| Overheidsorganisatie | Provincie Zeeland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling ambtelijke organisatie Zeeland |
| Citeertitel | Regeling ambtelijke organisatie Zeeland |
| Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | Organisatie |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2006 | 01-07-2007 | Art. 4 | 03-01-2006 Provinciaal Blad, 2005, 30 | STA050537 | |
| 21-05-2003 | 01-01-2006 | Nieuwe regeling | 22-04-2003 Provinciaal Blad, 2003, 28 | POI-16 |
Gedeputeerde Staten maken bekend dat:
provinciale saten van Zeeland in hun vergadering van 23 april 2003 onder nummer 15 de Ambtelijke Organisatieverordening Zeeland 1997 hebben ingetrokken;
gedeputeerde staten van Zeeland in hun vergadering van 22 april 2003 onder nummer 43 het Statuut Directieteam Provincie Zeeland hebben ingetrokken;
gedeputeerde staten van Zeeland in hun vergadering van 22 april 2003 onder nummer 44 de hierna volgende Regeling ambtelijke organisatie hebben vastgesteld.
De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit de volgende organisatie-eenheden:
de directie welzijn, economie en bestuur;
de directie ruimte, milieu en water;
de directie infrastructuur en vervoer;
de stafafdelingen, direct ressorterend onder de secretaris;
de stafafdeling financieel-economische zaken;
de stafafdeling personeel, organisatie en informatie.
Wij stellen ten behoeve van de inrichting van de ambtelijke organisatie de orgaanbeschrijvingen van de organisatie-eenheden en de daaronder ressorterende werkeenheden vast alsmede de daarvoor benodigde formatie.
Aan het hoofd van iedere directie staat een directeur.
De secretaris fungeert als directeur voor de in artikel 1 onder 4 bedoelde stafafdelingen.
De hoofden van de stafafdelingen financieel-economische zaken en personeel, organisatie en informatie zijn formeel eindverantwoordelijk voor hun organisatie-eenheden. Het directieteam is verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing van die eenheden.
Er is een directieteam bestaande uit de secretaris en de directeuren van de directies welzijn, economie en bestuur, ruimte, milieu en water en infrastructuur en vervoer
De secretaris is voorzitter van het directieteam.
De hoofden van de stafafdelingen financieel-economische zaken en personeel, organisatie en informatie wonen als adviseur de vergaderingen van het directieteam bij. Zij dienen het directieteam gevraagd of ongevraagd van advies.
Op uitnodiging van het directieteam kunnen ook anderen de vergaderingen bijwonen.
Leden en adviseurs kunnen zich bij verhindering laten vervangen. Wie de secretaris als voorzitter vervangt laat zich als lid vervangen.
Het directieteam kan een reglement van orde voor zijn vergaderingen vaststellen.
Het directieteam bewaakt de naleving van de in artikel 8 vermelde visie op management.
Het directieteam fungeert als verbindingsschakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie bij de voorbereiding en uitvoering van besluitvorming.
Het directieteam draagt initiatieven aan voor strategisch beleid over de volle breedte van het werkterrein van de provincie.
Het directieteam heeft tot taak het bevorderen, dat de ambtelijke organisatie bij de uitoefening van zijn taken als eenheid functioneert.
Teneinde deze coördinerende taakstelling te verwezenlijken weegt het directieteam de belangen van de provincie integraal af.
Het directieteam is bevoegd in het belang van de in dit artikel genoemde taken een lid als portefeuillehouder te belasten met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een door het directieteam aan te wijzen werk eenheid dan wel werkterrein. Het directieteam ontwikkelt daarvoor nadere criteria.
Inzake directieoverschrijdende aangelegenheden is het directieteam eerstverantwoordelijk.
Tot directieoverschrijdende aangelegenheden worden onder meer gerekend strategische beleidsvorming, een evenwichtig personeels- en organisatiebeleid, de uitwisseling van personeel tussen directies en stafafdelingen en de ontwikkeling en toepassing van managementinstrumenten.
Bij directieoverschrijdende bedrijfsvoeringsaangelegenheden laat het directieteam zich adviseren door het provinciaal bedrijfsvoeringsoverleg (BVO).
Het directieteam geeft aan hoe dit overleg is samengesteld en in welke gevallen de eindadvisering bij dit overleg berust.
Het directieteam stelt de werkplannen en de wijzigingen daarvan van de in artikel 1 lid 1 onder 5 en 6 genoemde stafafdelingen vast.
De leden van het directieteam en de in artikel 1 lid 1 onder 5 en 6 genoemde afdelingshoofden voegen zich bij de uitoefening van hun bevoegdheden naar de beslissingen van het directieteam.
Het directieteam besluit als regel bij consensus.
Blijkt consensus onmogelijk inzake een aangelegenheid, die een beslissing vergt, dan wordt tot stemming overgegaan.
Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter bepalend.
In afwijking van het vorige lid kan de voorzitter besluiten over een aangelegenheid, waarover de stemmen staken , het oordeel van gedeputeerde staten te vragen alvorens daarover in het directieteam nader beraadslaagd en besloten wordt.
Het directieteam vergadert in ieder geval vóór en na iedere vergadering van gedeputeerde staten.
Er is een instrumentarium ten behoeve van een adequate interne besturing van de ambtelijke organisatie op basis van het vastgestelde beleidsprogramma.
Het instrumentarium bestaat uit:
werkbegrotingen;
managementrapportages;
een bestuursrapportage.
Er is een visie op management, waarop het ambtelijk management en de individuele (beleids)medewerkers zich in hun functioneren richten.
Bedoelde visie op management beoogt een bepaalde wijze van werken binnen de ambtelijke organisatie en berust ten minste op de navolgende uitgangspunten:
functiescheiding, daar waar de betrouwbaarheid van de provinciale organisatie in het maatschappelijke verkeer aan de orde is;
integraal management;
de bevoegdheid van iedere ambtenaar om op basis van zijn functie-inhoud via zijn afdelingshoofd/directeur aan gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin te adviseren.
De secretaris, de directeuren en de hoofden van de stafafdelingen financieel-economische zaken en personeel, organisatie en informatie voeren de aan hun organisatie-eenheid toegewezen taken uit volgens het principe van het integraal management.
De secretaris voor de stafafdelingen en de directeuren voor hun directie bevorderen gestructureerd werkoverleg tussen de ambtelijke organisatie en de leden van gedeputeerde staten.
De secretaris richt zich in zijn taak van voorzitter van het directieteam primair naar het bepaalde in artikel 4 lid 5.
De relatie tussen de individuele ambtenaar, die beleidsadviezen uitbrengt aan het bestuur, zoals bedoeld in artikel 8 lid 2, en dat bestuur wordt beheerst door de navolgende uitgangspunten:
de ambtenaar adviseert vanuit zijn vakinhoudelijke deskundigheid. Indien na overleg verschil van mening tussen hem en zijn direct leidinggevende dan wel zijn directeur blijft bestaan wordt het advies aangevuld met een aantekening van de leidinggevende(n) en als zodanig aan het bestuur voorgelegd
de ambtenaar legt een hem eventueel bekende visie van de portefeuillehouder betreffende het onderwerp, waarover advies wordt uitgebracht, als alternatief en met argumenten onderbouwd aan het bestuur voor.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad (20 mei 2003) waarin deze wordt geplaatst.
Deze regeling kan worden aangehaald als: "Regeling ambtelijke organisatie Zeeland".
Verantwoordelijkheid portefeuillehouder
De portefeuillehouder, die belast is met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een werkeenheid parafeert de A-stukken van de werkeenheid en toetst op besluitrijpheid.
De portefeuillehouder, die belast is met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een werkeenheid, is aanwezig bij het periodieke overleg van de afdelingsstaf met de verantwoordelijk gedeputeerde uit GS bij agendapunten, waarvoor hij op eigen verzoek of op verzoek van een of meerdere deelnemers aan dit overleg wordt uitgenodigd. Hij licht in het overleg een eventueel standpunt van het directieteam terzake toe.
De portefeuillehouder met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een inhoudelijk werkterrein of onderwerp plaatst een medeparaaf op A-stukken met betrekking tot dat terrein of onderwerp.
Verantwoordelijkheid portefeuillehouder richting directieteam
De portefeuillehouder, die belast is met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een werkeenheid, bewaakt de procedurele totstandkoming van adviezen van die werkeenheid aan het directieteam. Hij is uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke kant van die adviezen. Deze verantwoordelijkheid berust bij het hoofd van de betreffende werkeenheid. De portefeuillehouder neemt in het directieteam met betrekking tot deze adviezen het inhoudelijke standpunt van de eigen directie in.
De portefeuillehouder, die belast is met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een inhoudelijk werkterrein of onderwerp (bijvoorbeeld als voorzitter van een stuurgroep of als projectdirecteur) draagt zorg voor voldragen inhoudelijke adviezen met betrekking tot het werkterrein en verdedigt deze.
Verantwoordelijkheid portefeuillehouder richting werkeenheid
De portefeuillehouder , die belast is met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een werkeenheid, houdt het jaargesprek met het hoofd van de betrokken werkeenheid. De portefeuillehouder laat zich hiertoe informeren door de overige leden van het directieteam.
De portefeuillehouder, die belast is met een bijzondere verantwoordelijkheid ten aanzien van een werkeenheid, fungeert gevraagd en ongevraagd als klankbord voor de werkeenheid en haar medewerkers en voert periodiek overleg met de afdelingsstaf.
Voorzitter, drs. W.T. VAN GELDER.
Secretaris, mr. drs. L.J.M. VERDULT.
Uitgegeven 20 mei 2003.
De secretaris,
mr. drs. L.J.M. VERDULT.