CVDR637791_1Besluit van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht houdende de regels omtrent het investeren, waarderen en afschrijven van activa (Nota Activabeleid)nlregelingVeiligheidsregio Utrecht2020-01-01AmersfoortBaarnBunnikBunschotenDe BiltDe Ronde VenenEemnesHoutenIJsselsteinLeusdenLopikMontfoortNieuwegeinOudewaterRenswoudeRhenenSoestStichtse VechtUtrechtUtrechtse HeuvelrugVeenendaalVijfheerenlandenWijk bij DuurstedeWoerdenWoudenbergZeistbgr-2020-181Nota activabeleid VRUartikel 212 van de Gemeentewethttps://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Veiligheidsregio%20Utrecht/492283/CVDR492283_1.htmlalgemeen bestuurbestuur en recht2019-11-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2020-01-012020-11-09nieuwe regelingOnbekend.Deze regeling vervangt de Nota activabaleid VRU d.d. 1-1-2017.Besluit van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht houdende de regels omtrent het investeren, waarderen en afschrijven van activa (Nota Activabeleid)1InleidingIn deze nota worden nadere regels gegeven ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van activa zoals bedoeld in de financiële verordening VRU. De wettelijke basis is zoals hierna beschreven. Op 3 juli 2017 is de nota activabeleid VRU vastgesteld. Deze nota is gewijzigd vastgesteld op 11 november 2019 door het algemeen bestuur. Aanleiding voor de wijzigingen die zijn opgenomen in de nota activabeleid VRU was gelegen in een actualisatie van de subcategorieën van de activa en het actualiseren van afschrijvingstermijnen. Tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt de omschrijvingen van de diverse soorten activa van de VRU te laten aansluiten op de terminologie zoals gehanteerd in de beschrijving van de voertuigformatie.In de Gemeentewet, die volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen ook van toepassing is op de Veiligheidsregio, is opgenomen dat de raad (en bij een gemeenschappelijke regeling het algemeen bestuur) het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 tweede lid onder a. van de Gemeentewet bepaalt dat in de door het algemeen bestuur vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen.In de Financiële verordening VRU (19 februari 2018) is in artikel 5 (Waardering & afschrijving vaste activa) bepaald dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen met betrekking tot waardering en afschrijving.Deze nota activabeleid bakent de formele kaders af, waarbinnen het dagelijks bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening, de kadernota en de begroting. Van de afschrijvingstermijnen die in deze nota zijn opgenomen, kan in bijzondere situaties bij een begroting(swijziging) worden afgeweken.Deze gewijzigde nota activabeleid VRU treedt in werking per 1 januari 2020. In deze nota worden de in artikel 5 van de financiële verordening VRU genoemde nadere regels gesteld. Hoofdstuk 2 bevat de regels ten aanzien van activeren en afschrijven van vaste activa, de berekening van rente en kapitaallasten, alsmede de bepalingen ten aanzien van investeringen. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting op het beleid en worden begrippen nader omschreven en gedefinieerd. Hoofdstuk 4 bevat de afschrijvingstermijnen van materiële en immateriële vaste activa.De onderstreepte blauwe termen worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Nadere Uitwerking. A.Activa wordt gewaardeerd (zie Waarderen) op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (zie art. 63, lid 1 BBV) verminderd met ontvangsten van derden en afschrijvingen. B.Aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/ verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 en/of een kortere levensduur dan 2 jaar worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.C.Kleding en persoonlijke uitrusting, worden niet geactiveerd voor zover deze op de persoon worden uitgeleverd.D.Onderhoudskosten worden niet geactiveerd. Uitzondering hierop zijn de renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen in eigendom van de VRU, dit wordt wel apart geactiveerd.E.Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering in mindering gebracht, bijvoorbeeld teruggaaf BPM.F.Uren van eigen personeel worden niet geactiveerd.G.Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op een investering.H.Activa wordt geactiveerd inclusief BTW.I.Voor materiele vaste activa, immateriële activa en financiële vaste activa zijn verschillende Waarderingsgrondslagen van toepassing.A.De VRU werkt met Lineaire afschrijving.B.De afschrijvingstermijnen worden bepaald op basis van de verwachte gebruiksduur (economische levensduur) (zie afschrijven). Een aantal veel voorkomende investeringen met bijbehorende afschrijvingstermijnen is opgenomen in hoofdstuk 4.C.Bij begroting(swijziging) kan in bijzondere situaties gemotiveerd van de afschrijvingstermijnen worden afgeweken.D.De Restwaarde wordt bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen op nihil gesteld.E.De VRU past de Componentenbenadering toe bij het activeren met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen.F.De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.G.Materieel met een restwaarde wordt in principe verkocht via een (openbare) veiling, tenzij door of namens het dagelijks bestuur expliciet anders wordt besloten.H.Duurzame waardevermindering wordt op het moment van constatering onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar ten laste van het resultaat gebracht.I.In de situatie dat een gebruikt bedrijfsmiddel wordt aangeschaft, stelt de Investeringscommissie de economische levensduur van dit bedrijfsmiddel vast. A.De berekening van rente start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.B.De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari en wordt jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht.A.Via het meerjarig investeringsplan wordt gestuurd op een meerjarig evenwicht tussen de begrote en gerealiseerde kapitaallasten (afschrijving en rente). Om de kosten van afschrijving en rente over de jaren te egaliseren wordt gebruik gemaakt van een egalisatiereserve. Tekorten op de kapitaallasten worden aan deze reserve onttrokken. Overschotten worden aan deze reserve gedoteerd. B.Boekwinst (opbrengst activa) of -verlies (versnelde afschrijving) bij afstoten van activa wordt ten gunste of ten lasten van de exploitatie gebracht en vervolgens via een dotatie/onttrekking gemuteerd in de reserve egalisatie kapitaallasten. A.Autorisatie van de geplande investeringen vindt plaats door vaststelling van de programmabegroting.B.Het meerjarig investeringsplan maakt onderdeel uit van de betreffende programma’s. C.In het meerjarig investeringsplan wordt onderscheid gemaakt tussen twee Investeringscategorieën: vervangings- of uitbreidingsinvesteringen.D.Ten aanzien van de geplande vervangingsinvesteringen (voortzetting bestaand beleid) kan door of namens het dagelijks bestuur gemotiveerd afgeweken worden van de planning (vervroegen of uitstellen).E.Investeringen worden altijd beoordeeld door de Investeringscommissie voor een inhoudelijk advies. Als een voorgestelde investering niet is opgenomen in het meerjarig investeringsplan, dan dient deze investering eerst door het dagelijks bestuur te worden goedgekeurd.F.Het investeringsbudget wordt door of namens het dagelijks bestuur voor 2 jaar ter beschikking gesteld. Daarna zal dit budget, indien noodzakelijk, opnieuw aangevraagd of verlengd moeten worden.G.Indien het investeringsbudget ontoereikend blijkt, dan kan door of namens het dagelijks bestuur worden ingestemd met een uitbreiding van het budget van maximaal 10% op voorwaarde dat dit wordt gedekt binnen de bestaande begroting. H.Wijzigingen in omvang groter dan 10% worden vooraf aan het algemeen bestuur voorgelegd in de vorm van een begrotingswijziging. Dit geldt eveneens voor verschuivingen tussen investeringsbudgetten en programma’s.Activa Materiële vaste activa 
  • Investeringen met economisch nut: deze investeringen bieden de mogelijkheden om middelen te genereren en/of verhandelbaar te zijn.
  • Investeringen met maatschappelijk nut (komt bij de VRU niet voor): investeringen met maatschappelijk nut hebben die mogelijkheden, onder economisch nut genoemd, niet.
    • Immateriële vaste activa
  • Kosten sluiten geldleningen en saldo agio en disagio (zie voor nadere bepaling Artikel 63, BBV)
  • Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (zie voor nadere bepaling Artikel 60, BBV)
  • Bijdragen aan activa in eigendom van derden.
    • Financiële vaste activa
  • Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen
  • Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen
  • Overige verstrekte langlopende leningen
  • Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar
    • Afschrijven Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten.De afschrijving wordt berekend door het investeringsbedrag (in het jaar nadat het actief gereed is gemeld) te delen door het aantal jaren conform de in hoofdstuk 3 genoemde levensduur per activasoort.BBV Besluit Begroting en Verantwoording. Regelgeving omtrent het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen van gemeenten en provincies.Bijdragen aan derden Bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
  • er moet sprake zijn van een investering door een derde;
  • de investering moet bijdragen aan de aan de VRU opgedragen publieke taak;
  • de derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;
  • de bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de VRU de mogelijkheid heeft recht te doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. middels pandrecht of hypotheekrecht).
    • Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan moet de VRU de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de VRU.    Bijdragen van derdenHieronder vallen onder anderen: subsidie van het Rijk of Provincie of de terugontvangen BPM op voertuigenComponenten benadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.Investerings categorieën De investeringen worden in het meerjaren investeringsplan onderverdeeld in twee categorieën:
  • Nieuwe en uitbreidingsinvesteringen:  dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten. Bijvoorbeeld een voertuig voor een nieuw specialisme. Deze investeringen worden expliciet benoemd in het door het algemeen bestuur vast te stellen (meerjarig) investeringsplan.
  • Vervangingsinvesteringen: dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Deze investeringen zijn noodzakelijk om de bestaande bedrijfsvoering op hetzelfde kwaliteitsniveau uit te voeren of voorzieningen in stand te houden.
    • Kleding en persoonlijke uitrusting Hieronder worden verstaan: Kleding/persoonlijke uitrusting, pagers en mobiele telefoons, maar geen brandweerhelmen.Lineaire afschrijving De lineaire afschrijvingsmethode houdt in afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien.Onderhouds -kosten
  • klein onderhoud; keert jaarlijks terug. Dit is de reden dat deze uit de jaarlijkse budgetten bekostigd moeten worden en dat activering van de kosten niet mogelijk is;
  • groot onderhoud; het gaat om zaken die eens in de zoveel jaar moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het (buiten) schilderwerk van een gebouw. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat hierbij uit dekking van de kosten via exploitatie dan wel de vorming van een voorziening;
  • levensduur verlengend onderhoud; het onderscheid tussen groot onderhoud en levensduur verlengend onderhoud is vaak niet te onderscheiden. Ook is de termijn waarmee de levensduur eventueel wordt verlengd arbitrair. Daarom worden deze kosten niet geactiveerd;
  • renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen; renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen worden wel apart geactiveerd
    • Rente Voor de toerekening van de rente aan de individuele activa, wordt aansluiting gezocht met de notitie rente 2017 (Commissie BBV; juli 2016). Hierin is het volgende opgenomen: De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting gecalculeerde omslagpercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.Restwaarde De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief.Waarderen In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend.Ook kunnen de door derden in rekening gebrachte personele kosten die een directe relatie hebben met de vervaardiging van het actief (bijvoorbeeld ontwikkeling van software) wel worden geactiveerd. Waarderings grondslagen De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden, conform artikel 62 BBV in mindering gebracht op de boekwaarde van de investering.De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen.Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden - voor zover de VRU de bevoegdheid heeft tot het verstrekken ervan - gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs.De bijdragen aan activa in eigendom derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Deze bijdragen worden lineair afgeschreven. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
    Om te komen tot een uniform afschrijvingsbeleid is in onderstaande tabel een overzicht opgenomen waarin per activasoort de economische levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven.De afschrijvingstabel is van toepassing op investeringen na 1 januari 2020.De onderstaande opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld indien de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen. Ook bij jaarlijkse begroting(swijziging) kunnen wijzigingen in deze tabel worden aangebracht. Soort actief Sub-indeling soort actiefAfschrijvingstermijnOnderzoek en ontwikkelingOnderzoek en ontwikkeling van een actief5 jaar (conform artikel 64 BBV lid 5)
    Toelichting: Kosten ter voorbereiding van een investering worden in de betreffende investeringsbegroting meegenomen en uiteindelijk apart van de investering geactiveerd. Afschrijving vindt plaats op basis van de afschrijvingstermijn van het actief ten behoeve waarvan de voorbereidingskosten worden gemaakt.    Soort actiefSub-indeling soort actiefAfschrijvingstermijnGronden en terreinenGrondenOp gronden wordt niet afgeschreven.BedrijfsgebouwenNieuwbouw40 jaar  Renovatie en verbouwing (inclusief reconstructie en verbetering)25 jaar  Investeringen in panden van derden15 jaarInventaris en installatiesMeubilair10 jaar  Inventaris (gebouwen)10 jaar  Installatie15 jaarInventaris werkplaats voertuigenDiagnose-apparatuur, gereedschapskarren, hogedrukreiniger5 jaar  Airco-servicestation, pomptestunit, pulslasapparaat, stuurkogelpers, speciaal gereedschap10 jaar  Brug (groot en klein), draaibank, heftruck, keytracer-systeem, multizaagtafel, slangenwasmachine, werkbank15 jaar  Bokken, kolombrug, olie-aftapsysteem, werkkast, uitlaatafzuiging20 jaarICT MiddelenTablets, laptops, PC’s en randapparatuur voor werkplekken4 jaar  LicentiesAfhankelijk van de verwachte gebruiksduur (maximaal 10 jaar)  Overige hardware/software5 jaarOndersteunende dienstvoertuigenPersonenauto8 jaar  Personenbus8 jaar  Bestelauto8 jaar  Bestelbus8 jaar  Vrachtwagen15 jaarOperationele dienstvoertuigenWaterongevallenmaterieel
  • Boot en trailer
    •   15 jaar      Tankautospuiten
  • TS (nieuw); afkomstig uit overeenkomst met Ziegler
  • TS (oud): door de VRU bij de regionalisering overgenomen van de deelnemende gemeenten
    • 20 jaar    15 jaar        Terreinvaardige Tankautospuiten20 jaar  Redmaterieel
  • Autoladder
  • Autoladder knikarm
  • Hoogwerker
    •   15 jaar15 jaar15 jaar      Bijzonder brandbestrijdingsmaterieel
  • Motorspuit(aanhanger)
  • Schuimblusvoertuig
    •   15 jaar15 jaar      Hulpverleningsmaterieel
  • Hulpverleningsvoertuig
    •   15 jaar      Overig materieel
  • Haakarmvoertuig
  • Haakarmbak
  • Specialistische haakarmbak
  • Overige vrachtwagens
  • Aanhanger, heftruck en overige bijzondere voertuigen
    •   15 jaar20 jaar15 jaar15 jaar15 jaar      Staf en commando
  • Verbindingscommandovoertuig
  • Commando haakarmbak
    •   16 jaar15 jaar    Materiaal brandweerAdembeschermende middelen en helmen (ABM) (zie tabel hierna)10 jaar  Chemiepakken en toebehoren (OGS) (zie tabel hierna)8 jaar  Valbeveiliging, klimmaterialen en specialistisch materieel ten behoeve van hoogteredding.10 jaar  Klein motorgereedschap (KMG) (zie tabel hierna)10 jaar  Meters (zie tabel hierna)5 jaar  Redgereedschap (RG) (zie tabel hierna)10 jaar  Slangen en watervoerende armaturen (SWA) (zie tabel hierna)15 jaar  Verbindingsmiddelen (VBM) (zie tabel hierna)5 jaar  Warmtebeeldcamera (WBC) (zie tabel hierna)5 jaar  AED10 jaar  Kleine blusmiddelen (KBM) (zie tabel hierna)15 jaar  Duiktoestellen en uitrusting duiker7 jaar  Overige inventaris voertuigen Betreft verzameling van diverse materialen niet vallend in een hiervoor genoemde subcategorie.8 jaar  Apparatuur werkplaats t.b.v. voertuigen en materiaal.10 jaarMateriaal brandweer oefenmiddelenDiverse middelen, afschrijvingstermijn nog te bepalen op basis van verwachte economische levensduur5, 8, 10 of 15 jaarMateriaal brandweer opleidingsmiddelenDiverse middelen, afschrijvingstermijn nog te bepalen op basis van verwachte economische levensduur5, 8 of 15 jaarKleding en persoonlijke uitrustingKleding en persoonlijke uitrusting (waaronder de pager) worden niet geactiveerd maar verwerkt in de exploitatie.
    Soort actief (sub indeling)ToelichtingAdembeschermende middelen (ABM)Ademluchttoestel, ademluchtcilinder op ademluchttoestel, volgelaatsmasker en vluchtmaskerChemie- en gaspakken en toebehoren (OGS)Chemicaliën pak, chemicaliën laarzen, chemicaliën werkhandschoenen, set t.b.v. aankleden chemicaliën pak (overal, slippers, zeil, e.d.), chemiepak-meeruren aansluit set.Klein motorgereedschap (KMG)Overdrukventilator (min. 30.000 m3 per uur), motorkettingzaag, reciprozaag (multizaag met accu) en onderwaterpomp (dompel)MetersExplosiegevaarmeter (4gas-combi), CO-meter, oppervlaktetemperatuurmeter, en persoonlijke dosismeterRedgereedschap (RG)Schaar hydraulisch, spreider hydraulisch, ram hydraulisch, ram steun, pedaalknipper of minischaar, pomp hydraulisch en slangen hydraulischSlangen en watervoerende armaturen (SWA)Zuigslangen (totale lengte 10m), zuigkorf, drijver, opzetstuk, verzamelstuk, slang 75 mm (3"), Slang 52 mm (2") of 38 mm (1,5"), verloopkoppelling (nok 81 - nok 51), verdeelstuk, straalpijp (met flashoverstand), waterkanon (oscillerend), verloopkoppelling 150-110 mm, schuimblusser (Hosemaster), vulslang (totaal 10 meter), schuimsysteem t.b.v. het werken met schuim, koelwatertapkraan/Stortz, Fognail-set /rietenkapbestrijding en smallpack t.b.v. droge stijgleidingenVerbindingsmiddelen (VBM)Portofoon C2000, portofoon (object), mobilofoon en ingebouwde autotelefoon.Warmtebeeldcamera (WBC)Warmtebeeldcamera, mobilink t.b.v. WBCKleine blusmiddelen (KBM)Sproeischuimblusser, poederblusser en CO2-blusser