Organisatie | Venlo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Venlo 2020 |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Venlo 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-09-2020 | 01-09-2020 | nieuwe regeling | 25-08-2020 | 1650835 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;
gezien het voorstel van 25 augustus 2020;
gelet op de artikelen 103, tweede lid en 160 van de Gemeentewet;
mede gelet op artikel 19 van de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;
tot het vaststellen van het Organisatiebesluit gemeente Venlo 2020
In deze verordening wordt verstaan onder:
alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.
budgethouder: degene die aangewezen is tot het fiatteren van uitgaven en / of innen van inkomsten ten laste respectievelijk ten bate van een budget en er verantwoordelijk voor is dat de uitgaven en inkomsten in overeenstemming zijn met het budget en de bestemming daarvan (artikel 1 Budgethoudersregeling gemeente Venlo).
akkoordverklaarder: de akkoordverklaarder controleert of de factuur in overeenstemming is met hetgeen is gevraagd en met de daadwerkelijke prestatie, en controleert of de factuur overeenstemt met de overeengekomen voorwaarden als kwantiteit, kwaliteit, prijs en tijdigheid (artikel 1 Budgethoudersregeling gemeente Venlo).
Artikel 2. Organisatie-eenheden
De ambtelijke organisatie van de gemeente Venlo is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende teams:
Artikel 3.1 Hoofdtaken van het team Administratie
De algemene taak van het team Administratie is – binnen de wettelijke en concernkaders – de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.2 Hoofdtaken van het team Bouwen en milieu
De algemene taak van het team Bouwen en milieu is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.3 Hoofdtaken van het team Buitendienst en beheer sportexploitatie
De algemene taak van het team Buitendienst en beheer sportexploitatie is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.4 Hoofdtaken van het team Communicatie
De algemene taak van het team Communicatie is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.5 Hoofdtaken van het team Concernstaf
De algemene taak van het team Concernstaf is - binnen de wettelijke kaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
het uitoefenen van de facetcontrolfunctie (op het gebied van beleid, financiën en juridische zaken) op concernniveau en de businesscontrolfunctie op teamniveau, de ondersteuning van de concerncontroller bij de uitoefening van zijn taak en in het verlengde daarvan het (laten) uitvoeren van concernbrede audits
Artikel 3.6 Hoofdtaken van het team Facility management
De algemene taak van het team Facility management is – binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.7 Hoofdtaken van het team Financiën
De algemene taak van het team Financiën is – binnen de wettelijke en concernkaders – de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.8 Hoofdtaken van het team Gemeentearchief
De algemene taak van het team Gemeentearchief is – binnen de wettelijke en concernkaders – de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.9 Hoofdtaken van het team Grondbedrijf en vastgoed
De algemene taak van het team Grondbedrijf en vastgoed is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.10 Hoofdtaken van het team Informatiemanagement
De algemene taak van het team Informatiemanagement is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.11 Hoofdtaken van het team Inkoop
De algemene taak van het team Inkoop is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.12 Hoofdtaken van het team Juridische zaken
De algemene taak van het team Juridische zaken is – binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.13 Hoofdtaken van het team Levenszaken
De algemene taak van het team Levenszaken is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.14 Hoofdtaken van het team Maatschappelijke opgaven
De algemene taak van het team Maatschappelijke opgaven is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.15 Hoofdtaken van het team Personeel en organisatie
De algemene taak van het team Personeel en organisatie is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.16 Hoofdtaken van het team Project- en procesmanagement
De algemene taak van het team Project- en procesmanagement is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.17 Hoofdtaken van het team Publieke informatievoorziening
De algemene taak van het team Publieke informatievoorziening is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.18 Hoofdtaken van het team Realisatie en beheer openbare ruimte
De algemene taak van het team Realisatie en beheer openbare ruimte is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.19 Hoofdtaken van het team Rechtmatigheid sociaal domein
De algemene taak van het team Rechtmatigheid sociaal domein is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.20 Hoofdtaken van het team Secretariaat en ondersteuning
De algemene taak van het team Secretariaat en ondersteuning is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.21 Hoofdtaken van het team Sociale wijkteams
De algemene taak van het team Sociale wijkteams is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.22 Hoofdtaken van het team Sportontwikkeling
De algemene taak van het team Sportontwikkeling is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.23 Hoofdtaken van het team Toezicht en handhaving
De algemene taak van het team Toezicht en handhaving is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.24 Hoofdtaken van het team Veiligheid en wijkgericht werken
De algemene taak van het team Veiligheid en wijkgericht werken is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.25 Hoofdtaken van het team Werk
De algemene taak van het team Werk is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.26 Hoofdtaken van het team Werken en bereikbaarheid
De algemene taak van het team Werken en bereikbaarheid is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 3.27 Hoofdtaken van het team Wonen en leven
De algemene taak van het team Wonen en leven is - binnen de wettelijke en concernkaders - de zorg voor de bij het team passende beleidsvoorbereiding, de werkuitvoering, de interne controle en de evaluatie gericht op het gebied van
Artikel 5. Leiding dagelijks beheer
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de secretaris. De secretaris treedt op als algemeen directeur (ook aan te duiden als algemeen directeur/ secretaris). Om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren, kan de algemeen directeur/ secretaris uit eigen beweging aanwijzingen geven aan directeuren, programmamanagers en teamleiders.
Artikel 6. Bevoegdheden - mandaten
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten (waaronder ook begrepen volmachten, machtigingen en aanwijzingen) aan de algemeen directeur/ secretaris, directeuren, de teamleiders en andere functionarissen in de ambtelijke organisatie. De mandaatverlening vindt in beginsel plaats in het door het college vast te stellen Mandaatbesluit.
Artikel 8. Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen
De directeuren, concerncontroller, strategisch adviseur beleid/ beleidscontroller, strategisch financieel adviseur/ financieel controller, juridisch controller en de functionaris gegevensbescherming worden op voordracht van de algemeen directeur/ secretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
Artikel 10. Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet bepaalt het college welk(e) team(s) ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in de rechtspersonen ter zake ondersteunende werkzaamheden verricht(en). Tevens wordt bepaald welk(e) team(s) ter zake van het opdrachtgeverschap van de gemeente richting de rechtspersonen ondersteunende werkzaamheden vervullen.
§ 2 Instructie algemeen directeur/ secretaris
Artikel 14. Ambtelijke organisatie
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de algemeen directeur/ secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de directeuren van de ambtelijke organisatie. Dit overleg wordt aangeduid als de directie en is nader geregeld in artikel 23.
De algemeen directeur/ secretaris draagt er zorg voor dat de directeur bedrijfsvoering, strategisch adviseur financiën/ financieel controller, strategisch adviseur beleid/ beleidscontroller, de teamleider Financiën en concerncontroller schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad en het college genomen besluiten waaraan financiële consequenties zijn verbonden.
De algemeen directeur/ secretaris draagt er zorg voor dat de verantwoordelijke directeur, de juridisch controller, de teamleider Juridische zaken en de concerncontroller schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad en het college genomen besluiten waaraan juridische consequenties zijn verbonden.
Artikel 18. Programmamanager(s)
De gemeente werkt ten behoeve van de integraliteit, benodigde sturingsaandacht en externe aandacht met door de gemeenteraad vastgestelde programma’s. Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/ secretaris draagt de programmamanager de zorg voor het gemandateerd opdrachtgeverschap aan de teamleiders voor zover zij een bijdrage leveren aan de realisatie van de in het raadsprogramma opgenomen doelen.
De programmamanager bepaalt - in overleg met de teamleider(s) en de strategisch adviseurs/ facetcontrollers - de samenstelling van activiteiten (producten) in het raadsprogramma en adviseert de algemeen directeur/ secretaris bij de aanwijzing van budgetten aan de verschillende teams, rekening houdend met de Kadernota en de programmabegroting.
De functie van concerncontroller is vanwege de noodzakelijke onafhankelijkheid van deze functionaris niet verenigbaar met een andere functie in de organisatie. Mocht dit in uitzonderlijke situaties noodzakelijk zijn, dan is de functie van concerncontroller uitsluitend tijdelijk verenigbaar met de functies van directeur of teamleider Concernstaf.
Artikel 21. Strategisch adviseur financiën/ financieel controller
De strategisch adviseur financiën/financieel controller draagt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/ secretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeuren, concerncontroller, programmamanagers en teamleiders de zorg voor:
het adviseren over het bevorderen van de naleving van de budgetdiscipline, incl. het houden van toezicht op de juiste uitvoering van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting en investeringsplan alsmede het door het college vastgestelde directieplan, de toedeling van de budgetten over de organisatieproducten en de budgethoudersregeling;
Artikel 22. Teamleider Financiën
Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/ secretaris en in afstemming met de directeur bedrijfsvoering draagt de teamleider Financiën de zorg voor:
Artikel 23. Teamleider Administratie
De teamleider Administratie is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren. Periodiek, aansluitend bij de P&C cyclus, wordt aan het college gerapporteerd over de invorderingsmaatregelen c.q. openstaande vorderingen.
De voorzitter van de directie stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de directie vast. Ieder lid van de directie kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en ten minste drie dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van de directie en adviseur(s).
§ 6 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening
Artikel 27. Planning & control cyclus (P&C cyclus)
De gemeentelijke P&C cyclus omvat de volgende stukken:
Artikel 28. Begrotingsuitvoering en budgettoedeling
Op basis van de programmabegroting, de vastgestelde investeringskredieten van de gemeente alsmede het directieplan maakt de teamleider voor zijn team jaarlijks een teamplan, waarvan de begroting van het team deel uitmaakt. Hierin worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren resultaten, in te zetten formatie, in te zetten middelen en te lopen risico’s voor het eerstvolgende jaar beschreven.
Met de vaststelling van het directieplan en de toedeling van de budgetten over de organisatieproducten door het college worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de functionarissen die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap. De teamplannen inclusief de budgetten verdeeld over de organisatieproducten worden vervolgens door de directie vastgesteld.
Ingevolge de door het college vastgestelde budgethoudersregeling wijst de algemeen directeur/ secretaris de budgethouders aan. De verantwoordelijke budgethouders worden geregistreerd in een directiebesluit. De budgethouders wijzen (aantoonbaar) de akkoordverklaarders aan en laten dit vastleggen bij team Administratie.
Artikel 30. Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
(Dreigende) overschrijdingen op de lasten en onderschrijdingen op de baten dienen in eerste aanleg te worden bijgestuurd door het treffen van tijdige en passende (beleids)maatregelen binnen de budgetten, programmalijnen dan wel binnen het raadsprogramma. Indien dit niet mogelijk is, wordt dit voorgelegd aan het college als onderdeel van de reguliere P&C cyclus.
Artikel 34. Strategisch adviseur beleid/ beleidscontroller
De strategisch adviseur beleid/ beleidscontroller draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/ secretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeuren, concerncontroller, programmamanagers en teamleiders de zorg voor:
Artikel 35 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid
Onder de verantwoordelijkheid van het college draagt de concerncontroller – op voorstel van de strategisch adviseur beleid/ beleidscontroller - de zorg voor de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur en neemt hierbij de kaders uit de "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo” in acht.
Artikel 36. Functionaris gegevensbescherming
De positie, taken en bevoegdheden inzake onder meer (ongevraagde) inzage, (ongevraagde) toegang en (ongevraagde) advisering zijn, in aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming door het college vastgelegd in het Statuut Functionaris Gegevensbescherming.