| Organisatie | Loon op Zand |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Loon op Zand houdende regels omtrent het Protocol geheimhouding gemeente Loon op Zand 2020 |
| Citeertitel | Protocol geheimhouding gemeente Loon op Zand 2020 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-06-2020 | nieuwe regeling | 18-05-2020 |
Op 13 februari heeft de gemeenteraad unaniem een motie aangenomen, die het presidium ertoe oproept om een notitie te maken over geheimhouding en de procedures hieromheen. De motie roept er ook toe op deze notitie vervolgens door de raad vast te laten stellen.
In het licht van bovengenoemde motie, is een aantal aanpassingen doorgevoerd in het Reglement van Orde. Daarin is op een aantal punten de procedure aangepast, verhelderd en uitgebreid. Die wijzigingen zien met name op de manier waarop een besloten vergadering plaatsvindt, het opleggen van geheimhouding en de wijze waarop geheime stukken met de raad worden gedeeld. Deze notitie is een praktische uitwerking van die regels en verduidelijkt hoe er in Loon op Zand wordt omgegaan met geheime informatie en de processen die daaromheen zijn ingericht. In de totstandkoming van dit stuk heeft de griffier overleg gepleegd met een juridisch adviseur van het college en heeft afstemming plaatsgevonden in de driehoek gemeentesecretaris, burgemeester, griffier.
Er wordt eerst ingegaan op geheimhouding op fysieke documenten. Daarna wordt stilgestaan bij de procedures rondom besloten vergaderingen en mondelinge geheime informatie. Tot slot is in de bijlagen aandacht voor de relevante wettelijke bepalingen en is een format opgenomen voor een aan te leggen register van geheime documenten.
Wat is het wettelijk kader omtrent geheimhouding?
Relevant zijn in ieder geval de gemeentewet, de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en het eigen Reglement van Orde van de gemeenteraad van Loon op Zand. De relevante artikelen in deze regelingen zijn opgenomen in de eerste bijlage van dit document.
Wanneer kan er sprake zijn van geheime documenten?
Openbaarheid is één van de belangrijkste uitgangspunten in onze democratische rechtsstaat. Alleen daardoor kan er controle plaatsvinden op het bestuur. Dit principe maakt dat de gemeenteraad doorgaans altijd zijn werk in de openbaarheid verricht. Vergaderstukken voor de gemeenteraad zijn altijd inzichtelijk voor de buitenwacht via de website van de gemeenteraad.
Toch kunnen er redenen zijn om bepaalde informatie niet in de openbaarheid te brengen. De gemeentewet schrijft voor dat dit alleen maar kan als er een belang in het spel is dat genoemd wordt in de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). Artikel 10 van de Wob somt op in welke gevallen er afgeweken moet of mag worden van de standaard geldende openbaarheid.
We spreken met elkaar af dat we terughoudend omgaan met het opleggen van geheimhouding, omdat dit indruist tegen bovengenoemd principe van openbaarheid. Alleen als er een wettelijke grondslag is, kan geheimhouding worden opgelegd. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. De keuze om geheimhouding op te leggen moet altijd goed worden verantwoord, voor zover mogelijk gebeurt dat in de openbaarheid.
Wat is het verschil tussen geheime en vertrouwelijke informatie?
In Loon op Zand hanteren we alleen de term ‘geheim’. Soms wordt er ook wel eens gesproken over ‘vertrouwelijke’ stukken, maar wat daar dan precies de juridische status van is, is niet duidelijk omlijnd. Om verwarring te voorkomen, hanteren we alleen de term die ook in relevante wetgeving wordt gebruikt. De term ‘vertrouwelijk’ hanteren we dus niet, ‘geheim’ wel. Er zijn daarmee twee categorieën van informatie. Informatie is óf openbaar, óf geheim. Iets daartussenin bestaat – formeel - niet.
Hoe wordt geheimhouding opgelegd en wanneer vervalt deze?
Indien er sprake is van informatie die geheim is, wordt er door het college, de burgemeester, of een commissie (bijvoorbeeld het auditcomité) geheimhouding opgelegd. Daarbij worden de artikelen 25, 55 en 86 van de gemeentewet in acht genomen.
Als het college of de burgemeester geheimhouding wil opleggen ten aanzien van één of meerdere documenten die aan de raad gezonden worden, dan is het van belang dat de gemeenteraad besluit over het al dan niet bekrachtigen van de geheimhouding. Het college neemt een besluit om geheimhouding op te leggen en vraagt vervolgens in een raadsvoorstel aan de raad om die geheimhouding te bekrachtigen. Doet de gemeenteraad dit niet, dan vervalt de geheimhouding.
We spreken af dat het college de volgende formulering hanteert in een voorstel aan de gemeenteraad:
De op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto artikel 10, (lid en onderdeel invullen), van de Wet openbaarheid van bestuur, opgelegde geheimhouding over het besluit tot (omschrijving besluit), te bekrachtigen tot…….
In het voorstel aan de raad wordt in ieder geval ingegaan op de volgende zaken:
Uit bovenstaande formulering van het raadsvoorstel en de criteria waaraan een raadsvoorstel moet voldoen, kan worden opgemaakt dat er altijd sprake is van een eindige periode waarvoor de geheimhouding wordt opgelegd. Het kan ook zo zijn dat documenten nooit in de openbaarheid mogen komen. Als daar sprake van is, dan wordt er gebruik gemaakt van de formulering: ‘voor onbepaalde tijd’.
De bekrachtiging van geheimhouding vindt altijd plaats in de eerstvolgende raadsvergadering, volgend op de vergadering waarin de geheimhouding door het college, de burgemeester of een commissie van de raad is opgelegd. Het kan dan zo zijn dat de agenda voor de desbetreffende vergadering al is opgesteld. Als dat het geval is, wordt het raadsvoorstel om de geheimhouding te bekrachtigen als toegevoegd agendapunt opgenomen.
Hoe kan ik zien dat een stuk geheim is?
In het stuk waarop geheimhouding rust, is een watermerk (standaard optie in Word) opgenomen met de tekst: ‘geheim’. Dit watermerk is zichtbaar op alle pagina’s van het stuk. Indien stukken worden opgemaakt in een ander systeem waarbij dit niet mogelijk is, dan wordt op een andere, duidelijke wijze per pagina zichtbaar gemaakt dat het document geheim is doordat het woord ‘geheim’ erop vermeld staat.
Wel is het van belang rekening te houden met het feit dat er op grond van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs had kunnen vermoeden. Dat is gebleken uit een uitspraak van het Hof van Amsterdam van 6 augustus 2003, waarbij werd geoordeeld dat vertrouwelijk dan ook hetzelfde kan betekenen als geheim. In een heel enkel geval kan het dus zijn dat een stuk geheim is, maar dat dat niet direct zichtbaar is door een watermerk. Dit gaat dan om uitzonderlijke gevallen, waarbij raadsleden en fractieondersteuners op basis van de inhoud van het stuk zélf redelijkerwijs hadden kunnen bedenken dat dit om geheime informatie gaat.
Hoe wordt geheime informatie beschikbaar gemaakt en wie kunnen hier kennis van nemen?
Geheime documenten liggen fysiek ter inzage bij de griffier. Geheime stukken worden niet digitaal verspreid. Dit voorkomt dat onduidelijk is wie er precies kennis hebben genomen van de informatie. Want als een stuk digitaal wordt verspreid, dan beschikt in theorie iedereen over de documenten. Van de stukken die ter inzage liggen bij die griffier, worden geen foto’s of kopieën gemaakt. Er worden ook geen afschriften verstrekt.
Raadsleden en fractieondersteuners kunnen geheime stukken inzien. Als zij daar gebruik van willen maken, dan tekenen zij in op een intekenlijst. Aan de hand van de intekenlijst is inzichtelijk welke raadsleden en fractieondersteuners beschikken over de geheime informatie.
Door te werken met een intekenlijst, kan bij eventuele ongeoorloofde verspreiding van geheime informatie snel geconstateerd worden wie er in ieder geval geen kennis hadden van de geheime informatie en dus ook niet kunnen hebben ‘gelekt’. Daarmee worden de raadsleden en fractieondersteuners die niet hebben ingetekend, beschermd. Het delen van geheime informatie met derden, is namelijk strafbaar op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. De maximale straf die hierop staat, is een maximale gevangenisstraf van een jaar en een geldboete van € 21.750,-.
Indien er wordt geconstateerd dat er gelekt is uit geheime informatie, dan gaat de burgemeester over tot aangifte bij de politie.
Hoe wordt geheimhouding opgeheven?
Ook als er voor onbepaalde tijd geheimhouding is opgelegd, kan het nodig zijn om periodiek na te gaan of de geheimhouding nog steeds noodzakelijk is. Om dit in goede banen te leiden, wordt er door de griffier een register bijgehouden waarin alle besluiten van de gemeenteraad tot het opleggen of het bekrachtigen van geheimhouding, zijn opgenomen. In de bijlagen is een format opgenomen van zo’n lijst.
Eens per jaar wordt aan het college gevraagd een voorstel aan de raad voor te leggen waarin gemotiveerd wordt of de geheimhouding kan worden opgeheven of juist moet blijven bestaan. Als het noodzakelijk blijkt om de periode waarvoor geheimhouding is opgelegd te verlengen, dan wordt het college gevraagd daarvoor een nieuw besluit te nemen en bekrachtiging aan de raad voor te leggen.
In aanvulling op bovenstaande kan het college of de burgemeester natuurlijk ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding. Het is dan aan de raad om daarover te besluiten.
Voor besluiten tot het opleggen van geheimhouding door de gemeenteraad zelf of een commissie van de gemeenteraad, geldt dat het presidium eenmaal per jaar een gemotiveerd voorstel aan de gemeenteraad voorlegt over het al dan niet opheffen daarvan.
Indien de raad het voornemen heeft om geheimhouding op een stuk op te heffen, dan kan het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd erom verzoeken daarover eerst in overleg te gaan. Dat gebeurt dan in een besloten vergadering.
Zodra een stuk openbaar is geworden, publiceert de griffier de betreffende stukken op het openbare deel van Ibabs, onder vermelding van genoemd besluit.
Wat gebeurt er als een raadslid het niet eens is met de opgelegde geheimhouding?
Indien een raadslid of een fractie het niet eens is met de opgelegde geheimhouding, dan kan men in een besloten raadsvergadering vragen waarom de betreffende stukken geheim zouden moeten blijven. Als de raad bij meerderheid van mening is dat er niet voldoende grond is voor geheimhouding, dan kan de raad uiteraard ook besluiten de geheimhouding niet te bekrachtigen of op te heffen.
Hoe gaan we om met persoonsgegevens in openbare stukken?
Het kan voorkomen dat er sprake is van een openbaar document of bijlage, waarin persoonsgegevens zijn opgenomen. Bijvoorbeeld een CV bij een voorstel tot benoeming in een raad van toezicht, post van inwoners etc.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat deze gegevens niet zomaar gepubliceerd mogen worden. Dergelijke stukken worden wél digitaal beschikbaar gesteld aan de raad en fractieondersteuners. Deze documenten worden in Ibabs geplaatst achter een slotje. Voor zover dit mogelijk is, worden geanonimiseerde versies wél openbaar in Ibabs geplaatst.
Voor raadsleden en fractieondersteuners is het belangrijk om te weten dat het (onrechtmatig) openbaar maken van persoonsgegevens een overtreding oplevert van de AVG. Het College Bescherming Persoonsgegevens kan een dwangsom opleggen of bestuursdwang toepassen wanneer deze wet wordt overtreden.
Wanneer wordt er besloten vergaderd?
In principe vergadert de gemeenteraad altijd in de openbaarheid. Dat staat in artikel 23 van de gemeentewet. In dat artikel wordt ook beschreven dat de raad kan besluiten om ‘de deuren te sluiten’, om in beslotenheid verder te vergaderen. Artikel 24 gaat in op de gevallen waarbij het niet toegestaan is met gesloten deuren te vergaderen. Die uitzonderingen zijn opgenomen in bijlage 1.
Er kan in beslotenheid vergaderd worden wanneer ten minste een vijfde van het aantal raadsleden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Zo’n verzoek wordt altijd gedaan in het openbare deel van de vergadering. Uitgangspunt is ook dat iedere vergadering van de gemeenteraad altijd in de openbaarheid begint, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot eind besloten.
Wie mogen er aanwezig zijn bij een besloten vergadering?
Nadat de deuren gesloten zijn, beslist de raad vervolgens bij meerderheid of daadwerkelijk met gesloten deuren zal worden vergaderd. In een besloten vergadering zijn de voorzitter, raadsleden, fractieondersteuners, de griffier en overige griffiemedewerkers aanwezig. De raad beslist op voorstel van de voorzitter wie verder bij de vergadering aanwezig mag zijn. Daarbij kan gedacht worden aan terzake deskundige ambtenaren, collegeleden en bodes. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer is te volgen. Er worden dus geen opnames gemaakt.
Voor afloop van de besloten vergadering, besluit de raad bij meerderheid of er geheimhouding wordt opgelegd op de beraadslagingen over hetgeen er in de vergadering is gezegd. De geheimhouding geldt dan voor alle aanwezigen tijdens de vergadering.
Het is voor raadsleden en fractieondersteuners toegestaan om na aanvang van de besloten vergadering binnen te komen en het is ook toegestaan tussentijds de zaal weer te verlaten. Raadsleden en fractieondersteuners moeten daarbij uiteraard wel rekening houden met het besloten karakter van de vergadering en afspraken die gemaakt zijn in het kader van geheimhouding. Raadsleden en fractieondersteuners melden zich in zo’n geval ook eerst bij de voorzitter en/of de griffier.
Bij een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Op deze presentielijst tekenen raadsleden, fractieondersteuners en ook andere aanwezigen in. Daardoor kan later worden vastgesteld welke personen kennis hebben van de informatie die in de beslotenheid is besproken.
Op welke manier worden afspraken vastgelegd?
De griffier zorgt voor een besluitenlijst van de besloten vergadering. De concept besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden alleen aan de raadsleden en de fractieondersteuners ter beschikking gesteld door terinzagelegging bij de griffier, tenzij de raad tijdens de vergadering daarover iets anders beslist.
De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een volgende besloten vergadering ter vaststelling aangeboden aan de raad. Dat is doorgaans het geval wanneer er zich een nieuwe situatie voordoet waarbij er in beslotenheid wordt vergaderd. Het kan zijn dat dit pas na een half jaar is; daar is geen specifiek tijdspad voor. Tijdens deze nieuwe vergadering neemt de raad ook een besluit over het al dan niet openbaar maken van de vastgestelde besluitenlijst.
De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:
De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen;
Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang.
Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.
Artikel 20 Besloten vergadering
Aan de raad en aan leden van de raad, aan fractieondersteuners en aan een raadscommissie /-werkgroep kan geheimhouding worden opgelegd door de gemeenteraad, het college of de burgemeester, elk ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of de leden van de raad overleggen, conform de mogelijkheden in de Gemeentewet ten aanzien van de stukken en wat over die stukken besproken is (art. 25, 55 en 86 Gemeentewet). De criteria daarvoor staan in de Wet Openbaarheid van Bestuur.
In alle gevallen moet de raad de geheimhouding eerst bekrachtigen en in een volgende vergadering bevestigen. Doet de raad dit niet, dan vervalt de geheimhouding. De bekrachtiging gebeurt in een openbare vergadering. Ieder die kennis draagt van de inhoud van geheime stukken is gebonden aan de geheimhouding totdat deze wordt opgeheven. Over een onderwerp waarover geheimhouding is opgelegd, kunt u alleen spreken in een besloten vergadering.
Indien een raadslid of een fractie het niet eens is met de opgelegde geheimhouding, dan kan men in de besloten vergadering vragen waarom de betreffende stukken geheim dienen te blijven. Als de raad of een raadsgremium bij meerderheid van mening is dat niet voldoende grond is voor geheimhouding, dan kan de raad besluiten de geheimhouding op te heffen. Totdat de raad dit doet, of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is elk lid gebonden aan de geheimhouding.
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.