| Organisatie | Brunssum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020 |
| Citeertitel | Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota Inkoopbeleid gemeente Brunssum 2014 en de Nota aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2013.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-04-2020 | nieuwe regeling | 03-03-2020 | 898883 |
De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2019/60 (versie 2);
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 september 2019, afdeling Bestuurszaken
gelet op het bepaalde in Aanbestedingswet 2012, Financiële verordening gemeente Brunssum 2019,
Aanbestedingsreglement Werken 2016, Gids Proportionaliteit, herziening 2016 en de Gemeentewet;
Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020 (versie 2) vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 maart 2020
Deze Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020 vervangt de Nota Inkoopbeleid gemeente Brunssum 2014 en de Nota aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2013.
De gemeente Brunssum spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Passend bij deze professionalisering is dat Inkoop-en Aanbestedingsbeleid tot één document worden gevoegd. Na vaststelling van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zal ook een Handboek Inkoop door het college worden vastgesteld.
Dit Handboek Inkoop is de praktische leidraad (interne regels), waarin procesbeschrijvingen en uitvoeringsregels staan beschreven omtrent het gehele inkoopproces (inclusief aanbestedingsproces). In het Handboek Inkoop is onder andere te vinden: hoe een aanbesteding uit te voeren, wie verantwoordelijk is voor welke acties en hoe de registratie en monitoring van de procedures plaats vindt. Dit is een levend en dynamisch document in de vorm van een groeimodel dat wordt aangepast al naargelang de ervaringen die worden opgedaan.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
Bij het opstellen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2020 heeft de gemeente Brunssum het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid als uitgangspunt genomen. In juli 2019 heeft de VNG een herziene uitgave VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid uitgegeven. Behalve dat termologie gewijzigd is, bepaalde onderwerpen op een andere plaats zijn gepositioneerd, is de grote wijziging ten opzichte van het eerdere model, dat een uitgebreidere paragraaf 4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is opgesteld. De invulling van Maatschappelijke Verantwoord Inkopen past echter beter in het Handboek Inkoop. Het beleid ten aanzien van de sociale, ecologische en economische aspecten ligt in de desbetreffende beleidstukken die de raad eerder heeft vastgesteld, zoals bijvoorbeeld PALET.
Het vigerende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is in twee verschillende documenten opgesteld, de Nota Aanbestedingsbeleid 2013 en het Inkoopbeleid 2014. Reeds in 2014 waren er geluiden om één document op te stellen met als uitgangspunt het VNG-model. Omdat er nog wijzigingen in de Aanbestedingswet 2012 zouden komen, is gekozen om te wachten tot een natuurlijk moment. Het Inkoopbeleid 2014 is reeds gebaseerd op het vorige VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
Hoewel uniform opgezet heeft het Model oog voor diversiteit en lokale behoeften. Het is opgezet als een raamwerk zodat gemeenten eigen accenten kunnen leggen en kent opties en onderdelen ter nadere invulling.
In dit Inkoop-en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Concessieopdracht Een concessieopdracht voor Diensten of een concessieopdracht Werken, zoals bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012. Een concessieopdracht is een opdracht met dezelfde kenmerken als die van een overheidsopdracht voor de uitvoering van Werken en Diensten, waarbij de tegenprestatie bestaat uit in ieder geval het recht het Werk of de Dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling. Onderscheidend element van een concessie is dat de concessiehouder daadwerkelijk een exploitatierisico loopt.
Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.
Dienst(en) Alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen.
Gemeente De gemeente Brunssum, zetelend Lindeplein 1 te Brunssum.
Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben of het verstrekken van een Concessieopdracht.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU.
Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor Werken, Leveringen of Diensten, een raamovereenkomst of Concessieopdracht
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werk(en) Het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente heeft een eigen bedrijf. Dit bedrijf Betere Buren BV fungeert als een mensontwikkelbedrijf. Om het uitgangspunt, dat eenieder met een uitkering van de Gemeente middels Betere Buren BV dient te worden voorbereid om te reïntegreren, te bewerkstelligen, heeft de Gemeente een inkooprelatie van quasi-inbesteden met Betere Buren BV. Bij iedere Opdracht die de Gemeente wenst te verstrekken zal eerst worden bezien of deze Opdracht door Betere Buren BV kan worden uitgevoerd. Indien Betere Buren BV de Opdracht kan uitvoeren, zal deze opdracht bij Betere Buren BV worden (quasi)inbesteed. Door de bijzondere positie van Betere Buren BV gelden voor Betere Buren BV de onderstaande doelstellingen niet onverkort.
De Gemeente wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke Opdrachten (die niet door Betere Buren BV kunnen worden uitgevoerd).
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en het streven naar wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt gebruik van de uniforme eigen verklaringen.
Werken, Diensten en Leveringen worden door de Gemeente ingekocht om bepaalde (beleids-)doelstellingen te verwezenlijken (in haar strategische visie Brunssum 2025 heeft de gemeente Brunssum haar gemeentelijke speerpunten aangegeven) en/of wettelijke taken uit te voeren.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en de kaders te schetsen waarbinnen Inkoop binnen de gemeente Brunssum plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continue bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemeen beleid van de Gemeente.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop-en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief conform dit beleid worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en de Concessierichtlijn 2014/23/EU . Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven en – beperkt – voor overheidsopdrachten onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Concessierichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente neemt naast bovengenoemde beginselen, bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid):
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de Opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en Concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een Concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de Opdracht, de aard van de Opdracht en de plaats waar de Opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht te nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken Opdracht zal de Gemeente op Tenderned bekend maken.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende Algemeen Mandaatbesluit gemeente Brunssum en de ingeschreven mandaten en volmachten in het Mandatenregister van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.6 Uitgezonderde Opdrachten, voorgeschreven aanbestedingsprocedures en afwijking van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure.
De aanbestedingsregels gelden alleen bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten. Er moet sprake zijn van een overeenkomst met bezwarende titel. Hierdoor vallen bijvoorbeeld verstrekkingen van zuivere subsidies buiten de aanbestedingsregels.
Is duidelijk dat er sprake is van een overheidsopdracht of een Concessieopdracht, dan geldt:Uitzonderingsmogelijkheden volgens de Aanbestedingswet 2012
De Aanbestedingswet 2012 vermeldt in afdeling 2.1.3 een aantal uitzonderingen waarop de aanbestedingsregels niet van toepassing zijn voor overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de Europese drempelbedragen. Voor de gemeente Brunssum zijn de uitzonderingen van artikel 2.24 tot en met 2.24c Aanbestedingswet 2012 van belang. Beneden de Europese drempelwaarden kan elke gemeente zijn eigen beleid en dus ook eigen uitzonderingsmogelijkheden definiëren.
De aanbestedingsregels zijn, zowel boven als onder de Europese drempelwaarden, niet van toepassing voor de volgende uitzonderingen:
De situaties die als uitzondering worden beschouwd onder de Europese drempelwaarden, zijn: Overheidsopdrachten voor de inhuur van personeel, waarbij het volgende geldt:
De meeste Opdrachten voor inhuur van personeel zijn voor bedragen onder het Europese drempelbedrag en daarmee vallen zij onder de gemeentelijke aanbestedingsregels, tenzij er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang.
Bij overheidsopdrachten voor inhuur van personeel, waarbij de geschatte waarde minder is dan € 100.000,- exclusief BTW geldt de enkelvoudige uitnodiging. Tot € 40.000,- geldt dat de budgethouder enkelvoudig kan uitnodigen, vanaf € 40.000,- tot € 100.000,- is dit voorbehouden aan het college.
Bij een geschatte opdrachtwaarde gelijk aan of van meer dan € 100.000,- maar minder dan de Europese drempel voor Diensten, momenteel € 214.000,- exclusief BTW, geldt de meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure.
Indien een overheidsopdracht of Concessieopdracht niet uitgezonderd is, moet de opdracht worden aanbesteed.
De Gemeente kan deelneming aan een overheidsopdracht voorbehouden aan de in artikel 2.82 of artikel 2.82a Aanbestedingswet 2012 genoemde sociale werkplaatsen, ondernemers of organisaties, waarbij de in deze artikelen genoemde respectievelijke voorwaarden gelden. Vervolgens geldt echter voor deze opdrachten dat zij toch op grond van de te bepalen inkoopprocedure (c.q. aanbestedingsprocedure) dienen te worden gegund aan de desbetreffende sociale werkplaats, ondernemer of organisatie.
Bepalen van de inkoopprocedure
Volgens de Gids Proportionaliteit zijn er onder de grens voor Europees aanbesteden in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Het is van belang dat een procedure wordt gekozen die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiele inschrijvers opereren. Dit is niet te kwantificeren in een vast bedrag: bedragen kunnen echter wel nuttig zijn om te bepalen in welke richting kan worden gedacht.
Zodoende wordt het eerste uitgangspunt voor het bepalen van de inkoopprocedure de tabel opgenomen in deze paragraaf. De dan gekozen procedure wordt vervolgens geverifieerd aan voorschrift 3.4.a uit de Gids Proportionaliteit:
De aanbestedende dienst beziet per Opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten:
Als de verificatie een andere procedure oplevert dan de uitkomst uit de tabel dan is de procedure die volgt uit de verificatie maatgevend.
Indien met bovenstaande aspecten rekening is gehouden dan leidt dat ertoe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de Inkoop.
* Tot € 40.000,- geldt dat de budgethouder enkelvoudig kan uitnodigen, vanaf € 40.000,- tot € 100.000,- is dit voorbehouden aan het college.
Afwijkingen van de onder de Europese drempelwaarden te volgen procedure kunnen slechts om bijzondere redenen. Bijzondere redenen kunnen zijn:
In deze nota is er niet voor gekozen om de bijzondere redenen die tot afwijking van de algemene regels kunnen leiden, limitatief op te nemen. Deze redenen kunnen zo divers zijn dat een opsomming nimmer volledig zal zijn en derhalve het risico bergt dat een gegrond verzoek om afwijkend aan te besteden niet gehonoreerd kan worden.
In geval van afwijking van de aanbestedingsregels dient een gemotiveerd collegevoorstel te worden opgesteld. In de motivering dienen de gronden voor de afwijking van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure te worden verwoord en de belangen van het volgen van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure ten opzichte van de belangen om de andere aanbestedingsprocedure te volgen, tegen elkaar te worden afgewogen.
De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes voor raads(commissie)leden, gedragscode voor wethouders en de burgemeester en de gedragscode voor ambtenaren. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Oondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ of eventueel met gebruikmaking van de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur(Bibob)
Bij inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht.
De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om in de toekomst 100 % duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de Opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.
De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.
5.5 Raming en financiële budget
Inkoop boven € 36.000,00 voor Leveringen en Diensten en € 90.000,- voor Werken wordt voorgegaan door een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de Opdracht. De raming is ook van belang om de verantwoording in kader van de budgetregeling te waarborgen. De Gemeente wil immers geen verplichtingen aangaan die zij niet kan nakomen of niet geautoriseerd zijn.
5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de Opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoopproces van een overheidsopdracht
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek Inkoop. In dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.
De Gemeente heeft ervoor gekozen om de Inkoop in de toekomst door te ontwikkelen en verder te professionaliseren. In begin 2020 is gestart met de werving van een inkoopregisseur, zoals reeds eerder aangegeven in de Programmabegroting. De inkoopregisseur zal de totale regie op de decentrale inkoop en aanbesteding hebben. Na twee jaren zal geëvalueerd worden of deze wijze van inrichten van de inkoop voldoende rendement heeft opgeleverd. Daarna kan bezien worden of een doorontwikkeling naar een Centrale Inkoop aan te bevelen is. Iedere afdeling blijft zijn eigen Inkoop binnen de aan de budgethouder verstrekte budgetten doen. De budgethouders (algemene directeur, directeuren en afdelingshoofden) zijn bevoegd overeenkomsten te sluiten met in achtneming van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. De inkoopregisseur houdt concern breed regie op de gehele inkoop- en aanbestedingsstroom. Tot het derde kwartaal van 2020 zal de ondersteuning op het gebied van feitelijke inkoop worden verzorgd door het Team Inkoop van de gemeente Landgraaf (op grond van een dienstverleningsovereenkomst). De inkoopregisseur zal daarna de ondersteuning overnemen. De inkoopadviseur(s) (Team Landgraaf en daarna de inkoopregisseur) adviseren tevens bij inkopen met een geschatte waarde van € 36.000,- voor Diensten en Leveringen en € 90.000,- voor Werken (verplichting ten aanzien van de budgethouders). De afdeling Bestuurszaken, geeft verdere (beleidsmatige en adviserende) ondersteuning. Daar waar mogelijk wordt interne en/of externe samenwerking gezocht.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
Er wordt geen lokaal klachtenmeldpunt ingericht. Klachten worden doorverwezen naar de commissie van aanbestedingsexperts (7), zoals bedoeld in de Aanbestedingswet 2012.
In iedere aanbestedingsprocedure wordt verwezen naar de mogelijkheid om zich middels een klacht te richten tot deze commissie.
Door het hanteren van de definities uit de Aanbestedingswet 2012 in het gemeentelijke Inkoop-e Aanbestedingsbeleid sluiten beide op elkaar aan en kan van tegenstrijdigheid of lacunes geen sprake zijn.
6.6 Raamovereenkomsten, contractenbank en administratie.
De gemeente Brunssum streeft ernaar om daar waar mogelijk over te gaan tot het sluiten van raamovereenkomsten.
De getekende raamovereenkomsten en andere overeenkomsten, die getekend zijn worden conform de interne regels (al dan niet) geregistreerd
Dit geschiedt in een digitale contractenbank. Hierin wordt naast de overeenkomst alle relevante aanbestedingsstukken opgenomen, tenzij de Opdracht voor Levering (van goederen) een waarde heeft die gelijk of minder is dan € 500,- en de Opdracht niet zorgt voor overschrijding van het bedrag van € 15.000,- aan cumulatieve Opdrachten aan een Ondernemer. Voordeel van een contractenbank is een geautomatiseerde signalering van opzegtermijnen.