| Organisatie | Goes |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Goes 2019 |
| Citeertitel | Reglement basisregistratie personen van de gemeente Goes (Reglement BRP 2019) |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Verordening BRP 2019
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-02-2020 | 25-05-2018 | Nieuwe regeling | 01-10-2019 | Z19.044614 |
Artikel 1 Verstrekkingen aan derden
Op grond van artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen kunnen gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie aan derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk beland voor de gemeente.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
BIJLAGE 1 behorend bij artikel 1 Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Lijst van binnengemeentelijke organen met een raadpleegmogelijkheid van de basisregistratie, via de gegevensmakelaar
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Goes hebben inzage in de basisregistratie via de gegevensmakelaar.
partnergegevens bestaande uit:
Naam, A-Nummer en BSN, adres, naam echtgeno(o)t(e)/geregistreerd partner, geboortegegevens, datum, gemeente en land van huwelijk/geregistreerd partnerschap, datum, gemeente en land van ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap, ingang geldigheid en indicatie onjuist, onderzoeksgegevens
Bewonersgegevens, bestaande uit:
Alle namen, geboortegegevens, geslachtsgegevens, data vestiging en vertrek van alle personen die op dat adres verblijven of hebben verbleven, ingang geldigheid en indicatie onjuist, onderzoeksgegevens zijn hier niet van toepassing
Aangifte adreshouding vanwege technische redenen toegevoegd (anders werkt menu bewoners niet goed
Lijst van binnengemeentelijke organen waaraan, via de gegevensmakelaar, gegevens verstrekt worden aan andere systemen
Dit reglement vloeit voort uit de Verordening basisregistratie personen (Verordening BRP). De Raad heeft hierin de nadere regeling van de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie aan derden en organen van de gemeente aan het college van burgemeester en wethouders opgedragen. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op dit reglement.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit het gegevensmagazijn.
De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen.
De gemeenteraad heeft op 20 juni 2019 in de “Verordening gegevensverstrekking BRP 2019” geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Goes over te laten aan het college van burgemeester en wethouders.
Persoonsgegevens van ‘inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Goes aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de Gemeente Goes wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Goes woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Goes op grond van artikel 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.
De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de BRP via de gegevensmakelaar. De medewerkers van afdeling publiekszaken raadplegen rechtstreeks in de BRP. De gegevensbeheerder regelt de distributie volgens een bijlage van dit reglement.
Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De begrippen uit de wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van dit reglement, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet basisregistratie personen (Wbrp). Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene en ingezetene.
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeenten beheerde voorzieningen.
De ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de basisregistratie. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland woonachtig zijn, maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Goes.
Artikel 1 Verstrekking aan derden
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Goes. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven. Bovendien worden de gegevens alleen verstrekt wanneer de gegevens niet op een andere manier verzameld kunnen worden. Bijvoorbeeld door betrokkene zelf bij een oproep op internet/flyer.
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wbrp verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit de gegevensmakelaar.
Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, domeinen van de gemeente.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.
Dit is verplicht volgens artikel 2.34 van de Wet BRP.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Publieks-/Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).
Indien de ingeschrevene over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel
Het reglement treedt op dezelfde dag in werking als de verordening waar hij uit voortvloeit. Dit is de dag dat de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht werd: 25 mei 2018.