Organisatie | Borne |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borne houdende regels omtrent de Nota “Uitgangspunten van bijzondere persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie” |
Citeertitel | Nota “Uitgangspunten van bijzondere persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie” |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-09-2020 | nieuwe regeling | 01-09-2020 | 20int03562 |
Aanleiding, toepassingsbereik en context van deze nota
Bijlage 1: Overzicht van beperkte openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren
Aanleiding, toepassingsbereik en context van deze nota
In de Archiefwet en in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en bijbehorende Nederlandse Uitvoeringsregeling worden ten aanzien van persoonsgegevens veel zaken gedetailleerd geregeld. Op een aantal punten leveren deze wetten onvoldoende leidraad voor de praktische, dagelijkse uitvoering van de kerntaken van een archiefdienst. Deze richtlijn bedoelt in deze hiaten te voorzien. Het gaat om:
Deze nota is van toepassing op:
Deze richtlijn is niet van toepassing op vernietigbare archieven, maar het stramien is daarop wel toepasbaar. Deze richtlijn dient in ieder geval te worden toegepast op het moment van overbrenging van informatie, maar het is raadzaam om deze richtlijn ook aan te houden bij inrichting van systemen voor zaakgericht werken en bij dossiervorming.
Deze richtlijn maakt onderdeel uit van een pakket aan maatregelen voor een goede uitvoering van de AVG ten aanzien van de overgebrachte archieven bij de archiefdienst, verder bestaande uit:
I. Persoonsgegevens: welke gegevens en welke personen?
De AVG definieert een persoonsgegeven als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4 lid 1). Als identificeerbaar wordt beschouwd “een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van de fysieke persoon”.
Het gaat om (gegevens over) natuurlijke personen, dus niet gegevens over rechtspersonen (zoals bedrijven, stichtingen) maar wel eenmanszaken waarvan de tenaamstelling een persoonsnaam is. Deze gegevens kunnen product of onderwerp zijn van zowel geautomatiseerde als niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn (of worden) opgenomen. Een persoonsgegeven kan op papier staan of digitaal zijn.
Welke gegevens (ook) persoonsgegevens kunnen zijn is niet uitputtend op te sommen. We onderscheiden hier voor het praktische gebruik vier typen:
Zie bijlage 1 voor een nadere opsomming van soorten van persoonsgegevens per type.
II. Reguliere openbaarheidstermijnen van persoonsgegevens
Voor beperking van openbaarheid van persoonsgegeven gelden de volgende termijnen:
III. Incidentele beperking van openbaarheid of correctie van persoonsgegevens
Inzage door direct betrokkenen: inzage van in openbaarheid beperkte archieven die informatie bevatten met betrekking tot de persoon die het verzoek indient, is in beginsel zonder nadere voorwaarden mogelijk. Als echter de betreffende informatie bijzondere persoonsgegevens bevat van ook andere personen, dan dient de verzoeker de schriftelijke toestemming voor inzage van deze andere personen te overleggen, of kunnen aantonen dat andere betrokkenen zijn overleden. (AVG artikel 14 en 15)
Correctie of aanvulling van persoonsgegevens op verzoek van direct betrokken vindt plaats door toevoeging van informatie aan het betreffende dossier. De oorspronkelijke, mogelijk feitelijk onjuiste, informatie wordt niet uit de archieven verwijderd. Evident incorrecte metadata worden wel gecorrigeerd. (AVG artikel 16)
Wissen van persoonsgegevens uit archieven vindt in geen geval plaats, omdat deze in de archiefbewaarplaats berusten op grond van wettelijk vastgestelde selectielijsten. Deze verzoeken worden behandeld als een verzoek tot (verlening van de termijn van) beperkte openbaarstelling. (AVG artikel 17 lid 3 onder d)
Beperkte openbaarstelling van persoonsgegevens op verzoek van direct betrokkenen: De openbaarheid van archieven die informatie bevatten met betrekking tot personen, wordt in beginsel zonder nadere voorwaarden beperkt, als deze informatie de verzoeker (direct betrokkene) betreft. De beperkte openbaarheid wordt dan gesteld op 100 jaar na de geboortedatum van de direct betrokkene, of korter als de direct betrokkene daartoe verzoekt. (AVG artikel 18)
IV. Incidentele opheffing van beperking op de openbaarheid op verzoek van derden
Een opgelegde beperking op de openbaarheid – inzage voor anderen dan direct betrokkenen- van informatie met persoonsgegevens is niet absoluut maar kan in beginsel altijd worden opgeheven. Dit betekent dat als iemand goede gronden aanvoert voor opheffing van de beperking er toestemming tot inzage wordt gegevens.
Hierbij geldt de volgende procedure:
Er vindt een inhoudelijke toets plaats waarin het algemeen belang en het individuele belang van betrokkenen (in de informatie beschreven personen) wordt afgewogen op basis van artikelen 22-33 van de Uitvoeringsregeling AVG. De verzoeker dient dan ook aan te geven welke informatie hij wil inzien en voor welk doel. Vervolgens wordt een besluit genomen tot wel of niet opheffen van de opgelegde beperking van openbaarheid. De verzoeker dient een verklaring te tekenen waarin men zich o.a. verplicht de gegevens niet te publiceren en waarin de zorgdrager (gemeente) wordt gevrijwaard mochten er (rechts)gevolgen zijn in geval de verzoeker deze verplichtingen niet nakomt.
In het algemeen geldt in geval van raadpleging van beperkt openbare informatie in de studiezaal dat fototoestellen en alle digitale apparatuur met camera in de lockers dienen te worden opgeborgen. Indien doenlijk wordt ten behoeve van de digitale raadpleging (internet) de bijzondere persoonsgegevens afgeplakt. Voor de beperkt openbare informatie geldt dat er geen kopieën uit worden verstrekt, tenzij de kopie geen beperkt openbare gegevens bevat.
Bijlage 1: Overzicht van beperkte openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie
De hieronder genoemde termijn gelden voor zowel informatie (in bijvoorbeeld een dossier) als voor de metadata over de informatie en gelden vanaf de einddatum van een (zaak)dossier of andersoortige bundeling van informatie.
20 jaar 1 | ||
20 jaar2 | ||
20 jaar3 | ||
20 jaar4 | ||
20 jaar5 | ||
Telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, waaronder email | 20 jaar6 | |
20 jaar7 | ||
20 jaar8 | ||
(Scan van) de zgn. natte handtekening van een betrokkene, of van een functionaris van een overheid, bedrijf of stichting | 20 jaar9 | |
Doelafhankelijke persoonsgegevens in combinatie met algemene | ||
Aanstelling van personen als bestuurder, raadslid, burgerraadslid of lid van een commissie | 20 jaar 10 | |
20 jaar 11 | ||
Overdracht van roerend of onroerend goed (koop, verkoop, schenking etc.) | 20 jaar 12 | |
Verlening, wijziging of intrekking van een bouw-, milieu-, of omgevingsvergun- | 20 jaar 13 | |
Verkrijging van een bodemonderzoek, archeologisch onderzoek, of milieueffectrapportage van een derde | 20 jaar 14 | |
Controle realisatie omgevingsvergunning (toezicht en handhaving) | 20 jaar 15 | |
Afhandeling van een geschil met invloed op een te bewaren zaak | 20 jaar 16 | |
100 jaar 17 | ||
100 jaar 18 | ||
100 jaar 19 | ||
100 jaar20 | ||
100 jaar21 | ||
100 jaar22 | ||
100 jaar23 | ||
100 jaar24 | ||
100 jaar25 | ||
Strafrechtelijke geschiedenis en/of hinderlijk gedrag in verband met een opge- | 100 jaar26 | |
Persoonsgegevens onderdeel uitmakend van basisregistratie en registers | ||
Gegevens, en metadata daarover, opgenomen in Bevolkingsregister of Burger- lijke Stand, over geboorte, huwelijk/partnerschap, overlijden | jaar27 | |
Gegevens in particuliere archieven over geboorte (doop), huwelijk | jaar28 | |
94 jaar29 | ||
Overzichten (lijsten, databases) met persoonsnamen zonder boven opgesomde bijzondere persoonsgegevens, zoals o.a. woningkaarten en begraaf-, crematie-, asbussenregister. | 20 jaar30 | |
Overzichten (lijsten, databases) met persoonsnamen met slechts één van de onder III opgesomde bijzondere persoonsgegevens, zoals o.a. gezinskaarten en persoonskaarten | 100 jaar31 | |
Metadata over overgebrachte informatie met daarin één of meer van de onder III opgesomde bijzondere persoonsgegevens (zoals digitale archiefinventaris- | 100 jaar32 |