CVDR640704_1Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019nlregelingMontfoort2019-07-24Montfoortgmb-2020-133506Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019.N.v.t.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2019-07-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2019-07-24Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019.728919Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019.Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort;gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Montfoort 2019; overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden wordenontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor debedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechtenen plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor deverantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belangkunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;het gewenst is om een beleidsregel[s] vast te stellen omtrent Besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019:Hoofdstuk1.Algemene bepalingen Artikel1.BegripsbepalingenIn deze beheerregeling wordt verstaan onder:- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt ennaar hun aard bestemd daaronder te berusten;2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen ofopgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaanzijn overgegaan;3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingenvan instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijnopgenomen om daar te berusten;4. reproducties, ongeacht hun vomi, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteldvan de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde inartikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;- archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring vanarchiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden inafwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, vande Archiefwet 1995;- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden omarchiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;- beheerder: de gemeentesecretaris;- conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld inartikel 1, onder d, van de Archiefregeling;- informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede,geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaaldetermijn;- kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;- migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, alsbedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;- overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in deartikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;- selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging inaanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;- Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake deinformatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhangvoorbereidt;-vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van deArchiefwet 1995, en- vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 ofvan rechtswege.Artikel 2. ReikwijdteDe bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmedeten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b vande Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht dedaarvoor geldende bewaartermijn.Hoofdstuk 2. BeheerregelingArtikel 3. Taken beheerder1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisenvan het gehanteerde kwaliteitssysteem.2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatievan vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. Despecificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris1. Het Strategisch informatieoverleg geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:a. vervreemding van archiefbescheiden;b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijstgemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van hetArchiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken,2. De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;b. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;c. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;d. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebrachtnaar de archiefbewaarplaats;e. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, enf. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren vanarchiefbescheiden.Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheidenBij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij hetopheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningenomtrent de archiefbescheiden getroffen:a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan,worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemdingopgemaakt;c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, wordentot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormendebeheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgttoegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijnafgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die takenworden overgedragen, ene. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan,kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode vanmaximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die takenworden overgedragen.Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaatsDe beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheidenomvat:a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats:b. het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer,op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;c. het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve vangemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevensalsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem wordengecollationeerd en geauthentiseerd;d. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbarearchiefbescheiden;e. het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, diearchiefbescheiden hebben overgedragen;f. het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, eng. het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in dearchiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.Hoofdstuk 3. SlotbepalingenArtikel 7. Intrekking oud besluit informatiebeheerHet Besluit informatiebeheer gemeente Montfoort 2015 wordt ingetrokken.Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel1. Deze beheerregeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer gemeenteMontfoort 2019.Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van degemeente Montfoort van 23 juli 2019.de burgemeester, mr. P.J. van Hartskamp-de Jong,de secretaris, M.H. van der Veer.ToelichtingAlgemeenIn artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor dearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager)gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig deArchiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die deArchiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna; Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én inlijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna;Awb) en de Gemeentewet.Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordeningbeheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan enbevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden dierechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraadgeen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).ArtikelsgewijsIn deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichtingbehoeven.Artikel 1. BegripsbepalingenEnkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregelingherhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op debegrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen eenspecifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid(verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).Artikel 2. ReikwijdteDe Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing opblijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffenvoor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in ditartikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht debewaartermijn.Artikel 3. Taken beheerderHet eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden vanburgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatiewordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd inhoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij ondermeer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgesteldeordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheidenen metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteemdat wordt toegepast.Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd metvoorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris.Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverlegen gemeentearchivarisHet Strategisch informatieoverleg (SlO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in deinformatiehuishouding. Het SlO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrentvervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archief besluit. Daarnaast is eenSlO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na machtigingvan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot vervreemding vanarchiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereistbij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluithoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van hetSlO te overleggen.Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgddoor de VNG die daartoe een specifiek SlO inricht. De toepassing van deze selectielijst is navaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te wordengenomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens dezeselectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en ondere, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzonderegebeurtenissen of kwesties.De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SlO zijn belegd, wordt verzorgddoor de gemeentearchivaris.Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheidenIn dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties enoverdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt eenregeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbijeen of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan,een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheidwordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheidin eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijnbevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordtverstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 vande Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en isgeen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan terbeschikking gesteld.Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaatsIn artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voorvernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar eenarchiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat dezorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeelvan de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimtebeschikbaar te stellen.In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden enverantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32,eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is benoemd (automatisch) degemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met namebeschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en hetafgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerdervan de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening. Het Archief besluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijkde beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats overvoorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijksverslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de beheerder vande archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de gemeentelijkearchiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019