Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente hof van twente

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad benoemde:

• -

  registeraccountant;

• -

  accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratie-consulenten of

• -

  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken;

• belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• -

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• -

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• -

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• -

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten;

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de benoeming van de accountant voor.

• 3.

  De raad stelt voor de uitvoering van de accountantscontrole jaarlijks een controleprotocol vast. Dit protocol vormt de basis voor het verrichten van de accountantscontrole.

• 4.

  In het controleprotocol zijn onder meer opgenomen de toe te passen goedkeuringtoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• 5.

  De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in het overleg met de accountant, dat plaatsvindt via de auditcommissie, kenbaar maken aan welke specifieke onderwerpen de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 6.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant op diens verzoek, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk voor 15 juli van het navolgende jaar aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van het controleprotocol de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Auditcommissie

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en drie vertegenwoordigers uit de raad, de portefeuillehouder financiën, de concern-controller en het hoofd financiën, in de daartoe ingestelde auditcommissie.

Artikel 6 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 8 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant een managementletter uit over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de gemeentesecretaris, het hoofd financiële zaken en de concern controller.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 5.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2007, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2007 en volgende jaren.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Hof van Twente 2007”.