Uitvoeringsbeleid Evenementen Stichtse Vecht 2017.

In Stichtse Vecht worden sinds jaar en dag evenementen en activiteiten georganiseerd in de openbare ruimte. Dit komt de levendigheid ten goede. Het is aantrekkelijk om vertier in de eigen gemeente te kunnen vinden en het trekt bezoekers van buitenaf naar Stichtse Vecht. Het organiseren van, of deelnemen hieraan, kan het gevoel van betrokkenheid van inwoners bij de samenleving versterken. Door het openbare karakter zijn ze laagdrempelig. Dit bevordert de deelname, ook van mensen die zich verder niet begeven in het club- of verenigingsleven. Evenementen/activiteiten kunnen voor vrijwilligers een zinvolle tijdsbesteding zijn en slaan een brug tussen diverse bevolkingsgroepen. Evenementen en activiteiten zijn daarom onmisbaar voor de samenleving.

Naast de positieve werking die uitgaat van het houden van evenementen en activiteiten kunnen deze ook leiden tot overlast. Hierdoor ontstaat een spanningsveld. Een dergelijk spanningsveld is in de gemeente het duidelijkst merkbaar in gebieden met een centrumfunctie. In een redelijk dichtbevolkt gebied, met tal van functies, is hieraan in een zekere mate nauwelijks te ontkomen. Geluidsoverlast, verkeersmaatregelen en het achterblijven van rommel leveren de grootste ergernis op. Dit vraagt om afdoende maatregelen om de gevolgen van evenementen/activiteiten voor de leefomgeving op een aanvaardbaar niveau te houden.

Met een vergunningstelsel is het mogelijk om als gemeente te sturen op het houden van evenementen/activiteiten in de openbare ruimte. In de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Stichtse Vecht (hierna: APV) staat vermeld dat de burgemeester beslist over aspecten rond evenementen en activiteiten. Het is wenselijk om duidelijke regels rondom evenementen te hebben. Dit om voldoende maatregelen te kunnen nemen en voorschriften aan evenementen te kunnen verbinden om zo de impact op de woon- en leefomgeving aanvaardbaar te houden.

In 2015 vonden in Stichtse Vecht circa 210 vergunningplichtige evenementen plaats en circa 75 meldingsplichtige, zoals buurtfeestjes en straatbarbecues. Veel evenementen en activiteiten in de openbare ruimte verlopen jaarlijks zonder noemenswaardige problemen. Bij een goed verloop van evenementen en activiteiten is behalve de gemeente ook een groot aantal andere instanties betrokken. Een goede communicatie tussen deze instanties is daarom van belang. Hierbij vervult de gemeente een regierol. Ook moet de gemeente zorgen voor adequate handhaving van wet- en regelgeving.

De gemeente heeft als taak de evenementen te controleren op de voorschriften die in de vergunning zijn opgenomen. Indien deze voorschriften niet worden nagekomen of in het geval dat er geen vergunning/ontheffing is aangevraagd, moet handhavend worden opgetreden. Het risico van niet handhaven betekent dat de verantwoordelijkheid voor het toelaten van evenementen/activiteiten bij de gemeente ligt. Risico’s van een dergelijke situatie zijn:

- precedentwerking voor wat betreft het voortaan achterwege laten van aanvragen (niet aanvragen spaart de aanvrager leges en de activiteit/het evenement kan gewoon plaatsvinden);

- het verwijt van willekeur en onbehoorlijk bestuur (de ene keer wel handhavend optreden en de andere keer niet);

- kans op (verkeers)ongelukken, omdat voorschriften ontbreken;

- aansprakelijkheidsrisico’s.

De doelstelling van het uitvoeringsbeleid is het vastleggen van (gemeentelijke) regels voor evenementen op zodanige wijze dat het voor aanvragers, organisatoren, bij de aanvraag betrokken (adviserende) diensten en de gemeente duidelijk is wat men van elkaar mag verwachten en welke procedures gevolgd moeten worden. Daarnaast vormt dit een duidelijk kader waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden. De gegeven kaders beogen de van toepassing zijnde regelgeving niet onnodig te verzwaren en waar mogelijk juist te vereenvoudigen. Dit kan bijvoorbeeld door geen vergunningplicht te stellen, maar enkel een meldingplicht of door meerjarenvergunningen te verlenen.

Artikel 2:24 APV, begripsomschrijving evenement:

In de APV wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

a) bioscoopvoorstellingen;

b) markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van de APV;

c) kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

d) het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

e) betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

f) activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van deze verordening.

2. Onder een evenement wordt mede verstaan:

a) een herdenkingsplechtigheid;

b) een braderie;

c) een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg;

d) een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

e) een straatfeest of buurtbarbecue op één dag (klein evenement).

Van een evenement is sprake als wordt voldaan aan de volgende criteria:

• de gebeurtenis is voor het publiek openbaar toegankelijk;

• de gebeurtenis heeft een tijdelijk en incidenteel karakter;

• de gebeurtenis vindt plaats op een vooraf bekende locatie;

• er is voor die locatie op grond van de APV een melding geaccepteerd of een evenementenvergunning verleend, of

• de gebeurtenis vindt plaats in een inrichting waarop een milieuvergunning rust, op grond van artikel 8:1 Wet Milieubeheer, en deze vergunning het organiseren van evenementen toelaat.

Omdat in de APV onder evenement wordt verstaan een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, is het niet nodig een evenementenvergunning aan te vragen voor een evenement dat zich in besloten kring (zoals bijvoorbeeld in “huiskamersituatie”) afspeelt. Tenzij toch sprake is van belangen die in het geding zijn welke beschermd worden door de bepaling in artikel 2:25 APV. Dat kan bijvoorbeeld de openbare orde of openbare veiligheid zijn, maar ook volksgezondheid en bescherming van het milieu. Een organisator dient tevens een evenementenvergunning aan te vragen als het evenement wordt gehouden op een locatie die normaal niet voor het publiek toegankelijk is, maar tijdens het evenement wel voor publiek toegankelijk is.

Artikel 2:25 APV, vergunningplicht

1. Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren.

2. De burgemeester kan vrijstelling verlenen voor door hem aan te wijzen categorieën.

3. Het verbod in het eerste lid is niet van toepassing op een wedstrijd op of aan de weg, in situaties waarin voorzien wordt door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994.

4. Op de vergunning is paragraaf 4.1.3.3 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) (positieve fictieve beschikking bij niet tijdig beslissen) niet van toepassing.

Artikel 2:26, Ordeverstoring

Het is verboden bij een evenement de orde te verstoren.

De evenementenvergunning wordt verleend voor het organiseren van een evenement. Voor veel deelactiviteiten zijn vaak nog andere specifieke vergunningen of ontheffingen vereist op grond van de APV of andere wet- en regelgeving die bij een evenement ook aangevraagd of verleend moeten worden. Dat zijn bijvoorbeeld:

• een gebruiksvergunning voor een tent of gebouw;

• een tijdelijke verkeersmaatregel;

• een ontheffing op basis van de Zondagswet;

• een ontheffing op basis van de Drank- en Horecawet;

• een loterijvergunning;

• een ontheffing om vuur te stoken;

• een ontheffing op grond van de Winkeltijdenverordening;

• een ontheffing voor gebruik van een omroepinstallatie;

• verklaring van geen bezwaar voor bezigen van vuurwerk;

• een omgevingsvergunning voor gebruik.

De organisatoren van evenementen kunnen professionals of vrijwilligers zijn. Sommige organisatoren hebben een commercieel doel, anderen een cultureel-, charitatief-, buurtverbindend-, herdenkings- of verenigingsondersteunend doel. De procedures zijn echter voor alle organisatoren gelijk. Uit het oogpunt van publieksgerichtheid zijn de procedures zo eenvoudig mogelijk zodat ze voor iedereen begrijpelijk zijn. Dit laat onverlet dat er meestal een spanningsveld bestaat tussen de doelen van de gemeente, zoals het evenement zo veilig mogelijk laten verlopen, de beperking van overlast in de omgeving en de doelen van de organisator, zoals maximalisatie van het rendement/winst en de beperking van de lasten en de kosten. Er zal steeds een goede balans gezocht moeten worden in de strijdige belangen en risico’s.

Zowel de gemeente als omwonenden en de organisatoren van een (groot) evenement willen zo vroeg mogelijk geïnformeerd worden over een evenement dat wordt georganiseerd. Bewoners willen weten waar ze aan toe zijn en voldoende mogelijkheden hebben om van hun rechtsbescherming gebruik te kunnen maken. Organisatoren willen eveneens duidelijkheid om zo het evenement goed te kunnen voorbereiden. De evenementenkalender vormt een hulpmiddel voor de hulpdiensten (voor het bepalen van inzet e.d.).

Op basis van de aangemelde evenementen wordt jaarlijks een evenementenkalender vastgesteld. Door de kalender aan het einde van elk jaar voor het komende jaar vast te stellen weten omwonenden vooraf waar ze op kunnen rekenen. Bovendien heeft de organisator het voordeel dat de gemeente rekening kan houden met het evenement (inplannen faciliteiten, inzet en betrekken politie en brandweer). Daarnaast voorkomt het gebruik van een evenementenkalender dat risicovolle evenementen of andere activiteiten gelijktijdig en/of op dezelfde locatie worden gepland. De kalender vermeldt de (grote) evenementen die op de evenementenlocaties plaatsvinden en waarvan mogelijk de toegestane geluidsproductie en de eindtijd bekend zijn.

Organisatoren kunnen een te houden evenement bij de gemeente aanmelden tot uiterlijk 1 november in het voorafgaande jaar. De gemeente publiceert de evenementenkalender uiterlijk half december.

De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) draagt zorg voor de regionale evenementenkalender en hanteert als deadline voor het aanmelden van evenementen ook 1 november. Na het moment van het vaststellen van de evenementenkalender is het mogelijk om andere, nieuwe evenementen toe te voegen aan de evenementenkalender. In die zin is de evenementenkalender informatief en niet beperkend bedoeld. Maar er gelden wel spelregels. Zie daarvoor paragraaf 4.1.

Voor het verlenen van een vergunning voor een evenement kan het van belang zijn om te toetsen aan het geldende bestemmingsplan. Bepalend hierbij is of sprake is van incidentele of niet-incidentele evenementen. Wanneer een evenement een aantal keer per jaar wordt georganiseerd, of wanneer in één jaar op een bepaalde locatie meerdere evenementen worden gehouden (cumulatief effect) is sprake van niet-incidentele evenementen. Strijd met het bestemmingsplan is dan relevant. In alle andere gevallen is sprake van een incidenteel evenement en kan voor de toepassing van het bestemmingsplan de strijdigheid als niet relevant worden aangemerkt. Aan het bestemmingsplan wordt dan niet getoetst of het bestemmingsplan moet belangen beschermen waarmee het evenement in strijd kan zijn. Dan volgt toetsing aan het bestemmingsplan.

Het verlenen van een vergunning voor het houden van een evenement is de bevoegdheid van de burgemeester. Bij de afhandeling van een aanvraag voor een vergunning voor een evenement is het van belang om tijdig over de juiste gegevens te beschikken. Anders kan er geen volledige en complete beoordeling van de aanvraag plaatsvinden. Het is altijd de verantwoordelijkheid van de organisator om een tijdige en volledige aanvraag in te dienen.

Hoe complexer de aanvraag, hoe vroeger deze ingediend moet worden. Op grond van artikel 1:3, lid 2, APV is bepaald dat bij evenementen met een risicocategorie B en C de complete en ontvankelijke aanvraag minimaal twaalf weken voorafgaand aan het evenement moet zijn ingediend. Bij risicocategorie A evenementen is de voorafgaande periode acht weken. Aanvragen die niet tijdig zijn ingediend zullen veelal om die reden geweigerd worden. De noodzaak van het tijdig indienen van een volledige aanvraag wordt mede bepaald door de actualiteit. Incidenten bij evenementen maken duidelijk dat er aansprakelijkheidsrisico’s kunnen ontstaan als de gemeente aanvragen in behandeling neemt die niet binnen de daarvoor gestelde termijn zijn ingediend omdat bij dergelijke aanvragen het risico aanwezig is van een onvolledige toetsing door tijdsdruk. Organisatoren hebben dus een grote verantwoordelijkheid om tijdig een juiste aanvraag in te dienen.

Er zijn standaardformulieren opgesteld om zoveel mogelijk tijdige en volledige aanvragen mogelijk te maken en de informatie op dezelfde wijze te ontvangen. Deze formulieren zijn zowel op papier als digitaal beschikbaar. Na ontvangst van de aanvraag wordt deze getoetst op volledigheid. Ontbreken er nog gegevens, dan is sprake van een niet-ontvankelijke aanvraag. De organisator krijgt een mogelijkheid om de ontbrekende gegevens aan te leveren. De begunstigingstermijn daarvoor is maximaal twee weken, omdat de vergunningverlener anders onvoldoende tijd heeft om tot een zorgvuldige besluitvorming te komen.

Als de ontbrekende gegevens niet binnen de gegeven begunstigingstermijn zijn aangeleverd, wordt de aanvraag buiten behandeling gesteld dan wel geweigerd. Dit kan onder andere om drie redenen geschieden:

• de aanvraag is na de begunstigingstermijn nog niet ontvankelijk. Buiten behandeling stelling volgt dan ingevolge artikel 4:5 Awb;

• de aanvraag is binnen de maximale termijn van acht weken (categorie A) of twaalf weken (categorie B en C) vóór het evenement ingediend;

• op verzoek van de aanvrager.

Team Omgevingskwaliteit, cluster APV/Bijzondere Wetten beoordeelt de aanvraag op volledigheid en ontvankelijkheid en bepaalt aan welke interne en externe disciplines advies wordt gevraagd. Eens in de twee weken vindt het vergunningenoverleg plaats samen met politie, brandweer en een veiligheidsadviseur van team Openbare Orde en Veiligheid. Eventueel wordt de aanvrager uitgenodigd om een toelichting te geven. Over het verloop van de procedure, voor informatie en voor het indienen van de aanvraag kunnen organisatoren terecht bij het cluster APV/Bijzondere Wetten. Het cluster is voor evenementen het centrale aanspreekpunt binnen de gemeente.

Het cluster APV/Bijzondere Wetten bepaalt binnen welke risico categorie (A, B of C) de aanvraag valt en welke geluidnorm (A, B, C of ‘Maatschappelijk’) van toepassing is op het betreffende evenement.

Er geldt geen wettelijke verplichting om evenementenvergunningen te publiceren. Als interne regel geldt echter dat na afgifte de evenementenvergunning gepubliceerd wordt op de gemeentepagina (www.stichtsevecht.nl). Op grond van de Awb kunnen belanghebbenden bezwaar indienen tegen de verleende evenementenvergunning. Bij spoedeisendheid kunnen zij bij de rechtbank een verzoek om voorlopige voorziening indienen.

In sommige gevallen kan het ongewenst zijn de aanvraag te weigeren gelet op de bijzondere en individuele omstandigheden. Als sprake is van een situatie waarin alle noodzakelijke gegevens aanwezig zijn en advisering tijdig kan plaatsvinden kan de burgemeester naar zijn oordeel ten gunste afwijken van het Uitvoeringsbeleid en een kortere termijn voor indiening van een aanvraag accepteren. Maatgevend is dat een professionele partij minder snel in aanmerking komt voor toepassing van deze bevoegdheid vanwege de aard van de aanvraag en de bedrijfsvoering van die organisatie. Datzelfde geldt voor een repeterende aanvraag van een organisator, omdat het proces van indienen van een aanvraag dan bekend mag worden geacht.

Het kan voorkomen dat er meerdere aanvragen worden ingediend voor evenementen op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip. In de meeste gevallen zal dit geen probleem zijn omdat evenementen niet hetzelfde publiek trekken of omdat de evenementen niet op dezelfde locatie gehouden worden. In sommige gevallen is het echter niet mogelijk om voor beide evenementen een vergunning te verlenen. Deze situatie noemen wij samenloop.

In het geval van samenloop zal de gemeente in overleg treden met de betreffende organisatoren om op zoek te gaan naar een alternatief tijdstip of alternatieve locatie. Indien dat niet mogelijk is zal één van beide aanvragen geweigerd moeten worden. In dat geval moet worden afgewogen welke van de aanvragen niet gehonoreerd kan worden. Leidraad daarvoor is het gunningstraject in paragraaf 4.1.

Om duidelijkheid te scheppen zijn er gunningscriteria vastgesteld. Het omschrijven van de gunningscriteria voorkomt willekeur en geeft de burgemeester handvatten in het oplossen van samenloop. De gunningscriteria geven aan hoe, in het geval van conflicterende evenementen, de burgemeester omgaat met het toewijzen van een aanvraag voor een evenementenvergunning.

De criteria zijn opgesteld in volgorde van belang en toepassing:

• elk evenement dat op de vastgestelde evenementenkalender staat, gaat voor op een evenement dat later in het kalenderjaar aangemeld wordt;

• jaarlijks terugkerende evenementen gaan voor op nieuwe initiatieven, mits deze vermeld staan op de evenementenkalender;

• het “Wie het eerst komt, het eerst maalt”-principe. Bij twee evenementen die voor dezelfde datum en/of plaats worden aangevraagd wordt gekeken naar de datum van binnenkomst van de aanvraag/aanmelding en of deze compleet en ontvankelijk is en/of dit het eerst is;

• indien bovenstaande drie criteria geen uitsluitsel geven dan bepaalt de burgemeester voor welk evenement een vergunning wordt verleend.

In artikel 1:8 van de APV staan de weigeringgronden genoemd. De burgemeester kan een aanvraag om een evenementenvergunning weigeren in het belang van:

• de openbare orde;

• de openbare veiligheid;

• de volksgezondheid;en

• de bescherming van het milieu.

Vergunningen kunnen worden beperkt door het stellen van voorschriften. Deze voorschriften mogen slechts strekken tot bescherming van het belang waarvoor de evenementenvergunning vereist is. Voorschriften kunnen onder andere betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• het kostenverhaal van de eventuele beschadiging van gemeentelijke eigendommen;

• het uitsluiten van gemeentelijke aansprakelijkheid;

• het reinigen van het terrein;

• het handhaven van de openbare orde;

• de inzet van verkeersregelaars;

• de aanwezigheid van brandblusapparatuur;

• de inzet van EHBO’er;

• het informeren van omwonenden;

• verkeersregulerende maatregelen;

• de benodigde verzekeringen;

• de bevoegdheid van politie, brandweer, gemeente;

• het gebruik van plastic servies.

In bijlage I staat een toelichting op voorschriften.

Voor de kleine kernen kan een specifiek maatwerkvoorschrift in de vergunning worden opgenomen bij wegafsluitingen. In de regel moet een wegafsluiting plaatsvinden door middel van speciale hekken en borden en moet een gecertificeerde verkeersregelaar bij de afsluiting staan. In de kleine kernen waar evenementen worden georganiseerd waarbij wegen worden afgesloten, komen de bezoekers hoofdzakelijk uit de eigen kern. De inwoners van de kern zijn over het algemeen op de hoogte van het evenement en de bijbehorende verkeersmaatregel.

Daarom geldt dat na afstemming met alle adviseurs, bestuurlijke afstemming hierover plaatsvindt en besloten kan worden de gecertificeerde verkeersregelaar te vervangen door een vrijwilliger van de organisatie. De verplichting voor het plaatsen van speciale hekken en borden blijft in alle situaties als voorschrift van kracht als sprake is van het afsluiten van een weg.

Bij de beoordeling of gebruik wordt gemaakt van het maatwerkvoorschrift wordt onder meer gekeken naar de specifieke omstandigheden van het evenement zoals het moment van het evenement (overdag, avond, nacht), verwachte verkeersaanbod, andere wegafsluitingen door werkzaamheden en dergelijke.

De kernen Loenen aan de Vecht, Breukelen, Maarssenbroek en Maarssen vallen niet onder het begrip kleine kernen.

Dit betreft kleinschalige evenementen/activiteiten in de openbare ruimte, die niet tot nauwelijks belastend zijn voor de leefomgeving (buurtfeest, straatbarbecue). Meestal zijn dit kleine, lokale initiatieven gericht op een beperkte doelgroep (bijvoorbeeld de bewoners van een straat/wijk).

Indien voldaan wordt aan alle onderstaande kaders dan kan volstaan worden met een melding. Dit houdt in dat dan geen evenementenvergunning vereist is. Wordt niet of niet volledig voldaan aan de kaders dan geldt een vergunningplicht. De melding dient twee weken van te voren te worden ingediend zodat de hulpdiensten tijdig geïnformeerd kunnen worden over deze activiteiten.

De kaders waarbinnen met een melding kan worden volstaan zijn:

• het betreft een incidenteel evenement voor de duur van maximaal één dag;

• het aantal aanwezigen bedraagt op het drukste moment niet meer dan 150 personen;

• het evenement vindt plaats tussen 08.00 en 23.00 uur met dien verstande dat op zondag het evenement plaatsvindt tussen 13.00 uur en 23.00 uur;

• er wordt geen versterkte muziek ten gehore gebracht;

• er wordt geen muziek ten gehore gebracht voor aanvangstijd en na eindtijd van het evenement;

• als op zondag na 13:00 uur muziek ten gehore wordt gebracht dient er, volgens de Zondagswet, een ontheffing voor geluid aangevraagd te worden;

• het evenement mag niet plaatsvinden op doorgaande- en/of hoofdwegen;

• afsluiten van de weg moet met dranghekken.

• er moet altijd een minimale doorgangsbreedte van 3.50 meter en een minimale doorgangshoogte van 4.20 meter vrij blijven voor hulpdiensten.

• twee kleine objecten (zoals een tent of een speelkussen) mogen worden geplaatst met een oppervlakte van niet meer dan 15m2 per object;

• brandkranen en bluswaterwinplaatsen moeten vrij blijven voor blusvoertuigen.

Dit betreft evenementen/activiteiten in gebouwen of sportcomplexen met een Omgevingsvergunning brandveilig gebruik of een gebruiksmelding brandveilig gebruik op grond van het Bouwbesluit 2012. Een evenementenvergunning kan in deze situaties achterwege blijven wanneer de activiteiten passen binnen het normale gebruik van het gebouw en de bestemming en er geen risico bestaat voor de openbare orde en veiligheid. Voorbeelden zijn concerten, kinderactiviteiten of liefdadigheidsactiviteiten in kerken, sportzalen of scholen. Dit kunnen ook sportactiviteiten betreffen, indien deze activiteiten vallen binnen het gebruiksbesluit van het sportcomplex. Activiteiten die niet passen binnen het normale gebruik zijn evenementenvergunningplichtig.

Voor de gemeente en hulpverleningsdiensten is het noodzakelijk om te weten waar en welke vergunningsvrije activiteiten plaatsvinden. Dit is bijvoorbeeld van belang om de aanrijdroutes van de hulpdiensten bij calamiteiten te waarborgen. Daarom moeten de hiervoor genoemde activiteiten altijd worden gemeld met een meldingsformulier. De gemeente stuurt dit meldingsformulier door aan de brandweer en de politie. Zo kan de capaciteit zo nodig worden aangepast op het aantal meldingen.

Vergunningsplichtige evenementen worden in het kader van openbare orde-, veiligheids-, gezondheids- en milieu- aspecten ingedeeld in drie categorieën:

• Categorie A

Evenement met laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en een geringe capaciteit van de hulpdiensten vereist is.

• Categorie B

Evenement met verhoogd risico, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten vereist is.

• Categorie C

Risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten vereist is.

De categorieën sluiten aan bij de door VRU opgestelde risicoscan voor evenementen. Zie bijlage II. Meer informatie hierover is te vinden op www.vru.nl.

Daarnaast is er een aanduiding ‘Maatschappelijk’ toegevoegd. Zie hiervoor paragraaf 5.6 en volgend.

Evenementen uit categorie A zijn evenementen die niet onder de voorwaarden van de meldingsplicht vallen.

Evenementen uit categorie B zijn evenementen waarvan op basis van de plannen van de organisator kan worden voorzien dat zij een belasting vormen voor de leefomgeving (o.a. braderieën, sociaal-culturele festivals, circussen, kermissen).

Het publiek bij een dergelijk groot evenement is veelal van lokale komaf. Voor deze evenementen zijn specifieke voorschriften nodig die aan de vergunning worden verbonden mede op advies van de hulpdiensten (en eventueel VRU en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). De voorschriften dienen ter voorkoming/beperking van overlast voor de woon- en leefomgeving.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning categorie B, dient de organisatie de volgende gegevens aan te leveren:

• volledig ingevuld aanvraagformulier;

• schaalplattegrond met indeling evenemententerrein;

• (klein) veiligheids- en calamiteitenplan;

• technische informatie van podium/tent/tijdelijke bouwwerken (constructie, brandwering);

• een verkeersplan en bereikbaarheidsplan (route en parkeren bezoekers);

• draaiboek.

Evenementen uit categorie C zijn (meerdaagse) evenementen waarvan op basis van de plannen van de organisator kan worden voorzien dat zij een belasting vormen voor de leefomgeving (o.a. muziekfestival, risicovolle sportevenementen zoals kickboksgala, motorclubevents). Dance-events vallen onder bijzondere evenementen.

Bij een dergelijk evenement wordt meestal niet alleen lokaal publiek verwacht maar ook van buiten de gemeente. Het aantal te verwachten bezoekers is meestal groter dan bij evenementen met een verhoogd risico (categorie B). Bij deze evenementen zijn aanvullende maatregelen nodig van hulpverleningsdiensten en een specifiek op het evenement afgestemd advies. Er dient tevens een multidisciplinair calamiteitenplan te worden opgesteld. Scenario’s zoals slecht weer, openbare orde verstoring, brand of instorting kunnen hiertoe behoren en specifiek worden vereist.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning dient de organisatie, naast de gegevens genoemd onder categorie B, ook aan te leveren:

• (groot) veiligheids- en calamiteitenplan (multidisciplinair);

• hygiëneplan (getroffen voorziening);

• geluidsplan;

• bewonersbrief in verband met (geluids)overlast.

Een vechtsportgala valt onder de definitie van een evenement in de APV en is qua aard en karakter geen reguliere sportactiviteit. Hiertoe is vergunning vereist van de burgemeester. Om een ordelijk verloop en veiligheid van bezoekers te garanderen worden specifieke voorschriften aan de vergunning verbonden. De Vereniging Nederlandse Gemeenten heeft gewaarschuwd dat deze activiteiten een aanzuigende werking kunnen hebben op personen uit het criminele circuit die deze gala’s gebruiken als ontmoetingsplek. Vandaar dat organisatie en activiteit op veiligheidsaspecten moeten worden gescreend c.q. getoetst. Ook al zijn de evenementen beperkt van omvang, toch worden ze ingedeeld in de hoogste categorie C. Dit geldt ook voor activiteiten van motorclubs. Bij dergelijke evenementen, waar niet alleen lokaal publiek wordt verwacht maar juist ook van buiten de gemeente, kan niet uitgesloten worden dat er ook personen aanwezig zullen zijn die minder gewenst zijn. Hierdoor is sprake is van een verhoogd risico. Dit komt overeen met de landelijke richtlijn voor dergelijke evenementen.

Er zijn specifieke veiligheidsvoorwaarden voor dance-events in de buitenruimte. Dance-events zijn grootschalige evenementen, waarbij dj’s dancemuziek draaien. Dance is een verzamelnaam voor alle soorten elektronische dansmuziek zoals hardcore, techno, trance, electro, house etc. Dance-events zijn qua publiek-, ruimte- en activiteitenprofiel per definitie C-categorie evenementen.

Dance-events worden alleen toegestaan als ze voldoen aan de categorie C voorwaarden en de navolgende (minimale) aanvullende voorwaarden:

• het publiek wordt gedoseerd via kaartverkoop op naam vooraf;

• het evenemententerrein is afgesloten;

• er is 100% tassencontrole;

• oppervlakkige veiligheidsfouillering (op het lijf) en eventueel visitatie;

• detectiepoortjes en camerabewaking;

• de eindtijd is uiterlijk 23.00;

• er is voldoende verlichting op en rond het evenemententerrein;

• er wordt alleen zwak-alcoholhoudende drank geschonken.

Bij grote evenementen als de jaarwisseling, Koningsdag en een Europees- of Wereldkampioenschap voetbal worden horecabedrijven aangeschreven en verzocht aan te geven of zij van plan zijn een activiteit/evenement te organiseren. Op deze manier wordt inzicht verschaft in het aantal evenementen/activiteiten op basis waarvan met name de politie haar inzet kan bepalen. Hiermee wordt de mogelijkheid gecreëerd om aanvullende voorschriften op te nemen in de vergunning(en).

Voorafgaand aan de bovengenoemde evenementen vindt altijd een multidisciplinair overleg plaats en wordt het operationeel draaiboek vastgesteld.

Een jaar- of meerjarenvergunning wordt alleen afgegeven als het evenement in de risicocategorie A (laag) of B (met verhoogd risico) valt.

Een uitzondering hierop vormt de vergunning voor het evenement met de aanduiding maatschappelijk. Deze komen niet in aanmerking voor een meerjarenvergunning. Vanwege de hogere geluidnorm en de impact daarvan op de woon- en leefsituatie is het gewenst om ieder jaar opnieuw, met inachtneming van de laatste editie van het evenement, een volledige belangenafweging te kunnen maken.

Vergunningen worden in de regel per individueel evenement verleend. Een evenement duurt één of enkele dagen en daarna is de vergunning niet meer geldig. Sommige organisaties organiseren meerdere evenementen per jaar. Vaak is aan het begin van het jaar al bekend welke evenementen dat zijn. Vanuit de wens om regeldruk te verminderen kan een jaarvergunning worden afgegeven. De organisaties die meerdere evenementen (bijvoorbeeld klassieke concerten) in één jaar organiseren, geven aan het begin van het jaar hun evenementenkalender door en indien mogelijk worden al deze evenementen in één vergunning verwerkt. Er hoeft dan slechts één keer een vergunning te worden aangevraagd en er is maar één keer leges verschuldigd.

Er zijn ook organisaties die slechts één keer per jaar een evenement organiseren, maar precies datzelfde evenement keert elk jaar terug. Deze organisaties kunnen verzoeken om een evenementenvergunning die voor meerdere jaren geldt.

Het is belangrijk dat het gaat om evenementen die elk jaar op dezelfde wijze plaatsvinden. De vergunning wordt dus maar één keer afgegeven en de voorwaarden in de vergunning gelden voor elk jaar. Mocht er ook sprake zijn van een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet dan heeft deze dezelfde looptijd als de meerjarenvergunning. De organisatie dient wel ieder jaar het evenement aan te melden voor de evenementenkalender en uiterlijk 2 weken voorafgaand aan de dag van het feest te bevestigen. Niet aanmelden voor de evenementenkalender en tijdig bevestigen kan als gevolg hebben dat het evenement niet door kan gaan.

Bij evenementen met een meerjarenvergunning geldt een maximale periode van 3 jaar. Na 3 jaar moet opnieuw een evenementenvergunning worden aangevraagd. Een nadeel van de meerjarenvergunning is dat derden maar één keer de mogelijkheid hebben om bezwaar te maken. Een meerjarenvergunning kan alleen worden afgegeven als het evenement het jaar daarvoor ook is gehouden.

De evenementen met een meerjarenvergunning worden jaarlijks geëvalueerd. Als er wijzigingen zijn in het evenement, worden die om advies voorgelegd aan de diensten (politie/brandweer/medewerkers verkeer). Afhankelijk van de wijziging en de adviezen wordt beoordeeld of een nieuwe vergunning aangevraagd moet worden. Als blijkt dat de organisatie zich niet houdt aan de afspraken en voorschriften dan kan de meerjarenvergunning worden ingetrokken.

Na vergunningverlening is het (voor de volgende jaren) niet noodzakelijk om aanvullende voorschriften te stellen. Is hier wel sprake van dan is dit een indicatie dat geen sprake meer is van hetzelfde soort evenement, waarvoor dan een nieuwe vergunning aangevraagd moet worden.

Ondanks dat een evenement precies hetzelfde als voorgaande jaren wordt uitgevoerd kunnen de adviserende diensten vanuit voortschrijdend inzicht toch aanleiding zien om aanvullende eisen te adviseren. Bijvoorbeeld het gebruik van (extra) dranghekken in verband met de veiligheid. Dit moet vooraf met de verantwoordelijk portefeuillehouder worden afgestemd.

• Het evenement is minimaal één keer eerder georganiseerd op dezelfde wijze/voor hetzelfde evenement en daar is een evenementenvergunning voor verleend.

• Een meerjarenvergunning kan alleen aangevraagd worden voor een categorie A of B evenement.

Bij een aantal evenementen wordt gebruikt gemaakt van één of meerdere tenten. Voor tenten vanaf een bepaalde grootte moet, op grond van de Brandbeveiligingsverordening 2012 van de gemeente, een gebruiksvergunning worden afgegeven. Een gebruiksvergunning is verplicht indien in de tent meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig kunnen zijn. Voordat een gebruiksvergunning wordt afgegeven wordt bij de VRU advies gevraagd. In de regel betreft dit een tent met een oppervlakte vanaf 10 bij 10 meter. Ook is een gebruiksvergunning verplicht als in een tent apparatuur aanwezig is voor het gebruik van gas. Het plaatsen van een tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan een aantal veiligheidsvoorschriften. Deze voorschriften zijn opgesteld door de brandweer en zullen ook, voorafgaand aan en tijdens het evenement, door de brandweer worden gecontroleerd.

Bij evenementen waarbij ook muziekgeluid ten gehore wordt gebracht is het risico op geluidshinder voor omwonenden aanwezig. Dit hangt van verschillende factoren af zoals de aard, omvang en hoogte van het geluidsniveau tijdens het evenement. Echter, geluidshinder is van meer aspecten afhankelijk zoals de aard van de muziek, het tijdstip, de duur en de locatie van het evenement, de windrichting, de mate waarin de waarnemer zich betrokken voelt bij de activiteit, de geluidsgevoeligheid van de waarnemer en de geluidsisolatie van het gebouw waarin de waarnemer zich bevindt. Geluidshinder blijft daarom een subjectieve beleving.

Onderstaande geluidsnormen geven een goede balans tussen het mogelijk maken van evenementen en het beperken van overmatig geluidshinder.

Voor de (kleine) kernen zijn de activiteiten die op maatschappelijk, sociaal en cultureel gebied worden ontwikkeld zeer belangrijk. Deze moeten blijven voortbestaan en/of kunnen groeien. Dit bevordert de sociale cohesie, de onderlinge betrokkenheid en samenhang en past binnen het kleine kernenbeleid en cultuurbeleid van de gemeente. Om in deze categorie te kunnen vallen en van de geluidnorm uit de categorie met de aanduiding ‘Maatschappelijk’ gebruik te kunnen maken moet een aanvrager aan de volgende criteria voldoen.

1. Er is sprake van een algemeen nut beogende instelling of sociaal belang behartigende instelling.

2. Volgens de statuten richt men zich op de uitoefening van activiteiten van maatschappelijke, sociale of culturele aard.

3. Het evenement wordt georganiseerd door vrijwilligers.

4. Het evenement wordt georganiseerd voor de inwoners van de betreffende dorpskern/inwoners van Stichtse Vecht.

5. Eventuele inkomsten uit toegangsgelden en/of drankverkoop vloeien terug in de kas van de instelling en/of worden gebruikt om de doelstellingen zoals vermeld in de statuten te realiseren.

Vanwege de hogere geluidsbelasting wordt een maximum aantal dagen vastgelegd waarop deze geluidnorm is toegestaan.

De locaties waar evenementen gehouden mogen worden die de nadere aanduiding ‘Maatschappelijk’ hebben, staan vermeld op de bijlage 2 behorend bij deze beleidsnotitie. Per aangewezen locatie geldt dat de geluidnorm uit de risicocategorie met nadere aanduiding ‘Maatschappelijk’, maximaal drie dagen per jaar kan worden toegekend. Als bij een aangewezen locatie door meerdere organisaties een beroep hierop wordt gedaan, geldt het gunningtraject genoemd onder 4.1.

Bij een oud- en nieuw viering kan besloten worden, via een maatwerkvoorschrift in de evenementenvergunning, om de geluidnorm voor de risicocategorie met nadere aanduiding ‘Maatschappelijk’ te verruimen tot na 01:00 uur.

Een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt door middel van de risicoscan getoetst. Daaruit blijkt of het evenement in de risicocategorie A of B valt. Daarna wordt beoordeeld of sprake is van een aanvrager die voldoet aan de onder 1 tot en met 5 genoemde criteria. Is dat het geval dan wordt de geluidnorm opgenomen uit ‘Maatschappelijk’.

Evenementen vallend onder risico categorie A:

• Het gaat hier om onder andere buurt- en bedrijfsfeesten, buurtbarbecues, kleine markten (rommel- en vlooienmarkt) en straatorkesten.

• Het hinderniveau is laag;

• Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

o 65 dB(A) tussen 07:00 en 19:00 uur;

o 60 dB(A) tussen 19.00 en 01:.00 uur;

o 35 dB(A) tussen 01:00 en 07:00 uur.

Evenementen vallend onder risico categorie B:

• Het gaat om onder andere grote markten, sportevenementen met geluid en kortstondige muziekevenementen.

• Het hinderniveau is gemiddeld;

• Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

o 70 dB (A) tussen 07:00 en 19:00 uur;

o 65 dB (A) tussen 19:00 en 23:00 uur;

o 60 dB (A) tussen 23:00 en 01:00 uur;

o 35 dB (A) tussen 01:00 en 07:00 uur.

Evenementen vallend onder risico categorie C:

• Het gaat om onder andere grootschalige (muziek/meerdaagse) evenementen (bijv. dance-events, festivals ed).

• Het hinderniveau is hoog;

• Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

o 75 dB (A) tussen 07:00 uur en 19:00 uur;

o 70 dB (A) tussen 19:00 uur en 23:00 uur;

o 65 dB (A) tussen 23:00 uur en 01:00 uur;

o 35 dB (A) tussen 01:00 uur en 07:00 uur.

Evenementen met de nadere aanduiding ‘Maatschappelijk’:

• Het gaat om één of meerdaagse evenementen waarbij onder meer versterkt muziekgeluid ten gehore wordt gebracht.

• Het hinderniveau is gemiddeld tot hoog:

• Het toegestane gemiddelde geluidsniveau (LAeq) van alle onversterkte en versterkte muziek bedraagt maximaal:

o 78 dB(A) en 90 dB(C) tussen 12:00 en 01:00 uur;

o 35 dB(A) tussen 01:00 en 12:00 uur.

Geluidsmetingen dienen plaats te vinden conform de Handleiding meten en rekenen Industrielawaai (HMRI), met de uitzondering dat bij de toetsing, voor zover het muziekgeluid betreft, geen toeslag voor muziekgeluid (de zogenoemde muziekstraffactor) wordt toegepast. Conform de bovengenoemde handleiding wordt voor de toetsing van muziekgeluid geen bedrijfs-duurcorrectie toegepast. De norm gaat uit van de gevel van de dichtstbijzijnde geluidsgevoelig object. Gemeten wordt op 1,5 meter boven het maaiveld.

Bij het vaststellen van de hoogte van een geluidnorm speelt de woon- en leefsituatie een belangrijke rol. Wat is de beleving van omwonenden? Wanneer is sprake van hinder, wanneer is sprake van ‘onduldbare’ hinder? Wat kan in redelijkheid van een omwonende nog gevraagd worden te accepteren en wanneer niet meer? Om dit te objectiveren is onder meer gebruik gemaakt van de door de Inspectie Milieuhygiëne Limburg opgestelde notitie “evenementen met een luidruchtig karakter”. Deze notitie wordt landelijk gebruikt als richtlijn voor het opstellen van gemeentelijk evenementenbeleid.

Geluidbeleving

Uit de notitie blijkt dat het geluidniveau in veel woningen overdag varieert tussen de 25 à 35 dB(A). Als dit stijgt tot 40 dB(A) is sprake van het toenemen van hinder. Als het geluidniveau stijgt tot boven de 40 dB(A) moeten omwonenden harder praten om verstaanbaar te zijn in de woning. Dat wordt als zeer hinderlijk ervaren.

Een verhoging tot 50 dB(A) vraagt dat men het spraakniveau naar 53 dB(A) moet verhogen om nog verstaanbaar te zijn. Fysisch is dit een verdubbeling. Dit is een dermate ernstige aantasting van de persoonlijke levenssfeer van de omwonende dat in redelijkheid niet gevraagd kan worden dit te accepteren. Daarom moet gesteld worden dat, naarmate het achtergrondniveau wordt overschreden en het stoorlawaai toeneemt tot 50 dB(A), sprake is van onduldbare overlast. Bij het vaststellen van de norm(en) is hiermee rekening gehouden.

Niet alleen de hoogte van de geluidnorm zelf is bepalend voor het bereiken van de zogenaamde mentale belastbaarheidgrens. Andere factoren spelen daarbij ook een rol. Bijvoorbeeld het aantal evenementen per jaar, het aantal dagen per evenement, de mate van geluidhinder per evenement, de sluitingstijden. Reden om voor de evenementen die voor toepassing van deze norm in aanmerking komen, specifieke voorwaarden op te nemen.

De hinderbeleving zal lager zijn en de belastbaarheid hoger als omwonenden goed en tijdig worden geïnformeerd en weten waar ze aan toe zijn. Daarnaast moet op gemaakte afspraken worden toegezien en indien nodig gehandhaafd. Dit schept duidelijkheid naar alle betrokken partijen en geeft omwonenden vertrouwen dat het niet slechts afspraken op papier zijn maar dat de gemeente er alles aan gelegen is om te zorgen dat de afspraken worden nagekomen. Ook in de toekomst.

Om de geluidbeleving zo laag mogelijk te houden zijn extra voorwaarden nodig. Om deze voorwaarden ook daadwerkelijk goed te kunnen uitvoeren, geldt voor deze evenementen, naast de overige indieningvereisten van categorie B, de indieningtermijn van twaalf weken. De volgende voorwaarden worden standaard aan evenementenvergunningen verbonden waarbij gebruik gemaakt wordt van de nadere aanduiding ‘Maatschappelijk’.

• Omwonenden worden minimaal 1 maand voordat het evenement wordt gehouden schriftelijk geïnformeerd over het hele programma.

• De organisatie stelt een telefoonnummer en e-mailadres beschikbaar voor klachten/feedback.

• Opruimen moet, behalve als sprake is van een band die moet inpakken, de ochtend volgend gebeuren.

• Na afloop wordt een evaluatie van het evenement gehouden met het cluster APV/Bijzondere wetten, waarbij zowel de diensten als een afvaardiging van de organisatie aanwezig is.

• De tentconstructie waarin de geluidsbron staat opgesteld moet harde wanden hebben.

Naast deze voorschriften zal per aanvraag beoordeeld worden of nog meer maatwerkvoorschriften nodig zijn.

Indien sprake is van muziek met overwegend lage tonen, bijvoorbeeld dancemuziek, kan de geluidshinder groter zijn dan op basis van de geluidnormering in bovenstaande normen is te verwachten. In dergelijke situaties is het zinvol om naast een normstelling in dB(A) ook een normstelling in dB(C) op te nemen in de voorschriften van de evenementenvergunning. Deze alternatieve meetmethode houdt meer rekening met bastonen.

Een aanvullende geluidsnorm in dB(C) wordt per situatie bekeken. Uitzondering hierop vormen de evenementen met de nadere aanduiding ‘Maatschappelijk’. Daar wordt standaard in de evenementenvergunning een dB(C) norm opgenomen. De geluidsnorm wordt over het algemeen op een meetpunt dichtbij het podium vastgelegd. Alvorens over te gaan tot het opleggen van een dB(C) norm wordt advies gevraagd aan de Omgevingsdienst regio Utrecht.

Om een omroepinstallatie te gebruiken is een ontheffing nodig op grond van artikel 4:6 van de APV.

De aanvrager van een vergunning is leges verschuldigd op grond van de gemeentelijke legesverordening behoudens de daarin opgenomen vrijstellingen. In de tarieventabel behorende bij de legesverordening zijn de legeskosten opgenomen voor onder andere de evenementenvergunning en andere vergunningen/ontheffingen.

Door de deregulering van de APV zijn verschillende vergunningen afgeschaft. Er wordt ook gewerkt met meldingen waarvoor geen leges in rekening worden gebracht. Naast de legesvrije meldingen is in de legesverordening opgenomen dat het in behandeling nemen van een aanvraag legesvrij is indien deze vergunningaanvraag wordt ingediend door een algemeen nut beogende instelling of sociaal belang behartigende instelling, die blijkens haar statuten de uitoefening van activiteiten van maatschappelijke, sociale of culturele aard ten doel stelt en waarbij de activiteiten in hoofdzaak worden uitgeoefend door vrijwilligers.

Deze legesvrijstelling geldt alleen voor de evenementenvergunning (eventueel in combinatie met ontheffing omroepinstallatie) en niet voor vergunningen of ontheffingen die samenhangen met de evenementenvergunning (bijvoorbeeld gebruiksvergunning tent).

De politie is op grond van de Politiewet onder gezag van de burgemeester belast met handhaving van de openbare orde in algemene zin. De burgemeester is bevoegd gezag bij evenementen en kan voor een evenement een vergunning verlenen of weigeren.

Organisatoren zijn verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van hun evenementen. Dit laat onverlet dat de politie onder het gezag van de burgemeester verantwoordelijk is voor de openbare orde en dient te acteren daar waar de taken van de beveiligers ophouden.

De organisator dient dan ook te voorzien in het treffen van maatregelen in de sfeer van beveiliging, eerste hulpverlening en sanitaire voorzieningen op het evenemententerrein. Ook in de directe omgeving is de organisator verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van bezoekers (stromen).

De organisatie moet vooraf door middel van een veiligheidsplan aantonen dat afdoende maatregelen zijn getroffen die de veiligheid en de gezondheid van de bezoekers garanderen. Dit plan maakt verplicht deel uit van de aanvraag en wordt getoetst door de veiligheidspartners, politie, brandweer en GHOR.

Een aanvraag moet tijdig worden ingediend. Hoe risicovoller een evenement is, hoe meer tijd nodig is voor een grondige veiligheidsanalyse en gedegen afstemming. Uit de aanvraag moet duidelijk worden hoe het publieksprofiel, activiteitenprofiel en ruimteprofiel eruit ziet van het evenement.

Verder is het van belang dat bij de advisering maatwerk wordt geleverd bij het koppelen van aanvullende veiligheidsvoorschriften aan evenementenvergunningen. Het is niet de bedoeling dat een klein evenement met een geringe impact op de omgeving moet voldoen aan zware veiligheidseisen.

Het is dus zaak om met name bij risicocategorie B en C evenementen door middel van een gedegen risico- en veiligheidsanalyse multidisciplinair te toetsen. Op basis van de adviezen dient in de vorm van voorschriften en maatregelen een vergunning op maat gemaakt te worden.

Elke vergunningaanvraag wordt onderworpen aan een risicoscan. Dit is een eerste globale risicoanalyse, uitgevoerd door de vergunningverlener. Op basis hiervan wordt beoordeeld in welke categorie het evenement valt, welke risico’s aan het evenement verbonden zijn en hoe het vergunningentraject er globaal uit komt te zien.

Aan de hand van een voor de organisator verplicht veiligheidsplan bij categorie B en C evenementen wordt bepaald welke invloed het evenement heeft op inzet van politie, hulpdiensten en gemeente. Op basis hiervan worden adviezen verstrekt op grond waarvan nadere voorschriften en maatregelen gekoppeld kunnen worden aan de vergunning. Uitgangspunt in het veiligheidsplan dient te zijn dat de organisator een maximale inspanning levert om de veiligheid tijdens het evenement te garanderen, voor zover dat in zijn macht ligt.

Profielen en Multidisciplinair overleg

Voor categorie B en C evenementen geldt dat de risicoscan wordt verdiept in het dienstenoverleg (zie paragraaf 3.4) met een veiligheidsonderzoek. Hier wordt getoetst of het veiligheidsplan afdoende is of dat aanvulling/verbetering vereist is. Voor categorie A evenementen geldt deze eis niet, tenzij er sprake is van een kleinschalig evenement dat qua aard en karakter zich toch leent voor een uitgebreide veiligheidscan.

Een medewerker team Vergunningverlening en een veiligheidsadviseur van het team Openbare Orde en Veiligheid bespreken met de operationele diensten (politie, VRU), andere relevante diensten en organisaties en eventueel de organisator onderstaande aspecten:

Aspecten veiligheidsanalyse en veiligheidsplan: publiek, ruimte, activiteiten

Inschatting van veiligheidsrisico’s is te objectiveren door eerst enkele standaard aspecten van een aanvraag na te lopen. Belangrijke criteria in de analyse zijn het publieksprofiel, het ruimteprofiel en het activiteitenprofiel.

1. Publieksprofiel

Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling.

Is het aannemelijk, voorspelbaar of bekend dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken? Denk aan:

• te verwachten opkomst en massaliteit van het publiek;

• leeftijdsopbouw van het publiek;

• kennis over en ervaring met bezoekers;

• aanwezigheid van publiek als toeschouwer of als deelnemer (sportactiviteiten);

• aanwezigheid van rivaliserende groepen of groepen met verschillende belangen;

• eventueel gebruik van verdovende middelen of alcohol;

• complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en publiek;

• doel/verwachting van het publiek;

• gedrag van bezoekers;

• geestelijke en emotionele conditie van bezoekers.

2. Ruimteprofiel

In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) afgescheiden te zijn van de openbare ruimte. Bij statische buitenevenementen zijn die grenzen duidelijk te definiëren.

Bij evenementen in de openbare ruimte (Koningsdag, dorpsfeesten, schaatstochten c.a.) is er geen sprake van een afgebakend terrein.

Gerelateerd aan de locatie is de bereikbaarheid van het evenement. Daarbij gaat het in de eerste plaats om de bereikbaarheid voor de hulpdiensten. Daarnaast om de bereikbaarheid voor zowel bezoekers per openbaar vervoer als voor bezoekers met eigen vervoer. Ook (te verwachten) weersomstandigheden zijn onderdeel van het ruimtelijk profiel.

Afhankelijk van de locatie kunnen er brandveiligheidsrisico’s zijn. Het is belangrijk de brandveiligheid te beschouwen in samenhang met het publieks- en activiteitenprofiel. Uitgangspunt hierbij is de zelfredzaamheid en de effecten zo beperkt mogelijk houden door vroegtijdig ingrijpen.

3. Activiteitenprofiel

Iedere activiteit brengt specifieke risico’s met zich mee. Bij concerten en dance-events is de kans op geluidsoverlast groot. Indien een evenement samenvalt met andere evenementen zal het risico op ordeverstoringen toenemen. Hierbij wordt ook gekeken naar de tijdsduur en het tijdstip van het evenement. Als een evenement na zonsondergang start of eindigt, kan dit het optreden bij eventuele ordeverstoringen bemoeilijken.

Binnen het activiteitenprofiel wordt ook gekeken naar historische gegevens. Gekeken wordt naar eerdere ervaringen met de organisator. Indien de organisator er in het verleden blijk van heeft gegeven zich goed aan de afspraken te houden, neemt daarmee de voorspelbaarheid van het verloop van een evenement toe en nemen de risico’s af.

Nadat de organisator de aanvraag heeft ingediend, is deze vervolgens verplicht om nieuwe risicoverhogende feiten of omstandigheden die niet bij de aanvraag zijn opgegeven, te melden aan de burgemeester. Indien wordt afgeweken van de verstrekte gegevens of in strijd wordt gehandeld met de gestelde voorschriften, kan de burgemeester overwegen het evenement te verbieden.

Op basis van een duidelijke aanvraag en een gedegen veiligheidsplan kunnen gemeente en haar veiligheidspartners de aanvraag op veiligheidsaspecten beoordelen en zo nodig aanvullende eisen opleggen.

In een veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van veiligheid (safety) en beveiliging (security).

De organisator neemt, in overleg met de hulpdiensten en gemeente, voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te waarborgen.

De organisatie zorgt voor een aantal beveiligers dat in verhouding staat tot het aantal bezoekers van het evenement en de aard en het karakter van het evenement. De politie adviseert de vergunningverlener over het aantal beveiligers dat de organisator heeft voorgesteld als onderdeel van het veiligheidsplan. De beveiligers die de organisator aanstelt, zijn werkzaam bij een toegelaten organisatie in het kader van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Ze zijn als zodanig duidelijk en eenduidig herkenbaar.

De organisator is verantwoordelijk voor een adequate bereikbaarheid van het evenement voor politie, brandweer en ambulance. Het aanrijden en opstellen van hulpdiensten mag niet worden gehinderd of belemmerd. De organisator is ervoor verantwoordelijk dat bezoekers in geval van calamiteiten het evenement snel kunnen verlaten. Bij binnen evenementen of van het publieke domein gescheiden evenementen vereist dat niet-geblokkeerde nooduitgangen. Een calamiteitenplan/scenario maakt deel uit van het veiligheidsplan.

De organisator wordt verantwoordelijk gesteld voor afdoende fysieke veiligheidsmaatregelen ten aanzien van: de brandveiligheid, indeling van de locatie c.q. het terrein, inrichtingseisen en afsluiting.

Om organisatoren te faciliteren en om multidisciplinair te kunnen toetsen is een standaard format voor een veiligheidsplan ontwikkeld. Voor categorie B is een eenvoudig veiligheidsplan en voor categorie C een uitgebreid veiligheidsplan ontwikkeld.

Elke organisator van een categorie B en C evenement wordt met klem geadviseerd om tijdig een intakegesprek te houden met een vergunningmedewerker om alvast de formele aspecten (aanvraag, termijn, indieningsbescheiden, invullen veiligheidsplan) door te lopen. Dit kan vertraging verder in de procedure voorkomen.