Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borne houdende regels omtrent de structuur van de gemeentelijke organisatie (Organisatiebesluit Gemeente Borne juni 2020)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit organisatiebesluit wordt verstaan onder:

• 1.

  Algemeen directeur: lid van de directie.

• 2.

  Bedrijfsvoering: alle activiteiten die bijdragen aan de primaire processen om deze zo optimaal en integraal mogelijk te ondersteunen en te faciliteren.

• 3.

  Concern controller: de functionaris die toeziet op én onafhankelijk adviseert over de rechtmatigheid en doelmatigheid ten behoeve van effectieve en efficiënte inzet van middelen.

• 4.

  Coördinator: coördinerend leidinggevende voor het te coördineren onderdeel van een team.

• 5.

  Directie: hoogste besluitvormingsorgaan van de ambtelijke organisatie.

• 6.

  Gemeentesecretaris/algemeen directeur: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 2 van de Gemeentewet, tevens hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 7.

  Medewerkers/werknemers: personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn.

• 8.

  Managementteam (MT): adviserend orgaan voorgezeten door de algemeen directeur (vz), bestaande uit de teamleiders, de concern controller en agendaleden.

• 9.

  Organisatieonderdeel: een afgebakend geheel van taken, producten en diensten onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende.

• 10.

  Ondersteunende processen: Personeel, Informatievoorziening, Juridisch, Inkoop, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie, Huisvesting.

• 11.

  Proces: een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op haalbaarheid en draagvlak.

• 12.

  Programma: een tijdelijke, doelgerichte aanpak voor een veranderopgave waarvoor in samenhang allerlei projecten en activiteiten worden geïnitieerd en gerealiseerd.

• 13.

  Programmanager: verantwoordelijke voor de realisatie van de programmadoelen en sturing op de voortgang, resultaat van meerdere samenhangende activiteiten en/of projecten.

• 14.

  Project: een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het realiseren van een uniek (eenmalig) resultaat.

• 15.

  Team: een groep medewerkers die binnen en buiten het organisatieonderdeel werken aan dienstverlening, beleid, advies en/of uitvoering.

• 16.

  Teamleider: leidinggevende van een team en verantwoordelijke voor het organisatieonderdeel.

• 17.

  Portefeuillehouder: lid van het college aan wie bestuurlijke ambities en beleidsvelden zijn toegewezen waarvoor politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt gedragen.

Artikel 2. Inrichting van de organisatie

• 1.

  De organisatie is gestructureerd volgens het 1 hoofdig directiemodel en is ingericht op basis van teams;

• 2.

  De toedeling van taken aan teams en eventuele wijzigingen daarin valt onder de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de directie;

• 3.

  Voor het wijzigen van de toedeling van hoofdtaken aan organisatieonderdelen gelden de afspraken zoals gemaakt in het sociaal statuut.

Artikel 3. Organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in de volgende teams:

  • a.

    Directie;

  • b.

    Directie- en bestuursondersteuning inclusief de verbijzonderde positie van de concerncontroller;

  • c.

    Fysieke leefomgeving;

  • d.

    Ruimtelijke en economische ontwikkeling;

  • e.

    Sociaal domein;

  • f.

    Dienstverlening;

  • g.

    Bedrijfsvoering.

Artikel 4. De gemeentesecretaris

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt in het bijzonder zorg voor:

  • a.

    de tijdigheid en kwaliteit van de advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.

  • b.

    ondersteuning van het college door:

    • 1)

      een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. De gemeentesecretaris / algemeen directeur wordt bij de uitvoering van deze taken ondersteund.

    • 2)

      desgevraagd en uit eigen beweging zorg te dragen dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

    • 3)

      het toetsen en beoordelen van ambtelijke voorstellen op betekenis voor de samenleving, rechtmatigheid en doelmatigheid, op juistheid en volledigheid, op de gevolgde en nog te volgen procedure en op integraliteit.

    • 4)

      het adviseren bij het nemen en het vertalen van de beslissingen richting de ambtelijke organisatie.

    • 5)

      het bewaken van de voortgang en uitvoering.

  • c.

    ondersteuning en adviseur van de burgemeester.

  • d.

    de gemeentesecretaris voert afstemmingsoverleg met de griffier over de afstemming van de agenda’s van de raad en het college en over de ambtelijke bijstand aan raadsleden.

• 2.

  Met de gemeentesecretaris worden jaarlijks door de burgemeester gesprekken gevoerd over het functioneren.

• 3.

  Het college bekrachtigt of ontbindt de arbeidsovereenkomst van de gemeentesecretaris / algemeen directeur.

Artikel 5. Directie

• 1.

  De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is voor het functioneren daarvan ambtelijk eindverantwoordelijk. Vanuit die rol is deze verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

• 2.

  De algemeen directeur vormt de 1 hoofdige directie.

• 3.

  De directie kan portefeuilles verdelen en delegeren.

• 4.

  De directie draagt organisatiebreed de zorg voor het bevorderen en bewaken van:

  • a.

    (inter)gemeentelijke en organisatiebrede (strategische) beleidsontwikkeling en uitvoering;

  • b.

    de samenhang binnen de organisatie;

  • c.

    bestuurlijk-ambtelijke samenwerking;

  • d.

    efficiënte en effectieve dienstverlening en bedrijfsvoering;

  • e.

    een goed werkklimaat en kwaliteitspeil van het personeel;

  • f.

    een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering.

• 5.

  De directie draagt zorg voor:

  • a.

    aansturing: het formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen en maatschappelijke effecten;

  • b.

    advisering: het gevraagd en ongevraagd advies geven;

  • c.

    strategieontwikkeling: het ondersteunen van de strategieontwikkeling van bestuursorganen en het oppakken van strategische thema´s van de organisatie;

  • d.

    toezicht: het zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen overeenkomstig de planning en control cyclus en het monitoren van de uitvoering van de begroting van de gemeente Borne.

  • e.

    het leggen van verbindingen en het onderhouden van actieve en communicatieve werkrelaties binnen en buiten de organisatie.

• 6.

  De teamleiders zijn adviserend en ondersteunend aan de directie.

• 7.

  De concerncontroller is adviserend aan de directie.

• 8.

  De directie kan besluiten om de uitoefening van bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden te mandateren.

• 9.

  Een directiebesluit komt tot stand met advisering door het MT. De algemeen directeur beslist.

Artikel 6. Vervanging gemeentesecretaris / algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering

De gemeentesecretaris wordt tijdens zijn afwezigheid waargenomen door een loco-secretaris.

De rol van algemeen directeur wordt tijdens zijn afwezigheid waargenomen door een loco-secretaris.

Artikel 7. Managementteam

De directie vormt tezamen met de door haar benoemde teamleiders het managementteam. De leden van het managementteam verrichten hun werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van de directie. De algemeen directeur fungeert als voorzitter van het managementteam. In de besturingsfilosofie is de opdracht voor het managementteam uitgewerkt.

Artikel 8. Teamleider

• 1.

  De teamleider geeft leiding aan een team en is verantwoordelijk voor een organisatieonderdeel;

• 2.

  De teamleider wordt gefaciliteerd op het gebied van de bedrijfsvoering met als doel de vermindering van administratieve lasten;

• 3.

  Een teamleider maakt deel uit van het managementteam (MT);

• 4.

  In de besturingsfilosofie is de rol van teamleider uitgewerkt;

• 5.

  Met de directie worden jaarlijks gesprekken gevoerd over het functioneren.

Artikel 9. Concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller is verantwoordelijk voor de uitoefening van de control functie;

• 2.

  De concerncontroller kan naar eigen inzicht rechtstreeks rapporteren aan het college maar doet dit gebruikelijk via de directie. De concerncontroller is adviserend aan directie en teamleiders.

• 3.

  Het college bekrachtigt of ontbindt de arbeidsovereenkomst van de concerncontroller. Functionele aansturing vindt plaats vanuit de directie.

• 4.

  Met de portefeuillehouder bedrijfsvoering en de algemeen directeur worden jaarlijks gesprekken gevoerd over het functioneren.

Artikel 10. Programmamanager

• 1.

  De programmamanager is ambtelijk verantwoordelijk voor de vormgeving en de uitvoering van één of meer projecten en ambities in een programma.

• 2.

  Een programmamanager maakt als agenda-lid deel uit van het managementteam (MT)

• 3.

  In de besturingsfilosofie is de rol van programmanager uitgewerkt.

4. Met de teamleider Directie- en bestuursondersteuning worden jaarlijks gesprekken gevoerd over het functioneren.

Artikel 11. Informatie en advies

Een verzoek van een raadslid om informatie wordt behandeld overeenkomstig hetgeen ter zake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 12. Ambtelijke bijstand

Een verzoek van een raadslid om advies of ambtelijke bijstand wordt behandeld overeenkomstig hetgeen ter zake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 13. Reguliere gegevensverstrekking

• 1.

  De organisatieonderdelen verstrekken aan het college alle gegevens die het bestuur nodig heeft.

• 2.

  Het college kan betreffende aard, inhoud, vorm en/of frequentie van deze gegevensverstrekking algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

Artikel 14. Inlichtingen

Het college is bevoegd bij alle ambtenaren inlichtingen in te winnen.

Artikel 15. Mandaat

Het college en de burgemeester dragen bij het verlenen van mandaat er zorg voor dat dit mandaat en de omvang daarvan eenduidig en voor een ieder gemakkelijk kenbaar is.

Artikel 16. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 17. Slotbepaling

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2020.

• 2.

  Eerdere in werking getreden Organisatiebesluiten worden ingetrokken.

Artikel 18. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘’Organisatiebesluit Gemeente Borne juni 2020’.