Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft houdende regels omtrent het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden door middel van een portefeuilleverdeling.

• 2.

  Van de portefeuilleverdeling wordt de gemeenteraad zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

• 3.

  Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing, indien tijdens een raadsperiode een wijziging in de verdeling van portefeuilles plaatsvindt.

Artikel 2 Vervanging collegeleden

• 1.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 2.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 3.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan, en van de

  (vermoedelijke) duur van de afwezigheid, zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Vergadertijdstip

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.

• 3.

  In bijzondere gevallen kan op verzoek van een van de leden een extra vergadering plaatsvinden. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren via de email of op andere geschikte wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 4.

  Een collegevergadering kan ook in een digitale omgeving plaatsvinden, mits de collegeleden herkenbaar zijn op een zodanige wijze dat hun identiteit kan worden vastgesteld;

Artikel 4 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan tijdig kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden bij vakteam BPS ter inzage.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een efficiënt verloop van de vergadering van het college.

• 2.

  Bij de collegevergaderingen is in de regel een adjunct secretaris aanwezig die met inachtneming van de aanwijzingen van het college zorgdraagt voor de besluitenlijst van de vergadering en de ondersteuning van de secretaris bij (de voorbereiding van) de collegevergaderingen.

• 3.

  Bij de collegevergaderingen is in de regel een ambtenaar van communicatie aanwezig die met inachtneming van de aanwijzingen van het college de publiciteit van door het college genomen besluiten verzorgt, voorzover deze besluiten niet als geheim zijn aangemerkt.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het tweede lid wordt toegepast. Wordt niet om stemming gevraagd dan is het besluit aangenomen.

• 2.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aanwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de vastgestelde besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering waarin vaststelling heeft plaatsgevonden openbaar gemaakt en ter beschikking gesteld van de leden van de raad.

Artikel 10 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking van het reglement.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt het op 9 mei 2006 vastgestelde reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders der gemeente Delft.