Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Reglement van orde rekenkamer Zeeland 2005 |
Citeertitel | Reglement van orde rekenkamer Zeeland |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuur |
Geen
Provinciewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-08-2005 | 15-11-2006 | Nieuwe regeling | 19-08-2005 Provinciaal Blad, 2005, 26 | Onbekend |
De rekenkamer hanteert de volgende kwaliteitseisen voor de uitvoering van haar onderzoeken
De rekenkamer stelt een meerjarenonderzoeksplan op met een looptijd van drie jaar. Het meerjarenonderzoeksplan wordt jaarlijks voor aanvang van een kalenderjaar geactualiseerd. In dit meerjarenonderzoeksplan staan de onderzoeken die de rekenkamer zal gaan uitvoeren, een korte motivatie, en een planning van in te zetten tijd, kosten en middelen.
De ambtelijk medewerkers houden op basis van hun kennis en ervaring met de provinciale organisatie gedurende het jaar een groslijst bij van potentiële onderzoeksonderwerpen. Zij kunnen onder verantwoordelijkheid van de secretaris met het oog op de opneming van onderwerpen in het onderzoeksplan een inventariserend vooronderzoek uitvoeren.
Voorafgaand aan een onderzoek wordt onder verantwoordelijkheid van de secretaris een startnotitie opgesteld met daarin de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode en de onderzoeksplanning. In de startnotitie kan de rekenkamer besluiten om af te wijken van de standaardprocedure zoals beschreven in dit reglement van orde.
De rekenkamer bevordert de samenwerking van en met rekenkamers in regionaal en landelijk verband met als doel de kennis te vermeerderen over de taken en het werk van de provinciale rekenkamers en waar mogelijk deze te bundelen. De secretaris ziet toe dat deze samenwerking gestalte en inhoud krijgt.
Dit reglement van orde, vastgesteld door de rekenkamer in haar vergadering van 7 oktober 2005, treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.
De rekenkamer is ingesteld ten behoeve van het uitvoeren van onafhankelijk onderzoek naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van provinciaal beleid in Zeeland. De staten hebben daartoe drie leden benoemd waarvan één is benoemd als voorzitter. Deze drie leden vormen de rekenkamer. Voor de uitvoering van deze taken kan de rekenkamer een ambtelijk secretaris en onderzoeker(s) aanstellen. De rekenkamer en de ambtelijk medewerkers vormen gezamenlijk de rekenkamer plenair.
De uitvoering van het onderzoek zal de rekenkamer onder haar regie kunnen uitbesteden aan in te huren deskundigen en onderzoekers, bijvoorbeeld van adviesbureaus. Daarbij zal zij alternatieven zorgvuldig afwegen. De in te schakelen onderzoekers werken geheel onder aansturing en verantwoordelijkheid van de rekenkamer. Zij rapporteren uitsluitend aan de rekenkamer en doen geen mededelingen over het onderzoek naar anderen binnen of buiten de provincie. De onderzoeksproducten zullen altijd herkenbaar zijn als producten van de rekenkamer, ook al is het conceptrapport wellicht aangeleverd door een ingehuurd onderzoeksbureau. Het gaat immers, na acceptatie van het rapport door de rekenkamer, om een rekenkamerproduct en niet om het rapport van een willekeurig bureau.
In een apart mandateringsbesluit worden de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter, secretaris en onderzoeker(s) vastgelegd. Wanneer er wijzigingen optreden in de toedeling van taken en verantwoordelijkheden aan functies zal het mandateringsbesluit worden aangepast.
De rekenkamer stelt onderzoek in met de bedoeling een bijdrage te leveren aan de verbetering van de kwaliteit van het openbaar bestuur. Beoogd wordt een bepaald leereffect te bereiken. De wetgever heeft aangegeven dat het accent ligt op de doelmatigheid en doeltreffendheid. De rechtmatigheid van de jaarrekening is onder de nieuwe voorschriften een extra taak van de accountant die in zijn verklaring niet alleen een oordeel dient te geven over de 'getrouwheid van het beeld' maar tevens van de rechtmatigheid. Dit neemt niet weg dat de rekenkamer kan besluiten onderzoek te doen naar de rechtmatigheid van provinciaal beleid dat niet wordt opgepakt door de accountant.
De kwaliteitseisen zoals genoemd in artikel 5 kunnen als volgt worden uitgelegd:
De rekenkamer treedt organisaties die zij controleert onbevooroordeeld tegemoet. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien op navolgbare wijze voort uit het onderzoekswerk en doen recht aan de feiten.
De rekenkamer verricht haar werkzaamheden zonder last of ruggespraak. De rekenkamer zorgt ervoor dat haar onafhankelijkheid boven elke twijfel verheven is. Dit betekent dat er geen nevenfuncties worden vervuld die zich niet verdragen met een goede uitoefening van de hoofdtaken. Dit betekent ook dat de rekenkamer geen geschenken of gunsten aanvaardt die van invloed zouden kunnen zijn op de oordeelsvorming.
Tegenover de gecontroleerde organisaties toont de rekenkamer zich zorgvuldig in de omgang en met hun gegevens, passen hoor en wederhoor toe en rapporteren op evenwichtige wijze. Gecontroleerde organisaties krijgen een reële kans om hun zienswijze op de werkwijze, normen en oordelen van de rekenkamer naar voren te brengen, zodat zij die kan betrekken bij de keuzes in het onderzoek. De voorzitter, leden en ambtelijk medewerkers zijn loyaal aan het beleid van de organisatie en gebruiken tijd, faciliteiten en materiaal uitsluitend voor zover dat bij het werk passend is. De rekenkamer gaat zodanig om met informatie over personen dat de belangen van een ander niet onnodig geschaad worden.
De rekenkamer probeert helder en consistent te zijn in haar optreden. Gemaakte afspraken worden nagekomen en gelijke gevallen worden gelijk behandeld. Voorzitter, leden en ambtelijk medewerkers stellen zich onderling open en eerlijk op, gebruiken geen dubbele agenda's, houden zich aan gemaakte afspraken, spreken elkaar zonodig aan op het handelen, bieden elkaar ruimte hun opvattingen naar voren te brengen en nemen elkaar daarbij serieus. De rekenkamer maakt haar gesprekspartners duidelijk open te staan voor reacties op haar handelen. Naar buiten toe toont de rekenkamer zich transparant over achtergronden, aard en aanpak van haar werk, de gebruikte normatiek en de verkregen resultaten. Zo wil zij voorkomen dat de gecontroleerde organisaties en andere belanghebbenden voor verrassingen komen te staan.
Het meerjarenonderzoeksplan komt als volgt tot stand; De rekenkamer houdt zich voortdurend op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen en buiten de provincie. Bronnen daarvoor zijn de provinciebegroting en -rekening, beleidsprogramma's, vergaderingen van de staten en statencommissies, berichten in de lokale media en vakpublicaties. Mede op basis daarvan stelt de rekenkamer een lijst samen van mogelijke onderzoeksonderwerpen (de groslijst). De staten en het college worden ook in de gelegenheid gesteld om een onderwerp voor onderzoek aan te dragen (voorzien van een korte motivatie). Daarnaast wordt afstemming gezocht met de onderzoeken die door de Rekeningcommissie, de externe accountant en het college worden uitgevoerd. De rekenkamer heeft niet de intentie om onderzoeken van anderen te herhalen. Het door anderen uitgevoerd onderzoek kan voor de rekenkamer echter wel aanleiding zijn om zelf een onderzoek in te stellen. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris kan een inventariserend vooronderzoek uitgevoerd worden. Dit vooronderzoek is bedoeld om in korte tijd een beeld te vormen van het nut en de noodzaak om een onderwerp op te nemen in het onderzoeksplan. Een dergelijk inventariserend vooronderzoek doorloopt niet de standaardprocedure zoals omschreven in dit reglement van orde. Deze procedure is bedoeld voor onderzoeken die opgenomen zijn in het onderzoeksplan of waar de rekenkamer gedurende het jaar toe heeft besloten op grond van lid 9 van dit artikel. Op basis van een afweging van alle mogelijke onderzoeksonderwerpen aan de hand van de criteria in artikel 5 wordt het meerjarenonderzoeksplan vastgesteld door de rekenkamer. Het meerjarenonderzoeksplan wordt jaarlijks geactualiseerd.
Ook gedurende het jaar kunnen verzoeken voor onderzoek bij de rekenkamer worden ingediend. Tussentijdse verzoeken om onderzoek vanuit de staten kunnen, in geval van urgentie, lopende het jaar worden gehonoreerd. Dit geldt ook voor andere onderzoeken waarvan de rekenkamer de mening is toegedaan dat uitstel niet gewenst is. Het meerjarenonderzoeksplan en eventuele wijzigingen daarvan worden via de griffie aan de staten gestuurd en ook via de website en een persbericht gepubliceerd.
Met wederhoor wordt de procedure bedoeld waarin de resultaten van het onderzoek en de conclusies worden voorgelegd aan de betrokkenen. Deze worden hiermee in staat gesteld om, mits voorzien van een goede onderbouwing, informatie aan te vullen of verzoeken tot aanpassing in te dienen.
Een belangrijke reden voor de rekenkamer om onderzoek in te stellen naar een bepaald onderwerp is de verwachting dat de staten en/ of de provinciale organisatie kunnen leren van de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek. Daarnaast willen wij de voor ons werk benodigde kennis en kunde op peil houden. Evaluatie en monitoring zijn twee instrumenten om te kunnen volgen hoe omgegaan wordt met de conclusies en aanbevelingen van rekenkameronderzoek met de bedoeling te kunnen beoordelen in hoeverre rekenkameronderzoek aanleiding is voor veranderingen c.q. verbeteringen in de provinciale organisatie alsmede de wijze waarop de rekenkamer onderzoek doet en de conclusies en aanbevelingen presenteert.
Communicatie met haar doelgroepen ziet de rekenkamer als een belangrijke voorwaarde voor het bereiken van haar doelstellingen. De rekenkamer wil dan ook meer bekendheid geven aan haar bestaan, werkwijze en producten. Daarnaast wil ze ook een actieve bijdrage leveren aan openbare debatten over onderwerpen die het werk van de rekenkamer raken. De rekenkamer richt zich daarbij tot verschillende doelgroepen: de staten, het college, provincieambtenaren, de bevolking van Zeeland en mogelijk andere geïnteresseerden zoals andere provincies en (lokale) rekenkamers. De communicatiemiddelen die de rekenkamer onder meer kan gebruiken zijn: brede en gerichte verspreiding van onderzoeksrapporten, persberichten, het Internet, mediaoptreden (interviews, ingezonden stukken en columns) en lezingen. Per onderzoek maakt de rekenkamer een keuze voor een geschikte communicatiestrategie. Tevens worden per onderzoek binnen de rekenkamer afspraken gemaakt over het woordvoerderschap.
Zodra blijkt dat samenwerking met andere rekenkamers een meerwaarde heeft kunnen de staten het initiatief nemen of volgen om samenwerking met andere organisaties tot stand te brengen. De rekenkamer heeft opdracht gekregen van de staten om toekomstige initiatieven op dit vlak op hun merites te beoordelen.