Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester Tynaarlo 2020

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  de commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Drenthe;

• 2.

  de commissie: de vertrouwenscommissie van de gemeenteraad van Tynaarlo, ingesteld op basis van artikel 84 van de Gemeentewet;

• 3.

  de fractie: de gekozen vertegenwoordiging van een politieke partij in de gemeenteraad van Tynaarlo;

• 4.

  de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van Nederland;

• 5.

  de raad: de gemeenteraad van Tynaarlo;

• 6.

  de wet: de Gemeentewet

Artikel 2 Taak

• 1.

  De commissie heeft tot taak de aanbeveling van de raad tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden wanneer dit aan de orde is en de reguliere klankbordgesprekken met de zittende burgemeester voor te bereiden en te houden.

• 2.

  De commissie volgt bij haar werkzaamheden de procedures zoals deze zijn omschreven in de circulaire van de minister d.d. 29 september 2017, kenmerk 2017-0000479534, over benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester of, voor zover van toepassing, een opvolgende en/of vervangende circulaire over hetzelfde onderwerp.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit één raadslid van iedere fractie.

• 2.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 3.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 4.

  De voorzitter treedt op als contactpersoon van de commissie, bij zijn afwezigheid treedt de plaatsvervangend voorzitter op als contactpersoon van de commissie.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is de secretaris van de commissie.

• 2.

  De secretaris schrijft de verslagen, verleent ambtelijke bijstand, agendeert en organiseert in afstemming met de voorzitter de bijeenkomsten van de commissie en onderhoudt de contacten met de commissaris of diens kabinetschef.

• 3.

  Bij afwezigheid wordt de raadsgriffier vervangen door de raadsadviseur.

• 4.

  De raadsgriffier en de raadsadviseur zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

Artikel 5 Vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 2.

  De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit noodzakelijk achten.

• 3.

  Bij verhindering van meer dan twee leden van de commissie wordt een nieuw vergadermoment gekozen.

• 4.

  De voorzitter doet, via de secretaris, van elke vergadering ten minste vierentwintig uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, eventuele adviseurs, en, indien voor deze vergadering uitgenodigd, derden en de burgemeester toekomen, met uitzondering van het bepaalde in artikel 13. Een vergadering kan in voorkomende gevallen ook digitaal plaatsvinden, mits het besloten karakter van de vergadering kan worden gewaarborgd.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 61c of artikel 86 van de wet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde in de vergadering, met in achtneming van het bepaalde in navolgende artikelen.

• 2.

  De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3.

  De geheimhoudingsplicht geldt ook ten opzichte van raadsleden die geen lid meer zijn van de commissie.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 5.

  Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de burgemeester, de secretaris, zijn plaatsvervanger, eventuele adviseurs en eventueel geraadpleegde derden.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten en het voeren van de correspondentie.

• 7.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de wet verplicht niet opheffen.

Artikel 7 Archivering

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken die dienen te worden gearchiveerd.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris dragen zorg voor de vernietiging van alle stukken en kopieën van stukken die niet dienen te worden gearchiveerd.

• 3.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken betreffende de klankbordgesprekken door de secretaris vernietigd.

• 4.

  De voorzitter en de secretaris dragen er bij de herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 5.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de overbrenging, zoals bedoeld in lid 4, een verklaring van overbrenging, zoals bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

• 1.

  In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie zo nodig bij stemming, zoals omschreven in lid 4, binnen de grenzen van de circulaire van de minister d.d. 29 september 2017, kenmerk 2017-0000479534, over benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester of, voor zover van toepassing, een opvolgende en/of vervangende circulaire over hetzelfde onderwerp.

• 2.

  In alle gevallen waarin deze verordening in strijd is met de circulaire, zoals bedoeld in lid 1, is de circulaire leidend.

• 3.

  In alle gevallen waarin deze verordening en de circulaire, zoals bedoeld in lid 1, niet voorzien, beslist de commissie, zo nodig bij stemming.

• 4.

  Bij een stemming, zoals bedoeld in lid 1 en lid 3, wordt een volstrekte meerderheid vereist voor het tot stand brengen van een beslissing. Met uitzondering van de stemming zoals bedoeld in artikel 17, geeft, wanneer de stemmen staken, de stem van de voorzitter de doorslag, bij zijn afwezigheid geeft de stem van de plaatsvervangend voorzitter de doorslag.

Artikel 9 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag waarop de leden van de raad wegens periodieke verkiezingen aftreden.

Artikel 10 Inwerkingtreding en titel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na officiële bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester Tynaarlo 2020’

Artikel 11 Frequentie

• 1.

  De commissie voert ten minste één klankbordgesprek per jaar met de burgemeester, hierbij wordt er naar gestreefd dit gesprek plaats te laten vinden vóór het jaarlijkse gesprek van de burgemeester met de commissaris.

• 2.

  In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval zo snel mogelijk na de eerste honderd dagen van de ambtsperiode een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

• 3.

  In onderling overleg kunnen de commissie en de burgemeester besluiten tot de toevoeging van meerdere en andersoortige gesprekken van de commissie met de burgemeester.

• 4.

  De verslagen van de klankbordgesprekken in een ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 12 Voorbereidingsgroep

• 1.

  De commissie wijst uit haar midden een aantal leden aan die met de secretaris de voorbereidingsgroep vormen. Deze voorbereidingsgroep is belast met de voorbereiding van het klankbordgesprek. De voorbereidingsgroep bestaat uit ten minste de voorzitter van de commissie, diens plaatsvervanger en één ander lid van de commissie.

• 2.

  De voorbereidingsgroep wint informatie in bij ten minste de griffier, de gemeentesecretaris, een wethouder en een ambtenaar openbare orde en veiligheid.

Artikel 13 Voorbereiding klankbordgesprek

• 1.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester, namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging voor het klankbordgesprek; deze bevat in ieder geval plaats, datum en tijdstip van het gesprek en de bespreekpunten.

• 2.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

• 3.

  Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het laatst gehouden klankbordgesprek in te zien.

• 4.

  Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren voor het klankbordgesprek.

Artikel 14 Het klankbordgesprek

• 1.

  Tijdens het klankbordgesprek hebben de leden van de commissie en de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten nader toe te lichten.

• 2.

  Uitgangspunt bij het klankbordgesprek is de wet, de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en, voor zover van toepassing, het verslag van het laatst gehouden klankbordgesprek.

• 3.

  Naast de opgegeven bespreekpunten, worden ten minste de volgende onderwerpen uit de wet voor het gesprek geagendeerd:

  • a.

    het functioneren van de burgemeester als voorzitter van de raad, zijn rol in het presidium en zijn overleg met de fracties en fractievoorzitters;

  • b.

    het functioneren van de burgemeester als voorzitter van het college;

  • c.

    het beheer van de portefeuille van de burgemeester, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • d.

    de burgemeester als coördinator van beleid en kwaliteitsbewaker, zoals bedoeld in artikel 170 van de wet;

  • e.

    de burgemeester en zijn representatie van de gemeente, zijn contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

  • f.

    de burgemeester als vertegenwoordiger van de gemeente in de regio, de provincie, richting het rijk en Europa;

  • g.

    de burgemeester en zijn contacten met de ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • h.

    de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

  • i.

    de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

• 4.

  In het gesprek kan bovendien worden gesproken over de verdere ontwikkelingen van de gemeente en de rol van de burgemeester daarin, hierover en over het algehele functioneren van de burgemeester kunnen concrete afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester.

Artikel 15 Verslaglegging

• 1.

  Door de secretaris wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4.

  Het verslag bevat, voor zover van toepassing, de gemaakte afspraken tussen de commissie en de burgemeester.

• 5.

  Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

• 6.

  Met inachtneming van de wettelijke bepalingen wordt het vastgestelde verslag vertrouwelijk ter kennisname aan de raad gebracht indien de burgemeester en/of de raad daarom verzoeken.

Artikel 16 Raadpleging derden

• 1.

  De commissie, of een vertegenwoordiging of vertegenwoordiger van de commissie, en de burgemeester bepalen in overleg of en welke derden worden geraadpleegd door de commissie over het functioneren van de burgemeester.

• 2.

  De commissie kan adviseurs uitnodigen aanwezig te zijn bij de vergaderingen, deze adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

Artikel 17 Stemming over aanbeveling en bevindingen

De commissie streeft naar unanimiteit. De commissie besluit, zo nodig, over de aanbeveling en het verslag van bevindingen bij volstrekte meerderheid, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. Wanneer er geen sprake is van unanimiteit, maar van een meerderheidsbesluit, wordt dit in het verslag opgenomen. Bij een meerderheidsbesluit worden de gevoelens van de minderheid desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 18 Voorbereiding conceptaanbeveling

• 1.

  Om een goed beeld te krijgen van het functioneren van de burgemeester gebruikt de commissie raadpleging van derden, zoals bedoeld in artikel 16, de wet, de profielschets die is gebruikt bij de benoeming van de burgemeester en de verslagen van de klankbordgesprekken die tijdens de ambtsperiode zijn gevoerd met de burgemeester.

• 2.

  De commissie, of een vertegenwoordiging of vertegenwoordiger van de commissie, heeft bij de aanvang van haar werkzaamheden een gesprek met de commissaris en een gesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het gesprek met de commissaris wordt het functioneren van de burgemeester en de te volgen procedure besproken.

• 4.

  In het gesprek met de burgemeester wordt bepaald welke derden worden geraadpleegd, zoals bedoeld in artikel 16 en lid 5 van dit artikel.

• 5.

  Na deze gesprekken heeft de commissie een gesprek met de te raadplegen derden over het functioneren van de burgemeester.

• 6.

  Van de bevindingen van de commissie over het functioneren van de burgemeester wordt een verslag opgesteld, bedoeld voor de burgemeester, de raad en de commissaris.

• 7.

  De commissie heeft een tweede gesprek met de burgemeester waarin het opgestelde verslag van bevindingen, zoals bedoeld in lid 6, wordt besproken.

• 8.

  Van het tweede gesprek met de burgemeester wordt een verslag opgesteld, bedoeld voor de burgemeester, de raad en de commissaris.

• 9.

  Indien er ter zake van zijn functioneren in het gesprek, zoals bedoeld in lid 7, afspraken met de burgemeester worden gemaakt, worden deze in het gespreksverslag, zoals bedoeld in lid 8, vermeld.

• 10.

  De commissie stuurt het verslag van bevindingen en het gespreksverslag, samen met een conceptaanbeveling, naar de raad en de commissaris.

Artikel 19 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking van vaststelling van de verordening door de gemeenteraad van Tynaarlo en werkt terug tot en met 13 mei 2020.

• 2.

  Deze verordening vervangt de ‘Verordening functioneringsgesprekken burgemeester gemeente Tynaarlo 2015’, die op 9 mei 2015 in werking is getreden.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie burgemeester Tynaarlo 2020’ en wordt geacht in werking te zijn getreden met ingang van 16 maart 2006.