| Organisatie | Tiel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Tiel houdende regels omtrent privacy en publicatie van persoonsgegevens |
| Citeertitel | Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Tiel |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-07-2020 | nieuwe regeling | 24-06-2020 | Regelgevingregister 2020, nr. 1.16 |
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Onder “publicatie op het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (RIS) van de gemeenteraad Tiel, en via de gemeentelijke website. Het openbare gedeelte van het RIS is voor iedereen toegankelijk. Stukken blijven na plaatsing toegankelijk. De geplaatste stukken zijn terug te zoeken tot en met 1 januari 2014.
Artikel 2 Gedragscode ten aanzien van categorieën personen
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën 3 tot en met 7 geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd via de website en het raadsinformatiesysteem.
Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en commissieleden en collegeleden Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd. Zodoende geldt het uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente Tiel en het RIS.
Op het RIS worden van raads- en commissieleden in het beginsel de volgende persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, titel, partijnaam, foto, zakelijk e-mailadres, raads-en nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van raads- en commissieleden vindt publicatie van het woonadres en telefoonnummer plaats.
Raadsbesluiten, moties en amendementen worden zonder handtekeningen gepubliceerd op het RIS.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.
Daarbij geldt dat van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Tiel of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – uitsluitend hun naam, voorletter, email adres werk en telefoonnummer werk openbaar worden gemaakt op het RIS.
Op de website van de gemeente worden, bij de contactgegevens van de raads- en commissieleden, ook de zakelijke contactgegevens vermeld van de griffier en medewerkers van de griffie.
Functionele gegevens van abtenaren genieten op grond van de AVG enige bescherming. Openbaarmaking van deze gegevens toetsen wij aan de subsidiariteit. De openbaarmaking van persoonlijk email adres werk en telefoonnummer werk (doorkiesnummer) van ambtenaren is van belang voor raadsleden en burgers. Hiermee worden zij in staat gesteld om rechtstreeks contact op te nemen met de steller van de voorstellen om hun (technische) vragen te stellen. Een algemeen email adres en algemeen telefoonnummer volstaan niet, omdat de receptiemedewerkers dan op basis van beleidsvelden moeten zoeken wie de steller van een voorstel is. Dat vinden wij voor een dienstverlenende en efficiënte werkwijze niet passend.
Persoonsgegevens van personen, burgers, contactpersonen, instellingen en organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen.
Ze bevatten vaak adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking van deze brieven of geschriften op het RIS zou betekenen dat persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen brieven van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als bovenmatig worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad moet echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
De ingekomen brieven van burgers worden, met vermelding van naam en contactgegevens, maar zonder handtekening in het besloten gedeelte van het RIS geplaatst. Indien een burger uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn brief openbaar wordt gepubliceerd, dan wordt deze zonder handtekening op het RIS geplaatst.
De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereisen dat op het RIS terug te vinden is dat een brief van een burger bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als op het RIS bij de raadsvergadering een totaal overzicht wordt gepubliceerd van de ingekomen brieven. Op dit overzicht worden de brieven vermeld die de raad van burgers heeft ontvangen, zonder vermelding van naam, met een korte aanduiding van het onderwerp.
Brieven/geschriften van instellingen en organisaties zijn naar hun aard doorgaans minderpersoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als bovenmatig beschouwd. Deze brieven/geschriften worden met weglating van een eventuele handtekening, in zijn geheel gepubliceerd op het RIS.
Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het RIS wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet op het RIS geplaatst.
Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens meningsvormende vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Wanneer een inspreker meldt gebruik te willen maken van zijn spreekrecht, wordt deze door de griffier er vooraf expliciet op gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te kijken op het RIS. Op de website van de gemeente Tiel onder het onderwerp “spreekrecht” wordt dit ook vermeld.
Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers expliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun bijdrage op het RIS, zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst. Daarbij wordt de naam van de inspreker vermeld. Het is niet mogelijk om anoniem in te spreken.
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan aanverwante documenten
De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan.
Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals bv. de zienswijzen op bestemmingsplannen. De individuele zienswijzen zijn alleen beschikbaar in het besloten gedeelte van het RIS. Openbaar zijn uitsluitend geanonimiseerde zienswijzenota’s te raadplegen.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.
Het bezwaarschrift wordt geanonimiseerd op het openbare RIS geplaatst.
Op het besloten deel van het RIS wordt een versie geplaatst met de naam van de appellant. Het is onvermijdelijk dat de naam van de appellant wordt genoemd, omdat de transparantie van de procedure zwaarder weegt dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar aantekenen. Andere persoonsgegevens worden niet gepubliceerd.
Een derde categorie zijn burgerinitiatieven. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en een standpunt in te nemen. Hiervoor moeten de indieners minimaal 250 handtekeningen verzamelen. Burgerinitiatieven worden op het openbare RIS geplaatst met vermelding van de naam van de indieners.
De handtekeningenlijsten worden niet op het openbare RIS geplaatst.
Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening in handen gesteld van het college met het verzoek de raad een kopie van de antwoordbrief te sturen. Deze brieven bevatten de naam en adresgegevens van de briefschrijvers. In het geval van een reactie van het college op een brief van een burger, wordt deze uitsluitend op het besloten gedeelte van het RIS geplaatst.
Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel openbaar gemaakt op het RIS.
In uitnodigingen kunnen persoonsgegevens voorkomen van betrokken personen. Dit zijn veelal personen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. Er worden geen andere gegevens op het RIS gepubliceerd dan die voor die activiteit noodzakelijk zijn.
Artikel 3 Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode, worden namen verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen worden vervangen door neutrale termen zoals aanvrager, klager, (derde) belanghebbende, reclamant.
Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.
Artikel 5 Uitzenden van openbare vergaderingen
Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de openbare vergaderingen van de raad in principe openbaar. Het maken van een beeld- en geluidsverslag van openbare vergaderingen, teneinde deze live uit te zenden via internet, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt, in principe zijn alleen sprekers in beeld, is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en geluidsverslag. Betrokkenen worden hierover wel actief geïnformeerd bij de entree van de vergaderzaal.
Artikel 6 Mogelijkheid inroepen rechten betrokkenen
Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie verzoeken om inzage, beperking van de verwerking dan wel wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op het openbare en/of besloten deel van het RIS.
Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager vastgesteld worden.
Artikel 7 Inzage stukken met persoonsgegevens door derden
Ingekomen brieven en zienswijzen van burgers, petities en burgerinitiatieven die aan de raad zijn toegezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Indien stukken met persoonsgegevens op grond van de AVG en deze gedragscode niet openbaar zijn gepubliceerd op het RIS, kunnen deze niet worden ingezien door derden. Een verzoek tot inzage door een derde wordt behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur.