| Organisatie | Recreatieschap Spaarnwoude |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van het Recreatieschap Spaarnwoude houdende regels omtrent de nota activeren, waarderen en afschrijven |
| Citeertitel | Nota activeren, waarderen en afschrijven Recreatieschap Spaarnwoude |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-06-2020 | nieuwe regeling | 07-05-2020 | 2020/15 |
In de Verordening financieel beheer Spaarnwoude is opgenomen dat voor het activeren, waarderen en afschrijven een aparte nota ter vaststelling wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur (AB). Mede door de wijzigingen in het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) in 2016 is het noodzakelijk om de systematiek van investeringen, activeren, waarderen, afschrijven en onderhoud van kapitaalgoederen uiteen te zetten in een aparte nota. De wijzigingen uit deze nota gelden vanaf het boekjaar 2018.
De voornaamste wijziging betreft de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. De systematiek van activering en afschrijving is voor alle investeringen gelijk getrokken: investeringen met een maatschappelijk nut dienen, evenals investeringen met een economisch nut, te worden geactiveerd en over de verwachte levensduur te worden afgeschreven.
De doelstellingen van deze nota zijn om de beleidskaders met betrekking tot het waarderen, activeren en afschrijven van investeringen vast te stellen en de begrippen in het kader van activa toe lichten.
Als gevolg van de wijzigingen in de regelgeving wordt een aantal voorstellen ter vaststelling aan het AB van Recreatieschap Spaarnwoude voorgelegd:
Door het vaststellen van deze nota stemt het AB in met de beleidsvoorstellen.
In deze nota worden per hoofdstuk de begrippen activering, waardering, afschrijving en onderhoud toegelicht. Tevens worden in de betreffende hoofdstukken ter zake voorstellen gedaan voor de te volgen beleidslijn voor Spaarnwoude.
In bijlage 1 voor alle relevante artikelen uit het BBV en bijlage 2 de gehanteerde afschrijvingstermijnen per categorie.
Voor het onderhoud en beheer worden de volgende definities aangehouden:
Jaarlijks terugkerende (cyclische) werkzaamheden gericht op de verzorging van het areaal in de openbare ruimte (o.a. vegen, maaien, schoffelen, repareren) onder de termen schoon, heel en veilig.
Dekking: Lasten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.
Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud.
Onderhoud vindt plaats op grond van een geactualiseerd beheer- of onderhoudsplan. Alle maatregelen gericht op het langdurig en duurzaam in stand houden van de voorzieningen (groen, wegen etc.) verricht op basis van inspectie en meerjarenplanning (o.a. deels her-straten, overlagen asfalt, inboet en dunning, partiële vervanging onderdelen, e.d.)
Dekking: Lasten van groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening:
Onder investeringen wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.
Dekking: ten laste van het investeringskrediet. De kapitaallasten worden gedekt uit de exploitatie of door een ingestelde Bestemmingsreserve kapitaallasten.
Voor iedere investering wordt bij de begroting van dat jaar een voorstel aan het AB voorgelegd ter besluitvorming met verzoek het krediet voor de betreffende investering, voor verrekening van eventuele bijdragen van derden beschikbaar te stellen.
Het voorstel tot besluitvorming omvat tenminste de volgende informatie:
De lasten voortvloeiende uit de investeringen, zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente, verzekeringen, behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten.
In de begroting wordt inzage gegeven in de meer-jaren investeringen door middel van een investerings- plan. Het doel van dit meer-jaren investeringsplan is een overzicht te geven van de voorgenomen investeringen in de komende jaren. Het totaaloverzicht van de investeringen geeft het AB inzicht in alle investeringen en specifiek voor het begrotingsjaar de te realiseren doelen, de hoogte en de looptijd van het krediet en de verwachte kapitaallasten. Het investeringsplan wordt jaarlijks geactualiseerd waardoor het AB in staat is om kaders te stellen en prioriteiten aan te geven.
De in het investeringsplan opgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar worden door het AB vastgesteld. Door vaststelling van de jaarbegroting zijn de investeringskredieten van dat jaar goedgekeurd en zijn de kredieten beschikbaar gesteld zonder aparte besluitvorming door het AB. In het investeringsplan worden per begrotingsjaar de investeringsvoorstellen uitgewerkt.
2.3 Verantwoording lopende investeringen
In de tussentijdse rapportage wordt aan het AB inzicht gegeven in de voortgang van het investerings- project en of er sprake is van afwijkingen ten aanzien van het investeringsbedrag of looptijd van het krediet. Overschrijding van het investeringsbedrag zonder melding aan het AB is toegestaan met een maximum van 10% van het investeringsbedrag met een ondergrens van € 10.000. De overschrijding en de gevolgen voor de kapitaallasten dienen in de tussentijdse rapportage gemeld te worden of toegelicht in de jaarrekening.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Voor investeringen die geclassificeerd kunnen worden als activa met een meerjarig nut’, geldt een ondergrens, inclusief niet-verrekenbare btw, gecorrigeerd voor eventuele bijdrage/subsidie van derden op het totale investeringsbedrag:
In indeling op de balans onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa in overeenstemming met het BBV inclusief een toelichting.
Onder immateriële vaste activa worden de uitgaven in verband met het afsluiten van geldleningen bedoeld. Deze kosten mogen geactiveerd worden. De afschrijvingsduur van de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en saldo van agio en disagio, is maximaal gelijk aan de looptijd van de geldlening.
Tot de materiële vaste activa behoren zowel werken die in gebruik zijn genomen als onderhanden werken:
Uitgaven in het kader van beheer en onderhoud in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden niet als investering geactiveerd.
Voor financiële vaste activa geldt voor zover van toepassing de Wet Financiering Decentrale Overheden (wet FIDO) en daarmee ook de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (wet RUDDO). Op de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
Alle vaste activa dienen gewaardeerd te worden tegen historische kostprijs, d.w.z. de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:
De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (zoals eigen uren, overhead- en rentelasten) welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief kan worden toegerekend wordt in de vervaardigingsprijs opgenomen;
Op alle vaste activa die aan waardevermindering onderhevig is, wordt afgeschreven met ingang van het volgend boekjaar na oplevering of in gebruik name. De afschrijving en de rente (kapitaallasten) worden ieder jaar afgedekt uit de exploitatie. Jaarlijks wordt aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven rente toegerekend mits de rentelasten voortkomen uit externe financiering ten behoeve van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen is in het BBV opgenomen dat in de paragraaf financiering moet worden opgenomen de wijze waarop rente aan investeringen en taakvelden wordt toegerekend.
De omvang de afschrijving hangt af van de gehanteerde afschrijvingstermijn, van de gebruikte afschrijvingsmethodiek en van de eventueel vastgestelde restwaarde. Het aantal jaar waarin op een activum wordt afgeschreven, wordt vastgesteld op basis van de verwachte gebruiksduur. Wanneer de verwachte gebruiksduur korter is dan de verwachte economische levensduur van het actief, is er altijd sprake van een restwaarde.
Dit betekent niet dat een activum na aflopen van de afschrijvingstermijn automatisch moet worden vervangen. Pas wanneer een activum daadwerkelijk aan vervanging toe is, zal hiertoe worden overgegaan. Op basis van lineaire afschrijving wordt de waardevermindering van een activum verdeeld over een bepaalde levensduur. Hierdoor blijft de jaarlijkse afschrijving dus gelijk gedurende de levens- duur. Zie bijlage 1 voor de gehanteerde afschrijvingstermijnen per categorie.
Conform artikel 64 lid 2 BBV kan de afschrijving slechts om gegronde reden afwijken van de grondslagen die in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De achtergrond hiervan is, dat de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken een zo goed mogelijk inzicht moeten bieden in de financiële positie van de gemeente en de ontwikkelingen daarin over de jaren heen. De grondslagen dienen daarom consistent te worden toegepast.
Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit is een schattings- wijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.
6. Voorziening groot onderhoud
De kosten van dagelijks en groot onderhoud zijn niet levensduur verlengend en mogen niet worden geactiveerd. De dekking voor het dagelijks onderhoud wordt gedekt uit de exploitatiebegroting.
Wel laat het BBV toe dat kosten van groot onderhoud in het jaar van ontstaan ten laste van een vooraf gevormde voorziening kunnen worden gebracht.
Voorwaarde is dat er een beheerplan opgesteld is waarin het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten zijn opgenomen. Door het vormen van een voorziening ontstaan geen fluctuaties in de (meer-jaren) begroting. De lasten worden gelijkmatig verdeeld over de toekomstige jaren. De werkelijke lasten worden jaarlijks rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht. In de Nota Reserves en voorzieningen wordt deze voorziening verder toegelicht.
BIJLAGE 1 Relevante artikelen Besluit Begroting en Verantwoording
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien:
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeld de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
BIJLAGE TOELICHTING ACTIVEREN, WAARDEREN EN AFSCHRIJVEN
Deze bijlage heeft als doel om de algemene financiële regels van de verordening financieel beheer specifiek voor het onderdeel investeringen verder te operationaliseren, zodat voor de organisatie van een helder uitvoeringskader sprake is. De technische impact van de BBV- wijziging voor de schappen is groot: maatschappelijke investeringen moeten voortaan namelijk op de balans verantwoord worden (bij economische investeringen was dit al zo).
Voor het realiseren van vastgestelde beleidsdoelen zijn bij de schappen investeringen benodigd. Bij deze investeringen, ook wel kapitaalgoederen of vaste activa genoemd, is sprake van een qua omvang grotere uitgave, waarvan het nut en de last zich over meerdere jaren uitstrekt.
In de verordening wordt daarvoor verwezen naar een tweetal nota’s:
De nota Activeren, waarderen en afschrijven is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van investeringen en daaruit voortvloeiende jaarlasten, ook wel kapitaallasten genoemd. Voor zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie is het van belang om hierover een transparant en adequaat activa- en afschrijvingsbeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Deze nota vervult daarbij een ondersteunende rol bij de producten van de Planning & Control cyclus en draagt bij aan het “in control” zijn van de gemeenschappelijke regeling.
De nota Reserves en voorzieningen is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van reserves en voorzieningen als buffer, egalisatiemiddel en/of financieringsmiddel. Dit beleid omtrent vermogensvorming en -functies vormt samen met het activabeleid namelijk één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeenschappelijke regeling.
Zoals aangegeven geldt voor de investeringen in de meest recente BBV-wetgeving een andere systematiek dan voorheen. Tot voor kort mochten maatschappelijke investeringen (waaronder wegen, water, bruggen, groenvoorzieningen en viaducten) zowel geactiveerd worden (d.w.z. op de balans gezet en op afgeschreven) als ineens worden afgeboekt ten laste van een programma of een bestemmingsreserve/voorziening. Nu moeten deze investeringen, die zelf geen middelen genereren, maar een duidelijke publieke taak vervullen, net als de economische investeringen (gebouwen, voertuigen, machines,..) worden geactiveerd. In de systematiek van de schappen werden alleen nieuwe, grote economische investeringen geactiveerd. Zowel vervanging, renovatie als groot onderhoud kwam ten laste van de daarvoor gevormde onderhoudsvoorziening. Klein onderhoud kwam en komt ten laste van reguliere jaarlijkse programmabudgetten
De nieuwe systematiek vergt een helder onderscheid tussen enerzijds vervanging en renovatie (levensduur verlengend, moet over worden afgeschreven) en anderzijds groot onderhoud (voorziening, ter egalisatie van jaarlijks schommelende lasten).
De administratieve verwerking van gedane investeringen is aan allerlei vereisten gebonden. Zodra sprake is van meerjarig nut (investering) is er aan het eind van een jaar bezit. Bij de opmaak van de jaarrekening wordt daarvoor de balans opgemaakt. Het opnemen van deze investeringen op de balans wordt ook wel activeren genoemd. Deze activeringen leiden vervolgens tot jaarlijkse lasten gedurende de looptijd, de kapitaallasten. Zo worden de lasten toegerekend aan de benuttingstijd. Zowel de indeling van de activa als de waarde daarvan op de balans is aan dverse richtlijnen gebonden.
Investeringen boven € 100.000 worden momenteel vooral bekostigd uit de (bestemmings-)reserve. Doordat er al is gespaard voor deze investeringen is de liquiditeit voorhanden. Voorheen werd de investering dan rechtstreeks gedekt uit de bestemmingsreserve. Daardoor werd de waarde van die investering als bezit niet zichtbaar, een fictief voorbeeld:
De vernieuwde regels Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijven echter voor dat alle investeringen als bezit (materiële vaste activa) op de balans moeten staan waarbij de jaarlijkse waardedaling zo realistisch mogelijk is. Die waardedaling leidt tot jaarlijkse afschrijvingslasten die verplicht in de jaarlijkse exploitaties verwerkt moeten worden. Aangezien er wel is gespaard voor de investering kunnen deze jaarlijkse lasten worden afgedekt. Terug naar het fictieve voorbeeld:
De investering/het project leidt nu respectievelijk ultimo 2019 en ultimo 2020 tot waardestijging op de balans + 38 duizend euro + 162 duizend euro. Daarmee is de balanspost materiële vaste activa ultimo 2020 met 200 duizend euro verhoogd. Daar staat de bestemmingsreserve (dekking) tegenover, er is immers voor gespaard. Ook nu wordt de bestemmingsreserve exploitatie met 200 duizend euro afgeboekt, echter wordt niet meer gesaldeerd met de gedane investering. Het bedrag wordt nu toegevoegd aan de egalisatiereserve kapitaallasten.
Stel dat een brug 10 jaar mee gaat. Dit leidt tot een afschrijvingslast van 20 duizend euro per jaar (200 duizend investering/10 jaren). Dit geeft het volgende waardeverloop (in duizend euro):
Deze daling wordt in de exploitatie als jaarlijkse kapitaallast verantwoord:
Aangezien er reeds gespaard is voor deze investering, is dekking voorhanden en wordt tegelijkertijd met het bezit/activaverloop ook de spaarpot/het eigen vermogen aangepast:
Met de jaarlijkse daling van de spaarpot wordt bovenstaande jaarlijkse kapitaallast afgedekt:
Dit voorbeeld geeft duidelijk aan dat er (net als voorheen) wordt gespaard om te investeren. Verschil is dat de investeringen als bezit nu wel zichtbaar worden op de balans, evenals het gespaarde krediet. Dit is geheel conform het BBV.
Ook voorbeeld toevoegen van kapitaalgoed waarbij de investering voor 100% wordt gesubsidieerd
Ter voorkoming van administratieve lasten worden investeringen over diverse kleinere aanschaffen dan wel inkoopschaalvoordelen in principe gebundeld.
Jaarlijkse aanschaffen van meerdere kleinere investeringen worden (waar mogelijk) gebundeld. Als voorbeeld: de aanschaf van 1 laptop, die een exploitatielast geeft van € 500 terwijl 30 laptops een investeringskrediet van € 15.000 vergen (= 30 x € 500 investering). Daarover wordt afgeschreven na ingebruikname.
Bij meerdere investeringen die de jaargrens overlopen en in 1 aanbesteding zijn geoffreerd en gegund, worden ze bij voorkeur gebundeld. Als voorbeeld de aanschaf van 2 bruggen die in 1 aanbesteding zijn geoffreerd en gegund, waarvan 1 opgeleverd wordt in november jaar t en de ander in februari jaar t+1. Indien er geen goede kostensplitsing mogelijk is worden deze als 1 geheel geactiveerd en vanaf jaar t+2 afgeschreven.
Deze nieuwe beleidskaders gelden vanaf 2020 voor de toekomstige investeringen en voor alle op de balans aanwezige vaste activa op 1 januari 2020.