| Organisatie | Aalsmeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Aalsmeer 2020 |
| Citeertitel | Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Aalsmeer 2020 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-09-2020 | Nieuwe regeling | 17-09-2020 | Z20-064047 |
De raad van de gemeente Aalsmeer;
gelezen het raadsvoorstel van het seniorenconvent 13 februari 2020;
overwegende dat het gewenst is om richtlijnen te formuleren voor het verwerken van persoonsgegevens;
gelet op de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet openbaarheid van bestuur en artikel 149 van de Gemeentewet;
Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Aalsmeer 2020
Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De al-gemene gedachte is dat overheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob).
Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Aalsmeer normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuur-ders, ambtenaren en inwoners. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt uitgebreid beschermd door de Europese Al-gemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob.
De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van be-trokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Aalsmeer. Documenten die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.
Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaan kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Deze verzoeken worden gehonoreerd.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Aalsmeer gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met e geldt dat betrokkenen via de website en /of een ontvangstbevestiging geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers; raadsleden, fractieassistenten en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en dienen herkenbaar en aanspreekbaar te zijn voor inwoners.
De namen van politieke ambtsdragers komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten, moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Ten aanzien van de raadsleden geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat hun portretfoto’s en zakelijke emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Het is functioneel van belang dat zij bereikbaar zijn voor bijvoorbeeld vragen.
Voor zover ambtenaren een rol spelen in de werkzaamheden van de raad en genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, zakelijk emailadres en zakelijk telefoonnummer en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van inwoners moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen.
Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze informatie wordt niet als bovenmatig beschouwd.
Ingekomen brieven van inwoners die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt.
In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van inwoners door de raad zijn ontvangen, met uitsluitend vermelding van uitsluitend de woonplaats van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Het ingekomen stuk is beschikbaar voor raadsleden en fractieassistenten. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft dat zijn of haar persoonsgegevens wel mogen worden gepubliceerd, vindt er publicatie plaats.
Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden met de naam van de vertegenwoordiger of afzender vermeld op de lijst van ingekomen stukken. Het ingekomen stuk is beschikbaar voor raadsleden en fractieassistenten.
Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op de lijst ingekomen poststukken wordt vermeld met de naam van de initiatiefnemer. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden en fractieassistenten.
d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar.
Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst). De bijdrage van de inspreker wordt op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen.
Bezoekers van de raadzaal worden er bij de ingang op gewezen dat er in de raadzaal beeldregistraties van vergaderingen worden gemaakt die voor derden opvraagbaar zijn.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd.
f. Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt via de lijst van ingekomen stukken bekend gemaakt op de website onder verwijzing naar het onderwerp en het registratienummer van de ingekomen brief. Het ingekomen stuk en de antwoordbrief zijn beschikbaar voor raadsleden en fractieassistenten.
Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, worden persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.
Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.
Artikel 6 Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft dat zijn of haar persoonsgegevens wel dienen te worden gepubliceerd, vindt er publicatie plaats. Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen de brieven en stukken door derden niet worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wob.