Hoofstuk 2 Raadsvergadering
Artikel 3 Ronde middels video-vergadering
- 1.
Onderstaande artikelen zijn tevens van toepassing op de Ronde indien deze plaats vindt middels een video-vergadering, met uitzondering van het gestelde in artikel 5, eerste lid onder a, artikel 6, derde lid, artikel 7, tweede en derde lid en de artikelen 10 tot en met 13 met betrekking tot de besluitvorming.
- 2.
Raadsvergadering dient in dat geval gelezen te worden als de Ronde en raadsleden dient te worden gelezen als raads- en burgerleden.
Artikel 4 Openbaarheid
- 1.
De openbare video-vergadering kan door eenieder op afstand middels een livestream worden gevolgd. Besloten raadsvergaderingen kunnen niet via een video-vergadering worden gehouden.
- 2.
In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen. Indien burgers hierover vragen hebben, kunnen zij informatie inwinnen bij de griffie.
Artikel 5 Voorbereiding
- 1.
Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie door:
- a.
welke agendapunten (wat de leden van deze fractie betreft) een hamerstuk kunnen zijn;
- b.
welke raadsleden het woord willen voeren in eerste termijn over een agendapunt;
- 2.
Indien het college een uitnodiging ontvangt voor een video-raadsvergadering, geeft het college uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de raadsvergadering aan de griffie door:
- a.
welke collegeleden deelnemen aan de video-raadsvergadering;
- b.
de portefeuilleverdeling in relatie tot de geagendeerde agendapunten op de voorlopige agenda.
- 3.
Informatieve en technische vragen worden zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk op de maandag 12.00 uur voorafgaand aan de video-vergadering, ingediend bij de griffie. Het college streeft ernaar om de beantwoording uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering per mail aan de griffie ter beschikking te stellen. De griffie plaatst de beantwoording in het openbare raadsinformatiesysteem.
Artikel 6 Aanvang digitale raadsvergadering
- 1.
Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kunnen vaststellen.
- 2.
Raadsleden wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, worden verondersteld niet deel te nemen aan de video-vergadering.
- 3.
De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de video-vergadering.
- 4.
Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van hemzelf, uit.
Artikel 7 Vergaderorde
- 1.
De voorzitter is belast met het handhaven van de orde.
- 2.
De agendapunten die op basis van de aangeleverde informatie conform artikel 5 lid 1 sub a voor alle leden een hamerstuk zijn, worden als eerst behandeld. Deze punten worden geacht – zonder verzoek tot stemming – unaniem te zijn aangenomen.
- 3.
Na besluitvorming over de hamerstukken, start de beraadslaging over de resterende agendapunten.
Artikel 8 Spreekregels
- 1.
De voorzitter geeft in eerste termijn het woord aan de op grond van artikel 5 lid 1 sub b bekende raadsleden.
- 2.
Raadsleden die voorafgaand aan de vergadering conform artikel 5 lid 1 sub b niet kenbaar hebben gemaakt het woord in eerste termijn te willen voeren, maar dat toch graag doen, maken dit voor de opening van de eerste termijn kenbaar aan de voorzitter via de chatfunctie. De voorzitter kan hem het woord verlenen.
- 2.
Na afronding van de eerste termijn, inventariseert de voorzitter welke raadsleden het woord willen voeren in de tweede termijn.
- 3.
Deelnemers die het woord niet hebben gekregen van de voorzitter, zetten de microfoon uit. De voorzitter kan, ten behoeve van de orde van de vergadering, de microfoon van de deelnemers uitschakelen.
- 4.
Indien een deelnemer wenst te interrumperen geeft hij dat via de chatfunctie aan. De voorzitter kan hem het woord verlenen, waarna hij zijn microfoon inschakelt voor de interruptie.
Artikel 9 Schorsing van de vergadering
- 1.
Op verzoek van een raadslid of lid van het college kan de voorzitter de vergadering tot nader order schorsen.
- 2.
De deelnemers die onderling willen communiceren tijdens de schorsing dragen zelf zorg voor deze communicatie buiten de omgeving van de digitale vergadering om.
- 3.
Tijdens de schorsing wordt het tijdstip waarop de vergadering weer aanvangt in beeld gebracht.
Artikel 10 Besluitvorming
- 1.
Na afronding van de beraadslaging over een voorstel, start de besluitvorming.
- 2.
De voorzitter inventariseert eerst of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsbesluit of motie), een raadslid een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk.
- 3.
Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar via de chatfunctie en, na het verkrijgen van het woord, mondeling bij de voorzitter.
- 4.
Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen.
- 5.
Indien door één of meerdere raadsleden wel om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een video-vergadering altijd hoofdelijk plaats.
- 6.
Bij hoofdelijke stemming wordt de microfoon van alle raadsleden ingeschakeld. De griffier roept de leden van de raad op alfabetische volgorde bij hun naam, beginnend bij het door de voorzitter bij aanvang van de vergadering getrokken volgnummer van de presentielijst.
- 7.
Het raadslid maakt zowel visueel als mondeling zijn stem kenbaar. Visueel doet hij dat door in beeld zijn duim omhoog (voor) of omlaag (tegen) te steken. Mondeling doet hij dat door de tekst: “Raadslid … is aanwezig” uit te spreken en vervolgens zijn stem te geven.
- 8.
De griffier gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de mondelinge en visuele wilsuitdrukking van het raadslid.
Artikel 11 Storing bij stemming
- 1.
Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar de volgende spreker.
- 2.
Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook dan de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.
- 3.
Indien de voorzitter (of griffier) de wilsuitdrukking van een raadslid door technische redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de stemming.
- 4.
In afwijking van het tweede en derde lid wordt de stemming in een volgende vergadering over gedaan als de stemmen, die door technische problemen niet zijn uitgebracht, tot een andere uitkomst van de stemming hadden kunnen leiden.
Artikel 12 Schriftelijke stemming
- 1.
Een geheime stemming (over bijvoorbeeld de benoeming van personen) verloopt schriftelijk.
- 2.
Raadsleden ontvangen voor een raadsvergadering waar een geheime stemming aan de orde is, per post een stembriefje. De voorzitter stelt de vormgeving van de stembriefjes vast. De stembriefjes worden door ieder raadslid afzonderlijk of per brief ingeleverd bij de griffie na afloop van een vergadering. De voorzitter bepaalt het tijdstip en zo nodig de volgorde waarop de stembriefjes uiterlijk door de griffie moet zijn ontvangen.
- 3.
De voorzitter, de griffier en een medewerker van de griffie vormen in afwijking van het vigerende reglement van orde het stembureau.
Artikel 13 Moties en amendementen
- 1.
Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangeleverd.
- 2.
Indien moties en amendementen ter vergadering worden ingediend, stuurt de indiener de motie of het amendement per direct naar de raadsgriffie@sittard-geleen.nl
- 3.
De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem.
Artikel 14 Technische aspecten
- 1.
Raadsleden maken gebruik van ICT-middelen die in bruikleen zijn gegeven door de gemeente. Deze voorzieningen bieden voldoende technische mogelijkheden om volwaardig deel te kunnen nemen aan een video-vergadering.
- 2.
Deelnemers aan de video-vergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.
- 3.
Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft, kan hij (weer) toegang tot de video-vergadering krijgen door de aan hem toegestuurde link te gebruiken.
Hoofdstuk 3: Overige werkzaamheden van de raad
Artikel 15 Ronde
- 1.
Vergaderingen van de Ronde kunnen via een digitale video-verbinding plaatsvinden. De Ronde kan ook vervangen worden door een schriftelijke vragenronde. De Raadsagendacommissie doet daarvoor een voorstel.
- 2.
Uiterlijk op de dinsdag voorafgaand aan de Ronde om 10:00 uur meldt een lid per fractie zich aan als deelnemer aan de Ronde. Als zich geen lid heeft aangemeld wordt de betreffende fractie geacht in te stemmen met de behandeling van het raadsvoorstel als hamerstuk.
- 3.
Standpunten, informatieve en technische vragen worden door het in het tweede lid genoemde lid zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk op de donderdag 12.00 uur in de week voorafgaande aan de Ronde, ingediend bij de griffie via raadsgriffie@sittard-geleen.nl Deze vragen worden zo spoedig mogelijk doorgestuurd naar het college en in het raadsinformatiesysteem geplaatst.
- 4.
Het college streeft er naar om de beantwoording op woensdag uiterlijk 12.00 uur voorafgaand aan de Ronde per mail aan de griffie ter beschikking te stellen. De griffie plaatst de beantwoording in het raadsinformatiesysteem en op het Dagbericht.
- 5.
Indien insprekers zich gemeld hebben neemt de raadsgriffie contact met hen op om te bespreken op welke wijze en wanneer zij kunnen inspreken. Indien ervoor gekozen wordt een schriftelijke inspreekreactie te geven, zal deze worden toegevoegd aan het voorstel in het raadsinformatiesysteem.
- 6.
Het betreffende lid van de fractie dat over het voorstel een standpunt en/of vragen heeft ingediend geeft uiterlijk op vrijdagochtend 12.00 uur na de Ronde aan of er nog openstaande vragen zijn of dat het voorstel rijp is voor besluitvorming in de volgende raadsvergadering. Het betreffende lid geeft tevens aan op welke wijze deze behandeling dient plaats te vinden.
Artikel 16 Informatiebijeenkomsten
- 1.
Indien de Raadsagendacommissie heeft besloten dat er vanwege de agenda twee informatiebijeenkomsten via een video-verbinding plaatsvinden, vinden deze niet gelijktijdig plaats.
- 2.
De informatiebijeenkomsten die via een video-vergadering plaatsvinden, kunnen door eenieder op afstand middels een livestream worden gevolgd.
- 3.
In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream van de informatiebijeenkomst kan volgen. Indien burgers hierover vragen hebben, kunnen zij informatie inwinnen bij de griffie.
- 4.
Deelnemers kunnen verduidelijkende vragen stellen na afloop van de presentatie via de chatfunctie.
- 5.
Betrokkenen, belanghebbenden, ambtelijke ondersteuning en extern deskundigen worden door de griffie geïnformeerd over de wijze waarop de video-vergadering plaatsvindt en hoe zij aan deze vergadering kunnen deelnemen.
- 6.
Het college en/of ambtelijke ondersteuning krijgen van de voorzitter als eerst de gelegenheid om een toelichting te geven.
- 7.
Indien er een presentatie wordt gegeven, wordt deze getoond op een wijze die voor eenieder goed te volgen is. Tijdens de presentatie kunnen er vanwege technische redenen geen vragen gesteld worden.
Artikel 17 Commissie Begroting en Verantwoording
- 1.
De Commissie Begroting en Verantwoording die via een video-vergadering plaatsvindt, kan door alle raads-, burger- en collegeleden en de leden van de Rekenkamercommissie op afstand middels een livestream worden gevolgd. Deze vergadering heeft geen openbaar karakter.
- 2.
Het college geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de Commissie Begroting en Verantwoording aan de griffie door:
- a.
welke collegeleden deelnemen aan de video-raadsvergadering;
- b.
welke ambtenaren of externe deskundigen het college bij zullen staan of vertegenwoordigen.
- 3.
Informatieve en technische vragen worden zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de video-vergadering, ingediend bij de griffie. Het college streeft ernaar om de beantwoording uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering per mail aan de griffie ter beschikking te stellen. De griffie plaatst de beantwoording in het besloten deel raadsinformatiesysteem.
- 4.
Ambtelijke ondersteuning en/of externe deskundigen worden door de griffie geïnformeerd over de wijze waarop de video-vergadering plaatsvindt en hoe zij aan deze vergadering kunnen deelnemen.
Artikel 18 Fractievoorzittersoverleg
Aan het Fractievoorzittersoverleg dat via een video-vergadering plaatsvindt kan alleen door de leden van het overleg of hun vervangers worden deelgenomen. Deze vergadering heeft geen openbaar karakter.
Artikel 19 Raadsagendacommissie
De vergadering van de Raadsagendacommissie die via een video-vergadering plaatsvindt kan door belangstellende raads-, burger- en collegeleden worden gevolgd. Hiertoe dienen zij vooraf in contact te treden met de secretaris van de commissie zodat de noodzakelijke faciliteiten getroffen kunnen worden. Deze vergadering heeft geen openbaar karakter.
Hoofdstuk 4 Slotbepalingen
Artikel 20 Uitleg Reglement
- 1.
Dit reglement dient als aanvulling op het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeente Sittard-Geleen 2018.
- 2.
Indien dit reglement ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeente Sittard-Geleen 2018, mits niet strijdig met dit reglement of de gemeentewet.
- 3.
In gevallen waarin dit reglement of de vigerende RvO van Sittard-Geleen niet voorzien of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
- 4.
In geval dat er sprake is van een Ronde, Informatiebijeenkomst, Raadsagendacommissie, Fractievoorzittersoverleg of Commissie Begroting en Verantwoording, beslist in afwijking van het derde lid de voorzitter.
Artikel 21 Citeertitel
Dit Reglement wordt aangehaald als Tijdelijk Reglement van orde voor digitale vergaderingen van de gemeenteraad van Sittard-Geleen 2020
Artikel 22 Inwerkingtreding
- 1.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na die waarop het bekend is gemaakt.
- 2.
Met inwerkingtreding van dit reglement blijft het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeente Sittard-Geleen 2018, eerste wijziging van kracht.
Artikel 23 Expiratie
Dit reglement vervalt bij het vervallen van de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba