De raad van de gemeente Den Haag
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017;
Gelezen het voorstel van het presidium van 16 januari 2020
Besluit:
I. vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie en de commissie klankbordgesprekken 2020
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
- 2.
De raad bepaalt wie de voorzitter van de commissie is.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 2 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 2.
De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
- 3.
De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
Artikel 3 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. De eerste vergadering draagt een constituerend karakter.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
de leden van de commissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- c.
indien van toepassing: de adviseur van de commissie;
- d.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 1 dag voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken.
Artikel 4 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit.
Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 5 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 5 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een concept aanbeveling met een uitgebreide gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 6 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 7 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 8 Adviseur
- 1.
De gemeenteraad kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie die de benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk II Benoeming burgemeester
Artikel 9 Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging benoeming
- 1.
De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
- 2.
Het in artikel 5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
Artikel 11 Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Hoofdstuk III Herbenoeming burgemeester
Artikel 12 Informatie over en gesprek met de burgemeester
- 1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 13 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging herbenoeming
- 1.
Het in artikel 5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
- 2.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 14 Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Hoofdstuk IV Klankbordgesprekken
Artikel 15 Het klankbordgesprek
- 1.
Het presidium houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
- 2.
Indien het presidium dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt het presidium tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel 16 Voorbereiding en inhoud
- 1.
Het presidium maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie hij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- 2.
Het presidium beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt het presidium hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
Artikel 17 Bijzondere bepalingen inzake het verslag klankbordgesprek
- 1.
Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
- 2.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
- 3.
Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Hoofdstuk V Slotartikelen
Artikel 18 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 19 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
- 2.
De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel 20 Intrekking oude verordening
De ‘Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, en op de raadscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt’, van 18 juli 2013 komt te vervallen.
Artikel 21 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.