| Overheidsorganisatie | Gemeente Velsen |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010 |
| Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Met ingang van 16 juli 2010 is de volgende regelgeving komen te vervallen:
- Organisatieverordening Velsen 2000
- Instructie voor de secretaris
- Notitie bureauhoofden en coördinatoren
- Artikel 3 van de mandaatregeling Personele aangelegenheden
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-01-2012 | artikel 1 t/m 26 | 10-01-2012 27-01-2012, Jutter/ Hofgeest | B11.0602 | ||
| 16-07-2010 | 27-01-2012 | nieuwe regeling | 06-07-2010 De Jutter / De Hofgeest, 15-7-2010 | B10.0387 |
| Afdeling | elke eenheid als zodanig door het college aangewezen die een onderdeel vormt van een directie of rechtstreeks onder de gemeentesecretaris valt (stafafdeling). |
| Afdelingshoofd | de ambtenaar die op tactisch en operationeel niveau verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van die afdeling binnen de daarvoor gestelde kaders. |
| Ambtelijke organisatie | de organisatie als bedoeld in artikel 160, lid 1, onder c, van de Gemeentewet |
| Ambtenaar | hij, zij die door het college is benoemd overeenkomstig artikel 1:1, lid 1, onder a, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Velsen |
| Bestuursopdracht | een formeel besluit van het college, waarbij opdracht wordt gegeven tot beleidsvoorbereiding dan wel beleidsuitvoering van bepaalde in de tijd begrensde activiteiten |
| Bestuursorgaan | het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de Gemeenteraad |
| College | het college van burgemeester en wethouders als bedoeld in artikel 34 van de Gemeentewet |
| Concerncontroller | de ambtenaar, als bedoeld in de door het college vastgestelde instructie concerncontroller |
| Directie | de organisatie eenheid als zodanig aangewezen door het college |
| Directeur | de ambtenaar, die op strategisch en tactisch niveau eindverantwoordelijk is voor een directie binnen de daarvoor gestelde kaders |
| Directieteam | De gemeentesecretaris en directeuren vormen samen het directieteam. |
| Doelmatigheid | inrichting van de organisatie zodanig, dat de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier worden aangewend om de gestelde doelen te bereiken |
| Gemeenteraad | het bestuursorgaan als bedoeld in artikel 7 van de Gemeentewet |
| Gemeentesecretaris | de ambtenaar, als genoemd in artikel 102 van de Gemeentewet |
| Griffie | Organisatieonderdeel als bedoeld in artikel 160, lid 1, onder c, van de Gemeentewet die onder rechtstreeks hiërarchische verantwoordelijkheid staat van de griffier als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet |
| Leidinggevende | gemeentesecretaris, directeur, afdelingshoofd en teamleider |
| Mandaat | de bevoegdheid om uit naam van een bestuursorgaan publiek- en privaatrechtelijke besluiten te nemen |
| Operationeel | de uitvoering van het tactisch en strategisch beleid |
| Planning en Control | de systematiek waarbij afspraken gemaakt worden over de tijd waarin uitvoering wordt gegeven aan activiteiten en het beheersen van die activiteiten, de te bereiken resultaten en de in te zetten middelen |
| Portefeuillehouder | lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen, waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoording draagt. |
| Primaathouder | de ambtenaar als zodanig aangewezen door een leidinggevende, die de eerste verantwoordelijkheid draagt voor het tot stand brengen van een beleidsadvies of project. |
| Rechtmatigheid | de waarborg dat de ingezette middelen worden aangewend voor het doel waarvoor die betrokken middelen zijn verstrekt |
| Rechtmatigheid (juridisch) | Het voldoen aan beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale,- en Europese wet- en regelgeving. |
| Rechtmatigheid (financieel) | Het voldoen aan beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke,- nationale,- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. |
| Stafafdeling | de afdelingen die rechtstreeks onder verantwoordelijkheid staan van de gemeentesecretaris |
| Portefeuillehoudersoverleg | periodiek overleg, niet zijnde regionaal, tussen de portefeuillehouder(s) en de directeur en/of het afdelingshoofd. |
| Strategisch niveau | niveau waarop de lange termijndoelen voor de gemeentelijke organisatie bepaald worden en hoe deze effectief en efficiënt gerealiseerd kunnen worden |
| Tactisch niveau | niveau waarop de lange termijndoelen die op strategisch niveau zijn vastgesteld, worden vertaald naar concreet beleid en plannen |
| Teamleider | de ambtenaar die op operationeel niveau verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van de werkeenheid binnen de daarvoor gestelde kaders |
| Werkeenheid | elke eenheid binnen een directie of afdeling, als zodanig door de gemeentesecretaris aangewezen. |
De ambtelijke organisatie in Velsen bestaat uit directies, afdelingen en stafafdelingenovereenkomstig een door het college vastgesteld organogram.
In een separaat besluit is bepaald welke bevoegdheden namens het college door ambtenaren worden uitgeoefend.
De gemeentesecretaris wordt benoemd en ontslagen door het college en staat onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders, hij ondersteunt de bestuursorganen en staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie als algemeen directeur.
De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het college.
De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie te kunnen uitoefenen.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van het college; het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst.
Ten aanzien van de ambtelijke organisatie heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
Het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
De planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;
Een voldoende systeem van voortgang- en afdoeningsignalering;
De coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;
De juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;
Het op orde zijn van de administratieve en financiële administratie;
De voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;
De tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving;
Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris. Hij bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeuren, de samenwerking en samenhang tussen de directies.
De gemeentesecretaris wijst een directie toe aan een directeur.
De gemeentesecretaris beoordeelt het functioneren van een directeur.
De gemeentesecretaris kan aanwijzingen geven aan een directeur en andere ambtenaren binnen de organisatie.
De gemeentesecretaris wijst een werkeenheid aan.
Artikel 14 is eveneens van toepassing.
Gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
De directeuren worden op advies van de gemeentesecretaris, door burgemeester en wethouders als loco-secretaris aangewezen, waarbij tevens de vervangingsvolgorde wordt bepaald.
Het directieteam is samengesteld uit de gemeentesecretaris en directeuren.
De gemeentesecretaris is voorzitter van het directieteam.
De voorzitter kan niet-leden uitnodigen voor een vergadering van het directieteam.
Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de eerste loco-secretaris op als voorzitter van het directieteam.
De voorzitter van het directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast. Ieder lid van het directieteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieteam.
Het directieteam adviseert over de bedrijfsvoering aan de gemeentesecretaris en het college.
Het directieteam bespreekt naast actuele zaken in het bijzonder de strategische ontwikkelingen die voor de organisatie of de gemeente van belang zijn.
Het directieteam heeft tot taak in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg te dragen voor:
De bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;
De coördinatie van en advisering over het personeels-, informatie-, organisatie-, financieel-, inkoop- en huisvestingsbeleid;
De onderlinge afstemming van het management, de planning, prioriteitstelling en voortgangsbewaking;
De informatieverstrekking van en aan het college via het ambtelijke apparaat,
Het tijdig signaleren van directie- dan wel afdelingsoverstijgende ontwikkelingen;
De beleidsintegratie binnen de organisatie;
Het mede bewaken en bevorderen van het klimaat, de werksfeer en de cultuur van de organisatie;
Het vaststellen van de inhoud van directieoverstijgende adviezen. Bij aangelegenheden waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn en binnen de ambtelijke organisatie verschillende visies bestaan, beslist het directieteam op welke wijze de advisering aan het college wordt voorgelegd;
De informatie- uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;
Het adviseren van de gemeentesecretaris en het college op strategisch en tactisch niveau over aangelegenheden die de gehele organisatie aangaan.
Het directieteam heeft tenminste eenmaal per kwartaal overleg met het college over de strategische afstemming van het gemeentelijk beleid.
Het directieteam kan een reglement van orde opstellen betreffende de werkwijze en het functioneren van het overleg.
De directeur wordt benoemd en ontslagen door het college.
De directeur maakt onderdeel uit van het directieteam.
De directeur is eindverantwoordelijk voor een directie.
De directeur adviseert de gemeentesecretaris en het college over aangelegenheden op strategisch niveau van aan hem toegewezen directie.
De directeur legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris.
De directeur draagt zorg voor de coördinatie van de bedrijfsprocessen op hoofdlijnen die zich voordoen binnen de directie die hem is toegewezen.
De directeur benoemt en ontslaat de teamleider(s) gepositioneerd rechtstreeks onder de directie, niet vallende onder een afdeling.
De directeur kan aanwijzingen geven aan ambtenaren binnen de directie.
De directeur is verantwoordelijk voor het functioneren van de afdelingshoofden binnen zijn directie.
De directeuren vervangen elkaar onderling.
De directeur wijst de plaatsvervanger voor de afdelingshoofden binnen zijn directie aan.
De directeur ziet toe op maatregelen die zorg dragen voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van activiteiten door de werkeenheid.
De directeur benoemt en ontslaat namens het college de teamleider(s) en andere functionarissen die rechtstreeks binnen de directie gepositioneerd zijn.
Het afdelingshoofd wordt benoemd en ontslagen door het college.
Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de afdeling op tactisch en operationeel niveau en binnen gestelde kaders.
Het afdelingshoofd adviseert en informeert het college en de directie op tactisch en operationeel niveau, voor zover het zijn afdeling betreft.
Het afdelingshoofd geeft leiding aan de afdeling.
Het afdelingshoofd legt verantwoording af aan de directeur over de voortgang van de werkzaamheden en ontwikkelingen op de afdeling.
Het afdelingshoofd draagt zorg voor de coördinatie van de bedrijfsprocessen binnen de afdeling.
Het afdelingshoofd benoemt en ontslaat namens het college de teamleider(s) en overige functionarissen binnen de afdeling.
Het afdelingshoofd kan aanwijzingen geven aan ambtenaren binnen de afdeling.
Het afdelingshoofd houdt regelmatig werkoverleg binnen de afdeling.
Het afdelingshoofd zorgt voor regelmatig overleg met eventuele teamleider(s).
Het afdelingshoofd zorgt voor vervanging van de teamleider.
Het afdelingshoofd treft maatregelen teneinde zorg te dragen voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van activiteiten door de afdeling. In dit kader draagt het afdelingshoofd zorg voor de planning en control.
De teamleider is verantwoordelijk voor de werkeenheid op operationeel niveau en binnen gestelde kaders.
De teamleider geeft operationeel leiding aan de aan hem toegewezen werkeenheid.
De teamleider legt verantwoording af aan de directeur en/of het afdelingshoofd over de voortgang van de werkzaamheden en ontwikkelingen binnen de werkeenheid.
De teamleider zorgt voor regelmatig overleg met de medewerkers van de hem toegewezen werkeenheid.
De teamleider treft maatregelen teneinde zorg te dragen voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van activiteiten door de werkeenheid. In dit kader draagt de teamleider zorg voor de planning en control.
De teamleider wordt benoemd en ontslagen namens het college door de directeur of afdelingshoofd.
Door het college wordt een concerncontroller benoemd en ontslagen.
De concerncontroller is belast met de beheersing van de gemeentelijke activiteiten en de bevordering van de rechtmatigheid en doelmatigheid van het beleid en het beheer.
Het college legt in een instructie nadere richtlijnen vast inzake het functioneren, de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van de concerncontroller.
1. Het primaathouderschap wordt bepaald door de gemeentesecretaris die deze bevoegdheid kan delegeren.
De primaathouder zorgt voor tijdige en kwalitatief voldoende bijdrage van anderen bij de totstandkoming van het beleidsadvies of project, binnen de gestelde kaders.
Indien de bijdragen van anderen door redenen buiten de schuld van de primaathouder niet of niet op tijd kunnen worden verkregen rapporteert hij/zij dit, aan zijn leidinggevende.
Voor de totstandkoming van een beleidsadvies of project waar meerdere afdelingen bij betrokken zijn, vraagt de primaathoudende afdeling aanvullend advies van de andere bij de totstandkoming van een product betrokken afdelingen c.q. directies.
De afdeling/directie die het aanvullende advies uitbrengt of bijdrage levert, treedt in overleg met de primaathoudende afdeling/directie, waarbij een gezamenlijk resultaat uitgangspunt is.
Het aanvullend advies of bijdrage wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling en of directie die primair met de voorbereiding of uitvoering is belast.
Indien de primaathoudende afdeling afwijkt van een uitgebracht advies dient deze afwijking schriftelijk gemotiveerd te worden en dient de motivering voorgelegd te worden aan het directieteam die ter zake een beslissing neemt.
De directeur adviseert en informeert de portefeuillehouder(s) op strategisch niveau middels het portefeuillehoudersoverleg.
Het afdelingshoofd adviseert en informeert de portefeuillehouder(s) op tactisch en operationeel niveau middels het portefeuillehoudersoverleg.
Het portefeuillehoudersoverleg heeft als doelstelling, zorg te dragen voor een goede bestuurlijke en ambtelijke afstemming betreffende de volgende zaken:
door burgemeester en wethouders genomen besluiten die door het ambtelijk apparaat verder moeten worden uitgewerkt;
voortgangsberichten vanuit het ambtelijk apparaat aan de portefeuillehouder, zowel voor wat betreft zaken die door burgemeester en wethouders zelf behandeld moeten worden als ook voor zaken die aan het ambtelijk apparaat zijn gemandateerd;
de inhoud van beleidsvoorstellen in de ontwikkelingsfase, teneinde bestuurlijke/politieke wensen en ambtelijke ideeën op elkaar af te stemmen.
Bij discussies van inhoudelijke aard worden de verantwoordelijke afdelingshoofden, teamleiders en primaathouders betrokken.
Burgemeester en wethouders kunnen een bestuursopdracht geven aan de gemeentesecretaris die zorg draagt voor de uitvoering.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.
In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een aanduiding gegeven van:
de probleemstelling;
het beoogde resultaat van de opdracht;
de verhouding tot de bestuurlijke uitgangspunten;
het primaathouderschap en de inschakeling van de afdelingen;
de inschakeling van externe adviseurs of instanties;
een raming van de beschikbaar te stellen middelen;
de procedure (inclusief de termijnen) van de besluitvorming;
de bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Op grond van artikel 212, van de Gemeentewet wordt door de gemeenteraad in een afzonderlijke verordening de uitgangspunten van het financieel beleid; het financieel beheer en de controle geregeld.
Bij de uitwerking van de in lid 1 genoemde verordening in een budgethoudersregeling zullen de organisatorische randvoorwaarden voor het streven naar doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer en de administratie en de doeltreffendheid van het beleid gewaarborgd moeten worden.
Burgemeester en wethouders stellen vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de directies en afdelingen moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm van de informatievoorziening wordt bepaald door het college.
Op grond van artikel 213 en 213 a van de Gemeentewet worden in een verordening in elk geval de controle op de financiële administratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen geregeld.
Bij de uitwerking van de in lid 1 genoemde verordening krijgt de accountantscontrole gestalte door toetsing van rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de administratie en het beheer en door toetsing van de maatregelen getroffen ter waarborging en bevordering van een doelmatig (financieel) beheer.
Op grond van 213 en 213a van de Gemeentewet zijn de algemeen directeur, directeuren, en afdelingshoofden ervoor verantwoordelijk dat door hen bij burgemeester en wethouders ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op en voldoen aan:
(financiële en juridische) rechtmatigheid;
doelmatigheid van het beheer;
de juistheid, volledigheid, tijdigheid en integraliteit van de informatieverstrekking;
effectiviteit van het beleid;
de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure;
toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.
De rechtmatig- en doelmatigheidstoetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 24 en 25.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgende op die waarop hij op de gebruikelijke wijze is gepubliceerd.
Met ingang van dezelfde datum wordt de bij raadsbesluit 187 door de gemeenteraad van Velsen op 21 september 2000 vastgestelde Organisatieverordening Velsen 2000 ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt;
De “instructie voor de secretaris” zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Velsen in september 2000 wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt;
Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam “Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010”.
De notitie Bureauhoofden en coördinatoren, zoals die op 10 december 2002 is vastgesteld, wordt met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit geacht te zijn ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Velsen van 6 juli 2010.
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
D. Emmer F. M. Weerwind
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Algemene informatie
In de oude Gemeentewet werd de gemeenteraad verplicht om een verordening vast te stellen ‘omtrent de ambtelijke organisatie in de gemeente’. Deze verplichting voor de raad is er met de dualisering uitgevallen. Er is geen nieuwe wettelijke plicht voor het college om een dergelijk besluit vast te stellen. Op grond de huidige financiële verordening dient het college echter wel zorg te dragen voor een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan afdelingen. Tevens dient het college zorg te dragen voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan.
Het college van de gemeente Velsen gaat aldus over het dagelijks bestuur van de gemeente. Onderdeel hiervan is het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort namelijk tot de bevoegdheid van de raad.
Een organisatiebesluit, waarin het college op hoofdlijnen de inrichting van de gemeentelijke organisatie en de verdeling van verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie regelt, schept duidelijkheid naar de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie weet wat er wordt verwacht en hoe de onderlinge posities organisatorisch zijn ingebed. Een besluit op de organisatie heeft zo een structurerende werking, die rust in de organisatie brengt.
In hoofdstuk I zijn begrippen gedefinieerd. Bij de begripsbepaling is bij rechtmatigheid een onderscheid gemaakt tussen juridische rechtmatigheid en financiële rechtmatigheid.
Voor de volledigheid is het begrip griffie opgenomen ondanks het feit dat de griffie geen onderdeel uitmaakt van de ambtelijke organisatie.
In hoofdstuk II, artikel 2 is bepaald dat de ambtelijke organisatie in Velsen bestaat uit directies en afdelingen overeenkomstig een door het college vastgesteld organogram. Dit organogram vormt de basis voor rechtspositionele regelingen en andere juridische regelingen.
In hoofdstuk III, artikel 3 is geregeld dat in een apart te nemen besluit (mandaatregister) is vastgelegd welke bevoegdheden het college in mandaat overdraagt en onder welke voorwaarden dit plaatsvindt.
In hoofdstuk IV zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeentesecretaris omschreven. Op grond van het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet moet het college een instructie voor de secretaris opstellen. In dit besluit is de instructie voor de secretaris opgenomen in de artikelen 5 tot en met 8.
In artikel 7 is geregeld dat de gemeentesecretaris een werkeenheid aanwijst. Voor het eenduidig kunnen aanwijzen van werkeenheden zijn objectieve criteria van toepassing. Deze criteria zijn span of control, sturingsintensiteit, kwaliteit van beslissingen en complexiteit en zelfstandigheid.
In artikel 8 is omschreven dat de gemeentesecretaris de bestuurder is in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Daarmee wordt aangegeven dat het de gemeentesecretaris is, die namens de ondernemer overlegt met de OR.
Artikel 11 gaat over bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het directieteam.
Het directieteam neemt uitdrukkelijk geen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
In de hoofdstukken VI en VII en VIII zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeuren, afdelingshoofden en teamleiders uitgewerkt.
Belangrijk daarbij is dat de leidinggevenden altijd opereren binnen de kaders die door het college en de gemeentesecretaris of door hun leidinggevenden zijn aangegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het collegeprogramma, het vigerende personeelsbeleid, directieplannen, afdelingsplannen, functieprofielen, werkafspraken, managementcontracten, bestuursopdrachten, projectopdrachten e.d. Daarnaast worden die kaders ingevuld door de wet, verordeningen en andere lokale regelgeving.
Bij de verantwoordelijkheden en bevoegdheden is ook onderscheid gemaakt naar strategisch, tactisch en operationeel niveau. Besturing van een procesgerichte organisatie vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Het strategisch besturen gaat over vaststelling van missie, visie en de kernwaarden van de organisatie en daarnaast alle bouwstenen zoals de resultaten, middelen, structuur, cultuur, en mensen.
De tactische besturing gaat over de vertaling van de keuzes op strategisch niveau naar de consequenties hiervan voor de organisatie. Vragen als welke resultaten gaan we precies halen met wie moet daarin afstemming bereikt worden, welke planning hoort hierbij e.d. De operationele besturing vervolgens betreft het verrichten, de feitelijke uitvoering van de processen.
In artikel 15 lid 7 is geregeld dat een teamleider door een afdelingshoofd (namens het college) wordt benoemd. De benoeming van de gemeentesecretaris, de directeuren en afdelingshoofden is een bevoegdheid van het college.
Voor wat betreft de vervanging geldt dat directeuren elkaar horizontaal vervangen. Bij afdelingshoofden wordt geen horizontale vervanging toegepast. Bij afwezigheid van een afdelinghoofd dient een directeur de vervanging te regelen.
Onder de schil van de directie of afdelingen, kan nog een eenheid bestaan, namelijk die van werkeenheid. Een teamleider geeft leiding aan deze werkeenheid. De gemeentesecretaris wijst de werkeenheden aan.
In artikel 16 is aangegeven dat de teamleider verantwoordelijk is voor een werkeenheid. Er zijn objectieve criteria van toepassing op de aanwijzing van een werkeenheid. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 7 lid 5.
In hoofdstuk X is het primaathouderschap geregeld. Indien meerdere directies dan wel afdelingen zijn betrokken bij een project kan het van belang zijn om een zogeheten primaathouder aan te wijzen. In dit artikel worden taak en verantwoordelijkheden van zo’n primaathouder nader uitgewerkt.
In hoofdstuk XII, artikel 23 is de bestuursopdracht verder uitgewerkt. In dit artikel wordt het college de mogelijkheid gegeven om bestuursopdrachten te geven aan de gemeentesecretaris als het college dat noodzakelijk vindt. De gemeentesecretaris bepaalt wie binnen de ambtelijke organisatie uitvoering geeft aan de bestuursopdracht. De bestuursopdracht wordt formeel (in een vergadering) door college vastgesteld qua inhoud en opdracht. Een ambtelijke opdracht wordt niet door een bestuursorgaan, maar door een ambtenaar verstrekt. Het iniatief tot het verstrekken van de opdracht is dan niet afkomstig van het college.
In hoofdstuk XIII is invulling gegeven aan het financiële aspect.
Artikel 24 lid 1 verwijst naar de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Deze verordening betreft een interne regeling en is een belangrijk instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Met de verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer.
Artikel 25 verwijst naar de controleverordening en de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid. De controleverordening regelt de controle door een accountant op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.
De andere verordening regelt het periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke organisatie en financiële huishouding. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een onderzoek door de gemeente zelf. Deze toetsing is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde gemeentelijk handelen. Doel van de onderzoeken is dan ook het vergroten van de transparantie van gemeentelijk handelen, het daardoor doelmatiger en doeltreffender w