Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college heeft, voorafgaand aan de eerste collegevergadering van een nieuwe samenstelling van het college, een constituerend beraad waarin een aantal afspraken met elkaar wordt vastgelegd:
- a)
Vaststelling portefeuilleverdeling college
- b)
Vaststelling volgorde loco burgemeester
- c)
- d)
Koppeling wethouders aan gebieden
- e)
Vertegenwoordiging college en raadsleden in gemeenschappelijke regelingen
- f)
rol in crisisbeheersing / veiligheidsvraagstukken
- 2.
Deze afspraken worden in een collegebesluit vastgelegd.
- 3.
In dit constituerend beraad worden tevens praktische afspraken, zoals kamerindeling, ondersteuning, faciliteiten en devices besproken.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag. Indien de agenda vergadering op dinsdag niet toelaat, dan wel de te bespreken onderwerpen beschikbare vergadertijd overschrijden, wordt bij uitzondering uitgeweken naar een ander dag in dezelfde week.
- 2.
Indien de voorzitter, secretaris of een wethouder dit nodig acht, wordt tussentijds een vergadering belegd.
- 3.
In de situatie als benoemd in lid 2, verzoekt de appellant, onder opgave van reden, aan de voorzitter of secretaris deze bijeen te roepen.
- 4.
De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die waar mogelijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 3. Verhindering
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, dan wel zijn taken geheel of gedeeltelijk uit te voeren, geeft hij daarvan zo snel mogelijk kennis aan de secretaris of de voorzitter.
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter met vermelding van de loco-secretaris die de secretaris vervangt.
- 3.
Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris. Hierbij is de afspraak over de volgorde loco-burgemeester bepalend voor wie de voorzitter zal zijn bij die vergadering.
Artikel 4. Agenda
- 1.
Voor elke vergadering wordt de agenda, onder verantwoordelijkheid van de secretaris, aan de leden van het college toegezonden. In de regel gebeurt dit op de donderdag voorafgaand aan de betreffende vergadering.
- 2.
Bijhorende stukken worden zoveel mogelijk gelijktijdig met de agenda beschikbaar gesteld.
- 3.
Stukken waarvoor dit niet haalbaar is worden in principe op vrijdag nagezonden.
Artikel 5. Nalevering besluit en stukken
- 1.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het artikel 4 niet mogelijk is, maar waar uitstel niet mogelijk of wenselijk is, kunnen in afwijking van artikel 4 onder opgave van reden(en) van urgentie voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
- 2.
Over de toezending van stukken worden in voorkomend geval specifieke afspraken gemaakt.
Artikel 6. Spoedeisende besluitvorming
- 1.
De secretaris kan in overleg met de voorzitter in spoedeisende situaties in afwijking van de reguliere vergadercyclus een aparte collegevergadering bijeenroepen. Over de toezending van stukken worden in voorkomend geval specifieke afspraken gemaakt.
- 2.
De leden van het college kunnen voorafgaand aan deze vergadering aangeven of zij akkoord zijn met het voorstel. Indien alle collegeleden schriftelijk akkoord zijn, is een fysieke vergadering niet noodzakelijk.
- 3.
In de eerstvolgende collegevergadering wordt het genomen besluit bekrachtigd via de besluitenlijst, waarvan de dagtekening wordt vastgesteld op het moment van besluitvorming.
Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 8. Genodigden bij de vergadering
- 1.
Het college kan, naar behoefte, besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om diens mening over een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.
Artikel 9. Bespreking en aanpassing van voorstellen
- 1.
Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen voor wijziging van het besluit of de tekst in het voorstel.
- 2.
De secretaris draagt zorg voor verwerking van de wijziging in de besluitenlijst en overige teksten.
Artikel 10. Voorbereiding van de vergadering
- 1.
Ieder collegelid geeft uiterlijk 24 uur voor de vergadering aan welke stukken zij wil bespreken.
- 2.
Ambtelijk wordt op basis van deze reacties een agenda opgesteld voor de collegevergadering. Hierbij maakt de secretaris onderscheid tussen stukken die niet besproken hoeven worden en daarmee kennelijk reeds akkoord zijn, en stukken ter bespreking in de vergadering.
- 3.
Tijdens de vergadering kan hier, indien gewenst, alsnog van worden afgeweken.
Artikel 11. Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
- 3.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 12. Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
De besluitenlijst bevat ten minste:
- a)
de namen van de aanwezigen en afwezigen;
- b)
een formulering van de door het college genomen besluiten.
- 3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
- 4.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 5.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.
- 6.
Het college kan besluiten om later over te gaan tot actieve openbaarmaking. De motivatie om dit te doen wordt toegelicht bij het besluit. Dit uitstel kan maximaal 1 maand zijn. In die gevallen wordt een separate besluitenlijst voor dit besluit verspreid op het daartoe geëigende moment.
Artikel 13. Openbare vergadering
- 1.
Vergaderingen van het college zijn in de regel besloten.
- 2.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 3.
Bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 14. Slotbepalingen
- 1.
Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Nieuwegein vastgesteld op 30 augustus 2005 wordt ingetrokken.
- 2.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.
- 3.
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Nieuwegein 2020.