Artikel 1 Budget
- 1.
Onder een budget wordt in dit besluit verstaan: een aan een budgethouder toegekend exploitatiebudget of investeringskrediet.
- 2.
Onder een exploitatiebudget wordt in dit besluit verstaan: één of meer exploitatieposten en/of ramingen, die in de begroting zijn opgenomen. Een exploitatiebudget kan ook bestaan uit een personeelsbudget.
- 3.
Onder een investeringskrediet wordt in dit besluit verstaan: een door het algemeen bestuur vastgesteld voorbereidings- of uitvoeringskrediet.
Artikel 2 Aanwijzing budgethouders
- 1.
De volgende budgethouders worden onderkend:
- a.
- b.
- c.
de controller/plv. directeur;
- d.
- e.
- 2.
De directeur wordt als budgethouder aangewezen door het dagelijks bestuur.
- 3.
De directeur wijst bij afzonderlijk besluit de onder lid 1 letter b genoemde budgethouders aan.
- 4.
De directeur is bevoegd de aanwijzing van budgethouders te wijzigen, mits dit wordt gemeld aan de controller/plv. directeur.
Artikel 3 Uitgangspunten van het budgethouderschap
- 1.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer en de aanwending van het toegewezen budget en de resultaten daarvan.
- 2.
Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien en voor zover het budget dat aan een budgethouder is toegekend, toereikend is, met inachtneming van het in dit voorschrift bepaalde.
- 3.
Uitsluitend de budgethouder of diens plaatsvervanger kan financiële verplichtingen aangaan ten laste van het budget waarvoor hij verantwoordelijk is.
- 4.
Indien de Mandateringslijst een van dit Financieel Mandaatvoorschrift afwijkende limiet of afwijkende ondertekening voorschrijft blijft hetgeen in de Mandateringslijst is opgenomen van kracht.
Artikel 4 Budgetuitvoerders
- 1.
Budgethouders kunnen een of meerdere budgetuitvoerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budget;
- 2.
De budgetuitvoerder is gemachtigd handelingen te verrichten voor de controle van opdrachten.
Artikel 5 Bijhouden lijst
- 1.
De aanwijzing van een budgethouder dient aan de controller/plv. directeur te worden medegedeeld onder overlegging van een paraaf van de budgethouder. Bij de aanwijzing van een budgethouder wordt tevens aangegeven waaruit diens budget bestaat.
- 2.
De aanwijzing van een budgetuitvoerder dient aan de controller/plv. directeur te worden medegedeeld onder overlegging van een paraaf van de budgethouder en de budgetuitvoerder. Bij de aanwijzing van een budgetuitvoerder wordt tevens aangegeven wat diens bevoegdheden zijn.
- 3.
De controller/plv. directeur houdt een lijst bij van de budgethouders, hun budgetten en hun parafen en van de budgetuitvoerders, hun bevoegdheden en hun parafen.
- 4.
De controller/plv. directeur stelt een afschrift van deze lijst ter hand van de functionaris belast met de interne controle en de externe accountant.
- 5.
Iedere wijziging in deze lijst wordt terstond door de controller/plv. directeur schriftelijk doorgegeven aan de functionaris belast met de interne controle en de externe accountant.
Artikel 6 Aangaan van financiële verplichtingen
- 1.
Het aangaan van financiële verplichtingen dient schriftelijk te geschieden, in de vorm van een contract, bevestigingsbrief of (digitale) bestelbon. Hierbij wordt verwezen naar de van toepassing zijnde voorschriften.
- 2.
Het gestelde in het eerste lid is niet van toepassing op:
- a.
gesprekskosten ten behoeve van de telefoon;
- b.
verzekeringen/belastingen;
- c.
declaraties, zoals van incidentele reis- en verblijfkosten;
- d.
energiekosten van nutsbedrijven;
- e.
leveringen en/of diensten tot een bedrag van € 5.000.
- 3.
Verplichtingen welke een bedrag van € 100.000 te boven gaan worden aan de directeur gemeld.
- 4.
De directeur beoordeelt of de budgethouder de in lid 3 gemelde verplichting mag aangaan en bij een positief besluit meldt hij dit schriftelijk aan de controller/plv. directeur.
Artikel 7 Werkwijze bij personeelsbudgetten
- 1.
In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde worden financiële verplichtingen met betrekking tot benoeming en ontslag van personeel conform de Mandateringslijst aangegaan door de directeur.
- 2.
In geval van wijziging of overschrijding van het personeelsbudget geldt het in de artikelen 7, 8 lid 1 en 2, en 9 bepaalde.
Artikel 8 Toegestane wijzigingen
- 1.
Een budgethouder mag de aan hem toegekende budgetten wijzigen, nadat de wijziging voorgelegd is aan de directeur en hij daarvoor schriftelijke toestemming heeft verkregen van de directeur. De wijzigingen moeten aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen:
- a.
het wijzigen van bedragen binnen één of meer budgetten is slechts toegestaan indien dit budgetneutraal is;
- b.
de wijzigingen in de budgetten dienen direct te worden gemeld bij de controller/plv. directeur.
Artikel 9 Meldingsplicht bij overschrijdingen
Bij een dreigende overschrijding anders dan in de zin van artikel 7 lid 1, van een exploitatiebudget of van een investeringskrediet is vastgelegd meldt de budgethouder dit direct aan de directeur. In een dekkingsvoorstel dient te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.
Artikel 10 Goedkeuring bij overschrijdingen
- 1.
Het in artikel 8 bedoelde dekkingsvoorstel dient te worden goedgekeurd door:
- a.
de directeur, indien wordt voorgesteld de dekking, met een bedrag van maximaal € 250.000,- ten laste van een ander budget te laten komen en binnen de totale begroting wordt gebleven; dekkingsvoorstellen groter dan € 250.000,- dienen door het dagelijks bestuur te worden goedgekeurd.
- b.
de directeur, indien wordt voorgesteld de dekking met een bedrag van maximaal € 100.000,- ten laste van de post onvoorzien te laten komen; dekkingsvoorstellen groter dan € 100.000,- dienen door het dagelijks bestuur te worden goedgekeurd,
- c.
het dagelijks bestuur, indien het een overschrijding van een investeringskrediet betreft, tot een hoogte van 10% van het totale investeringskrediet.
- d.
het algemeen bestuur, in andere gevallen.
- 2.
Indien de in lid 1 genoemde goedkeuring wordt verkregen, dient dit door de directeur aan de controller/plv. directeur te worden gemeld.
Artikel 11 Rapportage
Budgethouders rapporteren bij de kwartaalrapportage aan de directeur over de budgetwijzigingen, de bestedingen en de resultaten daarvan.
Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.
- 2.
Het Financieel Mandaatvoorschrift RBG zoals dat is vastgesteld op 27 juni 2019 door het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van dit besluit.
- 3.
Dit besluit kan worden aangehaald als “ Financieel Mandaatvoorschrift RBG”.