Organisatie | Oost Gelre |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | E-mailprotocol Gemeente Oost Gelre |
Citeertitel | E-mail protocol |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Beleidsregels |
Geen
artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-03-2014 | consolideren e-mail protocol | 17-03-2014 Elna |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre;
overwegende dat het gewenst is regels te stellen met betrekking tot;
-het gebruik van e-mail met het oog op de beschikbaarheid van informatie op organisatieniveau waar dat
-de traceerbaarheid van aanwezige informatie door middel van registratie van relevante stukken;
-de beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie op langere termijn;
-de juiste toepassing van bestaande bevoegdheden;
-de waakzaamheid met het oog op mogelijke manipulatie van elektronisch opgeslagen of aangeleverde
gegevens, ter beveiliging van voor de gemeente belangrijke informatie;
-een tijdige afdoening van inkomend e-mailverkeer;
-een verzorgde wijze van communiceren, bijdragend aan de beoogde uitstraling van de gemeente;
-dat op grond van afdeling 2.15 van de Algemene wet bestuursrecht een bericht elektronisch naar een
bestuursorgaan kan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze
weg is geopend en dat het bestuursorgaan nadere eisen kan stellen aan het gebruik van de elektronische
vast te stellen het navolgende E-mailprotocol Gemeente Oost Gelre:
HOOFDSTUK 1. Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinden
In dit protocol wordt verstaan onder
algemeen e-mailadres: het e-mailadres "gemeente@oostgelre.nl"
archiefwaardige berichten: digitale berichten die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voortijdelijke dan wel permanente bewaring
behandelaar: degene die met de behandeling van een elektronisch bericht is belast, dan wel degene die hem vervangt;
bestuurlijke berichten: digitale functionele berichten ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan;
elektronische berichten: informatie die langs elektronische weg verzonden wordt, zoals per fax, per e-mail, per sms en door middel van een webformulier;
functionele berichten: digitale berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt;
gemeentelijk e-mailadres: e-mailadres eindigend op @oostgelre.nl";
gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Oost Gelre "www.oostgelre.nl"; medewerker: persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Oost Gelre of een persoon die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband;
persoonlijk e-mailadres: e-mailadres dat is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Oost Gelre;
webformulier: een formulier voor elektronisch berichtenverkeer dat beschikbaar wordt gesteld op de gemeentelijke website "www.oostgelre.nl".
Artikel 4. Bereikbaarheid langs elektronische weg
Verzending van berichten aan de gemeente en haar bestuursorganen langs elektronische weg staat open
Artikel 5. Geen bereikbaarheid langs elektronische weg
Met uitzondering van bezwaarschriften stuurt het team dat belast is met documentaire informatievoorziening in voorkomende gevallen een elektronisch bericht dat het bericht van afzender op grond van het bepaalde in het eerste lid niet in behandeling wordt genomen, met vermelding van de reden daarvan.
HOOFDSTUK 4 Registratie en archivering
Artikel 6. Registratie en archivering
Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of die rechtstreeks binnenkomen op het algemene e-mailadres worden door het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening geregistreerd in het daarvoor bestemde document management systeem. Daarna wordt het bericht langs elektronische weg doorgezonden aan de behandelaar.
Artikel 7. Ontvangstbevestiging
De afzender van berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of die
rechtstreeks binnenkomen op het algemene e-mailadres, ontvangt na registratie een ontvangstbevestiging
via het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening.
HOOFDSTUK 5 Niet in behandeling te nemen berichten
Artikel 9. Berichten die niet aan wettelijke vereisten voldoen
Uitgaande berichten als bedoeld in het eerste lid kunnen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, elektronisch worden verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".
HOOFDSTUK 6 In behandeling te nemen berichten
Artikel 10. Verdere behandeling van berichten.
De behandeling van elektronische berichten vindt schriftelijk of elektronisch plaats, mits de afzender
expliciet kenbaar heeft gemaakt langs elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn.
Bijlage E-mailprotocol gemeente Oost Gelre:
Artikel 5. Geen bereikbaarheid langs elektronische weg
1c. bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Oost Gelre gehanteerde software zoals Word,
Excel, Access, Powerpoint. De bijbehorende formaten zijn: PDF, JPG, TIFF en ZIP.
1d. berichten die inclusief bijlagen de e-mailgrootte overschrijden. Uitgangspunt is dat de e-mail grootte tot