CVDR6408_1Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002nlregelingDe Bilt2017-11-21De BiltBiltbuis 04-06-2002Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002Gemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2002-05-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2002-06-042002-05-302010-04-01nieuwe regelingrv26-02-20021.Geen.Geen.Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002De raad van de gemeente De Bilt;Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 26 februari 2002Gezien het advies van het presidium van Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;Besluit :vast te stellen de volgende verordening:Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002;Paragraaf 1: Ambtelijke bijstandArtikel 1

Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

feitelijke informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het

eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel 21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden;

De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met

redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.Artikel 3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.Artikel 41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.Artikel 5De secretaris houdt een register bij hoeveel verzoeken een raadslid om ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid, bij, een raadslid doet.Artikel 6De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register. Artikel 71.Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.2.Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.Paragraaf 2: FractieondersteuningArtikel 8De in de raad vertegenwoordigde fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage is een vast bedrag voor elke fractie.Artikel 91.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke

personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het

rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;e.opleidingen voor raads- en commissieleden.Artikel 101.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.3.Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.Artikel 111.Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8 vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.Artikel 121.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning.

De raad stelt de bedragen vast van:

de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 131.Elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan als fractieondersteuning één niet raadslid als fractieassistent voordragen ter benoeming als commissielid.2.De gemeenteraad stelt omtrent benoeming, schorsing en ontslag regels op.Paragraaf 3 SlotbepalingArtikel 14Waar gesproken wordt over griffier wordt in alle gevallen zolang de griffier niet door de raad is benoemd bedoeld de gemeentesecretaris.Artikel 15

Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2002.

Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002".

Aldus vastgesteld door de raad van De Bilt in zijn openbare vergadering van 30 mei 2002. De voorzitter, De secretaris,mr A. Tchernoff drs. Y.Y. van DoeverenToelichtingAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. De gemeente De Bilt kende geen regeling ambtelijke bijstand. Bijstand werd op informele wijze geregeld. In de voorliggende regeling is het meest opvallend de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. De wetgever heeft het recht op ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en het reglement van orde voor de raadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Het is ook mogelijk om alle verzoeken aan de raadsgriffier te richten alvorens deze in het ambtelijk apparaat terechtkomen. De keuze is uiteraard aan de raad.Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Artikel 5 Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.Artikel 6In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Artikel 7Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Artikel 8Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Een vast budget per fractie garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen.Ten aanzien besteding van en controle op het fractiebudget kan een uitgebreide regeling worden getroffen. Gelet op de geringe omvang van het fractiebudget wordt daartoe op dit moment geen aanleiding gezien.Artikel 9De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Artikel 10De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden. Artikel 11Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 12De fracties doen elk jaar verslag van de besteding van het fractiebudget. In grotere gemeenten wordt hier een accountantscontrole aan gekoppeld. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. Dat betekent overigens wel dat de fracties een duidelijk overzicht moeten geven van de besteding van de voorschotten.Artikel 13Dit artikel regelt de politieke ondersteuning van de fractie. Voor dit soort werkzaamheden kan geen ambtelijke bijstand worden verleend. Het betreft hier de zogenaamde fractieassistent die lid is van de commissie. De gemeenteraad heeft dienaangaande regels gesteld in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissies.Artikel 14 en 15Deze artikelen mogen duidelijk zijn.