| Organisatie | Steenbergen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen |
| Citeertitel | Financiële verordening 212 Gemeentewet Steenbergen 2020 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Financiële verordening |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening 212 Gemeentewet Gemeente Steenbergen 2017
artikel 212 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2020 | nieuwe regeling | 24-06-2020 | BM2000539 |
De raad van de gemeente Steenbergen;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 februari 2020;
gelet op: Artikel 212 Gemeentewet
besluit vast te stellen de volgende verordening;
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen
HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING
Artikel 3 Planning- en control cyclus
Voor aanvang van een begrotingsjaar stelt de raad een overzicht vast met daarin de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de perspectiefnota, de tussenrapportage en de begroting met de meerjarenraming.
Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de begroting en de jaarstukken worden de baten en lasten per taakveld, het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead weergegeven.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
Het college biedt vóór 1 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt de nota voor 15 juli vast.
Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college zo spoedig mogelijk en in ieder geval bij de behandeling van de eerstvolgende tussenrapportage aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstelling voor bijstelling van het beleid.
Het college informeert in ieder geval de raad en voert haar besluit eerst uit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties indien de som per transactie groter is dan € 100.000. Hieronder vallen niet achtervang overeenkomsten met het Waarborgfonds voor het verkrijgen van borgtocht ten behoeve van leningen van toegelaten instellingen voor de financiering van in de gemeenten gelegen woongelegenheden.
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
De raad stelt bij afzonderlijk besluit het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vast. In dit besluit worden in ieder geval opgenomen bepalingen omtrent de vorming van, de storting in en de onttrekking aan reserves en voorzieningen.
Artikel 13 Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten met betrekking tot voorzieningen, investeringen, bouwgrondexploitatie en andere (subsidie) projecten binnen het taakveld overhead afzonderlijk toegerekend aan de taakvelden conform de methodiek in lid 4. Overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting worden conform de methodiek in lid 4 voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt uitgegaan van een opslagpercentage op de geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel van de betreffende taakvelden. Het opslagpercentage voor overhead wordt berekend door het saldo van de baten en lasten van het taakveld overhead exclusief kosten bestuursondersteuning om te slaan naar rato van de salariskosten en kosten vast ingeleend personeel in het primaire proces. Voor het opslagpercentage van het cluster operationeel beheer worden de huisvestingskosten van het gemeentehuis in mindering gebracht op het saldo van baten en lasten van het taakveld overhead.
Artikel 14 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing, afvalstoffenheffing en leges.
HOOFDSTUK 4 FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Steenbergen, 24 juni 2020
De raad voornoemd,
de griffier de voorzitter
drs. E.P.M. van der Meer R.P. van den Belt, MBA
Bijlage bij de financiële verordening van de gemeente Steenbergen.
De planning en control cyclus bestaat uit de perspectiefnota, begroting, tussenrapportage en jaarstukken.
Met de perspectiefnota stelt de raad de kaders vast waarbinnen het college de begroting moet opstellen. In de perspectiefnota wordt ingegaan op de belangrijkste ontwikkelingen (financieel en inhoudelijk) en de betekenis daarvan voor het beleid voor de komende vier jaar. De perspectiefnota is een document op hoofdlijnen en biedt de informatie waarmee de raad een integrale afweging kan maken over de meerjarenbegroting. De algemene politieke beschouwingen vinden plaats bij de behandeling van de perspectiefnota.
De begroting is een uitwerking van de kaders die de raad met de perspectiefnota heeft vastgesteld. Als het noodzakelijk is, kunnen voorstellen voor nieuw beleid, ook worden opgenomen in de begroting. Daarmee biedt de begroting, evenals de perspectiefnota, de informatie waarmee de raad een integrale afweging kan maken.
Met de tussenrapportage rapporteert het college over de inhoudelijke en financiële voortgang van de begroting in het lopende jaar. Afwijkingen worden op productniveau toegelicht. Hierbij wordt een ondergrens gehanteerd van € 5.000. De tussenrapportage bevat uitsluitend bijstellingen op het bestaand beleid en geen voorstellen voor nieuw beleid.
Met de jaarstukken legt het college verantwoording af over de inhoudelijke en financiële realisatie van het voorgaande jaar.
De planning en control cyclus van Steenbergen bestaat uit een vaste set documenten. Het karakter van het betreffende document wordt hier kort beschreven. Het maakt daarbij helder dat we in de P&C cyclus twee momenten kennen waarbij de raad een integrale afweging kan maken. Dat is bij de perspectiefnota en bij de begroting. Verder zijn er twee momenten waarop verantwoording plaatsvindt. Bij de tussenrapportage en jaarrekening.
Voorstellen voor nieuw beleid worden in eerste instantie afgewogen bij de perspectiefnota en, als het noodzakelijk is, bij de begroting.
Deze bepaling is opgenomen omdat het in de praktijk onduidelijk is wanneer er voorstellen kunnen worden gedaan voor nieuw beleid. In de P&C cyclus van Steenbergen is de perspectiefnota hét document waar nieuw beleid wordt afgewogen. Als het nodig is, bijvoorbeeld als er zich na het opstellen van de perspectiefnota ontwikkelingen voordoen, kan het college en de raad ook bij de begroting voorstellen voor nieuw beleid doen. Immers, de momenten van behandeling van perspectiefnota en begroting zijn de momenten dat we integraal zicht hebben op de meerjarenbegroting.
3.Aanpassingen in het bestaand beleid.
Noodzakelijke financiële aanpassingen in het bestaand beleid in het lopende jaar, bijvoorbeeld als gevolg van wet- en regelgeving of autonome ontwikkelingen, worden opgenomen in de tussenrapportage. Is de aanpassing al eerder in het jaar bekend, dan wordt daarvan melding gemaakt in de perspectiefnota. Aanpassingen met een structureel karakter worden verwerkt in de volgende begroting.
Volledigheidshalve wordt hier de route aangegeven voor noodzakelijke aanpassingen in het bestaand beleid. Van belang is dat noodzakelijke aanpassingen zo snel mogelijk bij de raad bekend zijn. Als er bijvoorbeeld in het begin van het jaar een wetswijziging wordt aangekondigd, dan wordt hiervan melding gemaakt in de perspectiefnota.
Uitgangspunt is dat de gemeente structurele taken uitvoert en daarvoor in de (meerjaren)begroting structurele lasten en baten opneemt. Incidentele lasten zijn uitzondering. Een incidentele last wordt daarbij gedefinieerd als een eenmalige activiteit met een tijdelijk karakter en eindig doel, welke overigens meerjarig kunnen voorkomen. Eenmalige uitgaven die worden ingezet voor structurele gemeentelijke taken (zoals onderhoud groen en accommodaties, wegbeheer en dergelijke) vallen niet onder de definitie van incidentele uitgaven), tenzij:
Zowel in de meerjarenbegroting als de jaarstukken worden de incidentele baten en lasten voorzien van een toelichting. Uit de toelichting moet blijken dat de incidentele lasten daadwerkelijk voldoen aan de definitie. Incidentele uitgaven boven de € 50.000 worden gespecificeerd toegelicht in het hoofdstuk Incidentele baten en lasten.
Op basis van de notitie van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van 2018 zijn nieuwe spelregels opgenomen voor de incidentele baten en lasten. Het BBV kent geen sluitende definitie van incidentele baten en lasten en laat ruimte aan de decentrale overheden omdat dit past bij de eigen beoordeling van de lokale omstandigheden. Dit dient vooraf in bijvoorbeeld de financiële verordening te zijn vastgelegd. Een goede toelichting op de posten is dan ook van groot belang. De commissie BBV adviseert daarom een grensbedrag te hanteren voor posten die afzonderlijk moeten worden toegelicht.
Dit is een belangrijke bepaling die vraagt om een omslag in het financieel beleid. Waar in het verleden eenmalige activiteiten met een looptijd van 3 jaar of korter in de regel werden gedekt vanuit een reserve (meestal de Algemene Reserve), moet daar nu ook structurele dekking voor worden opgenomen, tenzij de incidentele uitgave voldoet aan de definitie.
Voorbeelden van incidentele lasten en baten zijn: projecten (ook als ze meerjarig zijn), eenmalige subsidies en de lasten die daartegenover staan en kosten voor het opstellen van een eenmalig plan.
5.Financiële mee- en tegenvallers
Onvoorziene tegenvallers die niet zijn begroot en de normale exploitatie overstijgen, worden gedekt uit de post Onvoorzien. Deze moeten voldoen aan de zogenaamde drie “O’s. Onvoorzien, Onontkoombaar en Onuitstelbaar. Het college legt daarbij achteraf verantwoording achteraf in de tussenrapportage of jaarstukken.
Deze bepaling is opgenomen om aan te geven hoe wordt omgegaan met mee- en tegenvallers. Centraal hierin staat het beroep op de post Onvoorzien. Hierbij wordt aangesloten bij de gangbare lijn die landelijk wordt gehanteerd, te weten de drie “O”s.
Het niet benodigde deel van de Algemene Reserve (vrije ruimte) kan worden aangewend ter dekking van incidentele uitgaven. Voorstellen hiertoe worden aan de raad voorgelegd en integraal afgewogen bij de perspectiefnota of begroting. Hierbij wordt rekening gehouden met de definitie van incidentele lasten (onderdeel 4 van het afsprakenkader)
Het beleid ten aanzien van de Algemene Reserve is met de motie van 7 november (introductie van een ondergrens van € 2 miljoen) gewijzigd. Zolang de reguliere begroting in het betreffende jaar nog ruimte biedt, wordt er geen beroep gedaan op de AR. In deze bepaling wordt ook de link gelegd naar de bepalingen rondom incidentele baten en lasten.
Het algemeen principe is dat er realistisch begroot wordt. Overhevelen van een niet uitgegeven budget wordt slechts bij uitzondering toegestaan. Hiervoor gelden de volgende spelregels:
Het overhevelen van budgetten van het ene naar het andere jaar is een uitzondering. Stelregel is dat er goed wordt begroot. Er kunnen zich echter altijd redenen voordoen om af te wijken. Hiervoor is een set van regels opgenomen. Structurele budgetten komen daarbij nooit in aanmerking voor overheveling. Het voordeel valt vrij in het jaarresultaat. Incidenteel budget kan worden overgeheveld, maar dan moet er zijn gestart met het werk. Is dat niet het geval, moet het budget opnieuw worden onderbouwd. Het college beslist over de overheveling van budgetten.
Investeringskredieten vervallen automatisch na 2 jaar, tenzij kan worden onderbouwd dat de werkzaamheden nog gaan plaatsvinden. Investeringskredieten die voortvloeien uit een door de raad vastgesteld beheerplan, blijven beschikbaar gedurende de periode van het betreffende beheerplan. Over de voortgang van de investeringskredieten met een oorspronkelijk investeringsbedrag van € 50.000 of meer wordt gerapporteerd in de tussenrapportage en jaarstukken.
Om de raad beter te faciliteren in de kaderstellende en controlerende rol zijn, aanvullend op de bepalingen in de verordening zelf, een aantal spelregels opgenomen. Deze regels gelden voor nieuwe investeringen. Aan de hand van de informatie kan de raad zelf bepalen welke investeringen nog een keer moeten terugkomen. Via de tussenrapportage en jaarstukken wordt verantwoording afgelegd. Hierbij wordt een ondergrens aangehouden van € 50.000. Van deze investeringen wordt de stand van zaken gegeven.
Leningen en garanties worden slechts verstrekt onder de volgende voorwaarden:
De organisatie doet een aanvraag bij het college en overlegt daarbij een exemplaar van de statuten, de jaarrekeningen van de laatste twee boekjaren en een exploitatiebegroting waaruit blijkt dat de betaling van rente en aflossing hierin past. Bij een garantie verstrekt de organisatie tevens de met de bank gesloten concept leningsovereenkomst waarvoor de garantie geldt.
Het rentepercentage voor een lening wordt bepaald op het niveau van de op dat moment geldende rente bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) voor een lineaire lening, te verhogen met 0,5% ter dekking van de administratieve kosten. De looptijd van de lening wordt afgestemd op de levensduur van het te financieren object, maar bedraagt maximaal 20 jaar.
Steeds meer zetten gemeenten de stap “van gemeente naar gemeenschap” en doen een beroep op instellingen om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het uitvoeren van taken. De gemeente zit daarbij meer in de rol van faciliteren. De praktijk laat zien dat er meer aanvragen worden gedaan voor leningen en garanties. Deze compacte set van spelregels, aanvullend op de bepaling in de financiële verordening, wordt gehanteerd als afwegingskader. Het grensbedrag, waarbij de raad vooraf in de gelegenheid wordt gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken, wordt gehandhaafd op € 100.000. Verstrekte leningen en garanties lager dan € 100.000 neemt het college op in de tussenrapportage of jaarstukken.
Eventuele rentelasten, verbonden aan een aangetrokken geldlening, worden ten laste gebracht van het taakveld Treasury en doorbelast naar de taakvelden waarvan de kosten voor 100% worden doorbelast via tarieven.
Op het moment dat er kapitaal wordt aangetrokken via een langlopende lening vraagt het om een afspraak hoe we omgaan met de betaalde rente.
Om het beschikbare investeringsvolume op peil te houden, blijven de kapitaallasten van activa waarvan de levensduur is verstreken, beschikbaar in de meerjarenbegroting voor nieuwe investeringen.
Kapitaallasten bestaan uit de jaarlijkse kosten van rente en afschrijving van materiële vaste activa (zoals gebouwen, wegen, riolen, containers, installaties, ICT middelen en voertuigen). Deze lasten zijn gekoppeld aan de economische levensduur van het actief. Op het moment dat de levensduur is verstreken en het actief nog in gebruik wordt gehouden, blijven de vrijvallende kapitaallasten in de meerjarenbegroting beschikbaar voor nieuwe investeringen. Activa, waarvoor een dekkingsreserve is gevormd ter dekking van de kapitaallasten, vormen hierop echter een uitzondering.