| Organisatie | Montfoort |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019 |
| Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019. |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019. |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-07-2019 | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019. | 23-07-2019 | 728919 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort;
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Montfoort 2019;
overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden
ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de
bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten
en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de
verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang
kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
het gewenst is om een beleidsregel[s] vast te stellen omtrent
Besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en
naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of
opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan
3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen
van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn
opgenomen om daar te berusten;
4. reproducties, ongeacht hun vomi, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld
van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in
artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
- archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van
archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;
- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in
afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van
- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om
archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- beheerder: de gemeentesecretaris;
- conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in
artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
- informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde
- kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
- migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als
bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
- overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de
artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in
aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
- Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de
informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang
-vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de
- vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede
ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van
de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de
daarvoor geldende bewaartermijn.
1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen
van het gehanteerde kwaliteitssysteem.
2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie
van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De
specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris
1. Het Strategisch informatieoverleg geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:
a. vervreemding van archiefbescheiden;
b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst
gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het
Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken,
2. De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:
a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
b. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
c. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
d. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht
e. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en
f. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het
opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen
omtrent de archiefbescheiden getroffen:
a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan,
worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding
c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden
tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende
beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt
toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn
afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken
e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan,
kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van
maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden
a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats:
b. het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer,
op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;
c. het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van
gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden
gecollationeerd en geauthentiseerd;
d. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare
e. het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die
archiefbescheiden hebben overgedragen;
f. het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en
g. het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de
archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.
Artikel 7. Intrekking oud besluit informatiebeheer
Het Besluit informatiebeheer gemeente Montfoort 2015 wordt ingetrokken.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze beheerregeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer gemeente
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Montfoort van 23 juli 2019.
de burgemeester, mr. P.J. van Hartskamp-de Jong,
de secretaris, M.H. van der Veer.
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager)
gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de
Archiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de
Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna; Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in
lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna;
Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening
beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en
bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die
rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad
geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling
herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de
begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een
specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid
(verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op
blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen
voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit
artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van
burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie
wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in
hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder
meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde
ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden
en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met
voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverlegen gemeentearchivaris
Het Strategisch informatieoverleg (SlO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de
informatiehuishouding. Het SlO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent
vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archief besluit. Daarnaast is een
SlO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na machtiging
van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot vervreemding van
archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist
bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit
hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgd
door de VNG die daartoe een specifiek SlO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na
vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden
genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze
selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder
e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere
De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SlO zijn belegd, wordt verzorgd
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en
overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een
regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij
een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan,
een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid
wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid
in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn
bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt
verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van
de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is
geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor
vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een
archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de
zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel
van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en
verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32,
eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is benoemd (automatisch) de
gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name
beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het
afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder
van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.
Het Archief besluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk
de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats over
voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks
verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de beheerder van
de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de gemeentelijke
archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.