Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Neder-Betuwe houdende regels omtrent digitaal vergaderen

Artikel 1. Algemeen

• 1.

  Voor zover niet strijdig met dit reglement en de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, blijven de bepalingen uit het vigerende reglement van orde van toepassing.

• 2.

  De agendacommissie kan in afstemming met de voorzitter bepalen Het Debat en/of de raadsvergadering in een digitale omgeving te laten plaatsvinden.

• 3.

  De agendacommissie kan ervoor kiezen een beeldvormende avond op digitale wijze te laten plaatsvinden.

• 4.

  De agendacommissie, het auditcomité, de adviescommissie bestuurlijke vernieuwing, de tijdelijke commissie voorbereiding inzet precariogelden en het presidium vergaderen digitaal indien de voorzitter daartoe besluit.

• 5.

  De college-informatieavond vindt op digitale wijze plaats indien het college daartoe besluit. De verantwoordelijkheid voor de opzet en digitale uitvoering ligt bij het college.

• 6.

  Er kan tijdens een digitale video-vergadering geen geheime informatie of documenten waarover geheimhouding is opgelegd worden gedeeld.

• 7.

  Deelnemers in openbare vergaderingen, niet zijnde raads- en/of collegeleden, stemmen ermee in dat zij deelnemen in een openbare vergadering die via een livestream voor eenieder toegankelijk is.

• 8.

  Raads- en burgerraadsleden kunnen beroep doen op de griffie voor ondersteuning. Indien nodig wordt vanuit de ambtelijke organisatie bijstand verleend.

• 9.

  Deelnemers aan de video-vergadering, inclusief raadsleden, zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.

Artikel 2. Voorbereiding van de beeldvormende avond

• 1.

  Elke fractie geeft uiterlijk daags voor de vergadering om 12.00 aan de griffie de naam van de woordvoerder(s) door zoals bedoeld in artikel 3 lid 2.

• 2.

  Het college geeft uiterlijk daags voor de vergadering om 12.00 aan de griffie per onderwerp de naam van de wethouder(s) en ambtenaren door.

• 3.

  Informatieve en technische vragen worden zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de video-vergadering, ingediend bij de griffie. Het college mailt de beantwoording uiterlijk daags voor de vergadering om 12.00 uur naar de griffie. De griffie voegt de beantwoording toe aan de vergaderstukken.

• 4.

  Indien een beeldvormende avond via een video-vergadering plaatsvindt, kan deze door eenieder op afstand middels een livestream worden gevolgd.

• 5.

  In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen.

• 6.

  Betrokkenen, belanghebbenden, ambtelijke ondersteuning en externe deskundigen worden door de griffie geïnformeerd over de wijze waarop de video-vergadering plaatsvindt en hoe zij aan deze vergadering kunnen deelnemen.

• 7.

  Inwoners, belanghebbenden en geïnteresseerde belangstellenden kunnen deelnemen aan de vergadering, uitsluitend nadat zij zich hebben aangemeld bij de griffie (uiterlijk daags voor de vergadering om 12.00 uur).

Artikel 3. Beeldvormende avond op digitale wijze

• 1.

  Aan het begin van elk onderwerp inventariseert de voorzitter dat er van elke fractie een deelnemer is. De deelnemers stellen zich kort voor. Vervolgens worden de betreffende wethouder, ambtelijke ondersteuning en insprekers in de gelegenheid gesteld zich kort voor te stellen.

• 2.

  Per onderwerp is er per fractie één raadslid of burgerraadslid woordvoerder.

• 3.

  In gevallen waarin dit reglement of het vigerende reglement van orde niet voorziet of bij twijfel, beslist de voorzitter.

Artikel 3a Het Debat op digitale wijze

De bepalingen in artikel 4 lid 1 sub b. en lid 2 tot en met 4 alsmede artikel 5 lid 1 tot en met 4 zijn eveneens van toepassing op Het Debat, waarbij onder “raadsleden” ook “burgerraadsleden” wordt verstaan.

Artikel 4. Voorbereiding van de raadsvergadering

• 1.

  Iedere fractie geeft uiterlijk daags voor de raadsvergadering om 12.00 uur aan de griffie door:

  • a.

    welke agendapunten (wat de leden van deze fractie betreft) een hamerstuk kunnen zijn;

  • b.

    welke raadsleden het woord willen voeren over een agendapunt;

  • c.

    welke raadsleden een stemverklaring willen afleggen.

• 2.

  Informatieve en technische vragen worden zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de video-vergadering, ingediend bij de griffie. Het college mailt de beantwoording uiterlijk daags voor de vergadering om 12.00 uur naar de griffie. De griffie voegt de beantwoording toe aan de vergaderstukken.

• 3.

  Indien raadsleden niet kunnen beschikken over een stabiele internetverbinding, geven zij dit uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering door aan de griffie. Voor deze raadsleden staan digitale voorzieningen gereed in het gemeentehuis.

• 4.

  In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen.

Artikel 5. Raadsvergadering op digitale wijze

• 1.

  Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kunnen vaststellen.

• 2.

  Van raadsleden wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

• 3.

  Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van hemzelf, uit.

• 4.

  Tijdens een schorsing in een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de videovergadering. De voorzitter schakelt ten minste alle microfoons uit. Indien een deelnemer dat wenst, kan hijzelf voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen. Voordat de schorsing voorbij is, schakelt de deelnemer de camera en microfoon weer in zodat de identiteit door de voorzitter en griffier kan worden vastgesteld. De vergadering wordt op het voor de schorsing door de voorzitter genoemde tijdstip hervat.

• 5.

  Besluitvorming over de hamerstukken vindt plaats voorafgaand aan de behandeling van de bespreekpunten. Besluitvorming over de bespreekpunten vindt plaats nadat de beraadslaging over alle agendapunten is afgerond.

• 6.

  De bespreekpunten worden als volgt behandeld:

  • a.

    Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

  • b.

    De voorzitter geeft in eerste termijn het woord aan de op grond van artikel 4 lid 1 sub b bekende raadsleden. Raadsleden die voorafgaand aan de vergadering niet kenbaar hebben gemaakt het woord in eerste termijn te willen voeren, maar dat toch graag doen, maken dit voor de opening van de eerste termijn kenbaar aan de voorzitter of de griffier.

  • c.

    Deelnemers die het woord niet hebben gekregen van de voorzitter, zetten de microfoon uit. Indien een deelnemer het woord wenst, geeft hij dat via de chatfunctie aan of steekt hij zichtbaar (in beeld) zijn hand op. De voorzitter kan de spreker het woord geven, waarna de voorzitter of de deelnemer eerst diens microfoon inschakelt.

  • d.

    Na afronding van de eerste termijn inventariseert de voorzitter welke raadsleden het woord willen voeren in de tweede termijn.

• 7.

  Besluitvorming over amendementen, raadsbesluiten en moties vindt bij bespreekpunten als volgt plaats:

  • a.

    Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door zichtbaar in beeld zijn hand op te steken en meldt dit mondeling bij de voorzitter.

  • b.

    Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht unaniem te zijn aangenomen.

  • c.

    Indien door één of meerdere raadsleden om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een video-vergadering altijd hoofdelijk plaats. Bij hoofdelijke stemming wordt de microfoon van alle raadsleden ingeschakeld. De voorzitter roept de leden van de raad op alfabetische volgorde bij hun naam. Het raadslid stemt door duidelijk ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken. De voorzitter gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de wilsuitdrukking van het raadslid.

  • d.

    Indien door technische redenen een raadslid dat deelnam aan de vergadering niet in staat is zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid. Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten. Indien de voorzitter de wilsuitdrukking van een raadslid door technische redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de stemming.

• 8.

  Moties en amendementen worden zo veel mogelijk daags vóór de raadsvergadering om 12.00 uur bij de griffie aangeleverd. Indien moties en amendementen ter vergadering worden ingediend, mailt de indiener de motie of het amendement zo spoedig mogelijk naar de griffie. De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Bij stemming over moties en amendementen wordt voor aanvang van de stemming voor alle deelnemers (ten minste) het dictum in beeld gebracht.

• 9.

  Een geheime stemming (over bijvoorbeeld de benoeming van personen) verloopt schriftelijk. Raadsleden ontvangen per post een gewaarmerkt stembriefje, inclusief retourenvelop. Deze stembriefjes worden door ieder raadslid afzonderlijk of per brief ingeleverd bij de griffie na afloop van een vergadering. De voorzitter bepaalt het tijdstip waarop de stembriefjes uiterlijk door de griffie moet zijn ontvangen. De voorzitter, de griffier en de loco-griffier vormen het stembureau.

• 10.

  In gevallen waarin dit reglement of het vigerende reglement van orde niet voorziet of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 6. Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 mei 2020.

• 2.

  Met inwerkingtreding van dit reglement blijft het vigerende reglement van orde van kracht.

• 3.

  Dit reglement wordt ingetrokken per datum dat de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba vervalt.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 14 mei 2020