Organisatie | Regionale Belasting Groep |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent escalatie vermoeden misstand (Escalatieregeling Vermoeden Misstand) |
Citeertitel | Escalatieregeling Vermoeden Misstand |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt de Escalatieregeling Vermoeden Misstand.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-03-2020 | nieuwe regeling | 21-11-2019 |
Artikel 2 Bescherming van de melder
Het bepaalde in de leden 2 en 3 van dit artikel geldt ook voor de medewerker die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere organisatie dan die van de Regionale Belasting Groep, volgens de in die organisatie geldende regels, bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt alleen als de medewerker:
De melder heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie of anderszins, tijdens en/of na het volgen van deze regeling. Deze juridische bijstand wordt gefinancierd door de Regionale Belasting Groep.
Artikel 5 Ontstaan van het vermoeden van een misstand
In deze regeling wordt onderscheid gemaakt in drie situaties waarin het vermoeden van een misstand kan ontstaan, namelijk:
Artkel 7 In- of extern onderzoek
Het onderzoek naar aanleiding van een melding wordt door (of namens) het aangewezen bevoegd gezag uitgevoerd (intern onderzoek), indien de melding gedaan is bij:
Indien de melding gedaan is bij het extern meldpunt dan voert deze instantie het onderzoek uit (zie hoofdstuk 2).
De directie doet, indien het een vermoeden van misstand is die zich voordoet binnen het algemeen of dagelijks bestuur, een melding aan de voorzitter of bij het extern meldpunt.
Heeft de directie een vermoeden van misstand binnen de eigen ambtelijke organisatie dan staan alle middelen ter beschikking uit hoofde van de functie van directeur om dit te onderzoeken en op te lossen. Hij meldt het vermoeden van misstand aan de vertrouwenspersoon conform lid 5 van dit artikel.
Artikel 9 Melding door een ex-medewerker
De ex-medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit, binnen een periode van twaalf maanden na zijn ontslag of beëindiging van zijn werkzaamheden voor de Regionale Belasting Groep, bij een vertrouwenspersoon. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van medewerker kennis heeft gekregen van het vermoeden.
Artikel 10 Informeren van het aangewezen bevoegd gezag
De persoon bij wie een melding is gedaan draagt er zorg voor dat het aangewezen bevoegd gezag onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is.
Artikel 11 Ontvangstbevestiging door het aangewezen bevoegd gezag
Het aangewezen bevoegd gezag zendt aan de melder of de persoon bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld een ontvangstbevestiging. In het laatste geval stuurt de persoon bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld, de ontvangstbevestiging door aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld.
Artikel 13 Standpunt en kennisgeving door het aangewezen bevoegd gezag
Indien niet binnen tien weken een standpunt kan worden bepaald, worden de melder of de persoon bij wie de melding is gedaan, voordat deze termijn is verstreken, daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Het aangewezen bevoegd gezag kan het standpunt en de eventuele consequenties die het daaraan verbindt, met ten hoogste vier weken verdagen.
Artikel 17 Onderzoek door het extern meldpunt
Wanneer de inhoud van bepaalde door het aangewezen bevoegd gezag verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het extern meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het extern meldpunt meegedeeld. Het extern meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden.
Artikel 18 Advies en kennisgeving door het extern meldpunt
Indien niet binnen acht weken een advies kan worden gegeven worden de melder of de persoon bij wie de melding is gedaan, alsmede het aangewezen bevoegd gezag, voordat deze termijn is verstreken, daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Het extern meldpunt kan het advies met ten hoogste vier weken verdagen.
Het advies wordt, in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het extern meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, door het extern meldpunt openbaar gemaakt op een wijze die het extern meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten.
Artikel 19 Standpunt aangewezen bevoegd gezag naar aanleiding van het advies van het extern meldpunt
De Escalatieregeling Vermoeden Misstand, vastgesteld door het dagelijks bestuur op 2 juli 2015, wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum van ingang van deze regeling, met dien verstande dat de bepalingen van toepassing blijven op meldingen die voor deze datum zijn ingediend.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep d.d. 21 november 2019.
Het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep,
directeur,
H.B. Sigmond
voorzitter,
drs. A.J.B. van der Klugt
Toelichting op de Escalatieregeling Vermoeden Misstand
Het is belangrijk dat medewerkers en bestuurders die een vermoeden van een misstand hebben, deze op een laagdrempelige wijze kunnen aankaarten bij de organisatie. Deze regeling kan ertoe bijdragen deze situaties voor te zijn door in een vroegtijdig stadium dergelijke signalen serieus te nemen, te onderzoeken en daar waar nodig van een oplossing te voorzien.
Doel van deze regeling is daarom
De achtergrond van deze regeling is tweeledig.
Met het vaststellen van deze regeling wordt voldaan aan de bepaling in artikel 47 van de gemeenschappelijke regeling van de RBG:
“Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot het vroegtijdig signaleren en bijsturen van situaties die de belangen van de RBG en daarmee de belangen van de deelnemers kunnen schaden. Deze regels voorzien in ieder geval in een procedure waardoor conflicten of misstanden in de directie of het dagelijks bestuur, tijdig worden geëscaleerd naar een naast-hoger niveau.”
Het doel van de regeling is om te voorkomen dat er - ambtelijk en bestuurlijk – situaties binnen de RBG ontstaan die de belangen van de RBG (en daarmee van de deelnemers) kunnen schaden. Over het algemeen hebben we het dan over misstanden en conflicten waardoor de RBG financieel risico loopt en/of imagoschade oploopt. Bij misstanden kan bijvoorbeeld gedacht worden aan fraude, disfunctioneren of niet integer handelen van medewerkers of bestuurders. Bij conflicten gaat het in het algemeen over situaties waarin ernstige meningsverschillen langdurig onder tafel blijven.
Het belangrijkste in dit soort situaties is: het vroegtijdig signaleren van de misstand of het conflict. Als die stap met succes gezet is, kan gewerkt worden aan de oplossing ervan.
Met deze regeling wordt voldaan aan wat in artikel 9.2, eerste lid, onder f, van de Sectorale Arbeidsvoorwaarderegelingen Waterschapspersoneel (SAW), is bepaald over het vaststellen van een procedure voor het omgaan met, bij een medewerker levende, vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is. Daarbij is het belangrijk dat de procedure erin voorziet dat de medewerker voldoende bescherming geniet.
De regeling sluit aan op zowel de modelregeling die is opgesteld door de VNG als op die van het A&O-fonds Waterschappen en vervangt de door het dagelijks bestuur op 7 januari 2010 vastgestelde Uitvoeringsregeling Klokkenluider.
Relatie met het algemeen klachtrecht en aangifteplicht
Deze regeling doet niet af aan het wettelijk recht van een ieder om een klacht bij een overheidsinstantie in te dienen over de wijze waarop deze instantie zich in een bepaalde aangelegenheid ten aanzien van hem of een ander heeft gedragen (hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht). Die klachtenprocedure is echter van algemene aard en niet toegeschreven op de behandeling van vermoedens van misstanden.
Evenmin treedt deze regeling in de plaats van de wettelijke verplichting van iedere burger om aangifte bij de politie/openbaar ministerie te doen van een misstand die een misdrijf is. Medewerkers en politieke ambtsdragers die in de uitoefening van hun functie kennis krijgen van een misdrijf zijn op grond van artikel 162 Wetboek van Strafvordering verplicht daarvan onverwijld aangifte te doen.
In deze regeling wordt gesproken over ‘aangewezen bevoegd gezag’ omdat per situatie waarin het vermoeden van een misstand kan ontstaan (zie art. 5) er sprake is van een bevoegd gezag dat in die specifieke situatie verantwoordelijkheid draagt. In artikel 6 wordt per situatie aangegeven wie het aangewezen bevoegd gezag is.
Als extern meldpunt wordt in deze regeling de Onderzoeksraad Integriteit Overheid aangewezen. Deze onderzoeksraad is de opvolger van de Commissie Klokkenluiders Decentrale Overheid, waarbij zowel de gemeenten als de waterschappen zijn aangesloten.
Artikel 2 Bescherming van de melder
Uitgangspunt is dat de identiteit van de melder geheim wordt gehouden. Dit is alleen anders indien de melder hier zelf toestemming voor geeft. Een ieder die betrokken is bij de behandeling van een melding moet zorgvuldig omgaan met de identiteit van de melder.
De bescherming ziet ook op de medewerker die een misstand heeft gemeld in een andere
organisatie dan zijn eigen organisatie. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker tijdelijk samenwerkt met collega’s van een andere gemeente, of participeert in de projectorganisatie met andere organisaties. Noodzakelijk is wel dat de medewerker uit hoofde van zijn functie die misstand ontdekt.
Artikel 3 De vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol vervullen in de doorgeleiding van de melding. De RBG kent twee vertrouwenspersonen van buiten de organisatie, die door het dagelijks bestuur zijn aangewezen. De algemene taak van de vertrouwenspersoon is de melder te adviseren over de melding. Daarbij kan ook een beroep worden gedaan op het Adviespunt Klokkenluiders.
Bij de vertrouwenspersoon is ook de verplichting neergelegd de interne meldingen te monitoren en daarvan jaarlijks een verslag op te maken. Dit verslag wordt naar het bevoegd gezag en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.
Artikel 5 Ontstaan van het vermoeden van een misstand
In de regeling wordt onderscheid gemaakt in een drietal situaties waarin het vermoeden van misstand kan ontstaan:
Dit onderscheid is aangebracht omdat per situatie er sprake is van verschillende bevoegde gezagen (artikel 6) en omdat per situatie de meldingsprocedure verschilt (artikel 8).
Artikel 6 Aangewezen bevoegd gezag
De directeur is door het dagelijks bestuur gemandateerd voor alle zaken de organisatie en het personeel betreffende. Uit dien hoofde is hij het aangewezen bevoegd gezag in die situatie waarin het vermoeden van misstand zich voordoet binnen de ambtelijke organisatie.
Het dagelijks bestuur stelt de directeur aan en is in het verlengde daarvan het aangewezen bevoegd gezag in die situatie waarin het vermoeden van misstand zich voordoet binnen de directie.
Het algemeen bestuur wijst het dagelijks bestuur aan en is in het verlengde daarvan het aangewezen bevoegd gezag in die situatie waarin het vermoeden van misstand zich voordoet binnen het dagelijks bestuur.
Het algemeen bestuur is het hoogste bevoegd gezag en is daarmee ook het aangewezen bevoegd gezag in situaties waarin het vermoeden van een misstand zich voordoet binnen het algemeen bestuur. Escalatie naar een naast hoger niveau is in deze situatie niet mogelijk en overigens ook niet wenselijk.
Het is aan de persoon zelf om te bepalen waar hij zijn melding in eerste instantie wil doen. Het zal aan de omstandigheden liggen bij wie de melding, volgens de betrokkene, het beste in handen is.
In artikel 8 worden de verschillende mogelijkheden per situatie benoemd.
Een directe melding bij het extern meldpunt is mogelijk, maar in zijn algemeenheid niet eerder dan nadat de interne procedure doorlopen is. Artikel 14 gaat hier verder op in.
Artikel 11 Ontvangstbevestiging door het aangewezen bevoegd gezag
Door of namens het bevoegd gezag wordt zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging gezonden aan de melder met een samenvatting van de procedure die daarop volgt. Het is van belang daarbij de datum van ontvangst van de melding te noemen gezien de termijnen genoemd in artikel 13 en het gevolg van het overschrijden ervan.
Indien de identiteit van de melder niet bekend is gemaakt, wordt hem de ontvangstbevestiging toegezonden via de persoon bij wie hij de melding heeft gedaan. Deze persoon zorgt ervoor dat de melder de ontvangstbevestiging ontvangt.
Daarnaast worden eventueel andere betrokkenen geïnformeerd. Bij een melding van een vermoeden van een misstand kan de integriteit van andere personen werkzaam bij of voor de organisatie in het geding zijn en onderwerp zijn van onderzoek. Daarom is de bepaling opgenomen dat het bevoegd gezag deze betrokkenen informeert maar daarbij geldt wel als beperking dat het onderzoeksbelang niet wordt geschaad.
Artikel 12 Onderzoek door het aangewezen bevoegd gezag
Het aangewezen bevoegd gezag doet zo snel mogelijk onderzoek. Het is aan het aangewezen bevoegd gezag om te bepalen op welk niveau en door wie onderzoek wordt gedaan. In het tweede lid is bepaald dat het onderzoek niet mag worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is bij de vermoede misstand, ter voorkoming van mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding.
Het aangewezen bevoegd gezag kan bij het onderzoek een (externe) deskundige raadplegen. Ook deze deskundige dient zorgvuldig om te gaan met de identiteit van de melder.
Artikel 13 Standpunt en kennisgeving door het bevoegd gezag
Het aangewezen bevoegd gezag krijgt tien weken de tijd om onderzoek te doen en een standpunt te bepalen.
De praktijk wijst uit dat het onderzoek de nodige tijd vergt. Als een melding vertrouwelijk wordt gedaan kan dit een reden zijn voor een langere termijn omdat het aangewezen bevoegd gezag hierdoor meer tijd nodig kan hebben om alle relevante feiten boven tafel te krijgen. Indien de periode van tien weken niet voldoende is, kan het aangewezen bevoegd gezag de vaststelling van het standpunt met maximaal vier weken verdagen. De betrokkenen worden hiervan voor het verstrijken van deze tien weken op de hoogte gesteld. Deze termijnen zijn gelijk aan de termijnen genoemd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Artikel 14 Melding bij het externe meldpunt
Er is geen harde termijn gegeven voor de melding bij het externe meldpunt. ’Redelijk’ zal per geval ingevuld moeten worden; het oordeel is aan het meldpunt zelf. Als het meldpunt tot de conclusie komt dat de melding te laat wordt gedaan volgt niet ontvankelijkheid. Dat is opgenomen in artikel 16.
Vertrouwelijke melding bij de commissie is mogelijk. In dat geval zorgt het externe meldpunt ervoor dat de identiteit van de melder niet bekend wordt.
Aan de rechtstreekse gang naar het externe meldpunt is de voorwaarde verbonden dat daarvan alleen gebruik kan worden gemaakt indien daartoe aanleiding bestaat. Een rechtstreekse melding bij het externe meldpunt kan bijvoorbeeld geëigend zijn als het gaat om een vermoeden van een misstand begaan door (leden van) het dagelijks bestuur of directie. Ook andere situaties of omstandigheden waardoor de melder onvoldoende vertrouwen heeft in een interne melding zijn denkbaar. De melder moet daarbij enigszins kunnen concretiseren waarom hij niet intern wil melden. Het is vervolgens aan het extern meldpunt om te oordelen of de melder zich terecht rechtstreeks tot het extern meldpunt heeft gewend, of dat de melder de kwestie eerst intern aanhangig had moeten maken.
Tevens kan melding bij het extern meldpunt worden gedaan als de melder zich niet kan vinden in het standpunt van het bevoegd gezag en/of deze niet tijdig is ontvangen door de melder.
Artikel 15 Ontvangstbevestiging door het extern meldpunt
De melder ontvangt een ontvangstbevestiging van het extern meldpunt. Het is van belang de datum van ontvangst van de melding te noemen, gezien de termijnen genoemd in artikel 18.
Alle betrokkenen worden over de melding geïnformeerd, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.
Artikel 16 Niet-ontvankelijkheid
Een melding is niet-ontvankelijk indien naar het oordeel van het extern meldpunt er geen sprake is van een misstand of een misstand van voldoende gewicht.
De melding is niet-ontvankelijk als de termijnen als genoemd in artikel 13, nog niet verstreken zijn. Dit geldt ook als een melding niet binnen een redelijke termijn is geschied.
Een melding is niet-ontvankelijk indien rechtstreekse melding bij het extern meldpunt is gedaan, maar er geen sprake is van zwaarwegende belangen die een interne procedure in de weg staan.
Tevens is een melding niet-ontvankelijk als geen sprake is van een melder als bedoeld in artikel 1, sub c, en/of de melder al langer dan 12 maanden uit dienst is.
Indien de melding niet ontvankelijk is worden betrokken hiervan binnen vier weken op de hoogte gesteld.
Artikel 17 Onderzoek door het extern meldpunt
Het extern meldpunt stelt zo snel mogelijk na ontvangst van de melding een onderzoek in. Het extern meldpunt kan inlichtingen winnen bij het aangewezen bevoegd gezag, dat verplicht is hieraan mee te werken. Indien nodig wordt een (externe) deskundige geraadpleegd. Het extern meldpunt beslist of er al dan niet een deskundige wordt geraadpleegd. Ook deze (externe) deskundige gaat zorgvuldig om met de identiteit van de melder.
Artikel 18 Advies en kennisgeving door het extern meldpunt
Het extern meldpunt krijgt acht weken de tijd om onderzoek te doen en een advies uit te brengen. Indien de periode van acht weken niet voldoende is, worden betrokkenen hiervan voor het verstrijken van deze acht weken op de hoogte gesteld. Het extern meldpunt kan het uitbrengen van het advies met maximaal vier weken verdagen.
Het extern meldpunt maakt het advies aan het aangewezen bevoegd gezag in geanonimiseerde vorm openbaar, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. Het advies wordt echter niet openbaar gemaakt voordat het aangewezen bevoegd gezag zijn standpunt bekend heeft gemaakt of, indien er geen standpunt bekend is gemaakt en de termijn van vier weken waarbinnen het bevoegd gezag dit moet doen, is verstreken.
Artikel 19 Standpunt aangewezen bevoegd gezag naar aanleiding van het advies van het extern meldpunt
Het bevoegd gezag moet binnen vier weken een besluit nemen op het advies van het meldpunt.
Als een gemotiveerd advies van het extern meldpunt beschikbaar is, moet het aangewezen bevoegd gezag in principe snel tot een besluit kunnen komen. De belangen van de melder en de eventuele andere betrokkenen binnen de organisatie wegen hierbij zwaar.
In die situaties waarin de directie het aangewezen bevoegd gezag is, zal een standpunt zeker binnen vier weken zijn ingenomen. Is het aangewezen bevoegd gezag echter het dagelijks- of algemeen bestuur, dan zal gezien de frequentie van vergaderen van deze bestuursorganen, een reactie niet veel eerder dan na vier weken beschikbaar kunnen zijn. Wel zal steeds gestreefd worden om de reactietermijn zo kort mogelijk te houden.
Door de Onderzoeksraad wordt jaarlijks een jaarverslag opgemaakt met het aantal en de aard van de meldingen en de uitgebrachte adviezen. Dit is in lijn met de plicht voor de vertrouwenspersoon om de interne meldingen te monitoren en daarvan jaarlijks een verslag op te maken.
Het jaarverslag van de Onderzoeksraad gaat naar het aangewezen bevoegd gezag en de Ondernemingsraad en wordt openbaar gemaakt.