CVDR638123_1Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden (Archiefverordening Regionale Belasting Groep 2013)nlregelingRegionale Belasting Groep2020-03-14SchiedamVlaardingenDelftHoogheemraadschap van DelflandHoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaardbgr-2020-216Archiefverordening Regionale Belasting Groep 2013artikel 40 van de Archiefwet 1995https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Schiedam/355209/355209_2.htmlalgemeen bestuurbestuur en recht2013-06-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2020-03-14nieuwe regelingOnbekend.Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.Deze regeling vervangt de Archiefverordening Regionale Belasting Groep.Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden (Archiefverordening Regionale Belasting Groep 2013)Het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep;gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 19 juni 2013;gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 46 van de Gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep;besluit:vast te stellen de navolgende verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de Regionale Belasting Groep.I Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de deelnemers: de tot de gemeenschappelijke regeling toegetreden organisaties;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
II De archiefbewaarplaats 2Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard.III De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.5Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.61.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.7Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg van de archiefbescheiden zijn verbonden.8Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.9Het dagelijks bestuur doet verslag aan het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet.IV Slotbepalingen10De Archiefverordening Regionale Belasting Groep wordt ingetrokken.11Deze archiefverordening treedt met ingang van 25 juni 2013 in werking.12Deze verordening kan worden aangehaald als „Archiefverordening Regionale Belasting Groep 2013″.Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep op 24 juni 2013.Het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep,directeur, H.B. Sigmond voorzitter,drs. A.J.B. van der KlugtToelichting bij de Archiefverordening Regionale Belasting Groep 2013AlgemeenDeze archiefverordening sluit aan op de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de wet en de Gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het algemeen bestuur draagt voor de archieven en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 3De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in artikel 3, eerste lid, van het Besluit Informatiebeheer Regionale Belasting Groep 2013.Artikel 6De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserverings-kosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen.Artikel 8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Regionale Belasting Groep 2013. Artikel 9 Het algemeen bestuur verneemt periodiek wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Naar bevind van zaken wordt hieraan invulling gegeven.