Organisatie | Breda |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Breda houdende regels omtrent het Financieel beleid 2020 |
Citeertitel | Financieel beleid 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-06-2020 | nieuwe regeling | 26-05-2020 | 675698 |
[Deze bekendmaking betreft een rectificatie omdat een stuk tekst in artikel 2:5 was weggevallen. De oorspronkelijke bekendmaking is op 16 juni 2020 bekendgemaakt, beschikbaar via Gemeenteblad 2020, 155187.]
Het financieel beleid 2020 heeft na publicatie een (onbeperkte) geldigheidsduur tot aan de intrekking ervan.
Hoofdstuk 2 Waarderingsgrondslagen en afschrijving vaste activa
Investering het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.
Investering vaneconomisch nut investeringen die verhandelbaar zijn (er is een markt voor) en/of investeringen die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen of waarvoor een bestemmingsheffing kan worden geheven.
Investering van maatschappelijk nutinvesteringen in de openbare ruimte die niet verhandeld kunnen worden of geen middelen kunnen genereren. Bijvoorbeeld (water)wegen, viaducten, geluidswallen, parken, openbare verlichting enz.
Kapitaallasten het geheel van afschrijvingen en rente die over de activa berekend worden en die ten laste van het jaarlijks exploitatieresultaat komen.
Onderhoud het uitvoeren van preventieve of correctieve maatregelen om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen, dan wel het vervangen van een onderdeel van een object.
Waardering de waarde die toegekend wordt aan het geactiveerde kapitaalgoed c.q. de investering op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
De componentenbenadering wordt niet toegepast. Uitzondering hierop is de component ‘grond’. Hierop wordt niet afgeschreven. Waardering van de grond geschiedt op basis van de aankoopprijs. Als deze niet te herleiden is (bv bij aankoop pand inclusief ondergrond), wordt de prijs per m2 uit de jaarlijks vast te stellen gemeentelijke grondprijsbrief gehanteerd.
Voor het afschrijven op het actief wordt geen rekening gehouden met een restwaarde.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden bij voorkeur niet geactiveerd, met uitzondering van voorbereidingskosten ten behoeve van grondexploitaties. Mocht activering in overige situaties toch de voorkeur genieten, dan kan dit alleen als aan alle voorwaarden uit artikel 60 van het BBV wordt voldaan.
Artikel 2:5 Afschrijvingstabel
In die gevallen waarin deze tabel geen uitsluiting geeft, geldt de economische levensduur als norm voor de afschrijvingstermijn.
Afwijkingen van de termijnen in deze afschrijvingstabel worden vooraf ter besluitvorming aan het college voorgelegd.
Artikel 2:6 Overige waarderingsgrondslagen
De grondvoorraden en onderhanden werken worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs verminderd met al ontvangen verkoopopbrengsten. Voor verliesgevende grondcomplexen bestaat een voorziening op eindwaarde. Winstneming gebeurt op basis van de POC-methode (Percentage of Completion). De berekeningswijze is als volgt: het percentage gerealiseerde kosten x het percentage gerealiseerde opbrengsten x het geprognosticeerde resultaat (rekening houdend met onzekerheden) = tussentijdse winstneming.
Hoofdstuk 3 Budgethoudersregeling
Budgethouder de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie de verantwoordelijkheid is toegekend voor het aan hem/haar toegewezen product en daaraan toegewezen middelen om financiële verplichtingen aan te gaan en inkomsten te genereren met het oog op de realisatie van de voorgenomen prestaties in de vastgestelde begroting, dit met inachtneming van het vigerende Mandaatbesluit en Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
(Deel)Deelbudget-houderde persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie de verantwoordelijkheid is toegekend voor een deel van het aan hem/haar toegewezen product en daaraan toegewezen middelen om financiële verplichtingen aan te gaan en inkomsten te genereren met het oog op de realisatie van de voorgenomen prestaties in de vastgestelde begroting, dit met inachtneming van het vigerende Mandaatbesluit en Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Een deelbudgethouder kan een deel van zijn/haar toegewezen middelen toewijzen aan een deeldeelbudgethouder.
Artikel 3:3 Verantwoordelijkheden
De (deel)budgethouder is verplicht inkomsten en uitgaven die niet begroot zijn en meer bedragen dan € 100.000 uiterlijk binnen twee weken na het bekend worden te melden bij de concerndirecteur. De concerndirecteur doet hiervan uiterlijk binnen een week melding aan de verantwoordelijk bestuurder dan wel het college in samenspraak met de gemeentesecretaris. Afhankelijk van het besluit dan wel de opdracht wordt er wel of geen begrotingswijziging aan de gemeenteraad voorgelegd.
In afwijking van het tweede lid mag de budgethouder, na goedkeuring van de directie of het college, een verplichting aangaan als een afzonderlijk budget niet toereikend is en er binnen het product of programma ruimte voor compensatie is. Hierbij moeten de doelstellingen gerealiseerd blijven worden en dient de verhouding tussen structureel en incidenteel intact te blijven. Incidentele meevallers kunnen daarom niet gebruikt worden om structurele tegenvallers mee op te vangen.
Aanpassingen zoals bedoeld in dit lid worden (achteraf) via een (verzamel)begrotingswijziging voorgelegd aan de gemeenteraad.
Wijzigingen en (tijdelijke) vervangingen van aangewezen (deel-)budgethouders worden op een onafhankelijke, achteraf verifieerbare wijze (bij voorkeur digitaal) gedocumenteerd en aan de Financiële Administratie ter beschikking gesteld. Een mail met accordering van de directeur dan wel de gemeentesecretaris voldoet.
Hoofdstuk 4 Beleid garanties en verstrekte leningen.
Aanvrager de aanvrager van een garantie.
Garantie een borgstelling van de gemeente ten behoeve van de aanvrager voor een door de aanvrager aan te trekken geldlening.
Lening een bedrag dat door de ene partij aan de andere partij ter beschikking wordt gesteld, waarbij die andere partij zich verbindt om het bedrag terug te betalen met eventueel aanvullend daarbij een bedrag aan rente.
Artikel 4:2 Indiening aanvraag garantie of lening
Aanvragen voor een garantie of een lening worden schriftelijk ingediend bij het college.
Artikel 4:3 Minimale eisen om in aanmerking te kunnen komen voor een garantie of lening
De aangevraagde garantie of lening heeft een looptijd van maximaal de economische levensduur van de investering die ermee wordt gefinancierd. Er wordt tussentijds afgelost op de lening. De afschrijvingstermijn van de investering is maximaal de termijn die de gemeente hanteert voor dergelijke investeringen.
Artikel 4:4 Algemene Beleidsuitgangspunten
Bij leningen en deelgaranties hanteert de gemeente de criteria die het betreffende waarborgfonds aanhoudt met betrekking tot het maximum garantiebedrag voor zover dit niet strijdig is met het gemeentelijke garantiebeleid. Hypothecaire zekerheid wordt gevraagd bij investeringen in vastgoed hoger dan € 150.000,-- , indien lager dan volstaat een positieve/negatieve hypotheekverklaring.
Artikel 4:5 Benodigde financiële informatie en financiële toets van een lening- en/of garantieaanvraag
Bij leningen of deelgaranties waarbij ook een waarborgfonds is betrokken, volgt de gemeente de uitkomst van de toets die het waarborgfonds heeft uitgevoerd en is het niet noodzakelijk om de informatie zoals genoemd in het vorige lid te verstrekken. Aanvullende informatie wordt op aanvraag van de gemeente door de aanvrager.
Cashmanagement het beheer van geldstromen en daaruit voortvloeiende saldi en liquiditeitsposities tot één jaar.
Financiering het aantrekken van de financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen.
Kasgeldlimiet Een bedrag ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. De kasgeldlimiet beperkt het renterisico op de netto vlottende schuld.
Koersrisicobeheer Het beheersen van de risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koers- ontwikkelingen.
Kredietrisicobeheer Het beheersen van de risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid op een waardedaling van de vorderingspositie ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit.
Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode van één jaar.
Netto vlot. schuld De netto vlottende schuld is het gezamenlijk bedrag van:
Renterisico Mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten van de gemeente verandert door wijzigingen in het rentepercentage op leningen en uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Renterisiconorm Een bedrag ter grootte van een percentage van het totaal van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld.
Risicobeheer Dit is een deelfunctie van treasury en omvat alle activiteiten die zich richten op het beheersen van financiële risico’s te weten renterisico’s, kredietrisico’s, koersrisico’s, intern liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s.
Treasuryfunctie Alle activiteiten gericht op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit 4 deelfuncties: cashmanagement, financiering, renterisicobeheer en relatiebeheer.
Uitzetten / beleggen Het tijdelijk toevertrouwen van tijdelijk overtollige middelen aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen.
Valutarisicobeheer Het beheersen van risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat op een bepaald moment de waarde van de vreemde valutastromen, uitgedrukt in eigen valuta, afwijkt van hetgeen verwacht werd op het beslissingsmoment.
Koersrisico’s worden beperkt door bij uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar de looptijd af te stemmen op de liquiditeitenplanning en/of vervalkalender van de vaste schuldportefeuille.
Hoofdstuk 7 Verzekeringenbeleid
Artikel 7:1 Doelstelling van het verzekeringsbeleid
Het verzekeringsbeleid dekt de gemeentelijke organisatie in tegen forse nadelige financiële gevolgen als gevolg van de statische risico’s die de gemeente loopt.
Artikel 7:5 Risicogebied: Gebouwen en bezittingen, en materieel
Inventarisobjecten die een aanzienlijke waarde vertegenwoordigen, zeer kwetsbaar zijn, dan wel regelmatig buiten de opstallen worden gebruikt of verblijven kunnen ondergebracht worden onder een specifieke verzekering met gelijktijdige verwijdering van de opstal/inventaris verzekering omwille van het vermijden van dubbele dekking.
Artikel 7:7 Risicogebied: Financiële risico’s
De gemeente verzekert zich niet tegen het risico en verloren gaan van geld en/of geldswaarden.
Hoofdstuk 8 Uitgangspunten voor de begroting
Artikel 8:1 Vergelijkende cijfers ingeval van wijzigingen in de programmastructuur:
In het geval dat de programmastructuur wijzigt in het nieuwe begrotingsjaar worden de vergelijkende cijfers van het voorgaande begrotingsjaar aangepast aan de nieuwe programmastructuur. Verschillen worden voorzien van een korte toelichting.
Hoofdstuk 9 Financieel administratief beleid
Als het afdelingshoofd voor zijn interne sturing inzicht wil hebben in de bestede uren van zijn medewerkers aan de producten, dan kunnen de medewerkers van die afdeling ook tijd schrijven in de urenmodule van Key2Financien. Als dit het geval is, worden de productieve uren echter niet doorbelast naar het grootboek, maar worden er alleen aantallen vastgelegd in de urenmodule
Artikel 9:6 Interne uurtarieven
Interne uurtarieven worden gehanteerd voor de doorverdeling van de bedrijfsvoeringkosten aan de producten. Bedrijfsvoeringkosten zijn de kosten die niet rechtstreeks aan de producten kunnen worden toegerekend. De bedrijfsvoeringkosten worden eerst geraamd in rubriek 5 van het grootboek in de financiële administratie en op basis van geraamde uren en interne uurtarieven doorverdeeld naar producten in de exploitatie, investeringen, onderhoudsvoorzieningen en grondexploitaties.
De interne uurtarieven worden berekend op basis van de geraamde kosten van de bedrijfsvoeringkosten in rubriek 5 van het grootboek in de financiële administratie. Hierbij worden de directe personeelslasten die via een verdeelsleutel naar de producten worden verdeeld, oftewel de kale uurtarieven, verhoogd met een opslag voor de overige bedrijfsvoeringkosten van rubriek 5.
De opslag voor de overige bedrijfsvoeringkosten wordt berekend door de overige geraamde bedrijfsvoeringkosten in rubriek 5 van het grootboek, die aan de producten kunnen worden toegerekend, te delen door de geraamde productieve uren. Het resultaat van deze berekening zijn de interne uurtarieven exclusief opslag voor overhead. De tarieven worden afgerond naar eenheden van € 0,25
Gemeentebreed worden 6 interne uurtarieven berekend, geclusterd volgens de
Bij de toerekening van productieve uren aan investeringen, onderhoudsvoor- zieningen en grondexploitaties wordt op de interne uurtarieven een opslag ter dekking van de overheadkosten toegepast. De opslag overhead wordt jaarlijks berekend door de geraamde bedrijfsvoeringkosten van overhead te delen door de geraamde bedrijfsvoeringkosten die aan de producten worden toegerekend. Het resultaat van deze berekening zijn de interne uurtarieven inclusief opslag voor overhead.
Artikel 9:7 Externe uurtarieven
Uitzonderingen op het eerste lid zijn door de wet gemaximeerde tarieven, regionaal afgesproken tarieven of in subsidievoorwaarden gemaximeerde tarieven, dan wel tarieven die afwijken vanwege een publiek belang of marktwerking, tenzij het interne uurtarief inclusief opslag leidt tot lagere tarieven. Bij afwijking vanwege een publiek belang of marktwerking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.
Artikel 9:9 Budgetoverheveling
Budgetoverschotten als gevolg van nog niet uitgevoerde activiteiten, die in het volgende begrotingsjaar worden uitgevoerd, worden als budgetoverhevelingen in het voorstel tot bestemming van het resultaat toegevoegd aan de exploitatiereserve, Randvoorwaarde is, dat het hierbij gaat om activiteiten die passen binnen het beleid van de raad.
Artikel 10:1 Begripsbepalingen
BWB Belastingsamenwerking West Brabant
Publiekrechtelijke Vorderingen vorderingen die op basis van overheidshandelen zijn opgelegd
Privaatrechtelijke vorderingen vorderingen waarbij de overheidsinstantie als privaatrechtelijk persoon handelt.
Bestuursdwang. een dwangmiddel van de overheid om iets te doen of na te laten
Aanmaning een brief waarin verzocht wordt een niet betaalde factuur te voldoen.
Dwangbevel een namens de overheid uitgevaardigd schriftelijk bevel, gericht aan een persoon of rechtspersoon
De financiële administratie draagt zorg voor het hele invorderingsproces binnen de Gemeente Breda, met uitzondering van de bij wege van aanslag geheven belastingen, de dwanginvordering van de zelf opgelegde publiekrechtelijke vorderingen (door de invorderingsambtenaar van de gemeente Breda, zijnde de directeur BVD, gemandateerd aan de directeur BWB, Parkeerbedrijf en de vorderingen van Sociale Zaken/Kredietbank).
De financiële administratie zal zich houden aan algemene en specifieke Wet- en regelgeving bij het voeren van het beleid zoals de Invorderingswet voor publiekrechtelijke vorderingen, het Burgerlijk Wetboek voor privaatrechtelijke vorderingen en de Algemene Wet Bestuursdwang bij bestuursdwang, alsmede in de (belasting)verordeningen opgenomen bepalingen.
Alleen de financiele administratie kan op de verkoopnota, een ingezonden bezwaarschrift e.d. uitstel van betaling geven of een betalingsregeling treffen met de klant. Als uitgangspunt geldt, maximaal aantal termijnen als dat er nog kalendermaanden in het jaar resteren. Rekening houdend met de hoogte van de vordering, kan hier van af geweken worden.
Een vordering wordt afgeboekt wanneer; er geen verhaalsmogelijkheid is, bij WSNP 1 en bij faillissement. Indien er bij een klant een preferente vordering aanwezig is, waarvan de hoogte niet in verhouding staat met de openstaande vordering bij Gemeente Breda, kan geadviseerd worden om de vordering af te boeken.
Artikel 10:4 Dubieuze debiteuren
Aan het einde van elk boekjaar wordt door Financiële administratie de openstaande posten ouder dan drie maanden2 toegevoegd aan de voorziening dubieuze debiteuren.