Organisatie | Breda |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent de vertrouwenscommissie voor de herbenoemingsprocedure van de burgemeester |
Citeertitel | Verordening vertrouwenscommissie herbenoemingsprocedure burgemeester Breda 2020 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-07-2020 | nieuwe regeling | 28-05-2020 | 847145 |
Gelet op de artikelen 31, 61a, 61c en 82 van de Gemeentewet, artikel 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
Gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, oktober 2017), inzake de procedureregels herbenoeming burgemeester;
Artikel 2 Samenstelling commissie
De verordening bepaalt dat gedurende het werkproces van de commissie elke fractie eenmalig het lid mag vervangen door het plaatsvervangend lid en dat vanaf dat moment het commissielidmaatschap van het lid vervalt. De vervanging wordt schriftelijk gemeld bij de commissievoorzitter, plaatsvervangend leden nemen geen kennis van geheime stukken of besprekingen, tenzij ze inmiddels het lid vervangen hebben.
Artikel 5 Informatie over en gesprek met de burgemeester
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets end e wettelijke taken van de burgemeester.
Artikel 10 Ontbinding commissie
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Artikel 11 Archivering van stukken
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats (artikel 12 van de Archiefwet). Zij dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel;
Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 mei 2020.
Plaatsvervangend raadsvoorzitter
Griffier
Toelichting op “Verordening vertrouwenscommissie herbenoemingsprocedure burgemeester Breda 2020”
De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 2 Samenstelling commissie
De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij de gemeenteraad heeft uitgesproken dat elke fractie in de commissie vertegenwoordigd dient te zijn. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Korstondige vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze bepaling niet opgenomen. Indien gewenst kan een van de leden van de commissie blijvend vervangen worden. Dit is slechts één keer mogelijk.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de raadsadviseur als plaatsvervangend secretaris. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.
Artikel 4 Taak en werkwijze van de commissie
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 5 Informatie over en gesprek met de burgemeester
De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris, vooraf helder te zijn. De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming end e wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van de rad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.
De geheimhoudingsplicht strekt zicht uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en de adviseurs.
Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Hierbij geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen weerslag krijgt. De opbouw van het verslag zou als volgt kunnen zijn:
Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming komt, waarop de raad over de aanbeveling heeft te besluiten. Eventuele afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn, zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.
Artikel 9 Contactpersoon/ woordvoerder
Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.
Artikel 10 Ontbinding commissie
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 11 Archivering van stukken
Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.
Er zijn twee fasen te onderscheiden.
“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.
Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.
Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van BenW in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.
Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden