Organisatie | Papendrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling Budgetbeheer gemeente Papendrecht |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer gemeente Papendrecht 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-02-2020 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 17-12-2019 |
In deze regeling worden kaders en regels gesteld over hoe om te gaan met budgetten door de ambtelijke organisatie. De regeling budgetbeheer heeft een directe relatie met de financiële verordening, het organisatiebesluit, het mandaatbesluit en het inkoopbeleid van de gemeente. Daarnaast worden er uitvoeringsregels meegegeven bij het opstellen van de begroting, tussenrapportages en de jaarrekening.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budgethouder (in Key2fin "kredietbeheerder")
Een medewerker die door het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke is aangewezen om het aan hem of haar toegewezen budget namens het college uit te voeren. Bij de gemeente Papendrecht zijn dit de teamleiders of programmamanagers. De griffier is budgethouder voor de budgetten die aan de gemeenteraad zijn toegewezen. De concerncontroller is budgethouder voor de uitgaven ten behoeve van administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
Artikel 2. Doelstellingen van deze regeling
In deze regeling wordt toegelicht hoe het beheer van de gemeentelijke budgetten is georganiseerd. Vastgelegd zijn de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mogelijkheden voor de ambtelijke organisatie bij de realisatie van gemeentelijke taken, programma's en investeringen.
Artikel 3. Toewijzing van taakvelden en projecten
Budgetten worden top-down in de organisatie gemandateerd.
Een uitzondering op het gestelde in lid 3 vormen de zogenaamde "verzamelfacturen". Dit zijn lasten die overeenkomstig vaste afspraken worden verdeeld over meerdere taakvelden. De verzamelfacturen zijn vermeld in bijlage 1. Daarnaast geldt een uitzondering voor grondexploitaties en investeringsbudgetten waarbij meerdere budgetbeheerders actief kunnen zijn op één en dezelfde grootboekrekening.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem of haar toevertrouwde budgetten en hieraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.
De budgethouder mandateert zijn uitvoerende bevoegdheden per budget aan een budgetbeheerder. De aanwijzing als budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan het team financiën, die dit verwerkt in de financiële administratie. De eindverantwoordelijkheid voor de betreffende budgetten kan niet worden gemandateerd en blijft te allen tijde bij de budgethouder. De aanwijzing van een budgetbeheerder kan schriftelijk, geheel of gedeeltelijk, worden ingetrokken of gewijzigd.
De budgethouder voorziet het college van Burgemeester en Wethouders en het MT tijdig van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van budgetten en de daaraan verbonden lasten met inachtneming van de relevante, door de raad vastgestelde financiële verordening en de door het college vastgestelde regels op het gebied van planning & control.
De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:
De budgethouder is namens het college tevens bevoegd tot het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde (investerings)budgetten. De geraamde inkomsten gelden als minimaal te behalen.
De omschreven bevoegdheden gelden indien en voor zover de relatie met de beoogde producten en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft.
De budgetbeheerder is door de budgethouder aangewezen om doelmatig en rechtmatig de toevertrouwde budgetten te beheren op basis van de aan de budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.
De budgetbeheerder voorziet de budgethouder tijdig van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van budgetten en de daaraan verbonden lasten met inachtneming regels uit de door het college vastgestelde financiële verordening en de door het college vastgestelde uitvoeringsregels op het gebied van planning & control.
De budgetbeheerder is namens de budgethouder bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal € 100.000 of een eventueel lager bedrag door de budgethouder schriftelijk bepaald.
Binnen het team Wijkonderhoud/ Groot onderhoud zijn opzichters/voormannen gemandateerd tot het doen van uitgaven tot max. € 2500 ten laste van vooraf afgesproken budgetten. Facturen hiervoor worden door de budgetbeheerder-/houder goedgekeurd in het financiële systeem
De budgetbeheerder is namens de budgethouder bevoegd tot het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde (investerings)budgetten. De geraamde inkomsten gelden als minimaal te behalen.
De omschreven bevoegdheden gelden indien en voor zover de relatie met de beoogde producten en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft.
Indien de budgethouder met inachtneming van artikel 7 voorziet dat een budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de budgethouder tussentijds of bij het eerstvolgende concernrapportage aan het college gemeld. De budgethouder doet een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringsbudget, voorzien van een in overleg met de financieel adviseur tot stand gekomen dekkingsadvies.
De budgetbeheerder controleert de aangeboden facturen op juistheid en volledigheid in relatie tot de geleverde prestatie en offerte. Bij gebleken juistheid en volledigheid codeert de budgetbeheerder de betreffende factuur (grootboekrekening en kostensoort) en parafeert de budgetbeheerder digitaal voor akkoord. De budgetbeheerder voegt een prestatieverklaring (pakbon, brief, foto, e-mail) als bijlage toe of zorgt voor een direct toegankelijke archivering hiervan.
De budgetbeheerder en budgethouder zorgen voor betaling binnen de geldende wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk blijkt, wordt contact opgenomen met de leverancier. Daarbij moeten nadere afspraken worden gemaakt over de afwikkeling en wordt de administratie geïnformeerd over de gemaakte afspraken.
De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing op alle aangewezen budgethouders en budgetbeheerders.
Burgemeester en wethouders van Papendrecht,
de secretaris, de burgemeester,
R. van Netten A.J. Moerkerk
De volgende facturen worden centraal verwerkt (verzamelfacturen):
Belastingen (ozb, rioolrecht, afvalstoffenheffing, motorrijtuigenbelasting, waterschap, enz)
Verzekering (opstal, inboedel, tractie, aansprakelijkheid, enz)
Kapitaallasten (rente en afschrijving)
Schoonhouden (afhankelijk van wel/niet uitbesteding)
Beveiliging (afh van aanbesteding)
Kostentoerekening uren naar projecten
Kostentoerekening automatisering