Organisatie | Eersel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsnota reserves en voorzieningen |
Citeertitel | Beleidsnota reserves en voorzieningen |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Financiën |
geen
artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-10-2011 | Ter vervanging van de 'Notitie reserves en voorzieningen', vastgesteld bij raadsbesluit van 28 april 1998 | 15-09-2011 Weekblad de Hint | 20.18921 |
3. Functies van reserves en voorzieningen
Er worden op basis van het BBV vijf verschillende functies onderscheiden voor reserves en
voorzieningen. In onderstaande tabel wordt toegelicht welke functie voor reserves (R)
gelden, welke voor voorzieningen (V) en welke voor beide.
4. Onderscheid tussen reserves en voorzieningen
Waar de raad bij reserves een expliciete keuzemogelijkheid heeft, is dit bij voorzieningen niet het geval vanwege het verplichtende karakter. Bij zowel voorzieningen als reserves heeft de raad, via de vaststelling van programma's in de begroting en jaarrekening, de verantwoordelijkheid deze in te stellen en te besluiten tot mutaties. In onderstaande tabel worden de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen kort weergegeven.
Reserves zijn vrij besteedbaar en vormen, samen met het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening, het eigen vermogen. Reserves ontstaan als gevolg van de resultaatbestemming. Reserves zijn vermogensbestanddelen die zijn aan te merken als eigen vermogen en die bedrijfseconomisch gezien vrij te besteden zijn. Het in bedrijfseconomische zin vrij besteedbaar zijn van de reserve wil zeggen dat tot het moment van daadwerkelijke aanwending er altijd voor gekozen kan worden om op basis van een politieke heroverweging de reserve op te heffen of in te zetten voor een ander doel.
Onderscheid kan gemaakt worden in:
Beleidsregels ten aanzien van de hoogte van deze reserves komen aan de orde in de beleidsnota Weerstandsvermogen en Risicomanagement. Jaarlijkse beoordeling en eventuele aanpassing binnen dit kader vindt zijn weerslag in de paragrafen van de begroting en jaarrekening.
Reserves waaraan door de raad een bepaalde bestemming is gegeven
Bestemmingsreserves worden gebruikt voor de volgende doeleinden
Voorzieningen worden gerekend tot het Vreemd Vermogen en de stortingen hierin zijn bepalend voor het resultaat. Een voorziening wordt gevormd als de omvang van de verplichting of het verlies (redelijkerwijs) is in te schatten en het zeker of waarschijnlijk is dat deze zich voordoet. Wanneer er niet aan deze criteria wordt voldaan, wordt een schuld gevormd of valt het onder de risicoparagraaf. Een voorziening wordt tevens gevormd naar aanleiding van ontvangen gelden van derden die specifiek besteed moeten worden niet zijnde overheid; zogenaamde geoormerkte gelden met een terugbetalingclausule.
Het gaat bij voorzieningen om:
Bij voorzieningen zijn de volgende aandachtspunten van belang:
7. Classificatie en mutaties reserves
Een algemene reserve is bedoeld om risico’s in algemene zin op te kunnen vangen (bijvoorbeeld incidentele exploitatietekorten). Bestemmingsreserve wordt gevormd voor die gevallen waarin sprake is van een concreet doel met een incidenteel karakter.
Indeling reserves: ( Categorieën R1 t/m R3)
R1. Algemene reserve: wordt gebruikt voor het opvangen van risico’s in algemene zin, voor vertragingen in de realisatie van ombuigingsmaatregelen en voor het opvangen van risico’s waarvoor geen andere reserves en voorzieningen zijn ingesteld. Veelal draagt de algemene reserve het karakter van een buffer en is onderdeel van het algemeen weerstandsvermogen.
R2. Bestemmingsreserve: gereserveerde gelden waaraan door de raad een bepaalde bestemming is gegeven en waarbij er sprake is (geweest) van een niet noodzakelijke keuze.
R3. Dekkingsreserve m.b.t. investeringen: een reserve die dient om eenmalige investeringsbijdragen gedurende de gebruiksduur van de betreffende investering in jaarlijkse termijnen ten gunste van de exploitatie te laten komen.
Ten aanzien van de aanwending van reserves wordt een bestendige gedragslijn gevolgd. Op basis van een vooraf geformuleerde onderbouwing voor toevoegingen of onttrekkingen kunnen deze plaatsvinden.
De rol van de reserves in de begroting:
Toevoegingen en onttrekkingen uit reserves vallen zonder uitzondering onder het budgetrecht van de raad. Ze vallen altijd onder een resultaatbestemming en zijn dus nooit een last of een bate (art. 17 en art. 27 BBV). Eventuele afwijkingen worden middels begrotingswijzigingen bij de Berap gemeld en door de raad geaccordeerd. Begrotingsafwijkingen op de resultaatbestemming (mutaties op de reserves) aan het eind van het jaar worden geaccordeerd door de raad door vaststelling van de rekening. Als de besteding een investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut betreft, is het toegestaan een dekkingsreserve (R3) direct in mindering te brengen op de investering (art. 62 lid 3 BBV).
8. Classificatie en mutaties voorzieningen
De vorming van een voorziening wordt beperkt tot die zaken waarvoor ze bedrijfseconomisch noodzakelijk zijn. Aan elke onderhoudsvoorziening ligt een meerjarig beheersplan ten grondslag.
Indeling voorzieningen ( Categorieën V1 t/m V2)
V1. Voorziening voor risico’s en verplichtingen: een fonds ten behoeve van toekomstige lasten in verband met verplichtingen of risico’s die niet voorzienbaar zijn en waarvan omvang en tijdstip van optreden onzeker zijn maar waarvan de omvang is wel redelijkerwijs is in schatten. Voorbeelden zijn: gemeentelijke FPU, gemeentelijke monumenten, toekomstige exploitatieverliezen bouwgrondexploitatie.
V2. Egalisatievoorziening: een fonds die dient om ongewenste schommelingen in kosten op te vangen en kosten die dit begrotingsjaar of voorafgaande begrotingsjaren zijn ontstaan. Voorbeelden zijn: onderhoudsvoorzieningen.
De rol van de voorzieningen in de begroting:
Een voorziening is Vreemd Vermogen en is voor een specifiek doel bestemd. Een uitzondering hierop is de voorziening om lasten gelijkmatig over de jaren te verdelen. De voorzieningen worden gevoed ten laste van de exploitatie; de onttrekkingen geschieden rechtstreeks ten laste van de voorziening.
Na de vorming van de voorziening op basis van bovenstaande criteria kunnen op verschillende manieren mutaties in de voorziening plaatsvinden. Deze worden gemeld bij Berap, begroting of jaarrekening.
Een aanwending is de feitelijke besteding van een voorziening en valt onder de verantwoordelijkheid van het college. De uitgaven bij aanwending worden rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en gaan daarmee buiten het resultaat om. Aanwending mag alleen plaatsvinden als de verplichting/verlies zich daadwerkelijk voordoet.
Wanneer bij ontvangen gelden van derden de beleidsmatige component bestuurlijk relevant is, wordt vooraf aan de raad gevraagd beleidsinhoudelijk in te stemmen met de aanwending. Dit gebeurt alleen als is voldaan aan de volgende criteria:
Het toerekenen van rente aan reserves (middels een last in de begroting en rekening) is toegestaan, indien dit via de resultaatbestemming plaats vindt.
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij de voorziening tegen contante waarde is gewaardeerd. Voorzieningen mogen immers niet groter of kleiner zijn dan de verplichting of risico’s waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen zijn naar beste inschatting dekkend voor de achterliggende verplichtingen en risico’s.
In het BBV (art. 59, lid 1) is bepaald dat alle investeringen met economisch nut dienen te worden geactiveerd. Als ter dekking van zo'n investering een reserve wordt aangewend, wordt een deel van de reserve jaarlijks onttrokken ter dekking van de afschrijving. Het andere deel van de kapitaallasten van de investering, de rentelasten, is daarmee nog niet gedekt. Deze dekking wordt gerealiseerd door jaarlijks rekenrente toe te voegen aan de reserve vanaf het moment dat met afschrijven wordt begonnen.
Gelet op de inhoud van artikel 44 BBV, waarin wordt aangegeven waarom voorzieningen gevormd dienen te worden, kunnen voorzieningen normaliter niet negatief zijn. Immers, voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico's (zie de toelichting artikel 45 BBV. De enige uitzondering zijn voorzieningen gevormd uit de opbrengsten van heffingen. Reden voor deze uitzondering is dat tarieven daarvan vaak geëgaliseerd worden: er wordt gewerkt met tarieven die gemiddeld genomen voldoende zijn voor het dekken van (kapitaal)lasten voortvloeiend uit investeringen e.d., zodat de tarieven geen sterke jaarlijkse schommelingen kennen. De investeringen kunnen echter ongelijkmatig over de in de berekeningen betrokken periode gespreid zijn, terwijl de uit geëgaliseerde tarieven voortkomende opbrengsten gedurende deze periode voldoende zijn om de lasten te dekken. In dit geval kan het voorkomen dat gedurende een beperkt aantal jaren binnen die periode de aan dit doel gekoppelde voorziening een negatieve stand te zien geeft. Deze negatieve stand mag maximaal 2 jaar duren.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 15 september 2011
De raad van de gemeente Eersel
de griffier, de heer H.J. Broekman
de voorzitter, mevrouw J.A.M. Thijs-Rademakers
Bijlage: BBV – relevante artikelen met betrekking tot reserves en voorzieningen
Het overzicht van baten en lasten en de toelichting
De paragraaf betreffende het grondbeleid bevat ten minste:
e. de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico's van de grondzaken.
Het overzicht van baten en lasten bevat:
d. de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting
2. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan:
d. de stand en het verloop van de reserves;
e. de stand en het verloop van de voorzieningen.
De programmarekening en de toelichting
d. de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;
e. het gerealiseerde resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d.
In de balans worden onder de overlopende activa afzonderlijk opgenomen:
Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen
en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
1. Voorzieningen worden gevormd wegens:
a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
2. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b
(= de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren)
3. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.
In de balans worden onder de overlopende passiva afzonderlijk opgenomen:
a. verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume;
b. de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren;
c. overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen.
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn.
1. In de toelichting op de balans wordt per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar van de ontvangen voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b, in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:
a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
d. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
2. In de toelichting op de balans wordt per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar van de nog te ontvangen voorschotbedragen, bedoeld in artikel 40a, onderdeel a, in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:
a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
d. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
1. In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht.
2. Per reserve wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven.
a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
b. de toevoegingen of onttrekkingen via de resultaatbestemming bij de programmarekening;
c. de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van de bestemming van het resultaat van het voorgaande boekjaar;
d. de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;
e. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
1. In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke voorziening en de wijzigingen daarin toegelicht.
2. Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven.
a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
c. ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen;
e. saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
Waardering, activeren en afschrijven
3. In afwijking van het eerste lid mogen reserves in mindering worden gebracht op investeringen, als bedoeld in artikel 59, het vierde lid (= investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut).
7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.
8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en vorderingen verrekend.