Organisatie | Amersfoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2020 |
Citeertitel | Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2020 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2023 | artikel 9, 19 | 06-09-2022 | |||
24-07-2020 | 01-01-2023 | nieuwe regeling | 14-07-2020 |
De raad van de gemeente Amersfoort;
Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 6 juli 2020, 1308123;
gelet op artikelen 33 (ambtelijke bijstand), 107a (instructie griffier) en 107e (organisatie griffie) van de Gemeentewet en het Reglement van orde van de raad;
vast te stellen de volgende verordening:
HOOFDSTUK 2: VERZOEK OM INFORMATIE OF BIJSTAND
Artikel 2 Verzoek om informatie
Een raadslid of buitengewoon fractielid dat feitelijke informatie wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de ambtenaren die binnen de ambtelijke organisatie belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp. Het betreft hier snel te beantwoorden feitelijke vragen naar openbare gegevens zonder politieke lading.
De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand
De verzochte ambtelijke bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte ambtelijke bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt zij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid of de griffier.
HOOFDSTUK 3: INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER
Artikel 7 Agenda vergaderingen
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 8 Voorbereiding en verloop vergaderingen
De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.
De budgetten van de raad, griffie en de rekenkamercommissie zijn een onderdeel van de programmabegroting van de gemeente en worden als zodanig door de raad vastgesteld. Terzake neemt het college in de (concept)programmabegroting – en bijstellingen daarvan – de budgetten op zoals opgegeven door het presidium.
HOOFDSTUK 4: BEPALINGEN OVER DE GRIFFIE
De griffier treedt op als directeur van de griffie en sluit hierbij aan bij de taken en bevoegdheden zoals die gelden voor een afdelingsmanager van de ambtelijke organisatie. Hiertoe mandateert de raad met het vaststellen van deze verordening de bevoegdheid tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame personeel. Zo nodig overlegt de griffier ter zake met de werkgeverscommissie.
De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met het presidium en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie.
Artikel 16 Facilitaire ondersteuning
De ondersteuning van de griffie (wat betreft faciliteiten op het gebied van administratie, financiën, archivering, interne diensten, huisvesting, automatisering, personeelszorg en dergelijke) wordt verzorgd door de ambtelijke organisatie en voor de kosten hiervan worden de binnen de gemeente Amersfoort gebruikelijke overheadtoerekeningen gehanteerd.
HOOFDSTUK 5: WERKGEVERSCOMMISSIE
Artikel 18 Invulling werkgeverstaken
De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. Hieronder valt bijvoorbeeld het vertegenwoordigen van de raad bij de werving en selectie, de functionerings-, beoordelingsgesprekken en het overleg gericht op ontheffing uit de functie en ontslag van de griffier.
HOOFDSTUK 6: VERGOEDINGEN FRACTIES
Artikel 19 Vergoeding fracties
De vaste tegemoetkoming bedraagt per kalenderjaar € 7.200 ongeacht het aantal leden van de fractie. Alleen fracties die tijdens de installatievergadering direct na de verkiezingen als fractie optreden, ontvangen deze tegemoetkoming. In een verkiezingsjaar wordt de vergoeding berekend naar evenredigheid van het aantal kalenderdagen dat een fractie in de raad aanwezig is.
Een fractie ontvangt voorts per kalenderjaar een variabele tegemoetkoming van € 72 per lid van de fractie per maand. Dit geldt ook voor 1 of meerdere leden van een fractie die na de installatievergadering als zelfstandige fractie verdergaan. Deze variabele tegemoetkoming wordt in een verkiezingsjaar berekend naar evenredigheid van het aantal kalenderdagen dat een raadslid in de raad aanwezig is. De variabele tegemoetkoming per fractie wordt maandelijks bepaald.
Artikel 20 Bestedingsdoelen van fractievergoedingen en uitsluitingen
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
Artikel 22 Controle besteding fractievergoedingen
De accountant brengt verslag uit van zijn werkzaamheden binnen twee maanden na de indieningstermijn voor de verantwoordingen. Een verslag van de uitgevoerde controle en een accountantsverklaring worden ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hierin wordt tevens vermeld of fracties zich gehouden hebben aan de bestedingsdoelen uit artikel 20 en of is voldaan aan de rekening en verantwoording zoals omschreven in artikel 21.
Bij het ontbreken van een goedkeurende verklaring kan de raad besluiten tot nader onderzoek naar de besteding van fractievergoeding(en). Indien de raad hiertoe besluit, wordt een verzoek gedaan aan een onafhankelijke deskundige partij om dit onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek richt zich op de vraag of de besteding van fractievergoedingen rechtmatig is en of geleverde producten of diensten in verhouding staan tot de kosten. Een fractie is verplicht om medewerking te verlenen aan het onderzoek.
HOOFDSTUK 7: OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 23 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van het presidium.
Artikel 24 Intrekken oude regeling
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de Verordening organisatie ondersteuning van de raad 2011 ingetrokken.
Als een raadslid zich voor feitelijke informatie rechtstreeks wendt tot een ambtenaar binnen de ambtelijke organisatie, dan antwoordt de ambtenaar onder verantwoordelijkheid van het college. De ambtenaar blijft ook werkzaam onder de ambtelijke verantwoordelijkheid van zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris.
Als een ambtenaar een raadslid bijstaat door het verlenen van ambtelijke bijstand, dan verricht de ambtenaar inhoudelijk werk voor het raadslid. Zoals hulp bij het opstellen van een motie, amendement of initiatiefvoorstel. Het college blijft rechtspositioneel het bevoegd gezag ten aanzien van de ambtenaar. De ambtenaar blijft ook werken in een hiërarchische verhouding met zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris.
Om ambtenaren niet in een lastige positie te brengen als het raadslid bijvoorbeeld niet wenst dat het college van elke stap van de ontwikkeling van zijn initiatiefvoorstel op de hoogte is en een portefeuillehouder aan de andere kant toch wil weten wat het initiatiefvoorstel zal behelzen, is in artikel 5 (in navolging van de modelbepaling van de VNG) opgenomen dat de portefeuillehouder zich met vragen richt tot het raadslid of de griffier. Het raadslid kan dan zelf bepalen of en welke inhoud hij wil delen met de portefeuillehouder. De ambtenaar blijft werkzaam onder ambtelijke verantwoordelijkheid van zijn leidinggevende en gemeentesecretaris. Dat betekent ook dat de ambtenaar zijn leidinggevende of gemeentesecretaris deelgenoot kan maken van het werk dat hij verricht.