Spelregels subsidietafels

Spelregels subsidietafels

Wat is een subsidietafel

De subsidietafel is een overlegtafel waarbij aanbieders en gemeente met elkaar in gesprek gaan over wat het beste aanbod is voor de opgave. Aan de voorkant worden er spelregels op gesteld over de werkwijze, besluitvorming en toetreden aan de tafel. Daarna wordt er door de aanbieders van de tafel een advies opgesteld aan het college over de subsidieaanvragen voor de betreffende opgave. Waarbij het streven is om tot één gezamenlijk akkoord te komen wat financieel vertaald wordt in de subsidieaanvragen. Dit akkoord beantwoord aan de vooraf gestelde opgave.

Bij dit model blijven individuele beschikkingen per aanbieder bestaan. Echter zijn die beschikkingen gekoppeld aan het gezamenlijk akkoord.

Voor de verantwoording wordt een gezamenlijk jaarverslag op inhoud gemaakt waarin verantwoord wordt hoe de resultaten worden gehaald. De jaarrekeningen worden weer individueel ingediend om de vaststelling van de subsidie af te ronden.

Aan de tafel ligt een jaarlijkse cyclus ten grondslag.

Waarom spelregels

Gemeente en organisaties zijn samen verantwoordelijk voor de transformatie en voor het realiseren van maatschappelijk nut. Ieder heeft daarin ook een eigen, soms uiteenlopend, belang. Daarom zijn er spelregels hoe we met elkaar de komende jaren ingaan. Deelnemen aan een ‘thematafel’ betekent dat spelregels erkend en geaccepteerd worden. Alle deelnemers leggen dit vast bij de eerste bijeenkomst.

Voorwaarden om aan tafel te mogen deelnemen

• 1.

  Toegang tot de tafel staat open voor iedere organisatie die de spelregels onderschrijft en zich met zijn activiteiten en voorstellen richt op het realiseren van gevraagde resultaten en alleen met die bedoeling aan tafel komt.

• 2.

  Initiatiefvragen worden voor 2 jaar vastgesteld. De tafelpartners maken een uitvoeringsplan met een geldigheidsduur van 2 jaar. De initiatiefvraag 2021 en het bijbehorende uitvoeringsplan voor 2021 zal in afwijking hiervan een geldigheid hebben van 1 jaar. De tafelpartners mogen het uitvoeringsplan 2020 waar mogelijk verlengen voor 2021. Subsidie wordt op basis van de uitvoeringsplannen jaarlijks verleend.

• 3.

  Instroommomenten voor nieuwe partners zijn elke 2 jaar op 1 maart voorafgaand aan een subsidiejaar. Instromen na 1 maart kan alleen op uitnodiging van de tafel. Het eerste instroommoment is 1 maart 2021 voor het subsidiejaar 2022 en 2023 Voor de subsidiejaren 2024 en 2025 is het instroommoment 1 maart 2023 en zo verder.

• 4.

  De procedure voor toetreden is als volgt: voor half februari in een toetredingsjaar kunnen geïnteresseerde instellingen zich melden via de link op website van de gemeente (exacte data staan op de website). Met geïnteresseerden wordt een intakegesprek gevoerd door de gemeente. Hierna kan de instelling zich definitief aanmelden bij een tafel. Vooraf aan het intakegesprek moeten geïnteresseerden hun activiteitenvoorstel met financiële onderbouwing opsturen aan de gemeente zodat het bij het gesprek betrokken kan worden.

• 5.

  Indien de deelnemers van een subsidietafel een nieuwe partner bij het uitvoeringsplan willen betrekken kunnen zij te allen tijden een nieuwe partner uitnodigen.

Regels aan de thematafel

• 1.

  De reikwijdte van de tafel wordt bepaald door het maatschappelijke resultaat uit ‘het sociaal kompas’ waarvoor de betreffende tafel in het leven is geroepen.

• 2.

  De ‘tafel’ neemt geen besluiten. Zij heeft een adviserende rol naar het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders neemt de besluiten op basis van de voorgestelde uitvoeringsplannen. Bij het ontbreken van een gezamenlijk uitvoeringsplan vraagt het college aan de afzonderlijke partijen alsnog plannen in te dienen.

• 3.

  Deelnemende organisaties dienen afzonderlijke plannen altijd bij de tafel in. Daar krijgen zij gelegenheid deze toe te lichten. Het is aan de tafel om te adviseren of en hoe deze plannen betrokken worden bij het opstellen van het gehele uitvoeringsplan. Deze regel geldt ook voor tussentijdse verzoeken om activiteiten te kunnen organiseren. Indienende organisaties moeten dit tijdig doen teneinde de tafel de tijd te geven te kunnen adviseren. In beginsel is deze termijn minimaal twaalf weken voor de beoogde start van de activiteit. De tafel mag hier om haar moverende redenen van afwijken. Die moeten dan blijken uit het advies.

• 4.

  Een uitvoeringsplan wordt door de tafel op basis van een overwegende meerderheid ingediend. Uit het plan wordt duidelijk welke afwegingen zijn gemaakt. Dit geldt ook voor de activiteiten waarover negatief wordt geadviseerd.

• 5.

  De ‘tafel’ volgt de uitvoering van de plannen van aanpak en de aandachts- en ontwikkelpunten. Zij kan initiatief nemen tot en adviseren over het bijstellen van afspraken of veranderen van de aanpak.

• 6.

  Het uitvoeringsplan is voor de gemeente de basis voor de verantwoording naar de gemeenteraad en naar de partijen. Organisaties dienen zich eerst met elkaar te verstaan over de wijze waarop de verantwoording wordt opgesteld, onverminderd de eisen die door de gemeente aan het uitvoeringsplan zijn gesteld. Deze wordt door de tafel opgesteld en uiterlijk 1 mei van het jaar volgend op het jaar waarop het plan of een deel van het plan (in het geval er meerjarige afspraken zijn gemaakt) betrekking had aan het college aangeboden.

• 7.

  Omdat aan een ‘tafel’ geen subsidie verstrekt kan worden, zal de verantwoording in de praktijk stukken van meerdere organisaties bevatten.

• 8.

  Organisaties die deelnemen aan een ‘tafel’ zijn verplicht elkaar tussentijds te informeren over de voortgang van de activiteiten in relatie tot het doel waarvoor de subsidie is verstrekt.

• 9.

  Organisaties die deelnemen aan de tafel en de gemeente kunnen Inkooppartners, onderwijs of GR-en betrekken bij het uitvoeringsplan. Deze partijen kunnen op inhoud worden betrokken maar kunnen geen aanspraak maken op subsidie.

• 10.

  De gemeente faciliteert het proces van de ‘tafels’. Zij levert in beginsel de voorzitter, zorgt voor verslaglegging en geeft ruimte aan de tafel zodat die zijn werk optimaal kan doen.

• 11.

  Deelname aan de ‘tafel’ garandeert geen subsidie of andere wijze van inkomsten. De tafel heeft een inspanningsverplichting om bij het opstellen van een uitvoeringsplan frictiekosten in zijn geheel te vermijden. Deelnemers die ondanks deze inspanningsverplichting al meerdere jaren subsidiepartner zijn en bij het uitvoeringsplan substantieel minder of geen subsidie meer gaan ontvangen worden met maatwerk tegemoetgekomen met een afbouw/frictiekostenregeling.

• 12.

  Organisaties streven een cultuur van wederzijdse professionaliteit na.

• 13.

  Informatie en stukken die aan ‘tafel’ gedeeld worden of aan de ‘tafel’ zijn gericht worden gedeeld op een platform wat wordt gefaciliteerd door de gemeente. De vastgestelde uitvoeringsplannen worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente www.lv.nl

• 14.

  Partijen committeren zich aan het direct en wederzijds oplossen van conflicten en geschillen binnen het raamwerk van deze spelregels.

• 15.

  Als geschillen uiteindelijk niet binnen het kader van de tafel worden opgelost, is het aan de gemeente om een knoop door te hakken.

• 16.

  Deze spelregels laten onverlet dat moet worden voldaan aan de van toepassing zijnde bepalingen in de Algemene subsidieverordening en de Nadere regels subsidieverstrekking. Deze houden onder meer in dat het college subsidieaanvragen zorgvuldig moet toetsen. Naarmate de ‘tafels’ zich beter van deze taak kwijten, wordt die toetsing marginaler en kan het college verwijzen naar de zorgvuldigheid die de ‘tafel’ in acht heeft genomen.

• 17.

  Voor de tafels is er ruimte om waar nodig een verdere onderverdeling te maken en deelnemers aan tafel uit te nodigen. In overleg met de tafels wordt het werkproces per tafel bepaald.

• 18.

  Aan iedere tafel zijn een of meerdere medewerkers van de gemeente gekoppeld. Deze ondersteunen, modereren en bewaken het proces. Waar nodig leggen zij een relatie met andere thematafels.

• 19.

  Een uitvoeringsplan inclusief begroting wordt uiterlijk 15 oktober van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop het plan betrekking heeft ter advisering voorgelegd aan het college. Het college beslist binnen zes weken na ontvangst van het advies en laat dit besluit aan de tafel weten.

Eisen aan het uitvoeringsplan en toetsing

Inhoudelijke eis

Inhoudelijk krijgen de thematafels veel ruimte om met voorstellen te komen. Het kader wordt gevormd door de maatschappelijke resultaten en bijbehorende indicatoren die in “het sociaal kompas” staan opgenomen. De uitvoeringsplannen i.c. de daarin opgenomen activiteiten moeten dus geloofwaardig daaraan bijdragen.

Informatie eis

In de plannen dient rekening gehouden te worden met het kunnen verstrekken van informatie aan de hand waarvan bepaald kan worden of resultaten daadwerkelijk bereikt worden. De basis voor deze informatie staat in het kader.

Efficiency eis

De in het uitvoeringsplan opgenomen activiteiten dienen tegen redelijke kosten te worden uitgevoerd. Redelijk betekent, dat de kosten niet het gangbare tarief voor dit type activiteiten overschrijden. Het is aan de tafel om hier rekening mee te houden. Deze afweging moet terug te vinden zijn in het uitvoeringsplan.

Het uitvoeringsplan dat uiteindelijk bij de gemeente wordt ingediend, bevat in ieder geval:

• •

  gemaakte afwegingen;

• •

  ambities op de beoogde resultaten;

• •

  concretisering resultaten en indicatoren uit het kader (monitoring);

• •

  bijdragen die de afzonderlijke organisaties aan het plan leveren (begroting);

• •

  voorstellen, inclusief argumentatie waarom daarvoor is gekozen.

De tafelgenoten hebben allen de taak om elkaar kritisch te bevragen op de bijdragen die zij leveren aan de resultaten, welke kosten daarmee gemoeid zijn en wat daarvoor nodig is.

Aan het eind van het proces (deadline 15 oktober) komt iedere tafel met een uitvoeringsplan en een begroting. In deze begroting maken de betrokken partijen expliciet welk budget in totaal nodig is, en welk bedrag per organisatie doorgerekend moet worden om tot uitvoering van het plan te kunnen komen. Bij een positief besluit van het college, wordt die voorgestelde bekostiging vervolgens gesubsidieerd.