinformatiesysteem.

Artikel 3.2 Auditcommissie

1.
De raad benoemt de leden en plaatsvervangend leden van de auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit één raadslid of burgerlid per fractie. Elke fractie kan een plaatsvervangend lid aanwijzen. De leden van de auditcommissie kiezen uit hun midden de voorzitter.
2.
De auditcommissie adviseert de raad over alle aspecten die samenhangen met de planning & control-cyclus en kan ook adviseren over andere financiële aspecten. De auditcommissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.
3.
De auditcommissie treedt op als liaison van de rekenkamercommissie.
4.
De portefeuillehouder financiën, de controller, de gemeentesecretaris en de accountant kunnen worden uitgenodigd om als adviseur van de auditcommissie op te treden. De commissie kan ook andere interne en externe adviseurs uitnodigen.
5.
De auditcommissie vergadert niet in het openbaar. De vergaderstukken staan op het raadsinformatiesysteem, alleen toegankelijk voor de leden en plaatsvervangend leden. Burgerleden ontvangen de stukken per mail.
6.
De (commissie)griffier is in elke vergadering van de auditcommissie aanwezig en draagt zorg voor een kort verslag of actielijst.

Artikel 3.3 Burgerleden

Burgerleden zijn commissieleden wanneer zij hun fractie vertegenwoordigen bij een Beraad- en Adviesavond of een auditcommissie. Zij ontvangen hiervoor presentiegeld volgens het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden.

HOOFDSTUK 4 GRIFFIE

Artikel 4.1 Algemene ondersteuning

De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.

Artikel 4.2 Personele regelingen

Op ambtenaren en werknemers in dienst bij de gemeente en tewerkgesteld bij de griffie zijn alle rechtspositieregelingen van de BAR-Organisatie van overeenkomstige toepassing.

HOOFDSTUK 5 DE GRIFFIER

Artikel 5.1 Organisatorische taken

1.
De griffier heeft van de werkgeverscommissie mandaat om medewerkers van de griffie te benoemen.
2.
De griffier heeft van de werkgeverscommissie ondermandaat om ten aanzien van de tot de griffie behorende ambtenaren:
- a.
  besluiten te nemen op grond van het Ambtenarenreglement, dan wel op grond van een regeling die krachtens het Ambtenarenreglement is vastgesteld;
- b.
  instructies en dienstopdrachten vast te stellen;
- c.
  vakantie en verlof te verlenen;
- d.
  de ontwikkeling, beoordeling en beloning vast te stellen;
- e.
  disciplinaire maatregelen te nemen.
3.
Tot de in het tweede lid genoemde bevoegdheid behoort niet:
- a.
  het beslissen over ontslagregelingen;
- b.
  het beslissen op een bezwaarschrift.
4.
De griffier geeft leiding aan de griffie.
5.
De griffier is verantwoordelijk voor:
- a.
  de organisatorische inrichting van de griffie;
- b.
  alle administratieve, secretariële en procedurele handelingen verbonden aan de werkzaamheden van de raad.

Artikel 5.2 Beheer

1.
Voor het verrichten van uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot de griffie, op het gebied van:
- •
  financieel beheer;
- •
  personeelsbeheer;
- •
  rechtspositie van ambtenaren en raadsleden;
- •
  informatievoorziening;
- •
  juridische dienstverlening,
maakt de griffier afspraken met de secretaris of het directieraadslid of een door hem aan te wijzen ambtenaar.
2.
Voor dienstverlening op het terrein van huisvesting, automatisering en overige facilitaire dienstverlening maakt de griffier afspraken met de secretaris/het directieraadslid of een door hem aan te wijzen ambtenaar.

Artikel 5.3 Financiën van de raad en griffie

1.
De raad stelt jaarlijks in de Programmabegroting de financiële middelen van de gemeenteraad, de griffie, de rekenkamercommissie en andere raadscommissies vast.
2.
De griffier is budgethouder voor de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamercommissie en andere raadscommissies, met uitzondering van de salarissen en vergoedingen van de raad, de commissieleden, de griffer en het griffiepersoneel.
3.
De griffier wijst binnen de griffie bij wijze van functiescheiding een kredietbeheerder aan.

Artikel 5.4 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en burgerraadsleden

Artikel 5.5 Ondersteuning van het presidium

Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier in overleg met de voorzitter er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5.6 Ondersteuning agendacommissie

De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie en draagt zorg voor het vastleggen van de voorlopige agenda van de raad en de raadscommissies.

Artikel 5.7 Ambtelijke bijstand

De ambtelijke bijstand voor leden van de raad wordt geregeld in de Verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 5.8 Verhindering en vervanging

Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet deze daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter en plv. voorzitter van de raad. In zijn vervanging wordt voorzien door de plaatsvervangend griffier.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 6.1 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Albrandswaard 2018.

Artikel 6.2 Inwerkingtreding

1.
De Regeling Organisatie gemeenteraad Albrandswaard 2016 (kenmerk 1100159) wordt ingetrokken na inwerkingtreding van deze verordening.
2.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekend.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente

Albrandswaard in zijn openbare vergadering van

29 maart 2018.

De griffier,

drs. Leendert Groenenboom

De voorzitter,

drs. Hans-Christoph Wagner

HOOFDSTUKGEWIJZE TOELICHTING ORGANISATIEREGELING ALBRANDSWAARD 2018

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

In dit hoofdstuk zijn de diverse gebruikte begripsomschrijvingen nader gedefinieerd.

HOOFDSTUK 2 BESTUURLIJKE ORGANISATIE VAN DE RAAD

Dit hoofdstuk geeft een overzicht van organen van de raad van de gemeente Albrandswaard.

Artikel 2.2.1 Taakveld presidium

Het presidium houdt zich binnen deze taken bezig met het doen van inhoudelijke voorstellen, voorbereid door of in ieder geval in overleg met de griffie, over zaken die specifiek aan de raad zijn en die als zodanig ook door het presidium richting commissie en raad dienen te worden gebracht en verdedigd.

Daarbij gaat het onder andere om:

a.
De Organisatieverordening van de raad;
b.
Reglement van Orde voor de vergadering van de raad (art. 16 Gemw);
c.
Instellen rekenkamerfunctie (hoofdstuk IVa Gemw);
d.
Instelling raads- en overige commissies (hoofdstuk V Gemw);
e.
Initiatief tot voorstel invoering zogenaamde burgerinitiatief (verordening);
f.
Verordening op de ambtelijke bijstand (art. 33 Gemw);
g.
Verordening op de controle (art. 213 Gemw); daarnaast onder andere:
- •
  Monitoren nevenfuncties raadsleden, wethouders en burgemeester (art. 12 lid 2, art. 41b en art. 67 Gemw);
- •
  Zorg voor naleving gedragscode bestuurlijke integriteit (art. 15 lid 3, art. 41 c en art. 69 lid 2 Gemw);
- •
  Zorgdragen voor adequate verdediging van raadsvoorstellen voor zover niet voorbereid door college, bijvoorbeeld ter uitvoering van een raadsprogramma;
- •
  Dient het presidium ook als een overlegplatform in vooral politiek gevoelige kwesties.

Ten aanzien van de hierboven genoemde voorstellen onder f en g krijgt het college de gelegenheid wensen en bedenkingen in te brengen alvorens de voorstellen ter besluitvorming aan de Raad worden voorgelegd.

Het presidium vergadert in beslotenheid, gelet op de interne gerichtheid van de vergaderingen. Inhoudelijk worden gemaakte afspraken wel afgestemd met de fracties, om naleving te bevorderen en draagvlak te bewerkstelligen. Wanneer het gaat om persoonlijke zaken of uitingen wordt het niet- openbare karakter geëerbiedigd. Gaat het om geheime informatie, dan zijn de leden van het presidium gehouden aan de geheimhouding die is opgelegd door het college of de raad.

Artikel 2.3 Begeleidingscommissie burgemeester

De begeleidingscommissie vergadert in beslotenheid, daar het hier gaat om de persoon van de burgemeester. Hierbij wordt verwezen naar artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur.

Artikel 2.4 Werkgeverscommissie griffie

De raad stelt een werkgeverscommissie in, die invulling geeft aan het werkgeverschap van de raad. Het gaat hier om de feitelijke aansturing van de griffier en de verdere verantwoordelijkheden die de raad kent als werkgever van zijn eigen ambtelijke ondersteuning.

Het gaat onder andere om de volgende concrete zaken

•
Benoeming, schorsing en ontslag griffier (art. 107 Gemw)
•
Regels betreffende de organisatie van de Griffie en benoeming, schorsing en ontslag griffiepersoneel (art. 107e Gemw)
•
Functioneringsgesprekken met griffier en beslissingen over opleiding en dergelijke van de griffie
•
Begroting (art. 189 Gemw), jaarverslag en werkplan griffie

De plv. voorzitter van de raad is belast met de aansturing van de griffier, ondersteund door twee andere raadsleden. Voorts is de werkgeverscommissie belast met de bestuurlijke organisatie van de griffie en de begroting en de rekening van de raad (fractievergoedingen/ondersteuning) en de griffie (desbetreffende begrotingsposten).

Ook bij de vergaderingen van de werkgeverscommissie gaat het om besloten vergaderingen, daar het hier gaat om de persoon van de griffier (artikel 10, tweede lid onder sub e/f van de Wet Openbaarheid van Bestuur).

HOOFDSTUK 3 VOORBEREIDING VOOR DE RAAD

Dit hoofdstuk geeft een overzicht van specifieke overlegorganen van de raad van de gemeente Albrandswaard ter voorbereiding van besluiten van de raad. Zowel voor de agendacommissie als de auditcommissie geldt dat gekozen is voor niet-openbare vergaderingen. Dit heeft ermee te maken dat de inhoud van deze vergaderingen een intern gericht karakter hebben. De commissies kunnen ervoor kiezen om in bepaalde gevallen de vergadering open te stellen voor deelname van anderen. Ten minste voor zover het niet gaat om geheime informatie. Is er namelijk sprake van geheime informatie, dan vergaderen de commissies in beslotenheid (met enkel raadsleden) en hebben zij zich te houden aan de opgelegde geheimhouding door college of raad.

Artikel 3.1 Agendacommissie

De agendacommissie stelt in zijn vergadering de agenda’s van de Beraad- en Adviesvergadering voorlopig vast. Hierbij wordt nadrukkelijk gekeken naar volgorde van de agendapunten, rekening houdend met de aard van de onderwerpen en de samenhang, maar ook met de mogelijkheid van aanwezige belangstellenden. De agendacommissie kijkt of de aangeleverde (concept)raadsvoorstellen vergaderrijp zijn. Dat wil zeggen dat de agendacommissie beoordeelt of de fracties met de informatie in en de opbouw van het raadsvoorstel voldoende meekrijgen om een afweging te kunnen maken en een discussie op hoofdlijnen te voeren over het geagendeerde onderwerp. Wanneer dit naar het oordeel van de agendacommissie niet het geval is, wordt de griffier verzocht het raadsvoorstel terug te sturen naar het college of de regisseur voor aanpassing.

HOOFDSTUK 4 GRIFFIE

Dit hoofdstuk beschrijft de taken en verplichtingen van de griffie en heeft uiteraard een nauwe relatie met taken en bevoegdheden van de raad en het presidium. In dit hoofdstuk ligt vast dat de rechtspositie van het griffiepersoneel gelijk is aan andere ambtenaren van de gemeente Albrandswaard.

HOOFDSTUK 5 GRIFFIER

In dit hoofdstuk wordt beschreven dat ook voor de griffier (en zijn plaatsvervanger) de gemeentelijke rechtspositie van de gemeente Albrandswaard van toepassing is.

In zijn organisatorische taken (artikel 5.1) komen de bevoegdheden van de griffier tot uiting. Uit praktische overwegingen benoemt hij de medewerkers van de griffie. De griffier heeft mandaat om ter uitvoering van het budgethouderschap privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en de gemeente hierbij te vertegenwoordigen (195096). Te denken valt hierbij aan het ondertekenen van contracten met accountant, leverancier raadsinformatiesysteem enz.

De benoeming van de griffier zelf en zijn plaatsvervanger blijven uiteraard aan de raad.

Verzoeken voor incidentele beheersmatige ondersteuning door de ambtelijke organisatie dienen altijd via de gemeentesecretaris te lopen.

Verzoeken voor dienstverlening op het gebied van huisvesting, automatisering en overige facilitaire zakenlopen eveneens via de secretaris. In de praktijk zal deze een ambtenaar aanwijzen die de griffier zal bijstaan.

De griffier is in zijn ondersteunende functie het eerste aanspreekpunt voor de raad en commissies. Bewust wordt uitsluitend gesproken over "ondersteuning". Dit ter voorkoming van misverstanden over de rol in het duale stelsel van het college, waarbij als gevolg van artikel 160 lid 1 sub b Gemw het college in ieder geval bevoegd is "beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren, tenzij bij of krachtens de wet de burgemeester hiermee is belast.

Uiteraard is het de raad gegeven om op eigen initiatief voorstellen in te dienen. Een en ander is geregeld in artikel 147a Gemw en in het Reglement van orde van de gemeenteraad. Ook burgers hebben het recht onderwerpen op de raadsagenda te plaatsen. Hiervoor de is Regeling burgerinitiatief Albrandswaard vastgesteld. De griffier biedt daarbij zo nodig bijstand.

De ondersteuning van het presidium geschiedt door de griffier, tenzij gesproken wordt over het functioneren van de griffier.

HOOFDSTUK 6

Dit hoofdstuk behoeft geen toelichting