| Organisatie | Groningen |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen houdende regels omtrent Uitvoeringskader Ruimtelijk Economisch Programma ZZL Regionaal deel - Groningen |
| Citeertitel | Uitvoeringskader Ruimtelijk Economisch Programma ZZL Regionaal deel - Groningen |
| Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Het historisch overzicht van deze regeling is niet compleet. Op 10 december 2013 is de wijziging betreft artikel 3A bekendgemaakt in het Provinciaal blad 2013, 57.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-05-2020 | hoofdstuk C | 12-05-2020 | K21193 | ||
| 14-05-2020 | 21-05-2020 | nieuwe regeling | 10-11-2009 |
Op 23 juni 2008 is tussen het kabinet en het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) het convenant 'Regiospecifiek Pakket Zuiderzeelijn' (RSP-ZZL) getekend. Het RSP ZZL is opgedeeld in een deel 'Regionale Bereikbaarheid' en een deel 'Ruimtelijk Economisch Programma' (REP).
Het Ruimtelijk Economisch Programma (REP) is gericht op het versterken van kansrijke sectoren en de ruimtelijk-economische structuur van Noord-Nederland (hoofddoelstelling). Het programma biedt zowel mogelijkheden voor projecten die kansrijke sectoren en de sectorstructuur versterken (opgaven A en B), als voor projecten die flankerend/voorwaardenscheppend van aard zijn (opgaven C en D).
De vier opgaven uit het REP zijn onderverdeeld in 12 programmalijnen:
Opgave A. Versterken kennispieken
Opgave B. Versterking belangrijkste bestaande clusters
Opgave C. Versterken innovatief vermogen bedrijfsleven en arbeidsmarkt
Opgave D. Voorwaardenscheppend beleid
Voor het REP is een rijksbijdrage van € 300 mln. en een regionale bijdrage van € 100 mln. beschikbaar gesteld. Na aftrek van de bijdrage ten behoeve van Flevoland (€ 24 mln. uit de Rijksbijdrage en naar rato € 8 mln. uit de regionale bijdrage) resteert effectief een rijksbijdrage van
€ 276 mln. en een regionale bijdrage van € 92 mln. Daarnaast zorgt de regio voor cofinanciering door marktpartijen en kennisinstellingen (€ 191 mln. na aftrek van de bijdrage t.b.v. Flevoland) 1 .
Onder regie van MEZ (Ministerie van Economische Zaken) wordt een bedrag van € 150 mln. uit de rijksbijdrage ingezet met een duidelijke focus op grotere projecten binnen de kennispieken (te benoemen "REP-rijk"). Het gaat hier om de programmalijnen 1 t/m 4 (Energie, Watertechnologie, Sensortechnologie en Life Sciences). MEZ behoudt zich overigens het recht voor om (bij uitzondering) ook middelen in te zetten op de overige programmalijnen (5 t/m 12). I.v.m. de verantwoordelijkheid voor het binnenhalen van cofinancieringsmiddelen zal afstemming met de provincie plaatsvinden.
De regio heeft volledige zeggenschap over het resterende deel van de rijksbijdrage (€ 126 mln.) en de regionale bijdrage van € 92 mln., die (met name) betrekking hebben op de programmalijnen 5 t/m 12 en tezamen "REP-regio" worden genoemd (de bijdragen ten behoeve van Flevoland zijn conform de afspraak in zijn geheel op de onder verantwoordelijkheid van de regio te committeren gelden ingehouden). In bepaalde gevallen (bijvoorbeeld bij strategische projecten) kunnen middelen uit "REP-regio" ook op de programmalijnen 1 t/m 4 ingezet worden, waarbij toetsing aan onderhavig uitvoeringskader zal plaatsvinden.
Waar mogelijk en nodig zullen de provincie en MEZ in samenspraak optrekken bij het selecteren en beoordelen van projecten, waarbij gecombineerde inzet van middelen uit "REP-rijk"en "REP-regio" (bij uitzondering) mogelijk is. Indien er sprake is van een dergelijke gecombineerde inzet van middelen kan, in onderling overleg tussen MEZ en de provincie, besloten worden het betreffende project aan één van beide uitvoeringskaders (of die van MEZ of die van REP-ZZL Groningen) te toetsen.
In 2008 is in SNN-verband bestuurlijk de afspraak gemaakt de middelen voor het REP tussen de provincies te verdelen in de verhouding Groningen:Friesland:Drenthe van 42:38:20. Daarnaast is afgesproken dat Gedeputeerde Staten van elke provincie beslissen over de projecten uit de eigen provincie.
Onderstaande tabel (bedragen in miljoenen euro's) geeft een overzicht van de verdeling van de concrete bedragen die met de afgesproken verdeling gemoeid zijn. Voor dit uitvoeringskader is m.n. de tweede rij 'rijksbijdrage regionaal deel' van belang. Voor de provincie Groningen omvat dit € 53 mln. Daarnaast is de provincie verantwoordelijk voor een regionale (provincie, gemeenten) bijdrage van € 39 mln en een bijdrage vanuit kennisinstellingen en de markt van € 80 mln.
Te committeren door MEZ. Projecten worden aangeleverd via de provincies. | ||||
200 mln. minus aandeel Flevoland over REP-deel (10 mln. wordt ingezet voor infrastructuur). | ||||
In SNN-verband is het uitvoeringskader REP, met subsidievoorwaarden en criteria, vastgesteld door het DB SNN in maart 2009. Dit SNN uitvoeringskader is mede bedoeld om er voor te zorgen dat de provincies eenzelfde toetsingskader voor projecten hanteren. Bovendien draagt dit bij aan een in SNN verband gelijksoortige verantwoording richting het Rijk.
Op provinciaal niveau is, i.v.m. de committering door het college van GS van projecten binnen het regionaal deel van het REP, via onderhavig toetsingskader nadere invulling gegeven aan het door het DB-SNN vastgestelde toetsingskader. In dit provinciaal uitvoeringskader wordt naast de toetsingscriteria en -voorwaarden aandacht besteed aan de organisatiestructuur voor projectverwerving, -beoordeling, -toetsing- en -beheer. Ook zijn een subsidieaanvraagformulier, rapportageformulier en aanwijzingen voor projectadministratie, controle en accountantsverklaring opgenomen. Voor de projectverwerving en -beoordeling is het REP Groningen het basisdocument. Financieel omvat het de eerdergenoemde rijksbijdrage regionaal deel voor de provincie Groningen van € 53 mln en de regionale bijdrage van € 39 mln. Daarnaast zal in het REP Groningen ook een deel van de cofinancieringsbijdrage vanuit kennisinstellingen en de markt worden ingevuld. Het is de bedoeling dat de bedragen van rijk (€ 53 mln) en regio (€ 39 mln) in één fonds worden ondergebracht, waardoor één beschikking kan worden afgegeven, zonder onderscheid in rijksbijdrage en regionale cofinanciering. De rijksbijdrage wordt via het provinciefonds jaarlijks overgemaakt aan de hand van een reeds afgesproken kasritme. De middelen komen dus verdeeld over een periode tot 2020 binnen, ofwel ook committeringen en uitgaven voor projecten zullen gespreid over de tijd dienen plaats te vinden. De regionale bijdrage bestaat uit € 29 mln provincie (dekking vanuit de Essentgelden) en € 10 mln gemeente. Deze gelden zullen aan het begin van de looptijd van het programma in het fonds worden gestort.
Op de te verstrekken subsidies in het kader van het REP Groningen is de Kaderverordening subsidies provincie Groningen 1998 van toepassing. In artikel 8 van deze verordening staat dat Gedeputeerde Staten bevoegd zijn om te besluiten op aanvragen tot verlenen van subsidies. Deze bepaling brengt met zich mee dat Gedeputeerde Staten bevoegd zijn tot het stellen van regels over de uitoefening van deze bevoegdheid. Voorliggend Uitvoeringskader Ruimtelijk Economisch Programma - Groningen betreft dergelijke regels en heeft de status van beleidsregel in de zin van artikel 1:3, vierde lid, Algemene wet bestuursrecht.
Betrokken partijen en hun rol:
Projectadviesgroep (hierin hebben -vooralsnog- zitting het betrokken MT lid, de programmamanager REP, de programmasecretaris en de hoofden van de afdelingen PP en EZ)
Programmamanagement (Programmamanager, programmasecretaris, financieel deskundige, juridisch deskundige, ondersteuning)
Afdeling Financiën en Control:
Procedure met betrekking tot projectaanvragen:
Stap 1: De indiener dient (bij voorkeur na overleg met en hulp van een projectverwerver) een subsidieaanvraag in bij GS. Deze aanvraag bestaat uit een brief, een volledig ingevuld aanvraagformulier en een inhoudelijk en financieel onderbouwd projectplan. Het programmamanagement stuurt binnen 2 weken na de ontvangst van de aanvraag een ontvangstbevestiging. Indien het aanvraagformulier volledig is ingevuld en rechtsgeldig ondertekend en volledige informatie bevat m.b.t. projectomschrijving, organisatie, begroting en financiering, ontvangt de indiener een brief waarin het volgende wordt gemeld: "indien uw subsidieaanvraag wordt gehonoreerd met subsidie vanuit het REP, geldt de verzenddatum van deze brief als startdatum van de projectperiode. Dat betekent dat u de vrijheid heeft om, vooruitlopend op de subsidieverlening, voor eigen rekening en risico van start te gaan met de uitvoering van het project".
Indien de aanvraag niet volledig is, wordt in de brief aangegeven dat de aanvraagprocedure (tijdelijk) is bevroren en dat de projectperiode nog niet van start gaat (en dat eventueel gemaakte kosten daarmee niet subsidiabel zijn). De indiener wordt (met hulp van een projectverwerver) in de gelegenheid gesteld de aanvraag aan te vullen.
Stap 2: Het programmamanagement beoordeelt de aanvraag en stelt een préadvies t.b.v. de Projectadviesgroep op.
Stap 3: De Projectadviesgroep bespreekt het préadvies en stelt het definitieve advies voor GS op.
Stap 4: GS beoordelen het project op basis van het advies van de Projectadviesgroep en committeren het project, wijzen deze af of houden deze aan met vraag om nadere informatie.
Bij de beoordeling van projecten in het kader van het REP worden de volgende typen selectiecriteria gehanteerd:
Hierbij worden de volgende criteria gehanteerd:
Het project wordt uitgevoerd binnen het aangewezen werkingsgebied. Voor opgave B en C (ofwel de programmalijnen 5 t/m 10) is het werkingsgebied heel Noord-Nederland en voor opgave D (programmalijnen 11 en 12) bestaat het werkingsgebied uit de 4 noordelijke grote steden (Groningen, Leeuwarden, Assen en Emmen).
Hierbij worden de volgende criteria gehanteerd:
Projecten onder programmalijn 10 (Arbeidspotentieel) moeten bijdragen aan het stimuleren van sociale innovatie en HRM beleid en/of aan het bevorderen van de inzet en ontwikkeling van het menselijk kapitaal binnen bedrijven en organisaties. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden voor projecten gericht op de verbetering aansluiting onderwijs/arbeidsmarkt en onderwijsachterstanden in het primaire onderwijs.
Het verlenen van een overheidsbijdrage (REP) dient noodzakelijk te zijn voor de realisatie van het project (legitimiteitscriterium). Dat wil zeggen dat kan worden onderbouwd dat de maatregelen waarin het project voorziet niet zonder overheidsingrijpen tot stand zouden komen dan wel als gevolg van het overheidsingrijpen aanmerkelijk worden versneld.
Effectiviteit: In hoeverre draagt het project bij aan de beoogde doelen. Dit vertaalt zich allereerst in de mate waarin het project van betekenis kan zijn voor de hoofddoelstelling, zijnde het versterken van de kansrijke sectoren en de ruimtelijk-economische structuur van Noord-Nederland.
Voor projecten binnen de programmalijnen 5 t/m 10 is daarnaast de mate waarin bijgedragen wordt aan innovatieve ontwikkeling en transitie naar een kenniseconomie van belang, of de mate waarin sprake is van een impuls voor de sector(en).
Voor projecten binnen de programmalijnen 11 wordt gekeken naar de mate waarin er sprake is van versterking van het vestigingsmilieu.
Voor projecten binnen programmalijn 12 wordt gekeken naar de mate waarin sprake is van versterking van de attractiviteit van het woon- en leefklimaat en het (binnen-)stedelijk voorzieningenniveau.
De subsidie voor een inkomensgerelateerd project (een project dat betrekking heeft op een investering in infrastructuur voor het gebruik waarvan de gebruiker een vergoeding betaalt of een project dat betrekking heeft op de verkoop of verhuur van land of gebouwen of de levering van diensten) mag niet hoger zijn dan de projectkosten minus de aftrek van de actuele waarde van de netto inkomsten die de investering tijdens een bepaalde referentieperiode, naar inschatting op voorhand, oplevert. Hierbij wordt uitgegaan van hantering van "normale/ gangbare" parameters. De inschatting van de netto inkomsten (als basis voor bepaling van de maximaal te verlenen subsidie) vindt op voorhand plaats en zal tijdens en na afloop van de projectperiode niet aangepast worden.
De aanvraag tot subsidieverlening wordt ingediend volgens het "Subsidieaanvraagformulier REP-Groningen". Gedeputeerde Staten kunnen besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door Gedeputeerde Staten gestelde termijn aan te vullen.
Als projectkosten worden uitsluitend de volgende rechtstreeks aan het project toe te rekenen kosten in aanmerking genomen:
aankoop van voor het project noodzakelijke gebouwen en onroerend goed, met inbegrip van de kosten voor aankoop, belastingen, leges en taxatiekosten gebaseerd op een onafhankelijke waardebepaling door een beëdigd taxateur. Indien de gebouwen en onroerend goed niet gesloopt worden, zullen deze dezelfde van te voren vastgestelde functie voor een periode van tenminste vijf jaar na afloop van het project moeten blijven behouden;
de inbreng in natura in de vorm van grond, gebouwen (geheel of gedeeltelijk), kapitaalgoederen, grondstoffen en onderzoek, of andere soorten van professionele dienstverlening is subsidiabel mits deze inbreng in overeenstemming is met de overige voorwaarden t.a.v. subsidiabele kosten en mits de inbreng noodzakelijk is voor het project en voorafgaand aan de uitvoering van het project is gemeld en is goedgekeurd en als zodanig in de committering is opgenomen. Daarbij dient elke inbreng in natura financieel te zijn gewaardeerd en gecertificeerd conform de door een onafhankelijke instantie vastgestelde officiële tarieven. De verleende subsidie is gebaseerd op de totale begrote subsidiabele kosten inclusief de inbreng in natura. Bij definitieve vaststelling echter zal de subsidie nooit hoger worden vastgesteld dan de werkelijke gemaakte en betaalde kosten, exclusief de werkelijke inbreng in natura.
De eindbegunstigde berekent het integrale uurtarief op basis van een bij de (eind)begunstigde gebruikelijke en controleerbare methodiek, die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. Het integrale uurtarief is samengesteld uit de directe personeelskosten en de indirecte kosten. Het integrale uurtarief betreft uitsluitend de kosten uit de gewone bedrijfsvoering en bevat geen winstopslag.
Indien de eindbegunstigde geen integraal uurtarief hanteert worden de volgende kosten in aanmerking genomen:
loonkosten van het bij de uitvoering van het project direct betrokken personeel, berekend op basis van het brutoloon volgens de loonstaat van de betrokken medewerkers, verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, met dien verstande dat wordt uitgegaan van 1650 productieve uren per jaar uitgaande van een voltijds dienstverband.
Binnen een periode van vijf jaar na datum van de subsidievaststelling is het niet toegestaan dat de zaken waarvoor de subsidie is verleend buiten gebruik worden gesteld, van functie en/of eigendom veranderen, dan wel worden verplaatst buiten het gebied waar de geldende subsidieregeling van toepassing is, tenzij hiervoor expliciet door Gedeputeerde Staten toestemming is verleend.
Op dit hoofdstuk zijn de bepalingen van de Verordening (EG) Nr. 800/2008 van de Europese Commissie van 6 augustus 2008, waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU) met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard (Algemene groepsvrijstellingsverordening, PbEU L 214/3). Wijzigingen in de Algemene groepsvrijstellingsverordening zijn automatisch van kracht op dit hoofdstuk.
In dit hoofdstuk wordt verstaan onder:
specifieke opleiding: een opleiding die bestaat in onderricht dat direct en hoofdzakelijk op de huidige of toekomstige functie van de werknemer in de begunstigde onderneming is gericht, en door middel waarvan bekwaamheden worden verkregen die niet of slechts in beperkte mate naar andere ondernemingen of andere werkgebieden overdraagbaar zijn;
algemene opleiding: een opleiding die bestaat in onderricht dat niet uitsluitend of hoofdzakelijk op de huidige of toekomstige functie van de werknemer in de begunstigde onderneming is gericht, maar door middel waarvan bekwaamheden worden verkregen die in ruime mate naar andere ondernemingen of werkgebieden overdraagbaar zijn, zodat de inzetbaarheid van de werknemer wordt verbeterd.
Indien ter zake van een opleidingsproject reeds door een ander bestuursorgaan of door de Commissie van de Europese Gemeenschappen subsidie is verstrekt, wordt op grond van dit Uitvoeringskader slechts een zodanig bedrag aan subsidie verstrekt dat het totale bedrag aan subsidies niet meer bedraagt dan het maximale subsidiebedrag dat op grond van de Europese regels voor staatssteun voor dat project kan worden verstrekt.
De volgende kosten komen voor subsidie in aanmerking:
de personeelskosten van degenen die de opleiding volgen en algemene indirecte kosten (administratieve kosten, huur, algemene vaste kosten), ten belope van ten hoogste het totaal van de overige, in de punten a) tot en met e) bedoelde, subsidiabele kosten. Wat betreft de personeelskosten van degenen die de opleiding volgen, mag slechts rekening worden gehouden met de uren die de deelnemers aan de opleiding daadwerkelijk daaraan besteden, na aftrek van de door hen gewerkte uren.
De subsidie wordt in ieder geval geweigerd indien ten aanzien van de subsidieaanvrager een uitstaand bevel tot terugvordering bestaat volgend op een eerdere beschikking van de Commissie van de Europese Gemeenschappen waarin de steun onrechtmatig en onverenigbaar met de gemeenschappelijke markt is verklaard.
Wijzigingen in het projectplan dienen vooraf separaat van overige correspondentie en verantwoording, aan Gedeputeerde Staten van Groningen ter goedkeuring te worden voorgelegd, zoals bijvoorbeeld met betrekking tot het uitvoeringsschema, de begroting, de financiering, de gunningswijze van opdrachten, realisatie van de doelstellingen of de projectperiode. Wijzigingen, vertraging en onvoldoende realisatie van de verwachte doelstellingen in de uitvoering van het project, kunnen leiden tot intrekking van het besluit tot subsidieverlening of tot wijziging van het besluit tot subsidieverlening ten nadele van de eindbegunstigde.
a. De eindbegunstigde voert een administratie die zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde de uit dit uitvoeringskader, de subsidieverleningsbeschikking en goed koopmansgebruik voortvloeiende verplichtingen op eenvoudige en duidelijke wijze te bewijzen zijn.
b. Bij de eindbegunstigde dient de gehele projectadministratie en –documentatie aanwezig te zijn.
c. De kosten bedoeld onder punt 3.4 en 3.5 dienen bovendien door middel van een inzichtelijke tijdregistratie een controleerbare urenverantwoording op te leveren per werknemer of deelnemend persoon.
De kosten dienen inzichtelijk gemaakt te worden. Er dient een lijst gemaakt te worden waarin tenminste de volgende gegevens opgenomen moeten worden:
a. Per factuur de naam van de crediteur(en), een omschrijving van de kosten, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost, waartoe de werkzaamheden van de factuur behoren, het bedrag inclusief BTW, het bedrag exclusief BTW, de factuurdatum, de betaaldatum en (in geval van aanbesteding) tot welke aanbesteding de factuur behoort.
b. Bij urendeclaraties:een specificatie van de gemaakte uren en de gehanteerde tarieven, waarbij per medewerker wordt vermeld: naam medewerker, werkzaamheden, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost waartoe de werkzaamheden behoren, het aantal uren, het berekende tarief en het product van uren en tarief.
c. De totaalbedragen van de kostenspecificaties dienen aan te sluiten bij het in het rapportageformulier aangegeven totaalbedrag aan subsidiabele kosten.
De financiële en de projectadministratie dienen tot 10 jaar na de einddatum van het project zorgvuldig te worden bewaard. De eindbegunstigde blijft gedurende deze periode financieel verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden die, in de aanvraag om vaststelling van de subsidie, door Gedeputeerde Staten worden geconstateerd nadat de vaststelling van de subsidie heeft plaatsgevonden en die van invloed zouden zijn geweest op de bepaling van het bedrag van het de subsidievaststelling, indien zij voor de vaststelling bekend waren geweest bij Gedeputeerde Staten.
De eindbegunstigde dient Gedeputeerde Staten jaarlijks op de hoogte te stellen van de voortgang van het project, zowel inhoudelijk als financieel. Gerapporteerd dient te worden conform het daartoe door Gedeputeerde Staten van Groningen verstrekte rapportageformulier.
De eindbegunstigde moet rapporteren voor 1 maart, over de periode 1 januari tot en met 31 december van het voorgaande jaar.
Bij het in gebreke blijven van de eindbegunstigde wat betreft de rapportageverplichtingen kan de bevoorschotting worden gestopt, de subsidieverlening worden ingetrokken of ten nadele van de eindbegunstigde worden gewijzigd en kunnen de reeds betaalde voorschotten worden teruggevorderd.
Een derde voorschot van 30% zal op aanvraag van de eindbegunstigde betaalbaar worden gesteld indien aangetoond is dat 50% van de totale subsidiabele kosten is gemaakt en betaald en voldaan is aan de onder 5 "Administratie en rapportageverplichtingen" vermelde voorwaarden.
Een aanvraag voor het tweede en derde voorschot dient te allen tijde vergezeld te gaan van een accountantsverklaring, conform het daartoe vastgestelde model.
Indien een verzoek tot verlening van surséance van betaling c.q. een verzoek tot faillietverklaring bij de (Arrondissements)rechtbank is ingediend, dient de eindbegunstigde dit onmiddellijk aan Gedeputeerde Staten door te geven. Het besluit tot subsidievaststelling of tot bevoorschotting wordt opgeschort vanaf dat moment tot het moment dat op het verzoek is beschikt of tot het moment dat een maand is verstreken na beëindiging van de surséance.
Bij de behandeling van de aanvraag tot subsidievaststelling bestaat de mogelijkheid dat overgegaan zal worden tot een verificatieonderzoek door een door Gedeputeerde Staten van Groningen aan te wijzen accountant. Aan de hand van de resultaten van dat onderzoek wordt vervolgens de subsidie vastgesteld.
Verleende subsidies en voorschotten worden niet uitgekeerd en reeds uitgekeerde voorschotten en vastgestelde subsidies kunnen terstond en zonder enige ingebrekestelling worden teruggevorderd:
zodra, binnen een periode van vijf jaar na datum van de subsidievaststelling, blijkt dat de zaken waarvoor de subsidie is verleend buiten gebruik zijn gesteld, van functie en / of eigendom zijn veranderd, dan wel zijn verplaatst buiten het gebied waar de geldende subsidieregeling van toepassing is, tenzij hiervoor expliciet door Gedeputeerde Staten toestemming is verleend.
Het subsidiebedrag zal naar evenredigheid worden verlaagd indien de werkelijke subsidiabele kosten lager worden vastgesteld dan in de subsidieverleningsbeschikking of wanneer de werkelijke inkomsten (zijnde andere bijdragen in het project dan de REP-bijdrage) hoger zijn dan geraamd in de projectbegroting en/of de subsidieverleningsbeschikking
Indien deze vaststellingswijze ertoe leidt dat de totale werkelijke financiering hoger is dan de totale werkelijke kosten, zal het definitieve subsidiebedrag als restfinanciering worden vastgesteld (i.c. verlaagd), tenzij hiertegen overwegende bezwaren zijn en de regelgeving het toelaat hiervan af te wijken.
In alle externe communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat het project mede mogelijk gemaakt is door een bijdrage van de provincie Groningen vanuit de RSP-middelen. Bij infrastructuur- en (ver)bouwprojecten dient een informatiebord geplaatst te worden waarop staat vermeld dat het project mede mogelijk wordt gemaakt met RSP-middelen. Het bord dient het provinciale logo, het beeldmerk van groningen@work en de tekst te bevatten identiek aan het onderstaande voorbeeld:
Alle correspondentie met betrekking tot een project dient u, onder vermelding van het projectnummer en de projectnaam, te richten aan:
D. Subsidieaanvraagformulier REP- Groningen
2. Wordt de administratie in eigen beheer (van de eindbegunstigde) uitgevoerd?
Indien dit niet het geval is, welke organisatie voert de administratie?
* indien er sprake is van een samenwerkingsverband waarbij meerdere projectpartners hun loonkosten opvoeren, dient een door alle projectpartners ondertekende samenwerkingsovereenkomst te worden bijgevoegd
Indien u de BTW die door derden in rekening wordt gebracht niet met de belastingdienst kunt verrekenen en de BTW niet in aanmerking komt voor het BTW compensatiefonds, dan mag de BTW als kostenpost in de begroting worden opgenomen.
Bent u BTW-plichtig of komt BTW in aanmerking voor het BTW compensatiefonds?
Ondergetekende verklaart dat alle voor de aanvraag benodigde stukken zijn bijgevoegd en dat hij/zij bekend is met de voorwaarden en procedures, zoals deze staan beschreven in het document "Uitvoeringskader REP-Groningen".
Aldus naar waarheid ingevuld: 2
Dit projectplan is een bijlage bij het REP-aanvraagformulier. Het projectplan moet een goed beeld geven van het project waarvoor u subsidie aanvraagt. Om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen, verzoeken wij u alle elementen herkenbaar en in de juiste volgorde terug te laten komen in uw projectplan.
Uitgebreide projectomschrijving
Gedetailleerde kostenbegroting
De begrotingsposten uit het aanvraagformulier dienen hier zoveel mogelijk te worden gespecificeerd en waar nodig toegelicht.
Bij de interne loonkosten (betreft de inzet van de bij de projectpartners werkende en direct bij het project betrokken personeel) dient een specificatie en onderbouwing gegeven te worden van het gehanteerde uurtarief vermenigvuldigd met het begrote aantal uren.
A. Betalingen / daadwerkelijk gedane uitgaven
Wij verzoeken u in beknopte vorm de stand van zaken van het project weer te geven en hierbij ondermeer aandacht te besteden aan:
U wordt verzocht aan te geven wat successen zijn geweest in de afgelopen periode.
U wordt verzocht aan te geven of en waar zich knelpunten hebben voorgedaan in de afgelopen periode en of zich eventueel kunnen voordoen in de komende periode in zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang van het project. Geef ook aan hoe u deze heeft opgelost, of denkt op te lossen.
U wordt verzocht in het kort aan te geven in hoeverre de inhoudelijke en financiële doelstellingen zullen worden gehaald en of het project binnen de geldende tijdsplanning zal worden afgerond.
Ondergetekende verklaart dat de bovenstaande gegevens naar waarheid zijn ingevuld.
F. Aanwijzingen projectadministratie
Voor de projecten dienen de aanwijzingen in deze bijlage als minimale eis gezien te worden om te bewerkstelligen dat de eindverantwoording op een efficiënte wijze gecontroleerd kan worden.
Binnen het projectdossier dienen systematisch vier hoofdcomponenten onderscheiden te worden.
ad 1Contracten en correspondentie
Binnen het hoofdstuk Contracten en correspondentie wordt alle informatie opgenomen die te maken heeft met de vastlegging, zowel jegens de subsidiegever als ten opzichte van uitvoerders. Binnen dit onderdeel kunnen we dan ook terugvinden correspondentie inzake:
Uiteraard dient alle informatie rechtstreeks gerelateerd te zijn aan het project dan wel de projectonderdelen.
In het hoofdstuk Inhoudelijke voortgang is alle informatie opgenomen omtrent de bereikte resultaten en effecten. Centraal daarbij staan de door het programmamanagement voorgeschreven periodieke voortgangsrapportages. Daarnaast zijn opgenomen studies omtrent de voortgang, periodieke effectmetingen en allerlei monitoring informatie inzake onderdelen van de projecten. Belangrijk is dat regelmatig gerelateerd wordt aan de uiteindelijke startinformatie.
Bij het onderdeel Financiële voortgang is alle informatie opgenomen die belangrijk is voor de financiële ontwikkeling en afronding van het project. Het betreft hier de aangegane verplichtingen, uitgevoerde betalingen, voortgaande begrotingen en bijstellingen daarvan, financiële effecten etc. Dit onderdeel is uiteraard nauw gekoppeld aan een financiële administratie waarbij via een daartoe geëigend systeem facturen, betalingen en verplichtingen worden geregistreerd en bewaard. Inzake de financiële administratie zijn veelal nadere aanwijzigen gegeven.
ad 4Publiciteit en regelgeving
Het vierde en laatste onderdeel van het dossier vormt de Publiciteit en regelgeving. In het dossier dienen alle bewijzen te zijn opgenomen waaruit blijkt dat voldaan wordt aan publiciteitseisen, uiteenlopend van foto’s van borden tot en met artikelen en informatiemateriaal. Binnen dit onderdeel dient ook aandacht besteed te worden aan zaken met betrekking tot (Europese) regelgeving rond projecten. Hier is informatie te vinden omtrent de aanbesteding (voor zover niet opgenomen in onderdeel 1) en omtrent staatssteunregelgeving
Dit controleprotocol is primair bedoeld voor de controle die plaatsvindt in het kader van de eindafrekening van een project binnen het REP-Groningen. Het controleprotocol dient daarnaast tevens als leidraad voor de controle bij een voorschotaanvraag.
De doelstelling van dit controleprotocol is:
De controle dient plaats te vinden door een externe deskundige zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en mondt uit in het verstrekken van een accountantsverklaring. Deze externe deskundige wordt aangewezen door de eindbegunstigde middels een schriftelijke opdracht. In deze schriftelijke opdracht dient expliciet te worden opgenomen dat de accountant zijn controle zal uitvoeren met inachtneming van dit controleprotocol.
Na ontvangst van de in 1.4.1 genoemde informatie maakt de controlerende accountant een afspraak met de eindbegunstigde omtrent de feitelijke controle.
Vóór de aanvang van de controle dient de eindbegunstigde zich ervan te overtuigen dat een volledig en gedetailleerd overzicht van de projectkosten, alsmede van de documentatie zoals vermeld in de aanwijzingen ten behoeve van de projectadministratie, op overzichtelijke wijze geordend, aanwezig is. Tevens stelt de eindbegunstigde vast dat alle projectkosten zijn betaald voor de einddatum van het project of in de daaropvolgende periode waarin de aanvraag tot subsidievaststelling wordt vervaardigd en ingediend en dat alle verplichtingen ten aanzien van het project zijn aangegaan voor de einddatum van het project én de einddatum van de programmaperiode.
De accountant stelt vast dat de uitgaven en ontvangsten zijn berekend met inachtneming van de in de beschikking opgenomen algemene en bijzondere subsidievoorwaarden, alsmede de in de bijlagen opgenomen voorschriften van door het programmamanagement gestelde criteria, die betrekking hebben op:
Interne kosten zijn te definiëren als kosten die onderdeel uitmaken van de exploitatie van de eindbegunstigde en de projectpartners en direct uit het project voortvloeien.
Voor de interne kosten zullen over het algemeen berekeningen gemaakt worden van de kosten die toegerekend kunnen worden aan het project.
juistheid en toelaatbaarheid van de berekende standaard uurtarieven (op basis van individuele werkelijke salariskosten vast te stellen aan de hand van de salarisberekeningen per persoon, uitgangspunt hierbij is de salarisstrook van de maand januari van het betreffende kalenderjaar; gemiddelde uurtarieven voor afdelingen of functieniveaus zijn bijvoorbeeld niet toegestaan);
Gebruik maken van andere accountants
Indien de accountant van de eindbegunstigde bij zijn controle gebruik maakt van (een) accountantsverklaring(en) van (een) andere accountant(s), voert hij ongeacht de omvang van de desbetreffende deelverantwoording(en) (een) review(s) uit op de werkzaamheden van deze andere accountant(s).
De accountant dient vast te stellen dat de eindafrekening voldoet aan de eraan te stellen eisen. De accountantsverklaring heeft betrekking op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de in de eindafrekening opgenomen subsidiabele uitgaven en de financiering ervan. De hierbij behorende tolerantie bedraagt 1% van de totale subsidiabele uitgaven, met een betrouwbaarheid van 95%. De rapporteringstolerantie bedraagt 0%, omdat alle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten moeten worden gerapporteerd.
De accountant hanteert verplicht het bijgevoegde model accountantsverklaring.
Afgegeven ten behoeve van : de provincie Groningen
Ingevolge uw opdracht hebben wij de eindafrekening/voorschotaanvraag met bijlagen van (naam huishouding) te (statutaire vestigingsplaats) inzake het project (naam project) met het projectnummer (projectnummer) gecontroleerd. De eindafrekening/voorschotaanvraag betreft de verantwoording over de besteding van het met briefnummer (kenmerk subsidieverleningsbeschikking) d.d. (datum beschikking) verleende subsidiebedrag in het kader van het Ruimtelijk Economisch Programma Groningen en vermeldt een bedrag van …,.. euro aan subsidiabele uitgaven. De eindafrekening/voorschotaanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van (bevoegde functionaris of orgaan van de huishouding). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de eindafrekening/voorschotaanvraag te verstrekken.
Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en met inachtneming van de richtlijnen welke opgenomen zijn in het "Uitvoeringskader REP-Groningen". Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de eindafrekening/voorschotaanvraag geen onjuistheden van materieel belang bevat. De controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de in de einddeclaratie/voorschotaanvraag opgenomen bedragen. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Wij zijn van oordeel dat de eindafrekening/voorschotaanvraag voldoet aan de eraan te stellen eisen. Dit impliceert tevens dat:
De eindafrekening/voorschotaanvraag is door ons gewaarmerkt.
Overige aspecten - beperking in het gebruik (en verspreidingskring)
De subsidiedeclaratie van … (naam entiteit) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor … (naam entiteit) ter verantwoording aan … (naam subsidiegever) en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Indien niet tot het afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring kan worden overgegaan, dient een paragraaf Onderbouwing van het oordeel met beperking te worden tussengevoegd tussen Werkzaamheden en Oordeel en dient de strekking van het oordeel overeenkomstig de NV COS van het Koninklijk Nivra te worden aangepast. Indien passages uit de oordeelparagraaf niet van toepassing zijn, dienen deze toch te worden gehandhaafd.