Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau

De raad van de gemeente Alphen-Chaam;

Gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 9 juni 2020

gelet op artikel 81o van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de “Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau”.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Wet: Gemeentewet;

• 2.

  commissie: rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 81oa Gemeentewet;

• 3.

  voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

• 4.

  intern lid: lid van de rekenkamercommissie zijnde raadslid of raadscommissielid van de gemeenten Alphen-Chaam of Baarle-Nassau

• 5.

  extern lid: lid van de rekenkamercommissie niet zijnde raadslid of raadscommissielid van de gemeenten Alphen-Chaam of Baarle-Nassau

• 6.

  ambtelijk secretaris: ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie

• 7.

  college: college van burgemeester en wethouders;

• 8.

  raad: gemeenteraad van respectievelijk de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau;

• 9.

  rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Baarle-Nassau / Alphen-Chaam

Artikel 2 Rekenkamercommissie

• 1.

  Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

• 2.

  De rekenkamercommissie bestaat uit vijf leden.

Artikel 3 Benoeming leden

• 1.

  De raad benoemt een extern lid dat de commissie voorzit

• 2.

  De raad van Alphen-Chaam benoemt vier interne leden, waarvan twee uit een bindende voordracht van de raad van Baarle-Nassau

• 3.

  De raad van Baarle-Nassau benoemt vier interne leden, waarvan twee uit een bindende voordracht van de raad van Alphen-Chaam.

• 4.

  De interne leden van de rekenkamercommissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad benoemd. De externe leden worden voor een periode van zes jaar benoemd.

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

Artikel 4 Eed, openbaarheid nevenfuncties, onverenigbare functies

Ten aanzien van de externe leden (inclusief voorzitter) zijn de artikelen 12, 81f eerste lid en 81 g van de wet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit

• 1.

  De raad ontslaat de leden en/of de voorzitter van de commissie of stelt hen op non-activiteit.

• 2.

  Het lidmaatschap van een intern lid van de commissie eindigt:

• 1.

  op eigen verzoek;

• 2.

  indien het lid aftreedt als lid van de raad, respectievelijk als lid van de raadscommissie;

• 3.

  indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen;

• 4.

  Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:

• 1.

  op eigen verzoek;

• 2.

  bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie.

• 3.

  wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

• 4.

  indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

• 5.

  Indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen

4. De externe leden van de rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.

Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden

• 1.

  De interne leden van Alphen-Chaam of Baarle-Nassau ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de rekenkamercommissie ter hoogte van het bedrag als bedoeld in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden in de maanden dat er een vergadering van de commissie plaatsvindt.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris.

• 1.

  De rekenkamercommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

• 2.

  De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

• 3.

  De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

• 4.

  De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

Artikel 8 Reglement van orde

De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad.

Artikel 9 Onderwerp selectie en opdrachtverlening

• 1.

  De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2.

  De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad verstuurd.

• 3.

  De raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad kan voldoen, dan zal zij dit gemotiveerd aan de raad mededelen.

Artikel 10 Werkwijze

• 1.

  De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2.

  De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3.

  De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken.

• 4.

  De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 5.

  De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 6.

  De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 7.

  Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

• 1.

  De rekenkamercommissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een redelijke termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op de nota van bevindingen aan de rekenkamerfunctionaris kenbaar te maken. Betrokkenen zijn diegenen wier taakuitvoering (mede) onderwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders wordt in de gelegenheid gesteld om binnen een door de rekenkamercommissie te stellen redelijke termijn, die tenminste twee weken bedraagt, zijn zienswijze op het rapport en de conclusies en aanbevelingen kenbaar te maken. De rekenkamercommissie kan een nawoord formuleren naar aanleiding van deze reactie.

• 1.

  Na vaststelling door de rekenkamercommissie wordt het onderzoeksrapport inclusief conclusies en aanbeveling en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen,

Artikel 11 Budget

• 1.

  De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2.

  Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

• 1.

  de voorzitter en de externe leden van de rekenkamercommissie;

• 2.

  de ambtelijk secretaris;

• 3.

  de administratief secretariële ondersteuning van de commissie en de ambtelijk secretaris;

• 4.

  externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

• 5.

  eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 1.

  De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 2 juli 2020.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van

de gemeente Alphen-Chaam op 2 juli 2020

DE GEMEENTERAAD VAN ALPHEN-CHAAM

J.G. Honcoop mr. J.W.M.S. Minses

Griffier Voorzitter

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

In deze verordening is gekozen om de begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet is genoemd) niet in artikel 1 op te nemen. Hiermee wordt wij voorkomen dat de gemeente in de verordening een eigen definitie hanteert. Wel wordt in deze toelichting uiteengezet wat onder deze termen wordt verstaan. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.

Artikel 2

Wanneer de gemeente geen rekenkamer instelt, stelt zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met raadsleden, raadscommissieleden en/of externen.

Artikel 3

Anders dan bij de rekenkamer kunnen naast raadsleden ook externen van de rekenkamercommissie. Uit het oogpunt van onafhankelijkheid is er voor gekozen een mogelijkheid te bieden om ook niet-raadsleden deel te laten nemen in de rekenkamercommissie. In het vierde lid is een termijn van zes jaar genoemd. De raad kan uiteraard zelf bepalen of hij de leden van de rekenkamercommissie korter of langer dan zes jaar benoemd. De zes jaar zijn bewust gekozen om een overlapping van de raadstermijn te verkrijgen.

Artikel 4

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie.

Artikel 5

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 6

De raad benoemt de voorzitter na een voordracht door de leden van de commissie. Ook hier is gekozen voor een benoemingstermijn van zes jaren zodat de zittingsperiode van de raad overlapt wordt.

Indien de samenwerking tussen de gemeenten onverhoopt ten einde loopt na twee jaren, dan vervalt automatisch de benoeming. Dat geldt evenzeer voor de eventueel extern benoemde leden. Er bestaat dan immers geen commissie meer zoals bedoeld in deze verordening.

Artikel 7

Voor de verboden handelingen is aansluiting gezocht bij de in de Gemeentewet opgenomen bepalingen.

Artikel 8

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 9

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde moeten/kunnen zaken als de vergoeding, volgorde van aftreden bij een meerhoofdige rekenkamercommissie, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts geregeld.

Artikel 10

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 11

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerp-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamer een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Eventueel zouden zaken die in dit artikel zijn opgenomen ook in een reglement van orde kunnen worden geregeld.

Artikel 12

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

Artikel 13 en 14

Deze artikelen behoeven geen toelichting.