Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Echt-Susteren houdende regels omtrent beheer basisregistratie personen (Beheerregeling basisregistratie personen (BRP) 2020)

Artikel 1  

Deze regeling verstaat onder:

AVG:

Algemene Verordening Gegevensbescherming;

UAVG:

Uitvoeringswet Algemene Verordening

Autorisatiebesluit:

modelautorisaties voor gegevenslevering voor gemeenten als Buitengemeentelijke Afnemer (GABA)

De Wet BRP:

de Wet basisregistratie personen;

Basisregistratie:

de basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1.2 Wet BRP;

Ingeschrevene:

degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen;

Systematisch verstrekking van gegevens of het systematisch verstrekken van gegevens:

de verstrekking of de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie, bedoeld in artikel 3.1 2de lid Wet BRP.

Beheerder:

de functionaris die verantwoordelijk belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen;

Informatiebeheer:

het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

Beveiligingsbeheer:

het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;

Kwaliteits- en gegevensbeheer:

het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

Systeembeheer:

het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;

Applicatiebeheer:

het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het BRP-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

Privacybeheer:

het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;

Gegevensverwerking:

het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand.

Artikel 2  

• 1.

  De directeur is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.

• 2.

  De Beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan.

• 3.

  De Beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het managementteam en het College van B&W.

Artikel 3  

• 1.

  De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

  • a)

    kwaliteits- en gegevensbeheer;

  • b)

    applicatiebeheer;

  • c)

    gegevensverwerking.

• 2.

  Het College van B&W wijst medewerkers aan die zijn belast met:

  • a)

    het beveiligingsbeheer;

  • b)

    het informatiebeheer;

  • c)

    het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder e, van de Wet BRP bedoelde verklaring.

• 3.

  De directeur wijst medewerkers aan die belast zijn met het systeembeheer.

Artikel 4  

De informatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b)

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c)

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 9 lid 2 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d)

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• e)

  periodiek overleg tussen hem en de op basis van der beheerregeling aangewezen beheerders;

• f)

  richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

Artikel 5  

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

• a)

  persoonsinformatievoorziening;

• b)

  beveiliging;

• c)

  privacy;

• d)

  gegevenskwaliteit;

• e)

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6  

De informatiebeheerder beslist:

• a)

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-toepassingssysteem;

• b)

  op verzoeken van interne overheidsorganen tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en de GBA-V;

• c)

  op verzoeken interne overheidsorganen en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie;

• d)

  op verzoeken van interne overheidsorganen tot het systematisch verkrijgen van gegevens;

• e)

  over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.

Artikel 7  

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b)

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet BRP, de Verordening basisregistratie personen, de AVG en de UAVG;

• c)

  de bij of krachtens de Wet BRP opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie worden nageleefd;

• d)

  dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e)

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 8  

De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de basisregistratie aangaan.

Artikel 9  

• 1.

  De kwaliteits- en gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisregistratie ;

  • b)

    het beheer van documentatie op het gebied van de Wet BRP en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie;

  • c)

    de communicatie met de overheidsorganen en andere houders van basisregistraties over gegevensverwerking;

  • d)

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie;

  • e)

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de basisregistratie;

  • f)

    het bewaken van het onderhoud van de procesbeschrijvingen;

  • g)

    het uitvoeren van structurele en ad-hoc kwaliteitscontroles in de BRP;

  • h)

    het rapporteren aan de teamleider team KCC en de directeur over de prestaties van de kwaliteitscontroles in de BRP.

• 2.

  De kwaliteits- en gegevensbeheerder voorziet in de afhandeling van de jaarlijkse zelfevaluatie Tevens voorziet hij/zij in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen van de eerder gemelde zelfevaluatie.

Artikel 10  

De kwaliteits- en gegevensbeheerder voorziet in:

• 1.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58, 2.59 en 2.60 van de Wet BRP;

• 2.

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie.

Artikel 11  

De kwaliteits- en gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisregistratie.

Artikel 12  

De kwaliteits- en gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 13  

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 14  

De systeembeheerder voorziet in:

• 1.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• 2.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de BRP-apparatuur is opgesteld;

• 3.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• 4.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 15  

De systeembeheerder is bevoegd:

• 1.

  direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• 2.

  aanwijzingen te geven over:

  • a)

    beheer toepassingssystemen;

  • b)

    beheer van bestanden;

  • c)

    reconstructiemaatregelen.

Artikel 16  

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 17  

De applicatiebeheerder voorziet in:

• 1.

  een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;

• 2.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• 3.

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• 4.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de kwaliteits –en gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

• 5.

  de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• 6.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• 7.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• 8.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• 9.

  een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;

• 10.

  de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• 11.

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• 12.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie worden ontleend;

• 13.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• 14.

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, indien nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 18  

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• 2.

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• 3.

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie;

• 4.

  het beheer van de tabellen van de basisregistratie;

• 5.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 19  

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• 1.

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• 2.

  over het gebruik van de basisregistratie gedragsregels op te stellen.

Artikel 20  

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.

Artikel 21  

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 22  

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• 1.

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

• 2.

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 23  

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze Beheerregeling

• 2.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet Basisregistratie Personen (BRP), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening (UAVG).

Artikel 24  

De privacybeheerder voorziet in:

• 1.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP (inzage);

• 2.

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 2.59 juncto 3.21 ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van artikel 2.59 juncto 3.21;

• 3.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie aan overheidsorganen en derden.

Artikel 25  

De privacybeheerder is bevoegd:

• 1.

  op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• 2.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 26  

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet Basisregistratie Personen (BRP), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening (UAVG) en daarbij behorende regelingen voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 27  

De gegevensverwerkers voorzien in:

• 1.

  het verwerken van de gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• 2.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• 3.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• 4.

  de behandeling van mutaties;

• 5.

  de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

• 6.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• 7.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;

• 8.

  de dagelijkse controle van de in de basisregistratie aangebrachte actualiseringen;

• 9.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

  • a)

    wijziging van het naamgebruik;

  • b)

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de basisregistratie;

• 10.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:

  • a)

    1ste inschrijving in de basisregistratie;

  • b)

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 28  

De gegevensverwerkers:

• 1.

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet BRP worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 1.13 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• 2.

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

• 3.

  stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

Artikel 29  

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in zowel het informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten als het uitvoeringshandboek BRP en waardedocumenten.

Artikel 30  

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om de teamleider team KCC en de directeur adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit zowel het informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten als het uitvoeringshandboek BRP en waardedocumenten.

Artikel 31  

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

• 1.

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP, het informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten en het uitvoeringshandboek BRP en waardedocumenten worden nageleefd;

• 2.

  de in deze regelingen opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 32  

De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de basisregistratie over beveiligingsaspecten die uit zowel het informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten als het uitvoeringshandboek BRP en waardedocumenten.

Artikel 33  

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.

Artikel 34  

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie als bedoeld artikel 1 van de Wet BRP.

Artikel 35  

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

De Beheerregeling basisregistratie personen (BRP) april 2016 gemeente Echt-Susteren zoals op 3 mei 2016 vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Echt-Susteren wordt hiermee ingetrokken.

Artikel 36  

Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling basisregistratie personen (BRP) 2020.

Voor accordering van de voorliggende Beheerregeling basisregistratie personen (BRP) 2020 tekent hieronder: