Organisatie | Oldebroek |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsnotitie digitale vervanging van archiefbescheiden (substitutie) |
Citeertitel | Beleidsnotitie digitale vervanging van archiefbescheiden (substitutie) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-04-2020 | 06-11-2017 | nieuwe regeling | 02-07-2019 | 1009614 |
Dit document is opgemaakt ter vervanging van de beleidsnotitie Digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden, vastgesteld op 23 oktober 2012.
Gelet op de verandering van richtlijnen, wetgeving, beleid en de daaraan gelieerde processen is aanpassing van dit document periodiek noodzakelijk.
Daar komt bij dat de gemeente Oldebroek in november 2017 heeft gekozen voor het gebruik van een ander zaaksysteem. Het pakket Verseon was tot 6 november 2017 als zaaksysteem in gebruik en de volledige inhoud van het zaaksysteem is gemigreerd naar de nieuwe omgeving. Sinds 6 november 2017 wordt er zaakgericht gewerkt via het zaaksysteem van Green Valley. De documenten worden opgeslagen in het achterliggende documentmanagementsysteem Alfresco.
Hiermee wordt invulling gegeven aan de beleidsuitgangspunten uit het kaderdocument Zaakgericht werken dat in de tweede helft van 2017 is vastgesteld.
De beleidsnotitie Digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden van de gemeente Oldebroek vormt als handboek Vervanging de basis voor de vervanging van te vernietigen archiefbescheiden zoals genoemd in artikel 7 van de Archiefwet 1995.
In deze beleidsnotitie worden de volgende aspecten beschreven:
Ook geeft deze beleidsnotitie een beschrijving van:
2 Beschrijving van de werkwijze rond documentafhandeling en archivering
2.1 Het documentmanagementsysteem en het zaaksysteem
De gemeente Oldebroek werkt sinds 6 november 2017 met de combinatie van het zaaksysteem van Green Valley en het documentmanagementsysteem (DMS) Alfresco. Via het zaaksysteem worden de zaken (dossiers) geregistreerd en gevormd. De daadwerkelijke digitale opslag van de documenten vindt plaats in het achterliggende DMS.
Voor de ordening van informatie maakt Oldebroek gebruik van het model-DSP van SDU/VHIC.
In 2017 is de zaaktypecatalogus, gebaseerd op de Gemeentelijke Modelarchitectuur (GEMMA) in het zaaksysteem ingevoerd. Daarmee kunnen documenten en zaken via het zaaksysteem onder formeel verantwoord digitaal archiefbeheer worden gebracht. De zaaktypecatalogus maakt onderdeel uit van het Documentair Structuurplan (DSP).
Het zaaksysteem van Green Valley en het DMS Alfreso zijn gecertificeerd volgens NEN 2082 voor digitaal archiefbeheer.
Het DMS heeft twee omgevingen: (1) het dynamische archief dat direct gekoppeld is aan het zaaksysteem en (2) het semi-statische archief ofwel: de recordmanagementomgeving waar afgesloten zaken in terecht komen.
2.2 Zaakgericht werken met het zaaksysteem
De gemeente Oldebroek streeft er naar om (proces-)zaakgericht en digitaal te werken. Het zaaksysteem van Green Valley faciliteert deze manier van werken. Daarnaast is het zaaksysteem ingevoerd ter ondersteuning van werkplekonafhankelijk werken.
De zaakgerichtheid in het zaaksysteem kent de volgende objecten:
Aan zaken wordt direct een zaaktype gekoppeld met relevante metadata en bijbehorend proces. Binnen het proces krijgen de zaken een zaakeigenaar en die zaakeigenaar is verantwoordelijk voor de afhandeling en volledigheid van de zaak.
Alle documenten die een rol spelen in de zaak moeten in het zaakdossier worden opgenomen.
2.4 Beschrijving van de uitgangspunten van de vervanging
Oldebroek hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:
Het digitaal archiefbeheer bij Oldebroek wordt ingericht in en ondersteund door de combinatie van het zaaksysteem van Green Valley en het documentmanagementsysteem Alfresco. Beide softwaretoepassingen worden bij een aanzienlijk aantal overheden (ministeries en gemeenten) ingezet ter ondersteuning van (digitaal) archiefbeheer en zijn gecertificeerd volgens NEN 2082.
Vernietiging en overbrenging van dossiers vinden volledig plaats in lijn met de Selectielijst Gemeenten en Intergemeentelijk organen 2017 (vastgesteld in de Staatcourant van 6 juni 2017). Aan de zaaktypen zijn de bewaartermijnen uit deze selectielijst voor de gemeenten gekoppeld, inclusief een verwijzing naar het artikel in de selectielijst. De bewaartermijnen van de werkprocessen worden automatisch overgenomen. Op zaakdossierniveau kan een uitzondering worden gemaakt op de bewaartermijn, bijvoorbeeld omdat het resultaat van een werkproces dat vraagt. De bewaartermijn van een zaakdossier start als deze wordt gesloten.
Ieder jaar maakt cluster Documentaire Informatievoorziening (DIV) een overzicht van de zaken die in aanmerking komen voor vernietiging.
Deze overzichten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de behandelaars. De behandelaars accorderen de lijsten. Vervolgens worden de geaccordeerde lijsten voorgelegd aan de Streekarchivaris. Na accordering door de Streekarchivaris worden de zaken overgedragen of vernietigd.
3 Reikwijdte van het vervangingsproces
3.2 Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die Oldebroek ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken, die worden opgenomen en beheerd via het zaaksysteem en op termijn vernietigbaar zijn:
Alle andere documenten die een rol spelen bij de afhandeling van zaken bij de gemeente Oldebroek zijn digitaal van oorsprong en worden dus niet vervangen. Daar vallen e-mails en besluiten die door middel van een (gecertificeerde) digitale handtekening zijn getekend ook onder.
3.3 Archiefbescheiden waarop de machtiging niet van toepassing is
De machtiging is niet van toepassing op archiefbescheiden van de gemeente Oldebroek die, op praktische gronden, niet worden opgenomen en beheerd via het zaaksysteem (zie 8.2).
Deze archiefbescheiden, de zogenaamde ‘niet-bedrijfsrelevante post’, worden op papier gedistribueerd maar niet gearchiveerd.
In een aantal gevallen wordt papieren archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als de meerwaarde van de bescheiden zit in de uiterlijke vorm / het papier. Deze uitzondering is gebaseerd op de beleidsregel Digitale vervanging archiefbescheiden van het ministerie OCW van 30 januari 2018. Digitale vervanging van archiefbescheiden is onverenigbaar met de waarde (artikel 2, eerste lid, onderdeel c, Archiefbesluit 1995) als:
In dezelfde beleidsregel staat dat digitale vervanging van archiefbescheiden onverenigbaar is met het belang (artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995) als:
Als het gaat om welke documenten(soorten) blijvend op papier worden bewaard, sluit Oldebroek zich aan bij de elementen en kenmerken zoals die in de beleidsregel zijn geformuleerd:
“Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
Ook documenten die door hun vorm of samenstelling niet gedigitaliseerd kunnen worden, de zogenaamde corporele documenten, vallen buiten deze regeling.
De procedure voor de beoordeling van fysiek te bewaren documenten is beschreven in bijlage 3.
Neerslag van uitbestede werkprocessen
De uitvoering van een aantal werkprocessen (milieuprocessen) van de gemeente is uitbesteed aan derden. Desalniettemin blijft de verantwoordelijkheid / zorgplicht voor de archivering bij de gemeente. Wat betreft de archivering van dergelijke zaken geldt vervanging achteraf ofwel; bij retour ontvangst van de documenten. Na retour ontvangst wordt een selectie toegepast op basis van de gemeentelijke selectielijst en worden de archiefbescheiden alsnog vervangen.
3.4 Verklaring van termen en begrippen
In dit document worden verschillende termen en eigennamen gebruikt. In onderstaande lijst wordt de betekenis van deze termen en eigennamen beschreven.
4 Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en uitvoerende medewerkers
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het proces van vervanging zijn als volgt belegd:
* Er wordt op moment van schrijven een beleidsnotitie over de hervorming van Informatiebeheer opgesteld. In die notitie wordt gekeken naar de hierboven benoemde rollen, taken en verantwoordelijkheden en hun plaats in de organisatie (Facilitaire Zaken vs. Dienstverlening).
In de dagelijkse praktijk van de gemeente is dit op de volgende manier vormgegeven:
5 Inrichting van het vervangingsproces
5.1 Vervanging van inkomende papieren documenten
Papieren post komt bij de gemeente Oldebroek centraal binnen bij cluster Documentaire Informatie Voorziening (DIV).
Dagelijks levert PostNL de post af bij de informatiebalie. Zodra de post afgeleverd is, meldt de medewerker van de informatiebalie dit bij het cluster DIV. De post wordt door een medewerker van cluster DIV opgehaald.
Bij receptie afgegeven brieven of brieven uit de brievenbus
Ongefrankeerde brieven die door burgers worden afgegeven of in de brievenbus worden gedeponeerd, worden gedurende de dag door de medewerkers van de informatiebalie naar cluster Digitale Dienstverlening gebracht. De medewerkers van de informatiebalie zetten een datumstempel op de brief/envelop bij ontvangst.
Brieven die (incidenteel) thuis bij een bestuurder of een medewerker worden afgeleverd, worden door de bestuurder, de bestuurssecretaresse of de betreffende medewerker bij cluster DIV bezorgd.
Afhankelijk van de inhoud/relevantie worden per fax binnengekomen brieven ook verwerkt door cluster DIV.
De opengemaakte post wordt met de gemeentelijke ingekomen-datumstempel gestempeld. De datum die wordt aangehouden is de datum van binnenkomst van het poststuk in het gemeentehuis. Vervolgens wordt de post beoordeeld op al wel of al niet registreren aan de hand van de werkinstructies rond registratie.
Uitgesloten van openen en opname
Brieven waar een persoon of team wordt aangeschreven wordt en de aanduiding ‘persoonlijk’, ‘vertrouwelijk’ of ‘geheim’ hebben, worden direct naar de aangeschreven persoon of het team gestuurd. Als er geen aangeschrevene bij staat, opent cluster DIV het poststuk. Brieven voor raadsleden worden ongeopend doorgestuurd naar de Griffie. Mocht registratie achteraf nodig zijn, dan is het de verantwoordelijkheid van de betrokken ambtenaar om het poststuk te retourneren naar DIV.
De postregistrator beoordeelt conform de werkinstructies Registratie of een document moet worden geregistreerd in het zaaksysteem. De selectiecriteria uit die werkinstructies zijn beschreven in hoofdstuk 7. Enveloppen van bezwaarschriften of van documenten waarbij de termijn van wezenlijk belang is, worden eveneens geregistreerd.
De scanoperator scant vervolgens het document en stelt het digitaal beschikbaar voor registratie. Het scanproces verloopt als volgt:
Voorbereiden scannen: een handmatige activiteit waarbij de papieren documenten worden voorbereid om op een ongestoorde manier ‘batchgewijs’ door de scanner te worden verwerkt. (Een batch is een stapel documenten die in een enkele serie door de scanner worden gescand.) De voorbereiding bestaat uit:
Scannen: een deels handmatige activiteit waarbij de papieren documenten met behulp van een scanner worden gedigitaliseerd. Scannen wordt uitgevoerd door medewerkers DIV. De volgende zaken zijn van belang:
De bulk wordt eerst gescand, daarna de documenten met kaarten. Deze kaarten worden of door de ‘bulkscanner’ gescand (A3 en kleiner) of gescand door de A0-scanner en in het zaaksysteem gezet. De scansoftware bepaalt zelf de instellingen voor een zo goed mogelijk resultaat. Degene die scant kan ervoor kiezen om een document met afwijkende instellingen te scannen. Hij definieert de instellingen dan zo dat hij het kwalitatief beste resultaat krijgt. Daarna zet hij de standaardinstellingen, die bewaard worden op de server, weer terug.
5.2 Procedure vervanging interne documenten
Interne documentatie die buiten het zaaksysteem wordt aangemaakt, wordt door de verantwoordelijke behandelaar aangeleverd aan cluster DIV zodat vervanging achteraf plaatsvindt. Vervolgens worden de papieren stukken in de dagdoos opgenomen.
Als een document op papier is behandeld en als er op het papieren exemplaar belangrijke aantekeningen of parafen bevat wordt de volgende procedure gevolgd:
Archiefwaardige interne documenten zullen steeds meer digitaal worden opgemaakt, opgenomen, bewerkt, rondgestuurd, behandeld en gearchiveerd worden. Er is dan geen sprake van vervanging.
5.3 Procedure vervanging uitgaande post
De meeste fysieke uitgaande documenten worden vooralsnog geprint en verstuurd door de verantwoordelijke ambtenaar. Vervanging geldt in geval van ‘natte’ ondertekening achteraf: wanneer de verantwoordelijke ambtenaar het document (met zaaknummer) retourneert naar cluster DIV.
Uitgaande brieven zullen steeds meer digitaal opgemaakt en getekend worden in het zaaksysteem. Dat betekent dat zij digital born zijn en dat voor die documenten geen vervanging geldt.
6 Specificaties hardware en scanners
Dit hoofdstuk beschrijft de hardware die wordt gebruikt om het zaaksysteem te doen functioneren, het type scanners dat bij het scanproces wordt gebruikt en de beeldschermen van de eindgebruikers.
7.1 Beschrijving gebruikte software scannen
Deze paragraaf bevat de specificaties van de gebruikte software bij het scannen van documenten.
7.7 Van scannen naar zaaksysteem
De overgang van de scanomgeving naar het zaaksysteem is softwarematig op de volgende manier geregeld:
Tijdens het proces worden de gescande documenten tijdelijk op een daarvoor ingerichte fileserver in de scanomgeving geplaatst. Deze gescande documenten kunnen niet rechtstreeks worden benaderd, maar alleen via de Kofax software en alleen door medewerkers die geautoriseerd zijn om de Kofax software te gebruiken.
8.2 Criteria voor de selectie van archiefbescheiden
Ondergenoemde documenten zijn van een dermate kortstondige waarde dat zij niet worden opgenomen in het zaaksysteem en daardoor buiten de vervanging vallen:
Daarnaast zijn er ook documenten die wel worden beschouwd als archiefbescheiden, maar toch (nog) niet in het zaaksysteem worden opgenomen. Deze documenten worden in oorspronkelijke vorm gearchiveerd:
De criteria voor het scannen in kleur zijn als volgt: een document wordt in kleur gescand als de kleuren in het document met het menselijke oog te onderscheiden zijn én als de kleuren relevantie informatie bevatten die van belang is voor het werkproces waarin het document een rol speelt. Standaard staat de scanner op het profile “Kleur”.
Archiefstukken worden gescand in kleur afhankelijk van de kwaliteit die nodig is voor de authenticiteit van het document. Als in het archiefstuk gebruikte afbeeldingen, kleuren en andere uiterlijke kenmerken van belang zijn voor de rol die het archiefstuk speelt in het werkproces dan moeten deze kenmerken gereproduceerd kunnen worden.
De toepassing van deze criteria is geregeld door software voor kleurherkenning en wel op zo’n manier dat ruimschoots aan de criteria wordt voldaan.
9 Proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden
Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. De verklaring wordt door de streekarchivaris getekend. Een exemplaar van deze verklaring wordt permanent bewaard.
10.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De behandelaar is verantwoordelijk voor de compleetheid van de zaken. De medewerkers cluster DIV zorgen voor scanning en registratie van archiefbescheiden. Zij mogen invoeren, muteren en zo nodig verwijderen. De recordmanager geeft opdracht tot overbrenging naar streekarchivariaat. De manager Facilitaire Zaken ziet toe op toepassing van de juiste procedures en werkwijzen.
10.4 De rollen zijn als volgt belegd
De teammanagers zijn eindverantwoordelijk voor de medewerkers. Dat betekent dat zij ook eindverantwoordelijk zijn voor de afhandeling van zaken die in behandeling zijn bij hun medewerkers. Vooralsnog zijn er binnen de gemeente Oldebroek geen officiële proceseigenaren aangewezen. Op moment van schrijven start een initiatief op dit gebied. Om verwarring en ambiguïteit in terminologie te voorkomen, wordt er in dit document bewust niet gesproken over de rol van proceseigenaar.
De teammanagers worden ondersteund en geadviseerd door de beleidsadviseur Informatiebeheer die optreedt in de rol van Business partner Informatiemanagement.
De behandelaar (casemanager) is functioneel verantwoordelijk voor de afhandeling van het betreffende werkproces en de compleetheid van de zaak.
De scanoperators en registrators zorgen in eerste plaats ervoor dat de gegevens worden vastgelegd in het zaaksysteem en vervolgens aan de medewerkers (behandelaars) ter beschikking worden gesteld.
De recordmanager beheert de (digitale) dossiers en voert periodiek een audit uit op de volledigheid van de uitvoering van het proces en de volledigheid en toegankelijkheid van de dossiers. De recordmanager bewaakt de criteria voor vernietiging en overbrenging van de dossiers.
11 Actualiseren beleidsnotitie
Het beheer van het handboek Vervanging is belegd bij de beleidsadviseur Informatiebeheer.
Het handboek zal driejaarlijks worden geactualiseerd. Bij het handboek zit een aparte bijlage met softwarespecificaties die jaarlijks wordt geüpdatet.
In de maand november van ieder kalenderjaar zal de gemeente een nieuwe versie, vergezeld van een overzicht van de wijzigingen, aan de streekarchivaris sturen.
De streekarchivaris beoordeelt vervolgens, in overleg met de eenheid die verantwoordelijk is voor AO/IC, of toetsing en/of actualisering van de machtiging noodzakelijk is.
Het handboek Vervanging is opgesteld in consultatie met de archiefinspecteur namens het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe.
Het beheer van deze beleidsnotitie is belegd bij de beleidsadviseur Informatiebeheer. Na eventuele wijzigingen worden deze eerst besproken met de streekarchivaris. De streekarchivaris beoordeelt vervolgens, in overleg met de eenheid die verantwoordelijk is voor AO/IC, of toetsing en/of actualisering van de machtiging noodzakelijk is. Na akkoord worden de wijzigingen verwerkt in een nieuwe versie. De nieuwe versie wordt voorgelegd aan de betrokken bestuurder.
Bijlage 1 Archiefwettelijk kader vervanging archiefbescheiden
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een ander dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden.
Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op die tenminste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden, die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.
Uitzonderingen art. 2 lid c en d Archiefbesluit
In dit kader is het van belang dat de betreffende archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat verkeren en in geschikte ruimten zijn ondergebracht volgens de geldende regelgeving.
Archiefregeling Artikel 17. Context en authenticiteit
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
Bijlage 2 Uitzonderingenlijst bij beheer documentstroom cluster DIV
Overzicht soorten uitzonderingen
Bijlage 3 Beschrijving back-up gemeente Oldebroek
Volgens vaste procedures van de i-Dienst wordt dagelijks een back-up van het gehele bestand gemaakt. Deze back-ups worden bewaard in een brandwerende kluis. Wekelijks wordt een extra back-up geplaatst bij een van de gemeenten Hattem of Heerde.
In het geval een back-up teruggeplaatst moet worden zal de organisatie hierover worden geïnformeerd en moeten alle documentaire beheersacties die verloren zijn gegaan nogmaals uitgevoerd worden.