Financiële verordening BVO Centrum Jeugd en Gezin Drimmelen Geertruidenberg 2020

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  BVO CJG: de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Centrum Jeugd en Gezin Drimmelen Geertruidenberg;

• b.

  Bestuur: het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Centrum Jeugd en Gezin Drimmelen Geertruidenberg;

• c.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de betrokken deelnemende gemeente;

• d.

  Deelnemende gemeenten: de gemeenten Drimmelen en Geertruidenberg;

• e.

  Directie: de directie van BVO CJG, die belast is met de dagelijkse en feitelijke leiding van de BVO CJG;

• f.

  Manager CJG: de functionaris die de uitvoering van de dagelijkse en feitelijke leiding van de BVO CJG heeft, en die onder de directe verantwoordelijkheid van de directie ;valt;

• g.

  GR: de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Centrum Jeugd en Gezin Drimmelen Geertruidenberg

• h.

  MID-Zuid B.V.: het uitvoeringsbedrijf van de gemeenschappelijke Regeling Werkbedrijf Arbeid voor Allen (WAVA);

• i.

  Cluster CJG: de organisatorische eenheid binnen de organisatie van WAVA die belast is met de financiële administratie, de personeels- en salarisadministratie en HR advisering van de BVO CJG;

• j.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de BVO CJG ten behoeve van de verantwoording die daarover aan de gemeente moet worden afgelegd;

• k.

  Overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces;

• l.

  Begroting: het document waarin jaarlijks door de BVO CJG wordt vastgelegd wat we willen bereiken, wat daarvoor wordt gedaan en wat het mag kosten;

• m.

  Jaarstukken: het document waarin jaarlijks door de BVO CJG verantwoording wordt afgelegd over wat we bereikt hebben, wat daarvoor is gedaan en wat het heeft gekost;

• n.

  Rechtmatigheid: het handelen in overeenstemming met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelgeving;

• o.

  Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• p.

  Turap: tussentijdse rapportage waarin, overeenkomstig de in de BVO CJG opgenomen rapportagedata, het bestuur rapporteert aan de colleges van de deelnemende gemeenten over de voortgang van de uitvoering van de begroting inclusief te verwachten ontwikkelingen voor het resterende gedeelte van het desbetreffende jaar.

• q.

  Programma: een samenhangend geheel van producten, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten, waaraan indicatoren gekoppeld zijn;

• r.

  BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

• s.

  Taakvelden: eenheden waarin de programma’s, of de eenheden in overzichten en bedragen in het programmaplan, conform het BBV zijn onderverdeeld;

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het bestuur stelt bij aanvang van het nieuwe begrotingsjaar vast:

  a. Een programmabegroting die voldoet aan de BBV voorschriften met daarin opgenomen een programma-indeling;

  b. de taakvelden per programma;

  c. de onderwerpen waarover zij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en geïnformeerd wil worden.

• 2.

  Het bestuur stelt per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de doelstellingen en de maatschappelijke effecten van het beleid. Het voorstel bevat minimaal de verplichte indicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

Artikel 3. Jaarplanning Planning en Controlcyclus

• 1.

  Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt de directie aan het bestuur een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door de directie en het vaststellen door het bestuur van de jaarstukken, de tussentijdse rapportages, de kadernota en de programmabegroting met de meerjarenraming.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de begrote lasten en baten weergegeven. Bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

Artikel 5. Kaders begroting

• 1.

  Het bestuur biedt voor 1 februari van het jaar waarop de hierna genoemde stukken betrekking hebben aan de raden van de deelnemende gemeenten een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de nieuwe kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  Het bestuur zendt de ontwerpbegroting, opgesteld conform het BBV, uiterlijk op 15 april van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting dient en ten minste acht weken voordat deze wordt vastgesteld aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 3.

  Voor zover de raad van een van de deelnemende gemeenten omtrent de ontwerpbegroting van zijn gevoelen heeft doen blijken, wordt de raad gevraagd het commentaar waarin dit gevoelen is vervat vóór 1 juli aan het bestuur kenbaar te maken.

• 4.

  Het bestuur stelt voor 1 augustus de begroting voor het volgende jaar vast en zendt deze voor 1 augustus aan het college van Gedeputeerde Staten.

• 5.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

• 6.

  Het bestuur zendt de begroting en de meerjarenraming binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten.

   

Artikel 6. Autorisatie begroting

• 1.

  De raden van de deelnemende gemeenten autoriseren met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de investeringen van het betreffende begrotingsjaar.

• 2.

  Investeringen

  a. In de begroting is een meerjarig investeringsschema opgenomen dat betrekking heeft op het jaar van de begroting en de meerjarenraming.

  b. Van de investeringen die betrekking hebben op het begrotingsjaar zijn het nut en de noodzaak benoemd.

• 3.

  Het bestuur informeert de raden van de deelnemende gemeenten als ze verwacht dat de lasten en/of baten afwijken van de door de raden vastgestelde baten en lasten per programma. Het bestuur doet daarbij voorstellen voor bijstelling van het budget en/of voor bijstelling van het beleid ten opzichte van de vorige begroting.

• 4.

  Een begrotingswijziging wordt ter instemming voorgelegd aan de colleges van Drimmelen en Geertruidenberg en kan alleen worden doorgevoerd nadat beide gemeenteraden schriftelijk hiermee hebben ingestemd.

• 5.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investerings- en dekkingsvoorstel met bijbehorend investeringskrediet aan de raden van de deelnemende gemeenten voor.

• 6.

  Voor het administratief afsluiten van investeringskredieten geldt navolgend beleid:

  a. Investeringskredieten worden door de raden van de deelnemende gemeenten toegekend voor uitvoering van nader omschreven werkzaamheden (project scope);

  b. Gedurende de uitvoeringsfase wordt de voortgang gerapporteerd aan de raden van de deelnemende gemeenten, in jaarstukken, tussentijdse rapportages en/of begroting;

  c. Aan het eind van een boekjaar wordt beoordeeld of investeringskredieten af kunnen worden gesloten en wordt gerapporteerd in de jaarstukken. Bepalend is of de project scope gerealiseerd is;

  d. Na volledige afronding van een investeringskrediet vindt afsluiting plaats (in de Jaarstukken);

  e. Aanvullende activiteiten en werkzaamheden, die geen onderdeel uitmaken van de oorspronkelijke project scope dienen in een nieuw kredietverzoek, separaat aan de raden van de deelnemende gemeenten ter besluitvorming voorgelegd te worden, voorzien van een motivering.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het bestuur stelt de tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het CJG overeenkomstig de rapportagemomenten zoals opgenomen in de GR.

• 2.

  De tussenrapportages worden aan de colleges aangeboden.

• 3.

  De inrichting van de rapportages sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.

• 4.

  Tussentijds kunnen op het verzoek van het bestuur, gevraagd of ongevraagd, andere (cijfermatige) rapportages plaatsvinden. Desgewenst vergezeld van een mondelinge toelichting.

• 5.

  In de tussenrapportages wordt op programmaniveau gerapporteerd over financiële afwijkingen van de begroting. Financiële afwijkingen op lasten en/of baten van € 10.000 of hoger dienen in elk geval te worden toegelicht. Daarnaast worden de beleidsmatige afwijkingen gerapporteerd op programma- of themaniveau.

• 6.

  Naast de beleidsmatige en financiële afwijkingen geeft de tussenrapportage ook inzicht in afwijkingen in:

  a. Schuldpositie;

  b. Raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 8. Informatieplicht

• 1.

  Het bestuur informeert in ieder geval vooraf de raden van de deelnemende gemeenten en neemt pas een besluit nadat de raden in de gelegenheid zijn gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het bestuur te brengen voor zover het betreft niet bij begroting en investeringsprogramma vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  a. aankoop van goederen, werken en diensten groter dan € 25.000;

  b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 25.000;

  c. aankoop en verkoop van onroerende zaken waarvan de (ver)koopsom groter dan € 25.000.

• 2.

  In gevallen waarbij sprake is van niet in de begroting opgenomen spoedeisende uitgaven wordt melding gedaan aan de raden waarna alsnog bekrachtiging via raadsvoorstel plaatsvindt.

Artikel 9. Jaarstukken

• 1.

  Het bestuur stelt per kalenderjaar op basis van de (gewijzigde) begroting en de bevindingen van de uitvoering daarvan de jaarrekening voor 15 april vast.

• 2.

  Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  De immateriële en materiële vaste activa worden, onder aftrek van bijdragen van derden, lineair afgeschreven tot de ingeschatte restwaarde.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie verantwoord met uitzondering van gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van de individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 12. Reserves

Het saldo van de jaarrekening wordt jaarlijks afgerekend met de deelnemende gemeenten. Het CJG bouwt zelf geen reserves op.

Artikel 13. Financiering

• 1.

  De gemeenten Drimmelen en Geertruidenberg verstrekken 2 x per jaar (in de 1e week van januari en de 1e week van juli) een voorschot gelijk aan de helft van de vastgestelde begroting.

• 2.

  Indien het CJG liquiditeitsproblemen voorziet, dient het bestuur tijdig bij de deelnemende gemeentebesturen een verzoek in met als doel de liquiditeitsproblemen op te lossen.

Artikel 14. Paragrafen

In de paragrafen bij de begroting en de jaarstukken nemen de colleges ten minste de op grond van artikel 16 tot en met 21 verplichte onderdelen uit het BBV (voor zover van toepassing).

Artikel 15. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het BBV op.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

Het bestuur neemt in de begroting een paragraaf onderhoud kapitaalgoederen op. De paragraaf bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

• 1.

  Het bestuur neemt in de begroting en jaarstukken een paragraaf op over de bedrijfsvoering.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering wordt in ieder geval ingegaan op:

  a. Personeelsformatie;

  b. Ziekteverzuim;

  c. ARBO.

Artikel 18. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van het CJG;

  b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

  c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten;

  d. het verschaffen van informatie over de indicatoren;

  e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan te ontlenen informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

• 1.

  Opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan draagt het bestuur zorg voor:

  a. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en mandaten zodat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd;

  b. verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;

  c. de interne regels voor taken en bevoegdheden en de verantwoordingsrelaties

  d. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

  f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

Artikel 20. Aanbesteding en inkoop

Het bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 21. Interne controle

• 1.

  Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 3.

  Het bestuur kan nadere richtlijnen vaststellen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Deze richtlijnen worden voor kennisneming aan de raden van de deelnemende gemeenten aangeboden.

Artikel 22. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2020, met dien verstande dat de begroting, meerjarenbegroting, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2020 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg 2020"