Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a.
Bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 6 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe;
- b.
BWB: Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe;
- c.
Controller: de medewerker die is belast met de sturing van de planning- en controlcyclus en de onafhankelijke advisering van het bestuur, de directeur en de teamhoofden op het gebied van kwaliteitsbewaking en verbetering van de bedrijfsvoering;
- d.
Deelnemers: de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe
- e.
Directeur: de functionaris als bedoeld in artikel 17 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe;
- f.
Functionaris gegevensbescherming: de functionaris als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg);
- g.
Team: de organisatorische eenheid waar medewerkers georganiseerd zijn rond een logisch pakket samenhangende activiteiten, die samen een afgebakend geheel vormen.
- h.
Teamhoofd: medewerker belast met de aansturing van één of meerdere teams;
Artikel 2 Missie en Visie
- 1.
BWB is een organisatie voor bedrijfsvoering van de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe.
- 2.
BWB stelt haar partners in staat succesvol te zijn door passende bedrijfsvoering.
Paragraaf 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Artikel 3 Structuur en aansturing van de organisatie
- 1.
BWB is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
- 2.
BWB heeft een bestuur en een ambtelijke organisatie.
- 3.
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit:
- a.
de directeur die de teamhoofden aanstuurt;
- b.
de teamhoofden, die tezamen met de directeur het Management Team vormen;
- c.
teams, die elk onder aansturing staan van een teamhoofd.
- 4.
De ambtelijke organisatie kent de volgende teams:
- a.
Directie en ondersteuning
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
- i.
Artikel 4 De directeur
- 1.
De directeur is, behoudens de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur, eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie en heeft daarvoor de hoogste bevoegdheden.
- 2.
De directeur is tevens secretaris van het bestuur en is bevoegd deze taak te mandateren aan een teamhoofd.
- 3.
Tot benoeming van de directeur wordt door het bestuur niet overgegaan dan nadat een delegatie van de teamhoofden en de ondernemingsraad zijn betrokken bij de selectie.
- 4.
De directeur adviseert en ondersteunt het bestuur.
- 5.
De directeur is op ambtelijk niveau eindverantwoordelijk voor de samenwerking met de deelnemers.
- 6.
De directeur is gesprekspartner voor het Lokaal Overleg.
- 7.
Overige taken en verantwoordelijkheden liggen vast in de GR BWB en het directiestatuut BWB.
Artikel 5 De teamhoofden
- 1.
Het teamhoofd stuurt één of meerdere teams integraal aan en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten en de dienstverlening van het team.
- 2.
Het teamhoofd is verantwoordelijk voor de PIOFACH taken binnen het team.
- 3.
Het teamhoofd heeft inhoudelijke kennis van het vakgebied van het team dat hij aanstuurt.
- 4.
Het teamhoofd heeft een coachende, stimulerende en faciliterende stijl van leiding geven en is verantwoordelijk voor de (door)ontwikkeling van het team.
- 5.
De teamhoofden zorgen gezamenlijk voor verbinding tussen de verschillende teams van BWB en de verbinding tussen de teams en de deelnemers.
- 6.
Tot benoeming en vervanging van een teamhoofd wordt door de directeur niet overgegaan dan nadat een delegatie van het betreffende team is betrokken bij de selectie.
Artikel 6 MT-overleg
- 1.
De directeur en de teamhoofden voeren regelmatig overleg.
- 2.
Het overleg dient ter bewaking en sturing op de strategie van BWB en de gezamenlijke bedrijfsvoering, alsmede ter bewaking van de eenheid in de uitvoering van de aan BWB opgedragen taken.
Artikel 7 De controller
- 1.
De controller wordt op voordracht van de directeur benoemd door het bestuur.
- 2.
Tot benoeming van de controller wordt door het bestuur niet overgegaan dan nadat een delegatie van de teamhoofden is betrokken bij de selectie.
- 3.
De functie controller is gepositioneerd in het team JZ/Control.
- 4.
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de controller liggen vast in het statuut controller BWB.
Artikel 8 De functionaris gegevensbescherming
- 1.
De functionaris gegevensbescherming wordt op voordracht van de directeur benoemd door het bestuur.
- 2.
Tot benoeming van de functionaris gegevensbescherming wordt door het bestuur niet overgegaan dan nadat een delegatie van de teamhoofden is betrokken bij de selectie.
- 3.
De functie functionaris gegevensbescherming is gepositioneerd in het team JZ/Control.
- 4.
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de controller liggen vast in het statuut functionaris gegevensbescherming BWB.
Artikel 9 Specifieke functies
- 1.
Onverminderd artikel 7 en 8 hebben de controller, de functionaris gegevensbescherming, de chief information security officer (CISO) de preventiemedewerker, de vertrouwenspersoon en de klachtencoördinator ieder een eigen functionele verantwoordelijkheid.
- 2.
Deze functionarissen kunnen te allen tijde rechtstreeks adviseren en/of rapporteren aan de directie en of het bestuur.
Artikel 10 Teams
- 1.
Een team is een organisatorische eenheid waar medewerkers zijn georganiseerd rondom een logisch pakket samenhangende activiteiten die samen een afgebakend geheel vormen. Een team voert zoveel mogelijk activiteiten uit die bij de taak horen.
- 2.
Tot benoeming en vervanging van een medewerker van een team wordt door het bestuur niet overgegaan dan nadat een delegatie van het betreffende team is betrokken bij de selectie.
- 3.
De directeur kan nieuwe taken toewijzen aan één of meerdere teams.
Artikel 11 Ondersteuning
- 1.
De medewerkers ondersteuning voeren het secretariaat van BWB.
- 2.
Het secretariaat ondersteunt en adviseert de directeur en de teamhoofden.
Artikel 12 Team applicatie
- 1.
Het team applicaties
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van de basisregistraties, kernregistraties en informatiesystemen;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van de basisregistraties, kernregistraties en informatiesystemen;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 13 Team DIV/BAG
- 1.
Het team DIV/BAG
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van documentaire informatievoorziening (papier en elektronisch), BAG en BGT;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van documentaire informatievoorziening (papier en elektronisch), BAG en BGT;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 14 Team Financieel advies
- 1.
Het team Financieel advies
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van financiën, inclusief belastingen, fiscale zaken en treasury;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van financiën, inclusief belastingen, fiscale zaken en treasury;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 15 Team Financieel beheer
- 1.
Het team Financieel beheer
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van de financiële en salarisadministratie;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van de financiële en salarisadministratie;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 16 Team FZ/Inkoop
- 1.
Het team FZ/Inkoop
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van facilitaire dienstverlening binnen de gebouwen/locaties, inkoop en contactmanagement;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van facilitaire dienstverlening binnen de gebouwen/locaties en inkoop;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 17 Team ICT
- 1.
Het team ICT
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van informatievoorziening, ICT werkprocessen, ICT-projecten en ICT infrastructuur;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van informatievoorziening, ICT werkprocessen, ICT-projecten en ICT infrastructuur;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 18 Team JZ/Control
- 1.
Het team JZ/Control
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van juridische zaken, bezwaren en klachten, interne controle , informatieveiligheid en privacy;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van juridische zaken, bezwaren en klachten, interne controle , informatieveiligheid en privacy;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Artikel 19 Team POI
- 1.
Het team POI
- a.
adviseert op tactisch en strategisch niveau ten aanzien van organisatieontwikkeling inclusief informatiemanagement, organisatie architectuur, medezeggenschap, P&O beleid, personeelsadministratie en rechtspositieregelingen;
- b.
zorgt voor continuïteit, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van organisatieontwikkeling inclusief informatiemanagement, organisatie architectuur, medezeggenschap, P&O beleid, personeelsadministratie en rechtspositieregelingen;
- c.
neemt deel aan projecten.
- 2.
In een DVO met de deelnemers worden de taken voor een bepaalde periode nader gespecificeerd.
Paragraaf 3 Samenwerking met de deelnemers
Artikel 20 Eigenaarschap
- 1.
De rol van eigenaar van BWB is belegd bij het bestuur.
- 2.
De colleges van de deelnemers geven het bestuur een meerjarige ontwikkelopdacht.
- 3.
Er is een Gemeenschappelijk Eigenaaroverleg waaraan de drie gemeentesecretarissen en de directeur deelnemen.
- 4.
Het eigenaaroverleg heeft betrekking op onderwerpen die samenhangen met de eigenaarsrol die de deelnemers hebben ten aanzien van BWB.
- 5.
De taken en verantwoordelijkheden van het Gemeenschappelijk Eigenaaroverleg liggen vast in de GR BWB en het Statuut Gemeenschappelijk Eigenaaroverleg BWB.
Artikel 21 Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap
- 1.
De relatie tussen de opdrachtgevers (de deelnemers) en de opdrachtnemer (BWB) wordt ingevuld via een dienstverleningsovereenkomst.
- 2.
Er is een Gezamenlijk Opdrachtgever – Opdrachtnemer Overleg waaraan de drie (adjunct) directeuren van de deelnemers en de directeur van BWB deelnemen.
- 3.
Het Gezamenlijk Opdrachtgever – Opdrachtnemer Overleg heeft betrekking op onderwerpen die samenhangen met de opdrachtgeversrol die de deelnemers hebben ten aanzien van BWB;
- 4.
De taken en verantwoordelijkheden van het Gezamenlijk Opdrachtgever – Opdrachtnemer Overleg liggen vast in een DVO met de deelnemers.
Artikel 22 Dienstverleningsovereenkomst
- 1.
BWB en de deelnemers sluiten gezamenlijk een dienstverleningsovereenkomst af. In de DVO worden in ieder geval afspraken vastgelegd over:
- a.
de concrete dienstverlening aan de deelnemers uitgewerkt in een Producten en Diensten Catalogus (PDC);
- b.
optimalisatieopdrachten en gemeente specifieke dienstverlening;
- c.
de kwaliteit van de dienstverlening, de beschikbare capaciteit, eventuele risico’s en gevolgen;
- d.
een financiële doorvertaling naar het budget dat de deelnemers beschikbaar stellen.
Artikel 23 Bevoegdheden en mandatering
- 1.
Tenzij de regeling waarop de bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het bestuur en zijn voorzitter met betrekking tot de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden en de ondertekening van stukken die van hen uitgaan mandaat verlenen aan de directeur en/of de teamhoofden.
- 2.
Het bestuur en zijn voorzitter stellen daartoe een algemeen bevoegdhedenbesluit en één of meer bevoegdhedenregisters vast.
- 3.
De directeur en de teamhoofden kunnen de aan hen opgedragen bevoegdheden, tenzij het mandaatbesluit dit expliciet uitsluit, in de vorm van een ondermandaat opdragen aan een of meer medewerkers.
- 4.
Ten aanzien van het doen van uitgaven en het besteden van budgetten stelt het bestuur een nadere regeling vast.
Artikel 24 Budgethouders
- 1.
Op basis van de door het bestuur vastgestelde begroting wijs te de directeur de budgetten toe aan de budgethouders.
- 2.
De inkoop van diensten en goederen door een budgethouder vinden plaats binnen de kaders van het verleende (onder)mandaat en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.
- 3.
Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget is voor de uitvoering van de opdracht.
- 4.
Een budgethouder informeert de directeur zo spoedig mogelijk over de door hem/haar verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten, en over de te nemen maatregelen.
Paragraaf 5 Slotbepalingen
Artikel 25 Onvoorziene omstandigheden en nadere regels
- 1.
In de gevallen waarin dit besluit niet voorziet wordt beslist door het bestuur na advies van de directeur.
- 2.
Ter uitvoering van dit besluit kunnen door het bestuur na advies van de directeur nadere regels worden vastgesteld.
Artikel 26 Citeertitel en inwerkingtreding
- 1.
Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit BWB 2020".
- 2.
Dit besluit treedt één dag na bekendmaking in werking.