Organisatie | Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Verordening van Provinciale Staten van de provincie Flevoland houdende regels omtrent de fractie (Verordening Fractieondersteuning 2016) |
Citeertitel | Verordening Fractieondersteuning 2016 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2013.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
artikel 33 van de Provinciewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-09-2020 | nieuwe regeling | 07-12-2016 | 2495977 |
Gedeputeerde Staten van Flevoland maken gelet op het bepaalde in artikel 136, lid 1 Provinciewet bekend dat Provinciale Staten in hun vergadering van 7 december 2016 onder nummer 1989503 het volgende besluit hebben genomen
Provinciale Staten van de provincie Flevoland
Gelet op artikel 33 van de Provinciewet
Gezien het advies van de commissie Bestuur d.d. 23 november 2016
Besluiten vast te stellen de Verordening Fractieondersteuning 2016
Artikel 4 Verantwoording en afrekening
Na vaststelling van de vergoeding per fractie, zijn de fracties gehouden het verschil tussen de vastgestelde vergoeding en het voor betreffend kalenderjaar reeds ontvangen voorschot, binnen 4 weken na het besluit van Provinciale Staten aan de provincie Flevoland terug te storten. Dit na schriftelijk bericht van de statengriffier.
Artikel 5 Fractiesplitsing en fractiesamenvoeging
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of tot interpretatieverschillen leidt, beslissen Provinciale Staten, op voorspraak van het Seniorenconvent.
Vastgesteld in de openbare vergadering van Provinciale Staten 7 december 2016
de griffier
de voorzitter
Toelichting verordening Fractieondersteuning 2016
Op grond van de Provinciewet art. 33 is geregeld dat Provinciale Staten met betrekking tot de fractieondersteuning een verordening vaststellen. De verordening Fractieondersteuning bevat regels ten aanzien van de besteding en verantwoording van de fractievergoeding.
Uitgangspunten voor de verordening zijn:
Deze uitgangspunten betekenen een aanzienlijke koerswijziging ten opzichte van de eerdere verordening. Er is niet gekozen voor vergaande en gedetailleerde regelgeving, inclusief beoordeling door een externe accountant, maar voor openbare, transparante en publieke verantwoording van de uitgaven in Provinciale Staten.
Statenleden en burgerleden ontvangen vergoedingen op grond van verschillende (landelijke) regelingen en verordeningen. Het betreft met name het (landelijke) Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden en de provinciale verordening Rechtspositie staten- en burgerleden. Deze regelgeving heeft in alle gevallen betrekken op vergoedingen voor individuele staten- en burgerleden. Dit in tegenstelling tot de uitgaven uit de fractievergoeding, die uitsluitend bestemd is voor of ten behoeve van activiteiten van de fractie als geheel.
Statenleden ontvangen op grond van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, een vaste onkostenvergoeding. Hieruit dienen de navolgende uitgaven te worden bekostigd:
Genoemde uitgaven mogen dus niet worden bekostigd uit de fractievergoeding.
Tevens schrijft landelijke regelgeving voor, dat
De gedragscode Integer handelen statenleden en burgerleden Provincie Flevoland is een generieke gedragscode voor integer handelen als staten- of burgerlid. Om die reden is deze tevens van toepassing verklaard op de verordening Fractieondersteuning en op het handelen van de fracties. Bij de openbare verantwoording van de uitgaven, kunnen Provinciale Staten deze gedragscode mede als toetsingskader hanteren.
De verordening regelt uitsluitend dat het budget ten behoeve van de fractieondersteuning mag worden uitgegeven ‘ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel’. In deze toelichting wordt aangegeven waar het fractiebudget voor bestemd is, maar ook waar het niet voor bestemd is. Dit is een leidraad op grond van landelijke- en provinciale regelgeving (zie paragraaf 3), eerdere besluiten van Provinciale Staten en adviezen van de accountant over de bestedingen in het verleden. De rechtmatigheid van fractie uitgaven is ten alle tijden ter beoordeling aan Provinciale Staten.
Richtlijn voor uitgaven waarvoor het fractiebudget bestemd is:
Richtlijn voor uitgaven waarvoor het fractiebudget niet bestemd is:
Bij de verantwoording wordt het kasstelsel gehanteerd. Dat wil zeggen, dat het jaarverslag uitsluitend betrekking heeft op alle ontvangsten en uitgaven in het betreffende kalenderjaar. De betaal- of boekingsdatum is hiervoor leidend.
Verantwoording van uitgaven vindt uitsluitend plaats met gebruikmaking van de app Verantwoording fractievergoedingen. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een bon of factuur van de uitgave beschikbaar is. Dit bewijsmiddel dient immers in de app te worden geupload. Uitgaven waarvan de bewijsmiddelen niet in de app zijn aangemeld, maken geen deel uit van de verantwoording in het jaarverslag van de fractie en worden, na vaststelling van de verantwoording door PS, teruggevorderd.
Bij iedere uitgave moet een bon of factuur gevraagd worden, die na de transactie zo spoedig mogelijk geadministreerd in de app. Via de tablet of desktop wordt door de fractie:
De app biedt de mogelijkheid om een overzicht van alle tot dan toe gedane uitgaven te genereren.
Ten aanzien van het verantwoorden van de personeelskosten voor fractiemedewerkers, volgt een specifieke instructie, afhankelijk van het type arbeidscontract of inhuur. Bij een fractiemedewerker in dienst van de fractie, zou volstaan kunnen worden met het aan het einde van het jaar éénmalig uploaden van het (geanonimiseerde) arbeidscontract. Dit ter vervanging van de verantwoording van de maandelijkse betalingen, waarbij de NAW gegevens niet zichtbaar mogen zijn. In het geval wordt ingehuurd via bijvoorbeeld een uitzendbureau of ZZP-constructie, kunnen de facturen worden geüpload. Ook ten aanzien van eventuele reserveringen voor de uitkering van vakantiegeld aan fractiemedewerkers, volgt een specifieke instructie. Een deel van deze reservering vindt immers plaats in het jaar voorafgaand aan het jaar van uitkering (uitgaande van uitkering in de maand mei).
Uitgaven dienen binnen het kwartaal waarin de uitgave is gedaan door de fractie te worden verantwoord. Teneinde te voldoen aan snelle en openbare verantwoording, worden alle door de fracties verantwoorde uitgaven per kwartaal gepubliceerd op de website en app van Provinciale Staten. Op het moment dat transacties worden gepubliceerd, kunnen andere fracties en burgers bon en beschrijving inzien.
Aan het einde van het kalenderjaar wordt met behulp van de app door de fractie de stand op gemaakt. De app genereert een jaarverslag van alle uitgaven die zijn ingevoerd, toebedeeld naar de uitgave typen. Het digitale jaarverslag wordt vervolgens aan PS ter vaststelling voorgelegd.
De autorisatie (wie van de fractie kan uploaden, verantwoorden en publiceren) kan per fractie zelf worden ingesteld.
Op basis van de jaarverslagen van de fracties, legt de statengriffie een statenvoorstel voor met per fractie één beslispunt: om de voorgestelde uitgaven goed te keuren en het betreffende jaarverslag vast te stellen. Het besluit kan worden geamendeerd, als er door een meerderheid van PS wordt geoordeeld dat een uitgave niet conform de verordening te verantwoorden is. Met het nemen van een -al dan niet geamendeerd- besluit per fractie, is de fractievergoeding definitief toegekend. Na vaststelling door Provinciale Staten, vindt door de statengriffie de verrekening met de toegekende voorschotten over het betreffende jaar plaats.
Met de gehanteerde methodiek, ontstaan geen (langdurig) opgebouwde reserves meer.
De fracties ontvangen de jaarlijkse fractievergoeding in twee voorschotten (januari en juli). Afrekening, dat wil zeggen verrekening van het verschil tussen de door PS vastgestelde vergoeding en het ontvangen voorschot in enig kalender jaar, vindt pas in het er op volgende kalender jaar (op zijn vroegst in april) plaats. Provinciale Staten stellen immers vóór 1 april pas de hoogte van de fractievergoeding van het voorafgaande jaar vast. De fracties hebben op dat moment reeds de beschikking over het nieuwe voorschot (uitgekeerd in januari), zodat de noodzaak voor het aanhouden van reserves ontbreekt. Tevens wordt de definitieve fractievergoeding, zoals door PS vastgesteld, uitsluitend gebaseerd op uitgaven met bewijsstukken. Het bedrag van het ontvangen voorschot dat niet is uitgegeven óf niet met bewijsstukken is verantwoord, wordt vervolgens teruggevorderd.
In de verordening zijn een tweetal artikelen opgenomen met bepalingen over fractiesplitsing, fractiesamenvoeging en hoe te handelen in een verkiezingsjaar.
Uitgangspunt bij zowel fractiesplitsing als fractiesamenvoeging is dat dit uitsluitend budgetneutraal voor de provincie Flevoland kan geschieden. Met andere woorden, er zal in deze gevallen een herrekening plaats vinden naar aantal betrokken zetels en het moment in het jaar waarop splitsing dan wel samenvoeging van kracht is. Deze herrekening blijft gedurende de gehele statenperiode van kracht. Het is dus niet zo, dat bijvoorbeeld bij fractiesplitsing, zowel de oude als nieuw gevormde fractie beiden aanspraak kunnen maken op het volledige vaste bedrag waar elke fractie recht op heeft. Dit om fractiesplitsing om bijvoorbeeld financiële redenen te ontmoedigen.
Met de verordening en bijbehorende toelichting is geprobeerd eenduidige en heldere regels voor de besteding en verantwoording van de fractievergoeding op te stellen. Er kunnen zich situaties voor doen waarin de verordening niet of niet volledig voorziet. Tevens kunnen er interpretatieverschillen over de regelgeving optreden. In alle gevallen is besluitvorming hierover aan Provinciale Staten. Een dergelijk besluit wordt voorbereid door het Seniorenconvent, waarin alle fracties zijn vertegenwoordigd.